Oppsummering

Saken gjelder innsyn i meldingene mottatt hos Statens jernbanetilsyn om avvik og hendelser som gjelder Bybanen i Bergen. Dokumentene var unntatt i sin helhet som taushetsbelagte etter offentleglova § 13 jf. jernbaneundersøkelsesloven § 23 jf. § 17. Det ble ikke funnet at det forelå tilstrekkelige tungtveiende offentlige hensyn til å fravike taushetsplikten. Samferdselsdepartementet opprettholdt avslaget.

Sivilombudet kom til at departementet ikke har vurdert de enkelte meldingene konkret opp mot begrensningene i taushetsplikten. Det er ikke i tilstrekkelig grad synliggjort hvordan offentlige interesser er vurdert og veid opp mot hensynene bak taushetsplikten og det er ikke vurdert om det er opplysninger som er alminnelig tilgjengelig.

Ombudet kom til at det foreligger begrunnet tvil om forhold av betydning for saken og departementet ble bedt om å behandle innsynssaken på nytt.

 
 

Sakens bakgrunn

Journalist A i Bergens Tidende (heretter klageren) ba først 19. august 2024 og deretter 18. oktober 2024 om innsyn i meldinger til Statens jernbanetilsyn om avvik og hendelser som gjelder Bybanen i Bergen. Statens jernbanetilsyn avslo kravet i avgjørelse 30. oktober 2024. Hjemmelen for avslaget ble opplyst å være offentleglova § 13 jf. jernbaneundersøkelsesloven § 23 jf. §§ 17 tredje ledd og 27. I brev 18. november 2024 påklaget klageren avgjørelsen. Samferdselsdepartementet opprettholdt avslaget i avgjørelse 24. april 2025. Departementet hadde ikke fått oversendt dokumentene det var bedt om innsyn i fra Statens jernbanetilsyn og hadde heller ikke bedt om å få dokumentene oversendt, da det etter departementets syn ikke var avgjørende for saken at en fikk vite nærmere konkrete opplysninger. Departementet viste til en vurdering fra Statens jernbanetilsyn og siterte følgende fra denne: 

«[…] utgjør ikke de anførte forholdene tilstrekkelige tungtveiende offentlig hensyn som tilsier at vi skal avvike fra taushetsplikten i dette tilfellet. Selv om pressen spiller en viktig rolle i å overvåke myndighetene og informere offentligheten, må dette balanseres ut fra behovet for å beskytte den taushetsbelagte informasjonen. […] i dette tilfellet at de negative virkningene av å dele informasjonen vil overstige offentlighetens interesse i å få tilgang til denne. Dette henger sammen med det nevnte tillitsforholdet som er opparbeidet over lang tid, og som medfører at […] tilsynsmyndighet får tilgang på viktig informasjon, samtidig som dem som melder inn opplysninger forvisses om at opplysningene ikke blir offentligjort. Offentliggjøring av innrapporterte opplysninger vil kunne svekke tilliten og åpenheten mellom tilsynsmyndigheten og jernbanevirksomhetene.

[…] også grunn til å bemerke at SJT [Statens jernbanetilsyn] ikke har noen rolle i å undersøke årsaker og å plassere eventuelt ansvar i rapporteringspliktige saker. Den enkelte virksomhet har etter regelverket, slik som f.eks. kravforskriften § 7-2 og § 7-4, selv ansvaret for å granske og analysere årsakene til hendelser, finne hensiktsmessige tiltak for å hindre gjentakelse, samt å iverksette tiltakene. Jernbanetilsynet kan imidlertid gjennom tilsyn bidra til at hendelser blir fulgt opp av virksomhetene i tråd med regelverket. Men dette innebærer samtidig at et ev. innsyn i initiell rapportering […] slik en rapportering etter jul. § 8 er, heller ikke hadde bidratt vesentlig til at pressen kunne ha dannet seg et bilde av «årsakene til en jernbaneulykke» eller sikkerheten ved Bybanen som sådan. Eventuelt innsyn i virksomhetens egne granskninger, analyser eller besluttede tiltak, må rettes til virksomheten direkte.»

