Oppsummering

Saken gjelder Statsforvalteren i Troms og Finnmarks saksbehandlingstid ved behandlingen av klagerens melding om reindrift for reindriftsåret 2023/2024.

Sivilombudet kom til at behandlingstiden i saken ikke var i tråd med kravet til saksbehandlingstid i forvaltningsloven § 11 a. Den lange behandlingstiden hadde flere konsekvenser for reindriftsutøveren. Klageren fikk blant annet utfordringer ved utfylling og innlevering av melding for reindriftsåret 2024/2025, og hans søknad om erstatning for tap av rein til fredet rovvilt kunne ikke behandles før meldingen ble ferdigbehandlet.

Statsforvalterens manglende orientering om saksbehandlingen underveis i saken er i strid med kravet om god forvaltningsskikk. Det er kritikkverdig at orienteringene gjentatte ganger ikke inneholdt realistiske opplysninger om forventet saksbehandlingstid.

Ombudet forutsatte at Statsforvalteren ga saken tilstrekkelig prioritet slik at det er mulig å overholde fristen 28. februar 2026. Videre ba ombudet Statsforvalteren om å sørge for at de skriftlige rutinene om orienteringer under sakens gang overholdes, med realistiske opplysninger om forventet behandlingstid.

Sakens bakgrunn

Leder av en siidaandel skal hvert år gi melding om reindrift til statsforvalteren, jf. reindriftsloven § 18. Meldingen inneholder opplysninger om tilganger og avganger av rein, hvem som er medlem i siidaandelen, og hvor mange rein hver eier. Meldingen danner grunnlag for behandlingen av søknader om tilskudd og erstatning for tap av rein til fredet rovvilt.

Klageren mottok 2. juni 2024 bekreftelse fra Statsforvalteren i Troms og Finnmark på innlevert melding om reindrift for reindriftsåret 2023/2024.

I et foreløpig svar 5. juli 2024 orienterte Statsforvalteren om at meldingen til klageren måtte ses i sammenheng med forhold knyttet til et dødsbo, og at saken derfor skulle behandles av jurist. Det ble antatt at saken kunne ferdigbehandles innen utgangen av august 2024.

Etter en purring 10. august 2024 opplyste Statsforvalteren 29. august 2024 at saken ville bli tatt stilling til «i løpet av neste uke». Da klageren ikke hørte noe fra Statsforvalteren, sendte han nye påminnelser 9. og 12. oktober 2024. Statsforvalteren orienterte 23. oktober 2024 om at saken fortsatt ikke var ferdigbehandlet på grunn av avklaringer i forbindelse med andre meldinger om reindrift og kapasitetsutfordringer. Statsforvalteren håpet at saken kunne ferdigbehandles senest innen 15. november 2024.

I brev 17. januar 2025 informerte Statsforvalteren om at saken lå til behandling hos jurist på grunn av klagerens utmelding av dyr fra siidaandelen, og at den var forventet ferdigbehandlet før utgangen av februar 2025.

Klageren klaget deretter til Sivilombudet over behandlingstiden (sak 2024/354). Ombudet avsluttet saken 2. februar 2025 under henvisning til Statsforvalterens opplysning om forventet behandlingstid og at ombudet var kjent med den lange saksbehandlingstiden hos Statsforvalterens reindriftsavdeling, se uttalelse 24. januar 2025 (SOM-2024-4690).

Mellom januar og april 2025 hadde klageren omfattende SMS-korrespondanse med reindriftsdirektøren om status i saken. Klageren fikk svar på enkelte av tekstmeldingene med orienteringer om at saken ville bli ferdigbehandlet innen kort tid, eksempelvis «ila denne uka» eller «før påske».

Da meldingen for reindriftsåret 2023/2024 fortsatt ikke var ferdigbehandlet, og klageren ikke hadde fått ny orientering om status i saken, sendte han 7. mai 2025 en henvendelse til Landbruksdirektoratet med kopi til Statsforvalteren og Sivilombudet. Klageren skrev at den manglende behandlingen av meldingen for reindriftsåret 2023/2024 ga utfordringer med utfylling og innlevering av meldingen for reindriftsåret 2024/2025. Landbruksdirektoratet ba 9. mai 2025 Statsforvalteren om å følge opp og sikre at siidaandelen fikk levert meldingen innen fristen 31. mai 2025.

