Saken gjelder saksbehandlingstiden i en klagesak om avslag på innsyn hos Justis- og beredskapsdepartementet. Det tok ca. 6,5 måned fra klagen ble sendt til svaret forelå. Departementet brukte 4,5 måned på å behandle saken. Behandlingstiden var begrunnet med at saken ikke var ukomplisert, sykdom og ferieavvikling. Departementet har erkjent at saksbehandlingstiden var for lang og har beklaget forholdet. Ombudet er kommet til at departementets saksbehandlingstid var i strid med offentleglova  § 32 tredje ledd. Ombudet ber om departementets tilbakemelding på hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at innsynskrav og - klager behandles innen de lovpålagte fristene, om status på innsynsklager innkommet før september 2023 og om departementet har tilstrekkelig verktøy til å holde oversikt over saksbehandlingstiden.

Saken gjelder delvis avslag på krav om innsyn i dokumenter i syv tilsynssaker mot en navngitt lege. Dokumentene inneholdt opplysninger om legen tilsynssakene var rettet mot, og pasientene han hadde behandlet. Statens helsetilsyn vurderte at flere opplysninger var underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1, og dermed skulle unntas innsyn, jf. offentleglova § 13 første ledd. Hovedspørsmålet i saken var om taushetsplikten var til hinder for å gi innsyn i flere av opplysningene Helsetilsynet hadde unntatt offentlighet, jf. offentleglova § 13 første ledd, jf. forvaltningsloven §§ 13 første ledd nr. 1 og 13 a nr. 2. Sivilombudet hadde ikke innvendinger til at opplysninger om legens personlige forhold var unntatt offentlighet, da disse ikke kunne gis ut i anonymisert form. Resten av de unntatte opplysningene gjaldt pasientene. Ombudet kom til at det var vanskelig å se at taushetsplikten kunne begrunne unntak av alle de unntatte opplysningene når identifiserende kjennetegn som navn, alder og tidsangivelser var unntatt offentlighet. Noen av dokumentene i tilsynssakene hadde vedlegg. Saken reiste også spørsmål om vedleggene utgjorde selvstendige dokumenter, og om Helsetilsynet i så fall kunne unnta disse vedleggene i sin helhet etter offentleglova § 13 første ledd. Etter ombudets syn talte mye for vedleggene var egne dokumenter som ikke kunne unntas i helhet etter offentleglova § 13. Ombudet ba Helsetilsynet vurdere saken på nytt.

Saken gjelder Statsforvalteren i Agders behandling av en innsynsklage. Klageren ba det kommunale foretaket Arendal Eiendom KF om innsyn i logg og korrespondanse som det kommunale foretaket hadde hatt med et kommunalt aksjeselskap. Klageren fikk innsyn i postlistene. Han klagde over at korrespondanse mellom det kommunale foretaket og aksjeselskapet ikke fremgikk av postlistene. Statsforvalteren stadfestet det kommunale foretakets vedtak uten å gjøre undersøkelser i saken. Statsforvalteren innhentet heller ikke postlistene det ble gitt innsyn i. Ombudet har kommet til at Statsforvalteren ikke har handlet i tråd med den prøvings- og utredningsplikten som gjelder for klagesaker om innsyn etter offentleglova. For å sikre en reell klagebehandling burde Statsforvalteren ha undersøkt hvordan førsteinstansen behandlet innsynskravet. Videre burde Statsforvalteren innhentet postlistene ved sin klagebehandling.

Saken gjaldt innsyn i en dokumentliste med oversikt over alle dokumenter registrert på en konkret sak i Finansdepartementet. Finansdepartementet ga innsyn i to dokumentlister, for to ulike saksnumre. Etter spørsmål fra journalisten, opplyste departementet at opplysninger om organinterne dokumenter var utelatt, og at listene kun inneholdt informasjon om inn- og utgående dokumenter. Sivilombudet kom til at Finansdepartementet ikke hadde behandlet innsynskravet i tråd med offentleglovas regler. Det var unntatt opplysninger uten at dette var hjemlet i lov eller forskrift gitt i medhold av lov. Verken avgjørelsen eller den nærmere begrunnelsen var i tråd med lovens krav. Ombudet ba Finansdepartementet snarest om å behandle saken på nytt, og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen innen 12. mai 2023.