Departementet sluttet seg til denne vurderingen og la til grunn at den «langt på veg dekker vurderingen av at jernbaneundersøkelsesloven kommer til anvendelse», og tilføyde at «[d]et er med andre ord ikke avgjørende for saken her at man konkret får vite nærmere konkrete opplysninger slik saken står.»

I klagen 9. juli 2025 til ombudet anførte klageren at taushetsplikten etter jernbaneundersøkelsesloven ikke gjelder dersom det «tungtveiende offentlige hensyn tilsier at opplysningene bør kunne gis videre eller opplysningene er nødvendige for å forklare årsaken til en jernbaneulykke eller jernbanehendelse». Klageren mente at det foreligger tungtveiende offentlige hensyn for å gi innsyn i avviksmeldingene. Videre skrev klageren at dersom det har vært avgjørende for å avslå innsyn at avviksmeldingene inneholder personopplysninger, så ble det bedt om at identifiserende kjennetegn sladdes og at det gis innsyn i det resterende. Klageren viste til at taushetsplikten ikke er til hinder for å bringe videre opplysninger i statistisk form, jf. jernbaneundersøkelsesloven § 17 fjerde ledd. Klageren pekte også på at det ikke er begrunnet nærmere i avslaget hvorfor innsyn i statistikk vil bryte med taushetsplikten.

Våre undersøkelser

Vi fant grunn til å undersøke saken nærmere med Samferdselsdepartementet. I brev 29. august 2025 ble departementet bedt om å besvare noen spørsmål knyttet til saksbehandlingen og til departementets vurdering av taushetsplikten.

For det første ba vi opplyst om saken var godt nok opplyst jf. forvaltningsloven § 33 femte ledd, da dokumentene det var bedt om innsyn i ikke utgjorde en del av saksdokumentene i klagebehandlingen. Vi ba også om en nærmere redegjørelse for om departementet mente å ha tilstrekkelige opplysninger til å konkludere med at det forelå taushetsplikt for alle opplysningene i dokumentene og at det ikke forelå noen begrensninger i taushetsplikten, uten å ha sett og vurdert dokumentene.

Videre ba vi opplyst for hvilket tidsrom innsynskravet var vurdert for. I innsynskravet 19. august 2024 stilte klageren spørsmål om det kunne fremskaffes en oversikt for de fem siste årene, mens det ikke var gitt en tidsangivelse i innsynskravet fremsatt 18. oktober 2024. Vi ba opplyst hva som var gjort for å avklare for hvilket tidsrom innsynskravet gjaldt.

Vi ba departementet opplyse om alle dokumentene som innsynskravet omfattet, var dokumenter som var innrapportert i medhold av jernbaneundersøkelsesloven § 8.

Til sist ba vi departementet kort redegjøre for behandlingstiden fra 2. desember 2024 da saken ble oversendt fra Statens jernbanetilsyn, til avgjørelsen ble truffet 24. april 2025. Vi ba om departementets vurdering av om behandlingstiden hadde vært i tråd med kravene i medhold av offentleglova. Generelt ba vi opplyst hvor mange ubehandlede innsynsklagesaker som lå til behandling i departementet og hvor mange av disse sakene som var eldre enn to uker. Dersom klagesakene var mottatt for mer enn to uker siden, ba vi opplyst hva som var årsaken til saksbehandlingstiden.

Samferdselsdepartementet svarte i brev 18. september 2025 og la ved en redegjørelse 8. september 2025 fra Statens jernbanetilsyn. Både departementets brev og brevet fra Statens jernbanetilsyn var sendt i kopi til klageren.

Departementet erkjente at det var feil at dokumentene som innsynskravet omhandlet ikke var innhentet fra førsteinstansen, men at departementet nå hadde gjennomgått dokumentene. Etter en fornyet og samlet vurdering fant departementet at vedtaket om avslag ikke ville få et annet utfall og anførte at vedtaket var gyldig til tross for saksbehandlingsfeilen. Videre skrev departementet:

«I en slik vurdering har vi lagt vekt på at informasjonen i dokumentet er av en slik art og karakter at reglene om taushetsplikt veier tyngre enn offentlig hensyn som tilsier at opplysninger bør gis ut, eller er nødvendig for å forklare ulykker eller hendelser etter jernbaneundersøkelsesloven § 17 annet ledd. Ved denne vurderingen har vi vektlagt at det dreier seg om konkrete opplysninger som er egnet til å identifisere for eksempel selskap, konkrete personer, konkrete opplysninger knyttet til personer, konkrete forhold rundt selskap og hendelser samt omstendigheter for øvrig. Hvis slike opplysninger blir offentlig er departementet av den oppfatning at det er sannsynlighet for at det vil undergrave, og potensielt skade, det rapporteringsregime som Statens jernbanetilsyn er avhengig av for å ivareta sin samfunnsoppgave i forhold til sikkerhet på sitt fagområde.

