Saken gjelder Arbeids- og velferdsdirektoratets avslag på krav om innsyn i et dokument i en personalsak hos et regionskontor i Nav. Dokumentet inneholdt den ansattes merknader til arbeidsgivers utkast til et referat fra et møte i personalsaken. Direktoratet unntok dokumentet fra innsyn fordi det var utarbeidet for Navs interne saksforberedelse. Ombudet er kommet til at dokumentet ikke kunne unntas som organinternt i medhold av offentleglova § 14 første ledd. Fast ansatte anses som del av organet i tilfeller der den ansatte opptrer i egenskap av å være tjenestemann. I denne saken opptrådte den ansatte i egenskap av å være arbeidstaker i en personalsak som gjaldt vedkommende selv, og kunne derfor ikke anses som del av organet. Ombudet ber Arbeids- og velferdsdirektoratet behandle saken på nytt i tråd med ombudets syn, og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen.

Saken gjelder et krav om innsyn hos Kommunal- og distriktsdepartementet i dokumenter knyttet til en klagesak hos ESA. Departementet unntok blant annet to dokumenter fra henholdsvis KLP og KS offentlighet med grunnlag i offentleglova §§ 15 andre ledd og 12 bokstav c. Sivilombudet er kommet til at det er begrunnet tvil om departementet har lagt til grunn en riktig forståelse av offentleglova § 15 andre ledd, da departementet har unntatt deler av dokumentene som fremstår som generelle gjennomganger av jus eller faktum. Ombudet mener også det er tvil om dokumentene i sin helhet kan unntas etter offentleglova § 12 bokstav c. Ombudet ber derfor departementet om å behandle saken på nytt.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Fiskeridirektoratets organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har rettet tilsvarende undersøkelser mot Mattilsynet, Arbeidstilsynet, Tolletaten, Statens vegvesen og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Sivilombudet har kommet til at Fiskeridirektoratet er ett forvaltningsorgan etter offentleglova. Ombudet mener at Klagesaksenheten i direktoratet ikke er et eget og overordnet forvaltningsorgan, og dermed heller ikke klageinstans etter offentleglova § 32. Inntil det er eventuelt kommer på plass en lovhjemlet klageordning, vil Nærings- og fiskeridepartementet være klageorgan for alle avgjørelser Fiskeridirektoratet har truffet i første instans i innsynssaker.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Arbeidstilsynets organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har rettet tilsvarende undersøkelser mot Mattilsynet, Fiskeridirektoratet, Tolletaten, Statens vegvesen og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Ut fra Arbeidstilsynets redegjørelse og informasjon som ellers finnes om tilsynet, har ombudet ikke innvendinger mot Arbeidstilsynets standpunkt om at Direktoratet for arbeidstilsynet utgjør et selvstendig forvaltningsorgan etter offentleglova. Ombudet har imidlertid kommet til at Arbeidstilsynets ytre etat ikke utgjør ett forvaltningsorgan, slik Arbeidstilsynet har redegjort for, men at hver av de seks avdelingene utgjør selvstendige forvaltningsorganer. Ombudet har kommet til at Direktoratet for arbeidstilsynet er nærmeste overordnede forvaltningsorgan, og dermed klageinstans etter offentleglova § 32, i innsynssaker som Arbeidstilsynets ytre etat har avgjort i førsteinstans. Det er likevel grunn til å stille spørsmål om Arbeidstilsynet i praksis opptrer fullt i samsvar med forutsetningen om at direktoratet er et annet organ enn enhetene i ytre etat. Blant annet av hensyn til klagebehandlingens legitimitet bør det vurderes tiltak for å sikre og synliggjøre at det er tilstrekkelig avstand mellom førsteinstans og klageinstans. Som følge av den organiseringen som ombudet har funnet å legge til grunn for ytre etat, er Arbeidstilsynets praksis med at seksjon Svartjenesten besvarer alle innsynskrav i første instans, i strid med offentleglova § 29. Det innebærer også at korrespondanse mellom avdelingene i ytre etat, i utgangspunktet ikke kan unntas som organintern i medhold av offentleglova § 14 første ledd. Ombudet har også enkelte merknader til Arbeidstilsynets arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Mattilsynets organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har også rettet undersøkelsen mot Fiskeridirektoratet, Arbeidstilsynet, Tolletaten, Statens vegvesen og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Etter en konkret vurdering av Mattilsynets redegjørelse og informasjon som ellers finnes om tilsynet, har ombudet ikke innvendinger til at Mattilsynets hovedkontor og hver av regionene utgjør selvstendige forvaltningsorgan etter offentleglova. Ombudet mener det er lite tvilsomt at hovedkontoret er klageinstans etter offentleglova § 32 i saker som regionene har behandlet i førsteinstans. Mattilsynet bør likevel vurdere tiltak for å synliggjøre organisasjonsstrukturen både internt og eksternt, særlig for å markere avstanden som er nødvendig for å opprette tillit til en reell to-instansbehandling. At Mattilsynet består av flere selvstendige forvaltningsorganer, har konsekvenser for hvilke dokumenter som kan unntas som organinterne etter offentleglova § 14. Mattilsynet må sikre at dokumenter som sendes mellom selvstendige organer, ikke uriktig fremstår som organinterne. Mattilsynets praksis om at den enkelte enhet behandler innsynskrav etter offentleglova i de sakene de er ansvarlig for, er i tråd med offentleglova § 29. Ombudet har også knyttet enkelte øvrige merknader til Mattilsynets arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Statens vegvesens organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har også rettet undersøkelsen mot Fiskeridirektoratet, Arbeidstilsynet, Tolletaten, Mattilsynet og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Etter en konkret vurdering av Statens vegvesens redegjørelse og informasjon som ellers finnes om etaten, har ombudet ikke innvendinger til at Vegdirektoratet og de seks divisjonene er selvstendige forvaltningsorganer etter offentleglova, og at Vegdirektoratet er nærmeste overordnede organ til divisjonene etter offentleg- lova § 32. Statens vegvesen bør likevel vurdere tiltak for å synliggjøre internt og eksternt avstanden som er nødvendig for å opprette tillit til en reell to-instansbehandling i Statens vegvesen. I Statens vegvesens rutiner benyttes betegnelsen «organinternt» om all korrespondanse innad i etaten. Ombudet ber vegvesenet merke seg at offentleg- lova § 14 ikke hjemler unntak for korrespondanse mellom enheter som anses som selvstendige forvaltningsorganer. Begrepet «organinternt» kan ikke brukes for all form for korrespondanse innad i etaten. Statens vegvesen bes endre rutinene. Ombudet har knyttet enkelte merknader til vegvesenets arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Sivilombudet har undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i Skatteetaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Skatteetaten må vurdere om inndelingen av arkivet er i tråd med arkivlova § 6 om at hvert forvaltningsorgan skal ha sitt eget arkiv. Ombudet har kommet til at det er uklart om journalene til Skatteetaten tilfredsstiller de kravene som er oppstilt i forskrift om offentlege arkiv § 10 første ledd bokstav c om at postjournalen skal synliggjøre avsender/mottaker.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Tolletatens organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har rettet tilsvarende undersøkelser mot Fiskeridirektoratet, Arbeidstilsynet, Statens vegvesen, Mattilsynet og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Etter en konkret vurdering av Tolletatens redegjørelse og informasjon som ellers finnes om etaten, har ombudet kommet til at det fremstår som usikkert hvordan organinndelingen i Tolletaten faktisk er per i dag. Ombudet har videre kommet til at selv om Juridisk stab er et selvstendig organ, så er det neppe grunnlag for å anse enheten som et overordnet forvaltningsorgan, og dermed klageinstans etter offentleglova § 32, i innsynssaker som øvrige staber og divisjoner i etaten har behandlet. Juridisk stab kan heller ikke gjennom delegering gjøres til klageinstans for avgjørelser truffet av enheter som inngår i samme organ som tolldirektøren. Ombudet ber derfor Tolletaten i samråd med Finansdepartementet om å vurdere klageordningen, herunder vurdere om det bør lov- eller forskriftsfestes hvilket forvaltningsorgan som er klageinstans i innsynssaker behandlet av de enkelte enhetene i Tolletaten, jf. offentleglova § 32 første ledd fjerde punktum. Ombudet har knyttet enkelte merknader til Tolletatens arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Saken gjelder avslag på innsyn i en bekymringsmelding om arbeidsmiljøet i et privat hjem der det ytes helsehjelp. Dokumentet var sendt fra hovedverneombudet i kommunen til oppvekstdirektøren og kommunalsjefen for barne- og familietjenesten i kommunen. Statsforvalterens opprinnelige avslag var begrunnet med at dokumentet inneholdt mange taushetsbelagte opplysninger om kommunens ansatte, jf. offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13, og at resten av dokumentet kunne unntas etter offentleglova § 12 bokstav c. I forbindelse med redegjørelsen til ombudet, la Statsforvalteren til grunn at dokumentet også var organinternt etter offentleglova § 14. Sivilombudet hadde ikke innvendinger til Statsforvalterens konklusjon om at dokumentet var organinternt og at det derfor kunne unntas innsyn etter offentleglova § 14. Statsforvalteren ble likevel bedt om å foreta en ny merinnsynvurdering i de opplysningene i dokumentet som ikke er unntatt offentlighet på grunn av taushetsplikt. Ombudet påpekte i den forbindelse at det hefter tvil ved om Statsforvalteren hadde lagt til grunn en riktig forståelse av rekkevidden for taushetsplikten om «personlige forhold» etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1, samt at ombudet ikke var enig i at det ikke var sterke hensyn som kunne tale for merinnsyn i dokumentet. Ombudet fant også grunn til å kommentere Statsforvalterens forståelse av offentleglova § 12 bokstav c. Statsforvalteren så ut til å ha lagt til grunn en for lav terskel for når resten av et dokument kan unntas etter offentleglova § 12 bokstav c. Ombudet ba Statsforvalteren merke seg dette til behandlingen av fremtidige saker.

Saken gjaldt innsyn i en dokumentliste med oversikt over alle dokumenter registrert på en konkret sak i Finansdepartementet. Finansdepartementet ga innsyn i to dokumentlister, for to ulike saksnumre. Etter spørsmål fra journalisten, opplyste departementet at opplysninger om organinterne dokumenter var utelatt, og at listene kun inneholdt informasjon om inn- og utgående dokumenter. Sivilombudet kom til at Finansdepartementet ikke hadde behandlet innsynskravet i tråd med offentleglovas regler. Det var unntatt opplysninger uten at dette var hjemlet i lov eller forskrift gitt i medhold av lov. Verken avgjørelsen eller den nærmere begrunnelsen var i tråd med lovens krav. Ombudet ba Finansdepartementet snarest om å behandle saken på nytt, og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen innen 12. mai 2023.