Saken gjaldt et krav om innsyn i forslag til vedtak som var lagt inn i «bobla» i Larvik kommunes møteportal for folkevalgte organer («politikerportalen»). I uttalelse 21. desember 2022 (SOM-2022-4149) kom ombudet til at mye talte for at det foregikk møtepliktig saksbehandling i «bobla». Ombudet mente at møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5 ga rett til innsyn i den møtepliktige aktiviteten, så langt aktiviteten ikke oppfylte vilkårene i § 11-5 andre eller tredje ledd om møtelukking. Etter ombudets uttalelse vurderte Statsforvalteren innsynskravet på nytt. Statsforvalteren la til grunn at ombudet ikke hadde funnet feil ved deres vurdering om at forslagene i «bobla» ikke var «ferdigstilte», og derfor ikke saksdokumenter, jf. offentleglova § 4 andre ledd. Statsforvalteren opprettholdt derfor sin avvisning av klagerens krav om innsyn i «bobla». Ombudet presiserte at et medlems forslag i «bobla» er et ferdigstilt dokument, og dermed et «saksdokument», idet det blir synlig for de øvrige medlemmene av det folkevalgte organet, jf. offentleglova § 4 andre ledd. Ombudet tok ikke stilling til om dokumentene i «bobla» kunne anses som organinterne etter offentleglova § 14. Det var uansett vanskelig å se saklige grunner for at det her skulle gis mindre merinnsyn etter offentleglova § 11 enn hva som skulle være offentlig i medhold av møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5. Dersom aktiviteten i «bobla» var møtepliktig, var aktiviteten offentlig så langt den ikke oppfyller vilkårene for møtelukking, jf. uttalelse 21. desember 2022 (SOM-2022-4149). Statsforvalteren ble bedt om å vurdere saken på nytt innen 24. mars 2023.

Saken gjelder krav om innsyn i Larvik kommunes digitale «politikerportal». Politikerportalen er en webløsning der alle saker som skal til behandling i folkevalgte organer gjøres tilgjengelige for medlemmene av de folkevalgte organene. Politikerportalen har en funksjon kalt «bobla» der de folkevalgte i forkant av møtene kan sende inn skriftlige forslag til vedtak. Forslagene kan fremsettes, tilbaketrekkes og endres frem til det folkevalgte organet trer sammen i møte og eventuelt voterer over forslaget. Statsforvalteren stadfestet kommunens avvisning av kravet om innsyn i «bobla». Forslagene i «bobla» var etter Statsforvalterens vurdering ikke ferdigstilte dokumenter før de ble lagt frem i det aktuelle folkevalgte organets møte, jf. offentleglova § 4. I forbindelse med Sivilombudets undersøkelser skrev Statsforvalteren at politikernes forslag i «bobla» ikke er omfattet av virkeområdet til offentleglova § 16 første ledd bokstav a om saksframlegg. Sivilombudet kom til at medlemmer av kommunale folkevalgte organer kan utarbeide «saksframlegg med vedlegg», men at offentleglova § 16 første ledd bokstav a ikke omfatter saksbehandling som er møtepliktig etter kommuneloven § 11-2 første ledd. Ombudet mente mye talte for at det foregikk møtepliktig saksbehandling i «bobla», og at kommunen ikke hadde overholdt krav til kunngjøring, saksliste og møteoffentlighet. Dersom medlemmenes aktivitet i «bobla» skulle vært gjort i møte etter kommuneloven § 11-2, mente ombudet at møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5 ga rett til innsyn i den møtepliktige aktiviteten, så langt aktiviteten ikke oppfylte vilkårene i § 11-5 andre eller tredje ledd om møtelukking. Ombudet mente videre at Statsforvalteren ikke hadde oppfylt kravene til klageinstansens utrednings- og prøvingsplikt. Ombudet var også i tvil om politikerportalen, slik bruken av den var beskrevet i denne saken, var forenlig med forvaltningslovens, offentleglovas og kommunelovens rettslige rammer for saksbehandlingen. Ombudet ba Statsforvalteren være oppmerksom på at tilsvarende problemstilling også kunne oppstå i andre kommuner. Ombudet ba Statsforvalteren behandle saken på nytt og om å bli underrettet om utfallet innen 20. januar 2023.