Saken gjelder Innlandet politidistrikts behandling av en innsynsklage. Klageren ba blant annet om innsyn i søkerliste for stillingen som politiadvokat/politifullmektig øko-jurist. En søker var unntatt offentlighet med hjemmel i offentleglova § 25 andre ledd tredje punktum. Klageren klagde på at han ikke hadde fått innsyn i opplysninger om denne søkeren. Innlandet politidistrikt mente det var gitt fullt innsyn i søkerlisten, og at det derfor ikke var klagerett. Ombudet kom til at det ikke var gitt fullt innsyn i søkerlisten som skal utarbeides etter offentleglova § 25 andre ledd første og andre punktum, og at klageren hadde adgang til å påklage denne avgjørelsen. Ombudet kom videre til at avslaget på innsynsklagen ikke oppfylte kravet til presis hjemmelshenvisning i offentleglova § 31 første ledd. Ombudet ba politidistriktet vurdere innsynsklagen på nytt.

Saken gjelder Domstoladministrasjonens manglende saksbehandling av en klage på avslag på innsyn i en sammenstilling av opplysninger om dommer som dreide seg om straffeloven § 231 fra tingrettene i Oslo og Viken. Domstoladministrasjonen begrunnet avslaget med at innsyn i domsavgjørelser reguleres av rettspleielovgivningen, og at innsynskravet derfor var unntatt offentleglovas virkeområde, jf. § 2 fjerde ledd. Domstoladministrasjonen mente at klagerens innvendinger mot avslaget ikke skulle oversendes til klageinstansen, fordi innsynskravet ikke var omfattet av offentleglova. Ombudet har kommet til at Domstoladministrasjonen må behandle klagen over avslag på innsyn etter reglene i offentleglova § 32, jf. forvaltningsloven § 33 andre og fjerde ledd. Herunder må Domstoladministrasjonen vurdere saken på nytt, og eventuelt forberede saken for og oversende den til klageinstansen (Domstoladministrasjonens styre). Ombudet ba Domstoladministrasjonen følge opp klagebehandlingen snarest, og senest innen 16. desember 2022.

Saken gjelder en praksis ved Statsministerens kontor om ikke å opplyse om hvem som er saksbehandler ved behandling av innsynskrav. En journalist ba Statsministerens kontor, i forbindelse med behandlingen av et innsynskrav, om å få opplyst hvem som var saksbehandler i saken. Alle e-postene fra Statsministerens kontor var kun signert med «Med vennlig hilsen Statsministerens kontor, postmottak». Statsministerens kontor svarte journalisten at deres praksis var ikke å opplyse om hvem som var saksbehandler i saken, men at navn på den ansvarlige avdelingsdirektøren kunne oppgis på forespørsel. Ombudet er kommet til at det følger av god forvaltningsskikk, og forutsetningsvis av habilitetsreglene i forvaltningsloven, at en part skal få kjennskap til hvem som har behandlet saken. Statsministerens kontor sin generelle praksis om ikke å opplyse om navnet på saksbehandler i innsynssaker, er etter ombudets syn i strid med god forvaltningsskikk. Statsministerens kontor bes på denne bakgrunn om å endre sin praksis for signering av innsynsavgjørelser slik at saksbehandlers navn rutinemessig opplyses om i svaret på innsynskravet.

