Saken gjelder to innsynsavslag i to politidistrikters publiserte videoer på TikTok. Politidirektoratet stadfestet Vest og Trøndelag politidistrikts avslag på klagerens krav om innsyn. Direktoratet begrunnet avslaget med at TikTok-videoer ikke kan anses som «saker av ein bestemt art» (identifikasjonskravet), jf. offentleglova § 28 andre ledd. Sivilombudet kom til at direktoratet har lagt til grunn en uriktig forståelse av identifikasjonskravet i offentleglova § 28 andre ledd. Bestemmelsen åpner ikke for at innsynskrav kan avvises dersom forvaltningen allerede har identifisert, eller enkelt kan identifisere, dokumentene som det er bedt om innsyn i. Ombudet ba direktoratet om å behandle saken på nytt.

Saken gjaldt innsyn i en dokumentliste med oversikt over alle dokumenter registrert på en konkret sak i Finansdepartementet. Finansdepartementet ga innsyn i to dokumentlister, for to ulike saksnumre. Etter spørsmål fra journalisten, opplyste departementet at opplysninger om organinterne dokumenter var utelatt, og at listene kun inneholdt informasjon om inn- og utgående dokumenter. Sivilombudet kom til at Finansdepartementet ikke hadde behandlet innsynskravet i tråd med offentleglovas regler. Det var unntatt opplysninger uten at dette var hjemlet i lov eller forskrift gitt i medhold av lov. Verken avgjørelsen eller den nærmere begrunnelsen var i tråd med lovens krav. Ombudet ba Finansdepartementet snarest om å behandle saken på nytt, og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen innen 12. mai 2023.

Saken gjelder Utenriksdepartementets avslag på innsyn i postjournalen for uke 44 i 2021 for seksjon for eksportkontroll. Saken belyser også hvilke saker og journalposter som publiseres på departementets offentlige journal på eInnsyn. Sivilombudet kom til at det er riktig lovforståelse av Utenriksdepartementet å vurdere innsynskravet etter offentleglova § 9 om retten til å kreve innsyn i en sammenstilling fra databaser fordi det måtte gjøres en annen sammenstilling enn den som genereres som departementets løpende journal. Ombudet minnet departementet om at det ikke er relevant å se hen til hvor tidkrevende etterarbeidet vil være i vurderingen av om sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter, og knyttet noen merknader til saksbehandlingstiden og forvaltningens veiledningsplikt. Ettersom departementet senere fikk laget en sammenstilling av postjournalen for seksjonen, ba ombudet om at Utenriksdepartementet behandlet innsynskravet på nytt. Ombudet fant at det knyttet seg begrunnet tvil til om departementet har hjemmel til å unnta fra offentlighet «alle registreringsopplysningar i e-lisens» på bakgrunn av lovbestemt taushetsplikt. Videre ba ombudet departementet så snart som mulig synliggjøre på sine nettsider at departementet i tillegg til det som er oppført i journalen på eInnsyn, har E-Lisenssaker og dokumenter som kan unntas med hjemmel i offentleglova § 15, og at det informeres om hvordan det kan søkes innsyn i disse dokumentene.

Saken gjelder et krav om innsyn i saker om tilbakebetaling av studiestøtte ved brudd på avtale mellom en arbeidsgiver og arbeidstakere om plikttid. Finansdepartementet mente kravet kunne ha vært avvist under henvisning til identifikasjonskravet, men ga delvis innsyn i tre dokumenter Skattedirektoratet hadde funnet frem. Ombudet var enig med departementet i at innsynskravet, slik det var utformet, kunne avvises. For å imøtekomme innsynskravet, måtte det foretas en manuell gjennomgang av et stort antall personalmapper, og dette ville være urimelig arbeidskrevende. Ombudet kom videre til at ingen av de dokumentene det er vurdert innsyn i, er organinterne. Et av dokumentene er sendt fra Skattedirektoratet til den arbeidstakeren som hadde bedt om beregning av tilbakebetalingskrav, og er av den grunn ikke organinternt. De to andre dokumentene er sendt mellom Skattedirektoratet og henholdsvis Skatt sør og divisjonen Brukerdialog. Ombudet kom til at Skattedirektoratet og hver av de tidligere regionene og de nåværende divisjonene er selvstendige organer, og at disse dokumentene derfor ikke er organinterne.

Etter at et innsynskrav var fremsatt hos Folkehelseinstituttet (FHI), men før det var behandlet, ble datafilene det var begjært innsyn i, slettet. Det ble av denne grunn ikke vurdert om det kunne gis innsyn i filene. Klagen på innsynsavslaget ble avvist av Helse- og omsorgsdepartementet med den begrunnelse at det ikke var en klage etter offentleglova. Departementet viste til at loven gir rett til innsyn i dokumenter, at dokumentene i dette tilfellet ikke eksisterte, og at departementet derfor ikke kunne vurdere om det skulle ha vært gitt innsyn i dem. Ombudsmannen mener at saken skulle ha vært behandlet som en klage etter offentleglova. God forvaltningsskikk tilsier at saksdokumenter det er begjært innsyn i, ikke slettes før innsynskravet er vurdert, selv om det etter arkivregelverket er adgang til å slette. Når sletting likevel har skjedd, vil det være god forvaltningsskikk å forsøke å bøte på feilen ved å undersøke om gjenoppretting er mulig med en rimelig tids- og ressursbruk. Departementet burde derfor ha vurdert om datafilene var saksdokumenter som var omfattet av offentleglova. I så fall burde FHI blitt bedt om å vurdere muligheten for å gjenopprette filene, for eksempel ved å innhente dem på nytt. Dersom dette lot seg gjøre med rimelig tids- og ressursbruk, burde filene ha blitt gjenopprettet, slik at klager fikk oppfylt sin rett etter offentleglova til å få vurdert innsyn i dem.

