Saken gjelder Vegdirektoratets avslag på krav om innsyn i en sak om kontroll av lønns- og arbeidsvilkår hos klageren. Vegdirektoratet mente opplysninger som kunne bidra til å identifisere arbeidstakere som hadde hatt kontakt med Statens vegvesen om saken, var opplysninger om «noens personlige forhold» som i utgangspunktet skulle unntas fra innsyn, jf. offentleglova § 13 første ledd, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1. Vegdirektoratet hadde adgang til å gi klageren innsyn i opplysningene uavhengig av taushetsplikten fordi firmaet var part i saken, jf. forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 1. Vegdirektoratet mente likevel at opplysningene skulle unntas fra innsyn fordi opplysningene av "særlige grunner» ikke burde meddeles videre, jf. forvaltningsloven § 19 annet ledd bokstav b. Dokumentene som inneholdt slike opplysninger ble unntatt fra innsyn i sin helhet med henvisning til at opplysningene utgjorde den vesentligste delen av dokumentene, jf. offentleglova § 12 bokstav c. For ett av dokumentene begrunnet Vegdirektoratet også unntaket med at dokumentet var organinternt, jf. offentleglova § 14. Sivilombudet har ikke innvendinger til Vegdirektoratets vurdering om at opplysninger som kan bidra til å identifisere arbeidstakerne i utgangspunktet er underlagt taushetsplikt, jf. forvaltningsloven § 13. Sivilombudet har heller ikke innvendinger til direktoratets konklusjon om at opplysningene kunne unntas fra innsyn med hjemmel i en analogisk anvendelse av forvaltningsloven § 19 annet ledd bokstav b fordi det i denne saken var «særlige grunner» for ikke å meddele opplysningene videre. Sivilombudet er kommet til at de gjenstående opplysningene i fem spørreskjemaer ikke kan unntas fra innsyn i medhold av offentleglova § 12 bokstav c. Ombudet er videre kommet til at Vegdirektoratet skulle ha vurdert merinnsyn i opplysninger som ikke kan identifisere arbeidstakerne i et internt notat, jf. offentleglova § 11. Sivilombudet ber Vegdirektoratet behandle saken på nytt i tråd med ombudet syn, og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen.

Saken gjelder behandlingstiden hos Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) ved krav om innsyn i saker om utenlandsadopsjon. Ombudet har undersøkt både behandlingstiden i en konkret sak og behandlingstiden generelt. Tidligere brukte Bufdir normalt én til to måneder på å behandle slike saker, men på grunn av en sterk økning av antallet innsynskrav økte vanlig behandlingstid til omtrent fem måneder. I klagerens sak tok det omtrent fire og en halv måned å behandle kravet. Sivilombudet er kommet til at behandlingstiden i klagerens sak ikke er i tråd med forvaltningslovens krav til at saken skal avgjøres «uten ugrunnet opphold». Utgangspunktet er at krav om innsyn skal behandles svært raskt. Ombudet har forståelse for at den sterke økningen i antallet innsynskrav har medført lengre behandlingstider, særlig i en overgangsfase. En normal behandlingstid på fem måneder i denne type saker, over tid, oppfyller ikke forvaltningslovens krav til behandlingstid. Selv om behandling av innsynskrav ved utenlandsadopsjon er ressurskrevende, mener ombudet at det også er begrunnet tvil om allerede de tidligere behandlingstidene på opp mot to måneder er i tråd med lovens krav. Bufdir bes om å vurdere ytterligere tiltak for å få ned behandlingstidene.