I en ny klage hit 31. juli 2025 opplyste klageren at meldingene for reindriftsåret 2023/2024 og 2024/2025 fortsatt ikke var ferdigbehandlet. Klageren skrev at den manglende behandlingen medførte at han ikke fikk behandlet søknad om erstatning for tap av rein til fredet rovvilt. Videre skrev klageren at reinbeitedistriktet heller ikke fikk fordelt arbeidsoppgavene korrekt, siden disse fordeles etter reintallet til den enkelte siidaandel i distriktet. Klageren var videre bekymret for å miste muligheten til å søke om rovvilterstatning for 2025.

Våre undersøkelser

Vi fant grunn til å undersøke enkelte deler av saken nærmere med Statsforvalteren.

I undersøkelsesbrevet herfra 20. august 2025 spurte vi når Statsforvalteren forventet at melding om reindrift for reindriftsåret 2023/2024 ville være ferdigbehandlet. Statsforvalteren opplyste at saksbehandlingen var igangsatt, og at klageren 25. september 2025 mottok forhåndsvarsel om mulig vedtak med pålegg om endring av meldingen om reindrift. Klageren fikk frist for tilbakemelding til 10. oktober 2025. Statsforvalteren forklarte at saken var prioritert, og at den var forventet ferdigbehandlet senest innen utgangen av 2025.

På spørsmål om Statsforvalteren vurderte at saksbehandlingstiden var i tråd med kravet i forvaltningsloven § 11 a, svarte Statsforvalteren at den ikke var i samsvar med lovens krav. Statsforvalteren opplyste videre at saken reiste komplekse spørsmål av både reindriftsfaglig og juridisk karakter. Det ble vist til tidligere redegjørelse i SOM-2024-4690 om reindriftsavdelingens ressurssituasjon, der særlig mangelen på jurister hadde medført lang behandlingstid i kompliserte saker. 

Videre spurte vi om Statsforvalteren hadde holdt klageren løpende orientert om status og forventet behandlingstid i saken. Statsforvalteren svarte at klageren dessverre ikke hadde blitt holdt løpende orientert om forventet saksbehandlingstid i tråd med gjeldende rutiner. Det ble vist til tidligere redegjørelse i SOM-2024-4690, der Statsforvalteren erkjente at rutinene ikke var fulgt i tilstrekkelig grad. Etter ombudets undersøkelse i sistnevnte sak, fulgte Statsforvalteren forholdet opp internt. Statsforvalteren skrev at denne saken imidlertid viste at det fortsatt var behov for å sikre etterlevelse av rutinene, og at dette ville være tema i den videre dialogen med avdelingen.

Til sist opplyste Statsforvalteren at melding om reindrift for reindriftsåret 2024/2025 også var forventet ferdigbehandlet innen utgangen av 2025. Statsforvalteren forklarte at denne saken var avhengig av at meldingen om reindrift for reindriftsåret 2023/2024 ble korrigert, slik at inngangsstatus for neste driftsår (2024/2025) ble korrekt.

Begge parter kom med tilleggsmerknader. I brev 7. januar 2026 til klageren opplyste Statsforvalteren at saken var ytterligere forsinket på grunn av ressurssituasjonen, og at svar kunne forventes innen 28. februar 2026.

Sivilombudets syn på saken

Statsforvalterens saksbehandlingstid

Krav til forvaltningens saksbehandlingstid følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd der det står at en sak skal forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold».

Bestemmelsen stiller krav både til behandlingstiden og hva som er akseptable årsaker til opphold i saksbehandlingen. I spesialmerknadene til bestemmelsen i Ot.prp. nr. 75 (1993–1994) pkt. 9.1 står det at vilkåret «uten ugrunnet opphold» er utpreget skjønnsmessig, og at betydningen vil kunne variere fra sak til sak. Hva som i det enkelte tilfellet vil være forsvarlig saksbehandlingstid, vil måtte variere med sakstypen og lovgivningen på det aktuelle saksfeltet, den konkrete sakens art og omfang, samt tilgjengelige ressurser.

Årsaken til tidsbruken er relevant, herunder hvor komplisert saken er. De øvrige saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, blant annet kravet til forsvarlig opplysning av saken i forvaltningsloven § 17 første ledd, vil kunne begrunne lengre behandlingstid i kompliserte og prinsipielle saker.

Begrensede ressurser vil være et relevant moment som kan medføre at tidsbruken, i hvert fall i en periode, ikke anses som «ugrunnet». Se nærmere i SOM-2024-4690 punkt 1.5 om betydningen av manglende ressurser ved vurderingen av saksbehandlingstiden, herunder redegjørelsen for reindriftsavdelingen hos Statsforvalteren i Troms og Finnmarks ressurssituasjon og restanser.