Saken gjelder innsyn i og journalføring av åtte dokumenter i en sak om forelegg for ulovlig bruk av pepperspray i Tolletaten. Etter at saken ble undersøkt herfra, har departementet gitt innsyn i flere av de dokumentene det ble bedt om innsyn i. Ombudsmannen har ikke merknader til departementets fornyede merinnsynsvurdering knyttet til de øvrige dokumentene. Departementet har ikke gitt noe tilfredsstillende svar på hvorfor dokument 4¬–11 var journalført 9–10 dager etter at saken ble presentert for pressen gjennom en pressemelding. Ut fra den redegjørelsen departementet har gitt, finner ombudsmannen å måtte legge til grunn at journalføringen ikke skjedde fortløpende og så raskt som mulig. Ombudsmannen ber departementet om å vurdere om det er behov for å innføre, eller eventuelt revidere, interne rutiner for journalføring. At departementet i journalen har gitt flere av dokumentene dokumentdato den datoen de ble registrert istedenfor den dateringen som fremgår av dokumentet, er i strid med arkivforskriften § 10 første ledd bokstav e.

Saken gjelder et innsynskrav i to punkter. Fylkesmannen i Nordland avslo kravet med hjemmel i offentleglova § 28 andre ledd. Etter at Fylkesmannen innhentet ytterligere informasjon fra Bodø kommune om hvilket arbeid som kreves for å imøtekomme punkt 2 i innsynskravet, er ombudsmannen enig i at dette ligger utenfor det som kan regnes som «i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art» etter offentleglova § 28 andre ledd. Det samme gjelder punkt 1 i innsynskravet, som ikke var en del av ombudsmannens undersøkelse. Fylkesmannen kunne med fordel innhentet ytterligere informasjon om hvilket arbeid som var nødvendig for å imøtekomme innsynskravet før vedtaket ble fattet.

Saken gjelder krav om innsyn i sammenstillinger av politiets responstid fremsatt for de enkelte politidistriktene. Kravene ble behandlet av Politidirektoratet i første instans og klagebehandlet av Justis- og beredskapsdepartementet. Innsynskravene ble avslått med henvisning til taushetsplikten og at vilkårene for sammenstilling i offentleglova § 9 ikke var oppfylt. Kravet i offentleglova § 29 første ledd til at det organet som mottar et innsynskrav skal vurdere dette «konkret og sjølvstendig» innebærer begrensinger for overordnet organs adgang til å behandle innsynskravet i første instans. Ombudsmannen mener Politidirektoratet ikke kunne behandle innsynskravene som var fremsatt for de enkelte politidistriktene i første instans. Hverken kvalitetskontroll av dataene eller taushetspliktvurderinger inngår i vurderingen av om sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter etter offentleglova § 9. Ettersom hver enkelt sammenstilling i dette tilfellet kunne gjøres raskt, anser ombudsmannen vilkåret som oppfylt. Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt skal unntas offentlighet. Ombudsmannen kan ikke se at politiregisterloven § 19, jf. § 34 og politiregisterforskriften § 53-8 hjemler taushetsplikt, slik departementet har lagt til grunn. Ombudsmannen ber om at de innsynskravene der det ikke er gitt innsyn behandles på nytt. Departementet må også avklare hva som er riktig(e) organ(er) for behandlingene av innsynskravene.

Saken gjelder krav om innsyn i en sammenstilling av opplysninger fra Oslo kommunes arkiv- og saksbehandlingssystemer. Oslo kommune og Fylkesmannen i Oslo og Viken avslo innsynskravet hovedsakelig fordi kommunen selv ikke har tilgang til nødvendige eksportverktøy, og sammenstillingen derfor må bestilles fra systemleverandørene. På den bakgrunn mente Fylkesmannen at den etterspurte sammenstillingen ikke kan etableres med «enkle framgangsmåtar», jf. offentleglova § 9. Ombudsmannen er kommet til at det knytter seg begrunnet tvil til om innsynskravet kan avslås fordi sammenstillingen må bestilles fra leverandørene av kommunens IKT-systemer. Ombudsmannen ber Fylkesmannen om å vurdere innsynskravet på nytt.

Saken gjelder viderebruk av materiale etter offentleglova § 7 første ledd. Norsk digital læringsarena (NDLA) er et interfylkeskommunalt samarbeid som tilbyr digitale læringsmidler for videregående opplæring. Hordaland fylkeskommune er ansvarlig juridisk enhet for samarbeidet. Et foretak henvendte seg til fylkeskommunen og krevde rett til fri viderebruk av NDLAs materiale. Foretaket fremholdt at NDLAs lisenser ikke oppfylte kravene i offentleglova § 7 første ledd, ettersom lisensene ikke tillot viderebruk til ethvert formål. Fylkeskommunen fant ikke grunn til å endre lisensene. Ombudsmannen er kommet til at offentleglova §7 første ledd ikke innebærer at NDLA er forpliktet til å tillate fri viderebruk av materiale som er utviklet av eller på oppdrag fra NDLA, selv om det kan kreves innsyn i materialet. Dersom materialet er vernet etter annen lovgivning, for eksempel underlagt opphavsrett eller andre immaterielle rettigheter, må viderebruk klareres med NDLA.