Meroffentlighet er ikke relevant da reglene om taushetsplikt kommer til anvendelse. Ettersom de taushetsbelagte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentene, finner departementet at disse i sin helhet kan unntas fra offentlighet med hjemmel i offentleglova § 12 bokstav c)»

Videre erkjente departementet at det hadde vært hensiktsmessig å avklare nærmere hvilken periode det var bedt om innsyn for, og at departementet «vil ta dette med videre i utvikling av egne rutiner». Departementet viste til at Statens jernbanetilsyn utgir generell informasjon i årsrapportene og meldingene og skrev: «[d]els begrunnes det i at eventuelle opplysninger som er å finne flere år tilbake, vil måtte ha samme karakter som de opplysningene som allerede er vurdert i perioden [1. januar 2024 – 31. oktober 2024] og derfor underlagt de samme reglene om taushetsplikt».

Departementet svarte at Statens jernbanetilsyn hadde opplyst at alle opplysningene som blir innrapportert og registrert i Synergi (system for rapportering av hendelser) var rapporteringspliktige etter jernbaneundersøkelsesloven § 8.

Til vårt spørsmål om saksbehandlingstiden, svarte departementet at behandlingstiden ikke hadde vært i tråd med kravene i offentleglova. Det ble opplyst at det var flere sammensatte grunner til at saken ikke var behandlet tidligere, herunder at departementet hadde flere saker til behandling i den aktuelle perioden og at det hadde vært en overgang til et nytt arkiv. Om status for behandling av innsynssaker i departementet ble det opplyst:

«Per dags dato har departementet i det operative arkivet totalt 10 innsynssaker til behandling innenfor frist, 14 saker er forfalt med + 7 dager. I historisk database er det kun 11 saker som er forfalt med + 7 dager. Departementet understreker at dette er et øyeblikksbilde, og kan variere fra dag til dag.»

Departementet opplyste at det var utarbeidet og etablert egne rutiner og prosedyrebeskrivelser for å styrke saksbehandlingen av slike innsynssaker. Departementet ville sikre at førsteinstansen alltid oversendte relevante dokumenter både sladdet og uten sladding, at departementet sto som kopimottaker ved oversendelse til Sivilombudet fra underliggende etat, og at det skulle være fokus på å overholde kravene til saksbehandling og holde klageren orientert om fremdrift i saken.

Sivilombudet fant grunn til å stille departementet ytterligere spørsmål i saken. I brev 26. september 2025 viste vi til departementets svar og ba opplyst hvilke opplysninger som var taushetsbelagte og hvilke opplysninger som er unntatt med hjemmel i offentleglova § 12 bokstav c.

Departementet svarte i brev 17. oktober 2025 og viste til den vedlagte vurderingen fra Statens jernbanetilsyn og sluttet seg til denne. Det ble opplyst at alle opplysninger som var gitt igjennom Synergi «er direkte omfattet av taushetsplikten» og at disse utgjorde den vesentligste delen av dokumentet. Departementet opplyste i brev 29. oktober 2025 at på bakgrunn av en innsynsbegjæring var det foretatt en sladding av dokumentet fra Synergi som departementet hadde oversendt usladdet i brev 17. oktober 2025. Det ble også opplyst at den sladdede versjonen av dokumentet fra Synergi og brevet fra Statens jernbanetilsyn kunne deles med klageren.

Klageren fikk oversendt departementets svarbrev og de vedleggene som departementet mente kunne deles med klageren for eventuelle merknader, men kom ikke tilbake med ytterligere merknader.