Lang liggetid der det ikke er foretatt noen form for saksbehandling vil ofte kunne karakteriseres som «ugrunnet opphold», og derfor være i strid med forvaltningsloven § 11 a.

I vurderingen av hvilke behandlingstider som er akseptable etter § 11 a, og hvor alvorlige eventuelle brudd på bestemmelsen er, er både sakens betydning for parten og årsaken til den lange behandlingstiden sentralt.

Statsforvalteren har erkjent at behandlingstiden ikke er i tråd med kravet i forvaltningsloven § 11 a. Ombudet er enig i dette. På bakgrunn av Statsforvalterens beskrivelse legger ombudet til grunn at saken reiser komplekse spørsmål av både juridisk og reindriftsfaglig karakter. Dette kan begrunne noe lengre behandlingstid. Den lange saksbehandlingstiden synes imidlertid hovedsakelig å kunne tilskrives liggetid og begrensede ressurser.

Behandlingstiden har ført til flere negative konsekvenser for reindriftsutøveren. Klagerens søknad om erstatning for tap av rein til fredet rovvilt kunne ikke behandles før meldingen var ferdigbehandlet. Den lange behandlingstiden kunne derfor være økonomisk belastende for klageren. Videre hadde behandlingstiden gitt flere praktiske konsekvenser, da reinbeitedistriktet etter det opplyste ikke fikk fordelt arbeidsoppgavene i distriktet. Klageren fikk også problemer ved utfylling og innlevering av melding om reindrift for reindriftsåret 2024/2025 som følge av den lange behandlingstiden av meldingen året før. Det er beklagelig at Statsforvalteren først fulgte opp klagerens henvendelser om dette etter at Landbruksdirektoratet tok kontakt med Statsforvalteren. 

Veiledning og informasjon under sakens gang

Det følger av forvaltningsloven § 11 a andre ledd første punktum at dersom det må ventes å ta «uforholdsmessig lang tid» før en mottatt henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen snarest mulig gi et foreløpig svar. Etter bestemmelsens andre ledd andre punktum skal det foreløpige svaret redegjøre for grunnen til forsinkelsen og så vidt mulig angi når et svar kan ventes.

God forvaltningsskikk tilsier at det foreløpige svaret følges opp med eventuelle forsinkelsesmeldinger som inneholder korrigerte og realistiske opplysninger om forventet saksbehandlingstid.

Når saksbehandlingstiden er lang, vil borgerne ha behov for å bli orientert underveis.  Klageren ba gjentatte ganger om å få oppgitt ny saksbehandlingstid. Gjennomgående har de nye orienteringene kommet etter én eller flere påminnelser fra klageren. Dette er kritikkverdig. Statsforvalteren har erkjent at deres rutiner for orienteringer under sakens gang ikke er overholdt i saken.

Statsforvalteren har totalt sendt over 8 orienteringer (både brev og tekstmeldinger) om ny forventet saksbehandlingstid til klageren. Statsforvalterens estimater om forventet saksbehandlingstid var ikke realistisk. Det er kritikkverdig at Statsforvalteren gjentatte ganger har gitt klageren forventninger om at saken ville bli ferdigbehandlet i løpet av én uke eller lignende, for deretter ikke å overholde dette. Håndteringen av saken er lite tillitsvekkende. I lys av tiden som har gått siden meldingen ble levert og de praktiske konsekvensene dette har hatt for klageren, forutsetter ombudet at Statsforvalteren gir saken tilstrekkelig prioritet slik at fristen 28. februar 2026 overholdes.

Sivilombudet ber Statsforvalteren sørge for at de skriftlige rutinene om orienteringer under sakens gang overholdes, med realistiske opplysninger om forventet behandlingstid. Slike oppdateringer til borgerne er viktig av hensyn til forutberegnelighet for den enkelte, samt retten til informasjon under sakens gang.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at Statsforvalterens behandlingstid i saken ikke er i tråd med kravet til saksbehandlingstid i forvaltningsloven § 11 a. Statsforvalteren har heller ikke overholdt kravene til å gi orienteringer underveis i saken i tråd med god forvaltningsskikk. Det er kritikkverdig at orienteringene gjentatte ganger ikke inneholdt realistiske opplysninger om forventet saksbehandlingstid.

Ombudet forutsetter at Statsforvalteren gir saken tilstrekkelig prioritet slik at det er mulig å overholde fristen 28. februar 2026.

Videre ber ombudet Statsforvalteren om å sørge for at de skriftlige rutinene om orienteringer under sakens gang overholdes, med realistiske opplysninger om forventet behandlingstid.