Oppsummering

Saken gjelder brudd på utredningsplikten etter forvaltningsloven § 17 i forbindelse med ansettelse av landmåler i X kommune. Klageren hadde om lag 25 års relevant erfaring og utdanningen det ble søkt etter. Han ble ikke innkalt til intervju. Kommunen ansatte en nyutdannet søker som kommunen hadde erfaring med etter at han hadde hatt sommerjobb i kommunen to år tidligere.

I lys av at klageren ikke hadde blitt kalt inn til intervju, forelå det ikke tilstrekkelig dokumentasjon i saken til å kunne konkludere med at det hadde skjedd en urettmessig forbigåelse. Det kan samtidig ikke utelukkes, da kommunen ikke hadde lagt frem dokumentasjon på at klageren var uegnet for stillingen, eller mindre egnet for stillingen, enn den som ble ansatt.

Ombudet har bedt kommunen sørge for å ha rutiner som sikrer at utredningsplikten i forvaltningsloven § 17 og grunnleggende krav til saklig og forsvarlig saksbehandling ivaretas i ansettelsessaker.

Sakens bakgrunn

A klaget 15. mai 2025 til Sivilombudet over at han ikke var kalt inn til intervju til en stilling som landmåler i X kommune. I klagen hit viste han til at det bare var en person som hadde vært kalt inn til intervju, og at dette var en nyutdannet kandidat som hadde hatt sommerjobb i kommunen i 2023. Klageren viste til at han hadde lang og bred erfaring som landmåler, og at han ikke fikk mulighet til å vise frem sin egnethet for stillingen gjennom et intervju.

Våre undersøkelser

Kommunen synes å ha vurdert klageren som formelt kvalifisert for stillingen, uten at han ble kalt inn til intervju. Da kommunen kun innkalte en kandidat til intervju, som ble ansatt, ble det besluttet å undersøke saken nærmere. Klageren hadde betraktelig mer relevant erfaring enn den ansatte kandidaten, som først var ferdig utdannet våren 2025. I stillingsannonsen fremgikk det blant annet at erfaring fra offentlig virksomhet ville bli vektlagt og at erfaring som bestyrer for oppmålingsforretninger var en fordel. I annonsen ble nyutdannede oppfordret til å søke.

I brev 9. september 2025 stilte vi følgende spørsmål til kommunen:

1. Hva er årsaken til at kommunen ikke kalte inn A til intervju?

Kommunen viste til at klageren ble ansett som formelt kvalifisert, men at søknaden hans fremsto som lite målrettet og det var vanskelig å se hvordan han ville passe inn i en rolle her hos i kommunen.

2. Hva er årsaken til at kommunen kun intervjuet én kandidat, i lys av at kommunen synes å ha ansett flere av søkerne til stillingen som formelt kvalifiserte for den?

Til dette opplyste kommunen at de etter en grovsortering og gjennomgang av de resterende søknadene «basert på kvalifikasjoner, motivasjon og egnethet» bare sto igjen med én kandidat. «Det ble vurdert at ytterligere intervjuer ikke ville endre vurderingen av hvem som var den beste kandidaten. Vi kjente godt den valgte kandidaten og var trygg på at dette var et riktig valg.»

3. Anser kommunen at saken var tilstrekkelig opplyst før det ble fattet vedtak om ansettelse, jf. forvaltningsloven § 17 første ledd?

Kommunen opplyste at de anså saken som tilstrekkelig opplyst, da det var gjort en «grundig vurdering av søknader og CV-er, og all relevant informasjon ble nøye vurdert». Det ble trukket frem at den som ble ansatt nylig hadde fullført relevant utdanning, og «både faglig relevant utdanning, motivasjon og personlig egnethet passet veldig bra inn i våre ønsker og behov.» Det ble også vist til at kandidaten de ønsket seg hadde et annet tilbud, og at kommunen derfor mente det hastet å gi ham et tilbud. Stillingen var planlagt utlyst på nytt dersom han hadde takket nei.

I merknadene til kommunens svar viste klageren til at han ikke kan se hvorfor søknaden hans fremsto som lite målrettet, og hvorfor kommunen mente han ikke ville passe inn. Videre viste han til at det fremsto som at kommunen hadde bestemt seg for hvem de skulle ansette, og derfor ikke gikk videre med andre kandidater. Han mener dette er et brudd på kvalifikasjonsprinsippet. Kommunen ble også gitt anledning til å komme med andre merknader til saken, men har ikke hatt ytterligere kommentarer.

Sivilombudets syn på saken

Spørsmålet i saken er om X kommune har foretatt de undersøkelser som er nødvendige i en ansettelsessak, for å kunne være sikre på at ansettelsen de har gjort er i tråd med kvalifikasjonsprinsippet.