Sivilombudets syn på saken

1. Rettslige utgangspunkter

Innsynsretten i statens dokumenter følger av Grunnloven § 100 femte ledd og i offentleglova § 3 er det fastsatt at hovedregelen er at «[s]aksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn». Unntak må være hjemlet i lov. Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt er unntatt fra innsyn jf. offentleglova § 13 første ledd.

I jernbaneundersøkelsesloven § 23 er det fastsatt en taushetsplikt for «enhver som utfører tjeneste eller arbeid for tilsynsmyndigheten». Taushetsplikten som gjelder for undersøkelsesmyndigheten etter § 17 gjelder «så langt de passer» for tilsynsmyndigheten. I forarbeidene er det presisert at det ikke er ment noen innholdsmessige forskjeller med dette forbeholdet ut over at undersøkelsesmyndigheten skal leses som tilsynsmyndigheten og at tilsynsmyndigheten ikke mottar forklaringer, se Ot.prp.nr. 50 (2004-2005) kapittel 11.1, særmerknad til § 23.

I forarbeidene er det videre fremhevet at taushetsplikten «er et sentralt virkemiddel for å sikre de myndighetsorganene som arbeider med å forbedre sikkerheten innen   luftfarts-, jernbane- og vegsektoren tilgang til relevante opplysninger», se Ot.prp.nr. 50 (2004-2005) kapittel 7.6.5 og 7.7.5.

Taushetsplikten i § 17 er tredelt. Etter første ledd gjelder taushetsplikten etter forvaltningsloven. I andre ledd er det fastsatt at dersom opplysningene som er mottatt er undergitt strengere taushetsplikt enn etter forvaltningsloven, så skal tilsvarende streng taushetsplikt gjelde. For det tredje er det taushetsplikt «om alle opplysninger som er innrapportert i medhold av § 8», se tredje ledd.

Imidlertid uttales det i særmerknaden til § 17 i forarbeidene at en slik taushetspliktbestemmelse i tredje ledd «er for streng, og vil kunne motvirke formålet med bestemmelsen». Det er derfor fastsatt begrensninger i taushetsplikten som følger av andre og tredje ledd. Taushetsplikten gjelder ikke dersom «tungtveiende offentlige hensyn tilsier at opplysningene bør kunne gis videre eller opplysningene er nødvendige for å forklare årsaken til en jernbaneulykke eller en jernbanehendelse», se siste punktum i andre og tredje ledd. Videre er det gitt en begrensning i fjerde ledd der det står at «[t]aushetsplikt som nevnt i annet og tredje ledd er ikke til hinder for at opplysningene bringes videre i den grad den som har krav på taushet samtykker, dersom opplysningene har statistisk form, eller dersom de er alminnelig tilgjengelig andre steder».

I forarbeidene (Ot.prp.nr. 50 (2004-2005) kapittel 7.6.5) står det at tredelingen av taushetsplikten

«åpner for offentliggjøring av opplysninger om en ulykke eller hendelse også før havarikommisjonen offentliggjør sin endelige rapport, dersom tungtveiende offentlige hensyn tilsier det. Departementet ser for seg at dette er særlig aktuelt dersom mediene får tilgang til opplysninger som fører til at årsaksforholdene blir fremstilt på en klart feilaktig eller mangelfull måte. I så fall vil det kunne være mer til skade en til gagn dersom de ansvarlige myndighetene lar være å korrigere fremstillingen ut i fra sine foreløpige funn.»

Det er imidlertid fremhevet at taushetsplikt er viktig for «å gi personer som har rapporteringsplikt etter de nasjonale reglene vern mot ubehaglige konsekvenser, som innenfor luftfartssektoren».

Det står også noe om begrensninger i taushetsplikten for undersøkelsesmyndigheten i forarbeidene kapittel 7.5.5:

«ikke … enhver form for offentlighet er utelukket før rapporten er endelig. For det første foreslår departementet at opplysninger som er alminnelig kjent, eller alminnelig tilgjengelig andre steder, ikke er taushetsbelagte, og dermed at de er offentlige. For det andre foreslås det at den som har krav på taushet skal kunne samtykke til offentlighet. For det tredje har departementet foreslått at taushetsplikten ikke skal være til hinder for at myndighetene kommenterer klart feilaktige eller mangelfulle fremstillinger av årsaksforholdene i mediene. I så fall er det mest konsekvent at dokumenter som inneholder de opplysningene som er grunnlaget for kommentaren også er offentlige.»

