En kommune omgjorde sitt avslag på søknad om konsesjon for en landbrukseiendom, og ga konsesjon med vilkår om personlig boplikt. Konsesjonssøkerens krav om sakskostnader ble avslått, og avslaget ble opprettholdt av Statsforvalteren. Statsforvalteren la til grunn at klagerens advokatutgifter i forbindelse med klagen over avslaget ikke hadde vært «nødvendige» for å få endret vedtaket, jf. fvl. § 36 første ledd. Det ble vist til at klagen i det vesentlige tok for seg andre forhold enn det som hadde vært avgjørende for at kommunen omgjorde vedtaket. Statsforvalteren mente at en enkel erklæring om at klageren ville tilflytte eiendommen hadde vært tilstrekkelig for å få omgjort vedtaket, og at klageren og hans advokat forstod eller burde ha forstått dette. Ombudet kan ikke se at det ut fra formuleringene i konsesjonsavslaget og omstendighetene i saken for øvrig var klart at begrunnelsen for avslaget var en antagelse om at klageren ikke ville godta et vilkår om personlig boplikt, og at avslaget ville bli omgjort bare klageren ga en uttrykkelig erklæring om at han ville godta et slikt vilkår. Etter ombudets syn er det forståelig at begrunnelsen kan ha fremstått som uklar, og at det i en slik situasjon ble oppfattet som nødvendig å fremsette en helhetlig klage, som tok for seg flere sider ved saken enn klagerens villighet til å bosette seg på eiendommen. Ombudet legger derfor til grunn at klagerens utgifter til advokat i forbindelse med utarbeidelsen av klagen var «nødvendige» for å få endret vedtaket, jf. fvl. § 36. Ombudet ber Statsforvalteren om å behandle sakskostnadskravet på nytt.

Saken gjelder krav om innsyn i dokumenter knyttet til vaksineprioritering. Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) avslo innsynskravet i medhold av offentleglova § 14 første ledd for et regjeringsnotat og § 15 tredje ledd, jf. første ledd for et møtereferat med vedlegg fra et møte mellom departementet og underliggende organer. Departementet begrunnet avslaget for sistnevnte med at det er av avgjørende betydning at de råd og vurderinger som gis ikke begrenses av muligheten for at det blir gitt innsyn i dokumentet. Sivilombudet er kommet til at det på bakgrunn av den begrunnelsen som er gitt fra HOD, er begrunnet tvil om vilkårene for unntak i § 15 tredje ledd er oppfylt for både møtereferatet og vedlegget. Videre er ombudet kommet til at departementets merinnsynsvurdering er mangelfull.

Saken gjelder avvisning av klage over barneverntjenestens avgjørelse om å stanse samvær etter omsorgsovertakelse på grunnlag av nødrett. Statsforvalteren mente at samværsnektelsen ikke er et enkeltvedtak, men en faktisk handling truffet med hjemmel i straffeloven, og at det følgelig ikke er klagerett etter barnevernlovens regler. Sivilombudet er kommet til at den delen av barneverntjenestens avgjørelse som knyttet seg til stans av det fremtidige samværet mellom klageren og barnet, er et enkeltvedtak. Vedtaket kan etter barnevernloven § 6-5 påklages til Statsforvalteren. Sivilombudet ber Statsforvalteren vurdere klagen over barneverntjenestens avgjørelse på nytt, og legge ombudets syn til grunn i senere saker. En kopi av uttalelsen sendes Barne- og familiedepartementet. Ombudet forutsetter at departementets tidligere føringer til statsforvalterembetene justeres i tråd med uttalelsen, og at departementet vurderer behovet for klargjøring i regelverket.

