Oppsummering

Saken gjelder forståelsen av overgangsregel i universitets- og høyskoleforskriften med frist for søknad om opprykk i stillingskategori. En søknad om opprykk til stillingen som professor ble avvist som for sent fremsatt. Universitetet bygget på interne retningslinjer med en bestemt søknadsfrist som var fastsatt med hjemmel i en opphevet forskrift.

Sivilombudet kom til at NTNU skulle ha behandlet klagerens søknad om opprykk til professor etter kriteriene som følger av forskrift 9. februar 2006 nr. 129 om ansettelse og opprykk i undervisning- og forskerstillinger. Søknaden ble sendt innen fristen i overgangsreglene i § 13-2. Sivilombudet mente overgangsreglene i det nye regelverket gikk foran eventuelle interne frister fastsatt etter bestemmelsene i den opphevde forskriften. På den bakgrunn ba ombudet NTNU om å foreta en ny vurdering basert på kriteriene i den gamle forskriften.

Sakens bakgrunn

A (klageren) er ansatt ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU). Han søkte 30. juli 2025 om opprykk til stilling som professor. Søknaden ble fremsatt med hjemmel i § 2-2 i opphevet forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger 9. februar 2006 nr. 129 (heretter omtalt som 2006-forskriften) og overgangsbestemmelse i § 13-2 i forskrift til universitets- og høyskoleloven 28. juni 2024 nr. 1392 (heretter omtalt som universitets- og høyskoleforskriften eller 2024-forskriften).

Søknaden ble avslått av NTNU 6. november 2025, med den begrunnelsen at fristen i overgangsreglene i universitets- og høyskoleforskriften ikke kom til anvendelse for ham. NTNU mente søknaden om opprykk skulle vært innlevert senest 15. september 2024 for å bli vurdert etter gammelt regelverk. Denne fristen for å søke opprykk fulgte av NTNUs egne retningslinjer. Utdanningsinstitusjonens adgang til å sette egne frister for å søke opprykk fulgte av 2006-forskriften.

A klaget 2. desember 2025 til ombudet over avslaget.

Våre undersøkelser

Etter en gjennomgang av klagen med vedlegg ble det funnet grunn til å undersøke saken nærmere. I brev 10. desember 2025 ba vi universitetet om en nærmere forklaring på, og eventuell hjemmel for, at fristen for å få søknaden vurdert etter 2006-forskriften, jf. overgangsregelen i 2024-forskriften § 13-2, ikke kom til anvendelse i hans tilfelle.

Universitetet svarte i brev 12. januar 2026 bl.a. følgende:

«Om overgangsordningen sier NTNUs retningslinjer «Ansatte som søker om opprykk senest 31. juli 2025, har rett til å få søknaden vurdert etter opphevet forskrift om ansettelse og opprykk i undervisning- og forskerstillinger i henhold til de rutiner og frister som gjelder ved eget fakultet (vår utheving) (jf. uh-forskrift § 13-2 andre ledd).»»

Det ble videre vist til at det i 2006-forskriften var åpnet for at frist for å søke opprykk kunne fastsettes av institusjonen. Fakultet X ved NTNU hadde med hjemmel i denne forskriften fastsatt frist for søknad om opprykk til professor én gang i året.

Universitetets vurdering av overgangsreglene var at opphevet forskrift kunne benyttes til og med 31. juli 2025, men at siste frist for å søke opprykk etter gammelt regelverk var 15. september 2024. Klageren hadde søkt om opprykk etter denne fristen, og hans søknad ble derfor avslått.

Universitetet opplyste videre at de ikke hadde mottatt andre søknader om opprykk til professor i perioden 16. september 2024 – 31. juli 2025, og at den opprinnelige søknadsfristen var godt kjent og innarbeidet. Universitetet mente derfor at hensynet til likebehandling tilsa at søknaden ikke skulle innvilges.

Klageren har i sine merknader til universitetets begrunnelse blant annet vist til at en slik frist innebærer at den interne søknadsfristen ble satt nærmere ett år før fristen i forskriften. Dersom universitetet hadde adgang til å sette en slik intern frist, ville overgangsreglene i realiteten være illusoriske når det kom til å søke om opprykk til professor etter gammelt regelverk.

I brev 27. mars 2026 til ombudet viste universitetet til begrunnelsen for den årlige søknadsfristen:

«Historisk har vurdering av søknader om opprykk til professor vært organisert gjennom nasjonale sakkyndige komiteer. Denne organiseringen forutsatte samordning, felles vurderingsperioder og puljebasert behandling, noe som i praksis nødvendiggjorde faste tidsvinduer og dermed etablerte årlige søknadsfrister. Slike frister ble ansett som nødvendige for å sikre lik behandling og opprettholde kalibrerte og enhetlige kvalitetsstandarder i komiteenes arbeid.»