Knyttet til klagebehandlingen av innsynssaker, så følger det av offentleglova § 32 tredje ledd andre punktum at reglene i forvaltningsloven kapittel VI gjelder så langt de passer for klager over avslag på krav om innsyn. I Ot.prp. nr. 102 (2004–2005) fremgår det på s. 154 at henvisningen omfatter «reglane om saksførebuinga i klagesak, jf. fvl. § 33». Etter forvaltningsloven § 33 fjerde og femte ledd skal sakens dokumenter oversendes klageinstansen og klageinstansen skal «påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtaket treffes». Klageinstansen har dermed en plikt til å sørge for at det blir gjennomført nødvendige undersøkelser for å sikre at vedtaket blir fattet på riktig faktisk grunnlag.

Det klare utgangspunktet er at klageinstansen skal ha tilgang til samtlige dokumenter i saken, jf. ombudets uttalelse 24. november 2017 (SOM-2017-804). Det følger av dette at klageinstansen som hovedregel må undersøke dokumentene innsynskravet gjelder. Dette er nødvendig for at klageinstansen skal kunne ta stilling til om dokumenter eller opplysninger skal eller kan unntas fra innsyn, se ombudets uttalelse 21. august 2024 (SOM- 2024-256).

2. Om taushetsplikten omfatter alle opplysninger som er innrapportert for Bybanen i Bergen til Statens jernbanetilsyn

Etter jernbaneundersøkelsesloven § 8 første ledd plikter den som driver jernbanevirksomhet «å rapportere opplysninger om jernbaneulykker og jernbanehendelser til undersøkelsesmyndigheten og tilsynsmyndigheten». I varslings- og rapporteringsforskriften er det gitt nærmere regulering av rapporteringsplikten. En jernbaneulykke er definert som «en uønsket eller utilsiktet plutselig begivenhet eller en bestemt rekke slike begivenheter som har skadelige følger, herunder som medfører at noen dør eller blir alvorlig skadet, som medfører betydelig skade på jernbanemateriell, på kjørevei, på eiendom utenfor jernbanen eller på miljø, og alle andre lignende ulykker.» En jernbanehendelse er «enhver annen uønsket begivenhet enn en jernbaneulykke, som har sammenheng med jernbanedriften, og som innvirker på driftssikkerheten», se jernbaneundersøkelsesloven § 5 første ledd bokstav a og b.

Sivilombudet har ingen rettslige innvendinger mot departementets vurdering av at opplysninger som en er pålagt å melde inn til tilsynsmyndigheten jf. § 8 som utgangspunkt er taushetsbelagte, jf. § 23 jf. § 17 tredje ledd første punktum.

Sivilombudet vil imidlertid knytte noen merknader til departementets vurdering av begrensningene i taushetsplikten. Det er som skrevet ovenfor under de rettslige utgangspunktene, særlig fremhevet i forarbeidenes særmerknad til § 17 «at en slik regel er for streng, og vil kunne motvirke formålet med bestemmelsen». Av denne grunn gir    § 17 tredje ledd andre punktum regler for videreformidling «dersom tungtveiende offentlige hensyn tilsier det, eller opplysningene er nødvendige for å forklare årsakene til en jernbaneulykke eller jernbanehendelse», se Ot.prp.nr. 50 (2004-2005) kapittel 11.1. Videre er det i § 17 fjerde ledd fastsatt at taushetsplikten «ikke er til hinder for at opplysningene bringes videre i den grad den som har krav på taushet samtykker, dersom opplysningene har statistisk form, eller dersom de er alminnelig tilgjengelig andre steder».

I departementets vedtak 24. april 2025 er det vist til Statens jernbanetilsyns vurdering av om det likevel skal gis innsyn i de innrapporterte opplysningene, sitert i avsnitt 1 ovenfor. Departementet har etter å ha sett dokumentene som innsynskravet omfattet, fastholdt at det ikke skal gis innsyn i opplysningene og skrev i brev 18. september 2025 til ombudet at «taushetsplikt veier tyngre enn offentlig hensyn som tilsier at opplysninger bør gis ut, eller er nødvendig for å forklare ulykker eller hendelser etter jernbaneundersøkelsesloven § 17 annet ledd».

