Personvern hos Sivilombudet
Innhold:
Sivilombudets personvernerklæring
Personopplysninger i klagesaker
Behandling av personopplysninger ved forebygging av tortur og annen umenneskelig behandling
Søknad på stilling hos Sivilombudet
Offentlig journal
Nyhetsbrev
Informasjonskapsler
Nettstatistikk
Foredrag og seminarer
Liste over besøkende
Kamera i og utenfor lokalene
Databehandleravtaler
Rettigheter
Kontaktinformasjon
Sivilombudets personvernerklæring
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Sivilombudet behandler personopplysninger.
Personopplysninger i klagesaker
Sivilombudets rettslige grunnlag for å behandle personopplysninger i klagesaker er sivilombudsloven.
Til klagesaksbehandlingen benytter vi et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem som følger norsk arkivstandard. Klagesaksdokumenter og personopplysninger som inngår i klagesaker lagres bare varig i saksbehandlings- og arkivsystemet, som befinner seg på servere i Norge. Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser, profilering eller kunstig intelligens i behandlingen.
Som ledd i klagesaksbehandlingen registrerer vi klagerens navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse, og andre personopplysninger som inngår i klagen.
Sivilombudet har tilgang til og bruker Folkeregisteret for å sørge for riktig kontaktinformasjon til klagere, forvaltningsorganer, m.m.
Ved behov innhenter vi forvaltningens dokumenter i saken og registrerer disse i saksbehandlings- og arkivsystemet. Sivilombudet har hjemmel i sivilombudsloven for å innhente dokumenter fra forvaltningen. Vi behandler opplysningene i samsvar med personopplysningsloven og arkivloven.
Hvis vi mottar klagesaksdokumenter på papir, skanner og overfører vi dokumentene til saksbehandlings- og arkivsystemet. Vi makulerer papirkopiene senest innen ett år.
Klager som sendes inn via det elektroniske klageskjemaet på nettsidene våre overføres automatisk og kryptert over sikker linje til saksbehandlings- og arkivsystem når klageren trykker ‘send’. Straks overføringen er utført, slettes klagen automatisk fra nettsideserveren der den ble lagret midlertidig under utfyllingen.
Når vi mottar klager via e-post, overfører vi klagene til saksbehandlings- og arkivsystemet. E-posten slettes fra e-postapplikasjonen innen ett år.
Man kan også klage via portalen ‘Min side’. Tilgang til ‘Min side’ krever innlogging via ID-porten. Klagene som inngis via portalen overføres automatisk og kryptert over sikker linje til vårt saksbehandlings- og arkivsystem.
Navnet til den som har klaget hit vil normalt fremgå på offentlig journal sammen med blant annet saksnummer og sakstittel her. Vi sladder imidlertid opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt og andre opplysninger som allmennheten ikke kan kreve innsyn i.
Vi registrerer telefonhenvendelser om en klagesak som en merknad i saksbehandlings- og arkivsystemet.
Alle kan be om innsyn i en klagesak. Innsynskravet behandles i henhold til reglene i sivilombudsloven. Navnet til den som har bedt om innsyn i en sak vil fremgå av offentlig journal sammen med hvilken sak det gjelder. Vi gir ikke innsyn i informasjon som er underlagt lovbestemt taushetsplikt eller andre opplysninger som allmennheten ikke kan kreve innsyn i.
Når Sivilombudet skriver en uttalelse i en sak, publiserer vi som regel uttalelsen på nettsidene våre. I noen tilfeller publiserer vi også utdrag av uttalelser i årsmeldingen. Navn og andre personopplysninger vil da være anonymisert. Uttalelser i saker som er av særlig privat eller personlig karakter publiseres ikke.
Behandling av personopplysninger ved forebygging av tortur og annen umenneskelig behandling
Sivilombudets rettslige grunnlag for å behandle personopplysninger ved forebygging av tortur og annen umenneskelig behandling er sivilombudsloven § 3 bokstav c, jf. sivilombudslovens kapittel 4.
Forebyggingsenheten besøker og undersøker steder der mennesker er eller kan være fratatt friheten. Som ledd i undersøkelsene behandler vi navn og andre personopplysninger om dem som er eller kan være berøvet friheten på de aktuelle stedene. Blant annet gjennomfører vi intervjuer og innhenter i enkelte tilfeller også opplysninger av konfidensiell karakter. Slike opplysninger kan også inneholde informasjon om helse og straffbare forhold.
Etter besøk utarbeider vi en rapport som beskriver funn og risikofaktorer. Rapportene publiseres fortløpende på nettsidene våre. De inneholder ikke identifiserbare personopplysninger om dem som er fratatt friheten på stedet vi har besøkt.