Saken gjelder en tillatelse til å oppføre et busskur i samsvar med gjeldende plan ca. to meter fra naboens bolig. Naboen klaget og anførte konkrete ulemper ved den godkjente plasseringen. Statsforvalteren synes ikke å ha vurdert tiltakets plassering og naboens argumenter mot denne, men la til grunn at tiltaket måtte godkjennes da det var i samsvar med regelverket. Naboen klaget til Sivilombudet. Sivilombudet er kommet til at plasseringen av tiltaket må vurderes og godkjennes etter plan- og bygningsloven § 29-4 første ledd også der et tiltak er i samsvar med plan. Omfanget av vurderingen avhenger av i hvilken grad tiltakets plassering er konkret vurdert i planen. Her var busskurets plassering og naboens eventuelle ulemper ved denne ikke vurdert i plansaken. I slike tilfeller må disse forholdene vurderes i byggesaken med hjemmel i plan- og bygningsloven § 29-4 første ledd. Da ombudet ikke kan se at klagerens påberope ulemper mot plasseringen er vurdert, sendes saken tilbake til Statsforvalteren for ny behandling.

En student skulle etter vedtak om utdanningsstøtte motta det maksimale beløpet for lån og stipend til dekning av skolepenger for studie i utlandet. Etter en valutajustering ved utbetalingen ble støtten redusert, til tross for at klager ikke fikk dekket hele skolepengesummen. Lånekassen har tolket bestemmelsen om valutajustering i forskrift om utdanningsstøtte § 91 riktig når det ble lagt til grunn at valutajusteringen skal foretas med grunnlag i vedtaket om lån og stipend. Det var derfor i samsvar med gjeldende rett at klager fikk redusert støtten på utbetalingstidspunktet med nesten 12,5%, selv om klager ikke fikk dekket hele skolepengesummen.

Saken gjelder manglende svar fra Norges vassdrags- og energidirektorat på en henvendelse om lovligheten av et igangsatt tiltak. Direktoratets svar uteble til tross for flere skriftlige purringer fra klager. Direktoratet svarte over 1 år og 10 måneder etter klagers første henvendelse, og først etter at ombudet igangsatte sine undersøkelser i saken. Direktoratet hadde ikke sendt foreløpig svar med informasjon om årsaken til den lange saksbehandlingstiden og når svar kunne ventes. Sivilombudet er kommet til at saken ikke er behandlet «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a. Forvaltningslovens krav i § 11 a annet ledd om å orientere klager der det tar uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, er heller ikke oppfylt. Sivilombudet forutsetter at direktoratet i fremtiden besvarer henvendelser i henhold til forvaltningslovens krav, og ber direktoratet skjerpe rutinene for utsending av foreløpig svar og forsinkelsesbrev for å sikre borgerne informasjon under sakens gang.

Saken gjelder innsyn etter offentleglova i et notat utarbeidet av Kommuneadvokaten i Oslo til Byrådsavdelingen for oppvekst og kunnskap. Notatets tema var hvorvidt kommunen skulle gi en beklagelse og dekke sakskostnader for en rettssak som en tidligere lærer hadde anlagt og tapt mot kommunen over et erstatningskrav for ikke-økonomisk tap. Ombudet legger til grunn at notatet fra Kommuneadvokaten opprinnelig var innhentet fra et underordnet organ til bruk i den interne saksforberedelsen. Offentleglova § 15 kunne derfor i utgangspunktet gi hjemmel for å nekte innsyn. Ettersom notatet senere ble vedlagt et saksfremlegg til et folkevalgt kommunalt organ, Finansutvalget, stiller offentleglova § 16 første ledd, jf. kommuneloven § 11-13 i tillegg krav om at det folkevalgte organet måtte treffe vedtak om innhenting av notatet med et visst flertall. Ombudet har kommet til at det er en forutsetning for at notatet fortsatt skal kunne unntas offentlighet, at de formelle kravene i kommuneloven § 11-13 tredje ledd, jf. § 11-4 første ledd bokstav d er fulgt. Ettersom det ikke var foretatt en formell avstemning i Finansutvalget om innhentingen av notatet, og avgjørelsen heller ikke ble protokollert, kan notatet ikke unntas offentlighet etter offentleglova § 16 første ledd. Ombudet har videre kommet til at notatet ikke kan unntas offentlighet etter offentleglova § 18, som gir adgang til unntak fra innsyn for dokumenter som et organ har utarbeidet eller mottatt som part i en rettssak. Notatet er utarbeidet etter at den opprinnelige erstatningssaken var avsluttet i domstolene, og over en måned før klageren begjærte gjenåpning av saken for lagmannsretten. Det var derfor ikke utarbeidet i tilknytning til en konkret rettssak. Videre gjaldt notatet i stor grad temaer som uansett ikke ville være gjenstand for behandling i domstolene, nemlig en eventuell beklagelse til klageren, og spørsmål om ettergivelse av sakskostnader på et privatrettslig grunnlag. Ombudet ber derfor Statsforvalteren vurdere saken på nytt.