Saken gjaldt innsyn i meldingsutvekslingen mellom en ansatt i Utenriksdepartementet og Rolls-Royce om det varslede salget av Bergen Engines. Meldingsutvekslingen hadde skjedd via Facebook Messenger og på e-post. Utenriksdepartementet hadde gitt innsyn i en versjon av Messenger-meldingene som var oversendt Stortinget, der enkelte opplysninger var utelatt. For Sivilombudet reiste saken spørsmål om departementet hadde de originale meldingene, om arkiv- og journalføringsplikten var overholdt, og om det forelå en plikt til å forsøke å gjenopprette de opprinnelige meldingene. Sivilombudet har undersøkt det rettslige grunnlaget for å utelate navn på saksbehandlere ved innsynskrav. Saken omfattet også oppføringen av en konkret sak knyttet til Bergen Engines-saken på departementets elektroniske postjournal på eInnsyn, og generelle spørsmål om journalføring av E-lisenssaker som gjelder eksportkontroll. Til sist ble det reist spørsmål om saksbehandlingstiden. Sivilombudet kom til at Messenger-meldingene var saksdokumenter som var gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, og dermed var journalføringspliktig, jf. forskrift om offentlege arkiv § 9. Ombudet minnet også om at arkivplikten – i motsetning til journalføringsplikten – inntrer dersom dokumentet enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Departementet ble bedt om å vurdere om den beskrivelsen av rekkevidden av arkivplikten av særlig e-post som kom til uttrykk i svarene til ombudet, er korrekt og dekkende for departementets praksis. Sivilombudet uttalte at dokumenter som ellers oppfyller vilkårene for journalføringsplikten, men som både inneholder saksopplysninger og private opplysninger, skal journalføres med sitt opprinnelige innhold. Det er bare dokumenter som «utelukkande» er av privat karakter som ikke er omfattet av sakdokumentbegrepet i offentleglova § 4. Det er etter offentleglova ikke hjemmel til å utelate eller sladde navnet på saksbehandlere med den begrunnelse at saken er «eksepsjonell». Sivilombudet uttalte at det er uheldig at departementet ikke tidligere oppdaget at det finnes arkivert ytterligere en versjon av Messenger-meldingene. Departementet ble også bedt vurdere om de beskrevne rutinene for behandling av innsynskrav er gode nok og om det kan være behov for å innføre rutiner for å avklare med saksbehandler om det finnes saksdokumenter ut over det som er arkivert, før innsynskravet besvares. Departementet har gitt uttrykk for at dersom det er gjort feil i forhold til arkivplikten, er det god forvaltningsskikk å forsøke å rette feilen. Sivilombudet var enig i dette og mente at departementet i tråd med god forvaltningsskikk bør forsøke å gjenopprette Messenger-meldingene med sitt originale innhold. Sivilombudet ba departementet behandle innsynskravet på nytt. Sivilombudet mente det er uheldig at det ikke går tydelig frem av departementets nettsted at departementet har andre journaler i tillegg til den offentlige elektroniske postjournalen. Videre ba sivilombudet om at departementet innen utgangen av 2022 orienterer om status og konklusjoner i arbeidet med leveransen til eInnsyn for E-Lisenssakene. Under henvisning til oppføringen av en konkret sak på eInnsyn, minnet sivilombudet om kravene til opplysningene i journalen som er oppstilt i forskrift om offentlege arkiv § 10. Saksbehandlingstiden var for lang både ved behandlingen av kravet og for den utvidede begrunnelsen. Sivilombudet ba om å bli holdt orientert om utfallet av den fornyede behandlingen av innsynskravet innen 1. juli 2022.

Saken gjelder Arbeids- og inkluderingsdepartementets saksbehandlingstid i sak om innsyn i e-poster som gjelder daværende statsråd Hadia Tajiks pendlerboliger. Departementet brukte fire uker på å behandle innsynskravet, og begrunnet saksbehandlingstiden med at departementet på kort tid mottok mange og omfattende innsynskrav om sakskomplekset. Krav om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jf. offentleglova § 29 første ledd andre punktum. Ombudet har kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. I vurderingen er det blant annet lagt vekt på at innsynskravet gjaldt en svært samfunnsaktuell sak, der rask behandling var særlig viktig.

Saken gjelder Asker kommunes saksbehandlingstid av krav om partsinnsyn og innsyn etter offentleglova. Klageren hadde benyttet seg av klageretten etter offentleglova § 32 andre ledd. Det gikk seks måneder fra klageren ba om innsyn til kommunen fattet en avgjørelse i saken. Den lange saksbehandlingen skyldtes kapasitetsutfordringer grunnet nyansettelser, stor saksmengde, koronapandemien og omlegging av digital innsynsløsning. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden ikke i tråd med forvaltningsloven § 11 a første ledd eller offentleglova § 29 første ledd og § 32 tredje ledd. Kommunen er bedt om å gi en redegjørelse for hvor mange innsynskrav og klager den har til behandling pr. 1. juni 2022 med angivelse av når kravene og klagene kom inn.