Til forebyggingsvirksomheten benytter vi et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem som følger norsk arkivstandard. Vi benytter også et web-basert dokumentsystem. Opplysninger på papir oppbevares nedlåst. Vi benytter også et eget kamera for å dokumentere ulike forhold under besøkene vi gjennomfører. Kameraet har ikke nettilgang. Kun et fåtall ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene og dokumentene. Vi behandler alle opplysninger i samsvar med personopplysningsloven og arkivloven.
Søknad på stillinger hos Sivilombudet
Ved rekruttering benytter vi en elektronisk rekrutteringsportal. Søkere registrerer sine personopplysninger og legger inn dokumentasjon i portalen. Når søknadsfristen utløper, overføres søknadene med vedlegg automatisk til saksbehandlings- og arkivsystemet, hvor de journalføres.
Søknadene slettes fra rekrutteringsportalen senest ett år etter at tilsettingsprosessen er avsluttet. Søknader og annen rekrutteringsinformasjon som er journalført hos Sivilombudet oppbevarer vi i samsvar med reglene i arkivloven.
Offentlig journal
Sivilombudet publiserer offentlig journal på E-innsyn, den felles publiseringstjenesten for offentlige virksomheter.
Nyhetsbrev
Sivilombudet sender regelmessig ut nyhetsbrev om bl.a. uttalelser og rapporter. For å motta nyhetsbrev må man melde seg på nyhetsbrevtjenesten via Sivilombudets nettside og oppgi en e-postadresse. Vi bruker e-postadressene kun til å sende nyhetsbrev og sletter e-postadressen når man melder seg av tjenesten.
Vi samler inn statistikk om når et nyhetsbrev åpnes og hvilke av nettsidene våre som besøkes via nyhetsbrevene. Til dette bruker vi IP-adressene. Formålet med statistikken er å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet i nyhetsbrevene.
Opplysningene om når et nyhetsbrev åpnes og hvilke nettsider som besøkes fra nyhetsbrevene behandles i avidentifisert og aggregert form og kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker eller e-postadresse. Dette oppnås ved at bare de tre første gruppene i IP-adressen brukes i statistikken. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes 195.159.103.xx.
Informasjonskapsler – cookies
Vi bruker ikke informasjonskapsler på nettsidene våre.
Nettstatistikk
Sivilombudet samler for tiden ikke inn statistikk om besøk på nettsidene våre. Formålet med å samle inn statistikk om besøk på nettsidene, er å forbedre og videreutvikle nettsidene. Sivilombudet har tidligere brukt Google Analytics som analyseverktøy på nettsidene, men har avsluttet bruken 2. februar 2022 og vurderer nå andre alternativer.
Foredrag og seminarer
Personopplysninger om deltakere på seminarer og foredrag i Sivilombudets regi bruker vi kun til å arrangere seminaret. Normalt sletter vi opplysningene når foredraget eller seminaret er gjennomført. Dersom deltakeren har samtykket til at kontaktinformasjonen kan brukes til å informere om nye seminarer og foredrag, eller informasjonen er journalpliktig etter arkivloven, vil vi likevel oppbevare opplysningene.
Liste over besøkende
Av sikkerhetshensyn noterer vi navn og kontaktdetaljer på besøkende i lokalene. Opplysningene brukes bare til å ivareta sikkerheten og slettes når dette formålet opphører.
Kamera i og utenfor lokalene
I lokalene våre er det montert kamera ved blant annet inngangspartiene. Formålet med kameraovervåkingen er å ivareta de ansattes sikkerhet og hindre at uvedkommende får adgang til lokalene. Bildene brukes kun til disse formålene og vises i sanntid. Opptakene oppbevares normalt inntil én uke.
Databehandleravtaler
Vi inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss.
Rettigheter
Alle som spør har rett på informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger om dem. Vi har gitt slik informasjonen i denne erklæringen, og vil vise til den ved eventuelle forespørsler. Ved et eventuelt personvernbrudd, orienterer vi Datatilsynet og de berørte personene i samsvar med reglene i personopplysningsloven og personvernforordningen.
Kontaktinformasjon
Du kan kontakte oss på e-post, telefon eller ordinær post dersom du har spørsmål eller ønsker informasjon. Våre kontaktdetaljer er:
E-post: postmottak@sivilombudet.no
Telefon: 22 82 85 00.
Postadresse:
Sivilombudet
Postboks 3 Sentrum
0101 Oslo
Vi holder til i Akersgata 8 i Oslo.
Sivilombudets personvernombud er Kari Rørstad som har e-postadresse kar@sivilombudet.no.