Saken gjaldt krav om innsyn i en oversikt over finansminister Trygve Slagsvold Vedums telefonsamtaler som omhandlet skjenkestopp, og som fant sted mellom søndag 9. januar 2022 kl. 12.00 og mandag 10. januar 2022 kl. 12.00. Finansdepartementet avslo innsynskravet under henvisning til at en telefonlogg ikke var omfattet av innsynsretten. Departementet viste blant annet til at opplysningene ikke lenger var tilgjengelig hos Finansdepartementet eller statsråden, samt at telefonloggen var å regne som elektroniske spor. Ombudet er kommet til at en loggføring med informasjon om en konkret telefonsamtale (telefonlogg) utgjør et «dokument» i offentleglovas forstand. Spørsmålet om en slik telefonlogg er å anse som et «saksdokument for organet», og dermed omfattet av hovedregelen om innsynsrett, må vurderes konkret for hver enkelt oppføring. Det er kun arbeidsrelaterte telefonlogger som kan anses som saksdokumenter, og telefonlogger knyttet til for eksempel private eller partipolitiske samtaler vil på lik linje med det som gjelder andre dokumenter ikke anses som saksdokumenter for organet. Ettersom det i denne saken er opplyst at de etterspurte telefonloggene ikke lenger eksisterer, finner ikke ombudet grunn til å be Finansdepartementet om å behandle saken på nytt. Departementet bes imidlertid merke seg ombudets synspunkter for eventuelle senere saker. Ombudet presiserer også at det ikke er tatt stilling til om telefonlogger kan tenkes unntatt innsyn på annet grunnlag.

Saken gjelder innsyn i ulike dokumenter hos Nasjonalmuseet, herunder møtereferater fra innkjøpskomiteen, samt møtereferater og kommunikasjonsplan mellom Fredriksen Family Art Company og museet. Nasjonalmuseet avslo innsynskravene med henvisning til offentlegforskrifta § 1 tredje ledd bokstav a om unntak for dokumenter om «kunstnarleg og fagleg programmering og planlegging av repertoar». Avslaget ble stadfestet av Kulturdepartementet. I begrunnelsene viste departementet blant annet til at ordlyden i forskriftsbestemmelsen ikke kan tolkes så snevert at dokumentene utelukkende må gjelde planleggingen av aktuelle publikumsrettede aktiviteter. Meroffentlighet etter offentleglova § 11 ble ikke vurdert. Sivilombudet har ikke rettslige innvendinger til departementets forståelse av unntaksbestemmelsen, men er kommet til at departementets meroffentlighetsvurdering for møtereferatene fra Nasjonalmuseets innkjøpskomité er mangelfull. Vurderingen departementet har foretatt er ikke knyttet opp mot vilkårene i offentleglova § 11 og er generell og overordnet i stedet for knyttet til det konkrete innholdet i det enkelte dokument. Ombudet ber på denne bakgrunn departementet om å foreta en fornyet meroffentlighetsvurdering av møtereferatene fra museets innkjøpskomité, og orientere ombudet om den nye vurderingen innen 4. november 2021.

Saken gjelder spørsmålet om Andøya Space Center AS er omfattet av offentleglovas virkeområde. Andøya Space Center AS er morselskapet i et konsern, som foruten morselskapet består av fire datterselskap. På forespørsel fra en journalist kom Nærings- og fiskeridepartementet til at Andøya Space Center AS ikke er omfattet av loven. Departementet la til grunn at hele konsernets virksomhet måtte vurderes samlet i spørsmålet om unntaket i offentleglova for konkurranseutsatte offentligeide virksomheter kom til anvendelse. Departementet viste til at konsernets virksomhet er av en slik karakter at det faller inn under konkurranseunntaket i loven. Ombudsmannen er kommet til at det er det enkelte «rettssubjekt» som skal være grunnlaget for vurderingen av om konkurranseunntaket kommer til anvendelse. Det er dermed virksomheten i aksjeselskapet, og ikke det samlede konsernet, som må vurderes for å avgjøre om det kan gjøres unntak fra lovens virkeområde. På denne bakgrunn ber ombudsmannen departementet om å foreta en ny vurdering av om morselskapet Andøya Space Center AS er omfattet av offentleglovas virkeområde. Ved vurderingen av om morselskapets virksomhet faller inn under konkurranseunntaket, må det foretas en konkret helhetsvurdering og en avveining av ulike relevante momenter.

Statsministerens kontor avslo en begjæring om innsyn i en e-post som gjaldt håndteringen av en pressehenvendelse om finansministerens private leiekontrakter. E-posten var sendt fra en statssekretær i Finansdepartementet til en statssekretær ved Statsministerens kontor. Spørsmålet i saken er om e-posten er et saksdokument for organet, og derved underlagt lovens regler om innsyn. Ombudsmannen er kommet til at e-posten er et saksdokument for Statsministerens kontor, jf. offentleglova §§ 3 og 4. Den er derved omfattet av lovens regler om innsynsrett. Statsministerens kontor bes på denne bakgrunn om å behandle innsynsbegjæringen på nytt.