Videre skrev departementet: 

«I en slik vurdering har vi lagt vekt på at informasjonen i dokumentet er av en slik art og karakter at reglene om taushetsplikt veier tyngre enn offentlig hensyn som tilsier at opplysninger bør gis ut, eller er nødvendig for å forklare ulykker eller hendelser etter jernbaneundersøkelsesloven § 17 annet ledd. Ved denne vurderingen har vi vektlagt at det dreier seg om konkrete opplysninger som er egnet til å identifisere for eksempel selskap, konkrete personer, konkrete opplysninger knyttet til personer, konkrete forhold rundt selskap og hendelser samt omstendigheter for øvrig. Hvis slike opplysninger blir offentlig er departementet av den oppfatning at det er sannsynlighet for at det vil undergrave, og potensielt skade, det rapporteringsregime som Statens jernbanetilsyn er avhengig av for å ivareta sin samfunnsoppgave i forhold til sikkerhet på sitt fagområde.»

Departementet presiserte i brev 17. oktober 2025 at alle opplysningene meldt inn via rapporteringssystemet Synergi var omfattet av taushetsplikten.

Sivilombudet har merket seg de hensynene som departementet og Statens jernbanetilsyn vektlegger for at det ikke skal gis innsyn og er enig i at disse momentene generelt er relevante og begrunner utgangspunktet som er taushetsplikt. Imidlertid kan ikke ombudet se at departementet har foretatt en konkret vurdering av de innmeldte opplysningene i de enkelte avviksmeldingene. Taushetspliktunntaket i offentleglova gjelder for de enkelte opplysningene og ikke for dokumenter. I utgangspunktet er alle rapporterte opplysninger etter jernbaneundersøkelsesloven § 8 taushetsbelagte. Imidlertid må vurderingen av begrensningene i taushetsplikten etter jernbaneundersøkelsesloven § 17 tredje ledd andre punktum gjøres konkret for de enkelte opplysningene og ikke dokumentene som sådan under ett.

Det er et stort spenn i alvorligheten for hendelser som rapporteres inn via Synergi til Statens jernbanetilsyn fordi rapporteringsplikten både omfatter jernbanehendelser og jernbaneulykker, se avsnitt 28 ovenfor. Dette kan ha utslag for vurderingen av begrensningene i taushetsplikten og for vurderingen av om offentliggjøring av opplysninger i en konkret avviksmelding vil gjøre at en virksomhet vil bli tilbakeholden med å gi fremtidige avviksmeldinger. Ombudet kan heller ikke se at departementet har vurdert om det er mulig å gi delvis innsyn i meldingene uten å risikere Statens jernbanetilsyns fremtidige tilgang til relevante opplysninger for sikkerhetsarbeidet.

Sivilombudet etterlyser en nærmere begrunnelse fra departementet for at det er viktig å verne om opplysningen om at et selskap som er underlagt jernbaneundersøkelseslovens rapporteringsplikt, har meldt inn en hendelse eller ulykke som de er lovpålagt å gjøre. Klageren fikk 29. oktober 2025 tilsendt fra departementet de sladdede versjonene av avviksmeldingene der det fremgikk hvilket tidspunkt meldingen er sendt inn, hvilke opplysninger som skal meldes inn (skjemaets overskrifter), men der alle opplysninger som er fylt inn er sladdet. Etter det ombudet forstår har klageren med dette fått innsyn i antall meldinger meldt inn for tidsrommet 1. januar til 31. oktober 2024 og hvilket tidspunkt de ulike meldingene er sendt inn på. Dette kan indikere at også Statens jernbanetilsyn og departementet ikke mener det er taushetsbelagt at det er mottatt en melding fra en gitt virksomhet på et gitt tidspunkt.