Utlendingsdirektoratet (UDI) brukte til sammen over ett år på å behandle en begjæring om partsinnsyn og sende klagen til rett klageorgan. Det tok nesten tre måneder før UDI traff vedtak i første instans. Vedtaket ble påklagd. Det tok seks uker før UDI sendte klagen videre, og da til feil klageorgan. Etter at UDI ble gjort oppmerksom på feilen gikk det ytterligere seks uker før klagen ble sendt til rett instans. Innsynssaken ble ikke behandlet «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Saker om partsinnsyn skal som hovedregel avgjøres samme dag, og normalt senest innen tre dager. Saken representerer et klart brudd på reglene om hurtig behandling av innsynssaker. UDI har videre ikke oppfylt sin plikt til å holde parten orientert om saksfremdriften, jf. forvaltningsloven § 11 a andre ledd og normer for god forvaltningsskikk. UDI har også brutt forvaltningsloven § 33 fjerde ledd om at saken skal oversendes klageinstansen så snart den er tilrettelagt. UDI lot klagen ligge vesentlig for lenge før den ble sendt videre, men da til feil klageorgan. Når feilen ble oppdaget tok det ytterligere seks uker før saken ble oversendt til rett instans, noe som er uakseptabelt lang tid i en sak om partsinnsyn. I denne saken tok det mer enn ett år og fire måneder fra innsyn ble krevd til parten fikk fullt innsyn i saksdokumentene etter å ha fått medhold av klageinstansen. Det er en uakseptabelt lang saksbehandlingstid. Ombudet ber om at UDI innen 25. mai 2022 gir en nærmere redegjørelse for hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt for å sikre at fremtidige begjæringer om partsinnsyn behandles på en tilfredsstillende måte.

Saken er tatt opp av eget tiltak og på generelt grunnlag, og gjelder innsyn, kontradiksjon og utredning i ansettelsessaker ved Innlandet politidistrikt, spesielt ved klarleggingen av en søkers personlige egnethet…

Saken gjelder Fylkesmannen i Rogalands behandling av en klagesak om partsinnsyn i en barnevernssak. Fylkesmannen brukte nesten fem måneder på å behandle saken. Klageren mottok verken et foreløpig svar eller annen underretning om saksbehandlingstiden underveis, til tross for at hun skriftlig etterspurte informasjon om sakens fremdrift. Innsynssaken kan ikke anses behandlet «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Videre var det brudd på forvaltningsloven § 11 a annet ledd og god forvaltningsskikk at klageren ikke ble sendt et foreløpig svar eller forsinkelsesmeldinger, og at klagerens skriftlige spørsmål om sakens fremdrift hos Fylkesmannen ikke ble besvart. Fylkesmannen har nå truffet avgjørelse i klagerens innsynssak. I tråd med god forvaltningsskikk har Fylkesmannen videre beklaget sin håndtering av saken. Ombudsmannen ber Fylkesmannen om å ta de grep som er nødvendige for å sikre at fremtidige klagesaker om partsinnsyn behandles med tilstrekkelig hurtighet. Videre bes det om at Fylkesmannen gjennomgår sine rutiner, for å sikre at det i fremtiden sendes ut slik informasjon som er påkrevd for å holde parten tilfredsstillende orientert om saksbehandlingen underveis.

Ombudsmannen har gjennomført en undersøkelse av behandlingen av innsynskrav hos Mattilsynet, Region Midt, av eget tiltak jf. sivilombudsmannsloven § 5. Bakgrunnen for undersøkelsen er at ombudsmannen ved gjennomgangen av dokumentene i en klagesak som gjaldt andre forhold ved Mattilsynets virksomhet, ble oppmerksom på en e-post fra Mattilsynet der det var gitt tilbakemelding på et fremsatt innsynskrav. Av e-posten fremgikk det ikke klart at det ikke var gitt innsyn i samtlige av sakens dokumenter. Det var ikke gitt noen nærmere begrunnelse for at enkelte dokumenter var unntatt fra innsyn. Videre var det ikke oppgitt at beslutningen kunne påklages. Isteden var det inntatt en formulering om at beslutninger om å gi innsyn ikke kunne påklages. Ombudsmannen besluttet å undersøke om begrunnelsen som var gitt i e-posten, knyttet seg til omstendigheter i den konkrete saken, eller om en begrunnelse som denne rutinemessig anvendes i saker der det bare gis delvis innsyn i de dokumentene innsynskravet gjelder. For dette formål ble Mattilsynet også bedt om å oversende kopi av samtlige innsynskrav fremmet i mai 2017, sammen med regionens påfølgende beslutninger. Mattilsynets behandling av innsynskravet i den konkrete saken var ikke i samsvar med lovens krav. Begrunnelsen som var gitt, var egnet til å gi den som hadde krevd innsyn inntrykk av at kravet var innvilget i sin helhet, og til å avskjære vedkommende fra å benytte seg av sin rett til å klage på beslutningen. Gjennomgangen av innsynskravene som var fremmet i mai 2017 og regionens påfølgende beslutninger, gir imidlertid ikke grunn til å tro at Mattilsynet, Region Midt, systematisk anvender nevnte begrunnelse i saker der innsynskrav bare delvis er innvilget. Mattilsynets redegjørelse viser imidlertid at det er behov for å sikre bedre etterlevelse av reglene om partsinnsyn blant Mattilsynets ansatte, og ombudsmannen forutsetter at Mattilsynet følger opp dette forholdet. Utover dette finner ombudsmannen å kunne la saken bero med Mattilsynets redegjørelse.