Saken gjelder spørsmålet om offentleglova § 9 om innsyn i en sammenstilling fra databaser kan begrense allmennhetens rett til innsyn i et forvaltningsorgans postjournaler etter hovedregelen i offentleglova § 3. Klageren ba om innsyn i en kommunes journal for årene 2008 til og med 2014. Både kommunen og Fylkesmannen avslo begjæringen med henvisning til at det ikke er mulig å gjennomføre en sammenstilling av opplysningene med enkle fremgangsmåter. Ombudsmannen mener at Fylkesmannen skulle vurdert innsynsbegjæringen etter hovedregelen i offentleglova § 3 om retten til innsyn i journaler. Ombudsmannen viser til hensynene bak innsynsretten og påpeker at allmennhetens tilgang til forvaltningens journaler er en viktig forutsetning for at offentlighetsprinsippet skal kunne gjennomføres og virke etter sin hensikt. Videre mener ombudsmannen at offentleglovas systematikk og oppbygning, samt hensynene bak offentleglova § 9, innebærer at bestemmelsen ikke begrenser hovedregelen om innsynsrett i journaler. Ombudsmannen ber Fylkesmannen om å foreta en ny vurdering av innsynsspørsmålet.

Saken gjelder innsyn i statsministerens elektroniske kalender. Innsynskravene gjaldt kalenderoppføringer i Outlook i perioden 1. januar 2017 til 13. februar 2018. Statsministerens kontor la til grunn at noen av kalenderoppføringene ikke er saksdokumenter i offentleglovas forstand, og dermed ikke omfattet av hovedregelen om innsynsrett. Videre la Statsministerens kontor til grunn at de resterende kalenderoppføringene skulle unntas fordi de inneholder sikkerhetsgradert informasjon. Ombudsmannen har i hovedsak ikke innvendinger mot Statsministerens kontors vurdering av hvilke kalenderoppføringer som ikke kan anses som saksdokumenter i offentleglovas forstand. Når det gjelder kalenderoppføringene som er unntatt fordi de inneholder sikkerhetsgradert informasjon, er ombudsmannen kommet til at enkelte kalenderoppføringer inneholder informasjon om faktiske opplysninger som allerede er kjent. Det er vanskelig å se at det er strengt nødvendig å sikkerhetsgradere denne informasjonen. Videre kan det reises spørsmål om det er grunnlag for å gradere all informasjon om statsministerens aktiviteter tilbake i tid. Aktiviteter tilbake i tid som ikke har en regelmessig karakter, vil vanskelig kunne vise statsministerens bevegelsesmønster på en slik måte at det kan medføre slike skadefølger som sikkerhetsloven er ment å forebygge. Ombudsmannen ber Statsministerens kontor om å vurdere graderingsspørsmålet på nytt.

Saken gjelder krav om innsyn i KS’ postjournal. KS og Fylkesmannen i Oslo og Akershus kom til at KS ikke er omfattet offentleglovas virkeområde, og at journalisten derfor ikke hadde krav på innsyn. Ombudsmannen er kommet til at offentleglova ikke gjelder for KS. Etter ombudsmannens syn er KS omfattet av offentleglova § 2 første ledd bokstav d, og unntak fra offentleglovas virkeområde må derfor fremgå av lov eller forskrift. Ombudsmannen legger til grunn at unntaket i offentlegforskrifta § 1 andre ledd bokstav b har tilstrekkelig hjemmel i offentleglova § 2 andre ledd, og at det ikke er fremkommet opplysninger om KS’ virksomhet som tilsier at KS ikke er omfattet av dette unntaket.

Saken gjelder innsyn i statsministerens elektroniske kalender. Innsynskravet gjaldt kalenderoppføringer i Outlook i perioden 1. januar til 1. august 2017. Statsministerens kontor la til grunn at kalenderoppføringene ikke er saksdokumenter i offentleglovas forstand, og dermed ikke er gjenstand for innsyn. Ombudsmannen er kommet til at en lagret kalenderoppføring i Outlook utgjør et «dokument» etter offentleglova. Spørsmålet om en slik kalenderoppføring er å anse som et «saksdokument for organet», og dermed omfattet av hovedregelen om innsynsrett, må vurderes konkret for hver enkelt kalenderoppføring. Den tidsmessige avgrensningen innebærer at kalenderoppføringer som er sendt til eller ut av forvaltningsorganet, i utgangspunktet må anses som saksdokumenter. For øvrige kalenderoppføringer som forvaltningsorganet selv har opprettet, er det avgjørende når de er «ferdigstilt». Ettersom det neppe vil være aktuelt å gjøre endringer eller tilføyelser i kalenderoppføringer for aktiviteter tilbake i tid, må kalenderoppføringer som regel anses som ferdigstilt senest når tidspunktet for den aktuelle aktiviteten har passert. Videre innebærer den innholdsmessige avgrensningen at det kun er arbeidsrelaterte kalenderoppføringer som kan anses som saksdokumenter, idet disse må anses å gjelde forvaltningsorganets ansvarsområde eller virksomhet. Kalenderoppføringer som gjelder private avtaler og møter, vil dermed falle utenfor det som må regnes som saksdokumenter for organet. Saksdokumentbegrepets nedre grense innebærer likevel at kalenderoppføringer som må anses som løse, uformelle kladder som kun er til hjelp for den enkelte saksbehandler, eller som kun inneholder praktiske opplysninger eller avklaringer, faller utenfor innsynsretten. Den nedre grensen gir likevel kun et snevert rom for å anse skriftlig materiale for å falle utenfor innsynsretten.