Saken gjelder Justis- og beredskapsdepartementets instruks om behandlingen av søknader om permanent oppholdstillatelse fra søkere som hadde midlertidig oppholdstillatelse som flyktning. Instruksen gjaldt på hvilket tidspunkt vilkåret om at det fortsatt forelå beskyttelsesbehov måtte være til stede. Ved instruksen ble tidspunktet endret fra søknadstidspunktet til vedtakstidspunktet, og dette gjaldt også allerede innkomne søknader. Bakgrunnen for Sivilombudets sak var at Utlendingsdirektoratet (UDI) i juli 2019 ba Justis- og beredskapsdepartementet om tilslutning til å rette seg etter Utlendingsnemndas (UNEs) vurdering av tidspunkt for endringer i sikkerhetssituasjonen i Mogadishu, Somalia. UNE hadde kommet til at endringene var tilstrekkelig vesentlige og varige til å begrunne opphør av beskyttelse for flyktninger fra og med 27. mars 2017. Tidspunktet hadde betydning for rundt 1400 saker der det skulle vurderes om den midlertidige oppholdstillatelsen skulle kalles tilbake fordi behovet for beskyttelse var bortfalt (Somaliaporteføljen) og søknad om permanent oppholdstillatelse avslås. I påvente av avklaring av tidspunktet var søknadene om permanent oppholdstillatelse i denne porteføljen stilt i bero. De aller fleste søknadene om permanent oppholdstillatelse var kommet inn før 27. mars 2017. I henvendelsen (praksisforeleggelsen) varslet derfor UDI departementet om at tidspunktet ville innebære at få av sakene i Somaliaporteføljen ville ende med tilbakekall av flyktningstatus. I mars 2020 ga departementet tilslutning til at tidspunktet 27. mars 2017 skulle legges til grunn. Samme dag ga departementet instruks GI-05/2020 om at situasjonen på søknadstidspunktet ikke lenger skulle legges til grunn for søknader om permanent oppholdstillatelse fra flyktninger der beskyttelsesbehovet revurderes. Instruksen innebar at de fleste av sakene i Somaliaporteføljen, motsetning til det UDI varslet om, ville kunne ende med opphør av flyktningstatus. Saken for Sivilombudet gjelder også spørsmålet om tiden det tok å besvare spørsmålet fra UDI om 27.mars 2017 kunne legges til grunn, oppfylte kravene til saksbehandlingstid i forvaltningsloven § 11 første ledd. Instruks GI-05/2020 endret en fast og langvarig praksis i utlendingsforvaltningen til ugunst for de søkerne den gjelder. Den ble gjort gjeldende også for et stort antall søknader som allerede var kommet inn og der søkere med kunnskap om myndighetenes praksis hadde grunn til å tro at de ville få permanent oppholdstillatelse. Etter Sivilombudets syn er det flere momenter som taler for at tidligere forvaltningspraksis var så fast, langvarig og omfattende at den var blitt rettslig bindende. Det er derfor begrunnet tvil om departementet kunne endre praksis uten å gå veien om lov- eller forskriftsendring. Departementet har uansett ikke utredet tilstrekkelig om tidligere forvaltningspraksis hadde en slik bindende karakter. Etter Sivilombudets syn har departementet ikke oppgitt noen tilfredsstillende saklig grunn til å legge ulikt vurderingstidspunkt i samme bestemmelse til grunn for forskjellige grupper av søkere. Uten en bedre begrunnelse for at riktig vurderingstidspunkt etter utlendingsloven § 60 første ledd bokstav b, skal tolkes ulikt