Det rettslige utgangspunktet

Kvalifikasjonsprinsippet er styrende for ansettelser i stat og kommune og innebærer at den søkeren som har best mulig formell og reell kompetanse til å utføre oppgavene som hører til stillingen skal ansettes. For ansettelser i statlige forvaltningsorganer er kvalifikasjonsprinsippet lovfestet i statsansatteloven § 3. I resten av offentlig sektor gjelder prinsippet på ulovfestet grunnlag, med det samme rettslige innholdet. I X kommunes rekrutteringsveileder er det vist til kvalifikasjonsprinsippet som styrende for ansettelser i kommunen, på side 9 i veilederen.

I forarbeidene til statsansatteloven § 3, Prop. 94 L (2016-2017) punkt 9.1, uttaler departementet at plikten til «å ansette den best kvalifisert søkeren er nødvendig for å sikre at hensynet til likebehandling og saklighet blir avgjørende for rekrutteringen». At en ansettelse skjer i tråd med kvalifikasjonsprinsippet, styrker tilliten til forvaltningens upartiskhet og nøytralitet, og sikrer at offentlige ressurser benyttes på en god og hensiktsmessig måte.

Det ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett å definere hvilke krav som stilles til en stilling, men det er en forutsetning at kravene er saklige og relevante og at de ligger innenfor det som eventuelt stilles av lovkrav til en stilling. For å sikre forutsigbarhet og likebehandling av søkerne må kvalifikasjonskravene fremgå av utlysningsteksten. Dette gjelder både krav til utdanning og erfaring, eventuelle lov- og forskriftsbestemte krav og de personlige egenskapene som vil bli vektlagt ved vurderingen av kandidatene, se sivilombudets veileder «Ansettelser fra A til Å».

Arbeidsgiver må gjøre en vurdering av flere momenter før ansettelsen gjennomføres. Utgangspunktet for vurderingen er kravene som er angitt i utlysningsteksten, og eventuelle lov- og avtalefestede krav. Andre sentrale momenter er utdanning, praksis og personlig egnethet. Arbeidsgiver er bundet av de kravene arbeidsgiver selv har satt til stillingen i utlysningen.

Etter forvaltningsloven § 17, som også gjelder for ansettelsessaker, må forvaltningen påse at saken er så godt opplyst som mulig. For å kunne vurdere hvem som er best kvalifisert for en stilling er det naturlig å ta utgangspunkt i de innsendte søknadene og CVene, og så velge ut de kandidatene som fremstår som best kvalifiserte til intervju. Intervjuutvelgelsen må gjennomføres på en måte som sikrer at utredningsplikten etter forvaltningsloven § 17 ivaretas.

Sivilombudet har tidligere uttalt at gjennomføring av intervju med aktuelle søkere og innhenting av referanser ofte vil være en forutsetning for at saken er tilstrekkelig opplyst, særlig for å avklare om ellers kvalifiserte kandidater er personlig egnet, se SOM-2022-3100 og SOM-2018-2466. I SOM-2015-1355 uttalte ombudsmannen videre at det i situasjoner der klageren oppfyller de formelle kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten, kreves klare holdepunkter for å konkludere med at klageren ikke er kvalifisert ut fra en vurdering av klagerens personlige egenskaper.

Dersom det er flere kandidater som fremstår som formelt kvalifisert for stillingen vil det normalt ikke være tilstrekkelig å kalle inn bare én søker til intervju. Selv om en arbeidsgiver ikke er pliktig til å intervjue samtlige formelt kvalifiserte søkere, vil det normalt være nødvendig å innkalle et rimelig antall kvalifiserte søkere til intervju. Normalt vil søkere som fremstår blant de formelt best kvalifiserte måtte kalles inn til intervju, se sivilombudets veileder «Ansettelser fra A til Å».

Forvaltningen skal sørge for at grunnleggende krav til saklig og forsvarlig saksbehandling ivaretas på alle trinn i en ansettelsesprosess. For å kunne være sikker på at det er tilfellet, må hovedpunktene i ansettelsesprosessen nedtegnes skriftlig. Dersom en formelt godt kvalifisert søker ikke innkalles til intervju, bør årsaken dokumenteres, se sivilombudets veileder «Ansettelser fra A til Å».

Ombudets syn på saken

I denne saken konkluderte kommunen med at det var tre kandidater som var formelt kvalifisert for stillingen. Klageren var en av dem. De valgte likevel å bare kalle inn kandidaten de kjente fra før til intervju.Sorteringen er etter det opplyste «basert på kvalifikasjoner, motivasjon og egnethet».  

Når en kandidat med lang og relevant erfaring skal måles opp mot en kandidat som er nyutdannet, må det være helt åpenbart at den nyutdannede kandidaten er svært mye bedre egnet for stillingen, enn kandidaten som har lang erfaring, for at det skal være grunn til å forbigå kandidaten med lang og relevant erfaring. En slik forbigåelse kan normalt ikke skje på bakgrunn av en vurdering av innholdet i en CV og søknad som ikke har store og åpenbare mangler. Eventuelt må det være andre faktorer som tilsier at stillingen er best egnet for en nyutdannet kandidat, fremfor en kandidat med lang og relevant erfaring. Det må i så fall fremgå av utlysningsteksten hvorfor nyutdannede kandidater eventuelt er å foretrekke, og selv da må det være åpenbart at den nye kandidaten er best egnet for stillingen, fordi kandidaten er svært mye bedre personlig egnet enn kandidater med mer erfaring, eventuelt at kandidatens faglige nivå åpenbart er på et høyere nivå enn kandidatene som har erfaring. Dette er i utgangspunktet noe som sjelden kan avklares bare gjennom å se på kandidatens CV og søknad.