Sivilombudsmannen kom til at de særskilte bestemmelsene om partsinnsyn i tilsettingssaker som følger av forvaltningslovforskriften kapittel 5 også regulerer Likestillings- og diskrimineringsombudets adgang til å gi innsyn i saker som klages inn dit med påstand om brudd på forbudet mot diskriminering ved tilsetting.

Saken gjelder et kirkelig fellesråds tilsetting av kirkeverge og behandlingen av en søkers forespørsel om innsyn i søkerlisten. Ombudsmannen er kommet til at saken ikke var tilstrekkelig opplyst før tilsettingsvedtaket ble fattet. Det er videre tvil om skjønnsutøvelsen ved utvelgelsen av kandidater til intervju bygget på et korrekt grunnlag og fullt ut saklige hensyn. Videre var fellesrådets behandling av klagerens innsynsbegjæring i strid med forvaltningsforskriften § 15, forvaltningsloven § 21, offentleglova § 25 og god forvaltningsskikk. Fellesrådets behandling av ombudsmannens henvendelser gir grunn til kritikk.

En kommunalt ansatt lærer hadde sammen med fem kolleger uttalt seg i lokalavisen om et skoleutviklingsprosjekt i en kommune. Klageren mente bl.a. at kommunens reaksjon på avisoppslaget var en ulovlig begrensning av hans ytringsfrihet. Jeg har kommet til at klagerens uttalelser i det aktuelle avisoppslaget lå innenfor ytringsfriheten og at de ikke var i strid med prinsippet om ansattes lojalitetsplikt eller gjeldende pressereglement. Kommunens reaksjon på avisoppslaget innebar en begrensning i ytringsfriheten. Jeg har også kritiske bemerkninger til kommunens saksbehandling knyttet til innsyn og rett til kontradiksjon. Kommunen bes om å vurdere saken på nytt.

Saken gjelder Navs saksbehandlingstid av en klage over avslag på begjæring om partsinnsyn, herunder klageinstansens plikt til å følge opp behandlingen av innsynsbegjæringen. Det lokale navkontoret må kritiseres for å ha gitt klageren beskjed om «utsatt innsyn», da dette i realiteten innebar et avslag på innsynskravet. Nav burde ha videresendt klagerens innsynskrav til det organet der de etterspurte dokumentene befant seg, eventuelt henvist klageren til å ta kontakt med dette organet. Saksmappen som klageren fikk innsyn i etter oversendelsen til klageinstansen, inneholdt ikke alle dokumenter som mappen opprinnelig besto av. Parten hadde derfor ikke fått innsyn i alle ønskede dokumenter. Hensynet til innsynsreglenes effektivitet tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssaker. Jeg er derfor kommet til at klageinstansen har plikt til å følge opp førsteinstansens arbeid med å rekonstruere dokumenter som mangler i saksmappen. Klageinstansen må kritiseres for at den ikke hadde planer om å følge opp saken videre.