for flyktninger der beskyttelsesbehovet revurderes og andre som søker permanent oppholdstillatelse, er Instruks GI-05/2020 etter Sivilombudets syn i strid med kravene til likebehandling. Sivilombudet kan ikke se at hensynet til forutberegnelighet og innrettelse ble tilstrekkelig utredet og hensyntatt ved avgjørelsen om at instruksen også skulle gjelde for søknader som allerede var innkommet. Sivilombudet mener det derfor er begrunnet tvil om instruksen kunne gjøres gjeldende for allerede innkomne søknader. Etter Sivilombudets syn var arbeidet med de tolkningsspørsmål departementet mente praksisforeleggelsen reiste, ikke tilstrekkelig saklig grunn til å forsinke sakene i Somaliporteføljen ytterligere 8 måneder. Behandlingstiden innebar et brudd på kravene i forvaltningsloven § 11 a første ledd for disse sakene. På bakgrunn av saken ber Sivilombudet departementet om å vurdere tolkningsinstruks GI-16/2020 (som nå har erstattet GI-05/2020) på nytt. Departementet må sikre likebehandling av saker som omfattes av utlendingsloven § 62 første ledd bokstav b. En eventuell ny instruks som gjelder alle saker etter bestemmelsen, forutsetter en grundigere vurdering av om forvaltningspraksis på området er til hinder for en instruks med samme innhold som den som er gitt. Det bes om en tilbakemelding på hvordan departementet vil følge opp saken innen 8. oktober 2021.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt saksbehandlingstiden i innsynssaker i Trondheim kommune. Undersøkelsen viste at kommunen har en normal saksbehandlingstid på rundt to måneder. Ombudet undersøkte også om kommunen hadde igangsatt eller planlagt tiltak for å få ned eventuelle restanser. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden uakseptabelt lang. Den lange saksbehandlingstiden kan ikke sies å være i tråd med kravet til behandling «utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 29 første ledd. Tiltakene som kommunen har iverksatt eller planlegger å iverksette synes ikke å være tilstrekkelige til å gjøre noe med situasjonen på kort sikt. Kommunen bes derfor om å vurdere iverksettelse av ytterligere tiltak. Ombudet ber om tilbakemelding på utvikling i saken, herunder oppdaterte tall for restanser og gjennomsnittlig saksbehandlingstid innen 15. oktober 2021.

En privat barnehage søkte om økt driftstilskudd fra kommunen fordi tre barn var tilbudt plass i barnehagen. Kommunen hadde i lokale retningslinjer fastsatt tre tidspunkter for telling av antall barn i barnehagen. Etter retningslinjene ville de tre barna ha blitt medregnet ved neste telletidspunkt, og barnehagen ville fått økt tilskudd. Retningslinjene hadde derimot blitt opphevet før barnehagen søkte om økt tilskudd, og kravet ble avslått. Barnehagen mente at opphevelsen av retningslinjene var et vedtak etter forvaltningsloven, og at kommunen hadde begått saksbehandlingsfeil. Sivilombudet er kommet til at kommunens opphevelse av retningslinjer om rapportering av barn i private barnehager på fastsatte tidspunkter og med virkning for beregning av tilskudd, var forskrift etter forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav c). Saksbehandlingsreglene som gjelder for opphevelse av forskrift, skulle derfor ha blitt fulgt.