For at en søknad skal kunne benyttes til å utelukke en erfaren kandidat fra en slik prosess, må søkeren klart ha «bommet» på utlysningsteksten, eller skrevet seg bort på en slik måte at det fremstår som tydelig at han ikke har forstått innholdet i stillingen. Ombudet kan ikke se at det er tilfellet i denne saken.

I denne saken har klageren utdanningen det er søkt etter. Hans CV viser dessuten nærmere 25 år med uavbrutt, relevant arbeidserfaring.

Ombudet er enig med klageren i at denne ansettelsesprosessen fremstår som en skinnprosess. Ombudet er ikke enig i kommunens vurdering av klagerens søknad, eller at det ut fra denne var grunn til å ikke kalle ham inn til intervju. Videre fremstår det som svært uheldig at kommunen har valgt å unnlate å kalle inn en søker med såpass lang og relevant erfaring som i denne saken, utelukkende med begrunnelse i at motivasjonen i søknaden fremsto som uklar. Ombudet kan ikke se at det ut fra søknadene er grunnlag for å anse klageren som mindre motivert enn den som ble ansatt. Gitt hans lange og relevante erfaring, holdt opp mot den vesentlig kortere erfaringen til den som ble ansatt, burde han fått anledning til å avklare og utdype sin motivasjon i et intervju.

Det fremgår heller ikke av innstillingen hvorfor de to andre søkerne, som ble ansett som kvalifiserte, ikke ble kalt inn til intervju. Som det fremgår foran, har ombudet tidligere lagt til grunn at det bør dokumenteres hvorfor formelt godt kvalifiserte søkere ikke innkalles til intervju. Det samme kravet følger av kommunens egen rekrutteringsveileder. Det er da ikke tilstrekkelig å kun beskrive hvorfor den ene søkeren er innkalt, uten å dokumentere hvorfor klageren ikke er innkalt. Når et så sentralt punkt i ansettelsesprosessen ikke er nedfelt skriftlig, er grunnleggende krav til saklig og forsvarlig saksbehandling ikke ivaretatt.

At kommunen ikke kalte inn klageren til intervju, men utelukkende gikk videre med en nyutdannet kandidat som de kjente fra før, er et klart brudd på utredningsplikten i forvaltningsloven § 17. Svaret til kommunen gir inntrykk av at formålet med intervjuet var å bekrefte at søkeren de ønsket var kvalifisert. At han var kvalifisert for stillingen innebærer imidlertid ikke at han nødvendigvis var best kvalifisert for den. Kvalifikasjonsprinsippet innebærer at den best kvalifiserte skal tilbys stillingen.

Siden klageren ikke fikk mulighet til å presentere seg selv, sin motivasjon og kompetanse på intervju, hadde ikke kommunen grunn til å anse ham som uegnet eller mindre egnet for stillingen enn kandidaten som fikk tilbud om stillingen. Når kommunen, uten å ha utredet om klager var personlig egnet for stillingen, ansetter en søker med vesentlig mindre erfaring, kan det ikke utelukkes at det har skjedd en ansettelse i strid med kvalifikasjonsprinsippet. Samtidig er det slik at ombudet ikke har tilstrekkelig grunnlag til å konkludere med at han ble urettmessig forbigått, fordi saken ikke var tilstrekkelig utredet før det endelige ansettelsesvedtaket ble fattet.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at X kommune brøt utredningsplikten i forvaltningsloven § 17, da de kun kalte inn én av tre formelt kvalifiserte søkere til en stilling som landmåler i kommunen. A var en av de to søkerne. Han hadde langt mer erfaring enn søkeren som ble ansatt i stillingen, som var nyutdannet, og det forelå ikke dokumentasjon i saken som skulle tilsi at han ikke var personlig egnet for stillingen. I lys av at kommunen ikke hadde intervjuet ham, har ombudet ikke tilstrekkelig grunnlag til å kunne konkludere med at ansettelsen var i strid med kvalifikasjonsprinsippet. Samtidig kan dette heller ikke utelukkes, da kommunen ikke har dokumentert forhold som tilser at han var uegnet eller mye dårligere egnet for stillingen enn den som ble ansatt. Kommunen har heller ikke dokumentert hvorfor han ikke ble innkalt til intervju, og har dermed heller ikke oppfylt grunnleggende krav til forsvarlig saksbehandling

Ombudet ber om at kommunen sørger for å ha rutiner som sikrer at utredningsplikten i forvaltningsloven § 17 og grunnleggende krav til saklig og forsvarlig saksbehandling ivaretas i ansettelsessaker. Kommunen bes presisere sin rekrutteringsveileder i lys av ombudets uttalelse.