Etter det ombudet forstår gir ikke Statens jernbanetilsyn ut statistikk knyttet til den enkelte virksomhet eller selskap underlagt jernbaneundersøkelsesloven i den årlige sikkerhetsrapporten for jernbane. Dette tilsier at det fortsatt vil være stor offentlig interesse i jernbanehendelser og jernbaneulykker knyttet til en virksomhet som Bybanen i Bergen som opplyser at den fraktet over 6,5 millioner passasjerer i 2. kvartal for 2025. Det er naturlig stor offentlig interesse i hvilke hendelser og ulykker som skjer, årsakene til dette og også hva som gjøres for å hindre fremtidige hendelser. Klageren har i brev 18. november 2024 angitt flere hensyn som taler for stor offentlig interesse i opplysningene. Det er blant annet vist til at det ikke finnes rapporter fra Havarikommisjonen for de fleste saker der det er meldt inn avviksmeldinger til Statens jernbanetilsyn. Ombudet deler klagerens syn om at det i øvrige saker av den grunn vil være større offentlig interesse i det som er meldt inn til Statens jernbanetilsyn.

Det fremgår ikke om departementet har vurdert om det er opplysninger i avviksmeldingene som er alminnelig tilgjengelig andre steder, f.eks. gjennom Bybanen i Bergens avviksmeldinger til publikum, i medieoppslag mv. og derfor kan gis ut jf. § 17 fjerde ledd.

Sivilombudet har etter dette kommet til at departementet ikke har vurdert de enkelte meldingene konkret opp mot begrensningene i taushetsplikten. Det er ikke i tilstrekkelig grad synliggjort hvordan offentlige interesser er vurdert og veid opp mot hensynene bak taushetsplikten og det er ikke vurdert om det er opplysninger som er alminnelig tilgjengelig. På denne bakgrunn har ombudet kommet til at det foreligger begrunnet tvil om forhold av betydning for saken og departementet bes behandle innsynssaken på nytt.

3. Saksbehandlingen

Sivilombudet finner grunn til å knytte noen merknader til Statens jernbanetilsyns og departementets forståelse og behandling av innsynskravet. Offentleglova § 28 stiller noen begrensede krav til innsynskravet. Forvaltningsorganet har imidlertid en generell veiledningsplikt, som innebærer at organet, innenfor rimelighetens grenser, skal hjelpe til med å formulere, eller konkretisere, innsynskravet dersom det er behov for det. Det er derfor bra at departementet i svarbrevet hit skriver at det hadde vært hensiktsmessig å nærmere avklare hvilken periode det var bedt om innsyn for og at departementet «vil ta dette med videre i utvikling av egne rutiner».

Samferdselsdepartementet hadde ikke avviksmeldingene det var bedt om innsyn i da klagesaken ble behandlet. Som skrevet ovenfor under de rettslige utgangspunktene, skal klageinstansen som det klare utgangspunkt alltid ha dokumentene det er bedt om innsyn i. Det er derfor bra at departementet i svarbrevet hit 18. september 2025 erkjente at det var feil at de ikke hadde dokumentene da klagen ble behandlet. Det er også positivt at departementet nå har «utarbeidet og etablert egne rutiner og prosedyrebeskrivelser med det formål å styrke saksbehandlingen knyttet til nettopp innsynssaker.» Ombudet har også merket seg at departementet «vil sikre at førsteinstans alltid sender relevante dokumenter (både med og uten førsteinstansens sladding) til departementet ved første forsendelse.» Sivilombudet legger til grunn at de nye rutinene og læringspunktene er formidlet og implementert i alle avdelinger i departementet.

Det er videre bra at departementet erkjenner at behandlingstiden i klagesaken ikke har vært i tråd med kravene i offentleglova og at departementet vil ha fortsatt fokus på å overholde krav til saksbehandlingstiden og holde klageren orientert om fremdrift.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at departementet ikke har vurdert de enkelte meldingene konkret opp mot begrensningene i taushetsplikten. Det er ikke i tilstrekkelig grad synliggjort hvordan offentlige interesser er vurdert og veid opp mot hensynene bak taushetsplikten og det er ikke vurdert om det er opplysninger som er alminnelig tilgjengelig.

Ombudet er kommet til at det foreligger begrunnet tvil om forhold av betydning for saken og departementet bes behandle innsynssaken på nytt i tråd med det som fremgår ovenfor, og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen innen 08.04.2026.