Når det gjaldt hva konsekvensen ville bli for klageren ved å bli vurdert etter 2024-forskriften, viste universitetet til at klageren hadde akseptert språkkravet som ble innført i ny forskrift, ved inngåelsen av arbeidsavtalen i 2021. Dette ville innebære at vurderingen uansett ville knyttes opp mot et vilkår for arbeidsavtale som klageren hadde akseptert på et tidligere tidspunkt:

«I den ansattes arbeidsavtale av [november 2021], fremgår det at nødvendig norskkompetanse skal oppnås innen tre år. Konsekvensen ved vurdering etter ny forskrift er derfor at søker vil bli vurdert på et krav som allerede foreligger, og som han tidligere har akseptert.»

Sivilombudets syn på saken

Spørsmålet i saken er om klager har rett til å få søknaden om opprykk vurdert etter kriteriene i 2006-forskriften. For klagers del er den viktigste forskjellen mellom gammel og ny forskrift at det i 2024-forskriften ble innført et språkkrav. Et tilsvarende krav fantes ikke i 2006-forskriften.

På tidspunktet klager søkte om opprykk (30. juli 2025), var 2006-forskriften opphevet. 2024-forskriften har imidlertid en overgangsregel i § 13-2 andre ledd:

«Ansatte som søker om opprykk etter § 3-13 senest 31. juli 2025 har rett til å få søknaden vurdert etter forskrift 9. februar 2006 nr. 129 om ansettelse og opprykk i undervisning- og forskerstillinger».

NTNUs avvisning av klagers søknad bygger på at universitetet hadde fastsatt årlige søknadsfrister for å vurderes for opprykk. Hjemmel for å ha slike interne søknadsfrister var 2006-forskriften. NTNU har forstått overgangsregelen slik at overgangsreglene gjelder for forskriften i sin helhet, også for frister som er fastsatt med hjemmel i 2006-forskriften. Universitetets interne årlige søknadsfrist var satt til 15. september. Når klageren da søkte om opprykk 30. juni påfølgende år, mente universitetet at fristen for å øke om opprykk etter bestemmelsene i 2006-forskriften var utløpt.

Spørsmålet er om overgangsreglene kan forstås slik NTNU har lagt til grunn. Forskriften gir ansatte rett til å få en søknad «vurdert etter forskrift 9. februar 2006 nr. 129». Etter Sivilombudets syn tilsier ordlyden at søkerne har rett til å bli vurdert etter kriteriene i 2006-forskriften frem til fristen som er fastsatt i overgangsbestemmelsen. Denne fristen fremgår uttrykkelig av forskriften.

Ordlyden taler derfor klart mot å forstå bestemmelsen slik at en søknadsfrist fastsatt av institusjonen kan føre til at retten til vurdering etter 2006-forskriften opphører tidligere enn det overgangsregelen selv angir. Dersom dette hadde vært meningen, ville det vært nærliggende at overgangsregelen uttrykkelig sa at fristen bare gjaldt dersom institusjonen ikke hadde fastsatt en tidligere søknadsfrist etter 2006-forskriften.

Denne forståelsen harmonerer også best med begrunnelsen for behovet for overgangsregler slik det er beskrevet av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (heretter HK-dir) i forarbeidene til 2024-forskriften. I høringsnotatet som ble publisert på direktoratets nettsider 18. januar 2024 står det i punkt 5.1:

«Det foreslåtte kravet om norskferdigheter for ansettelse i undervisnings- og forskningsstillinger er nytt. Kvalifikasjonskravene ellers er noe endret, i hovedsak gjøres de mer fleksible. Kravene i forskriften er minstekrav. Samlet er endringene såpass store, at vi vurderer at det er behov for en overgangsperiode. Forslaget i første ledd innebærer at den enkelte institusjon kan avgjøre når de tar i bruk de nye kvalifikasjonskravene i forskriften kapittel 2, likevel ikke senere enn 1. januar 2025. Dersom institusjonene benytter overgangsbestemmelsen, vil reglene i nåværende forskrift om ansettelse og opprykk gjelde.

HK-dir foreslår videre å regulere overgangen fra dagens til ny ordning for søknad om opprykk etter § 3-4. Direktoratet foreslår at ansatte som har søkt om opprykk senest 31. desember 2024 får rett til å få søknaden vurdert etter någjeldende forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger.

Vi foreslår også en overgangsregel for ansettelser i rekrutteringsstillinger, se forslag til forskrift § 5-2 tredje ledd.

Institusjonene vil kunne videreføre eksisterende retningslinjer og praksiser, så langt de ikke er i motstrid til lov eller forskrift. Det innebærer bl.a. at lengden på åremålsstillinger må være i samsvar med ny universitets- og høyskolelov fra tidspunktet denne trer i kraft (etter planen 1. august 2024).

Arbeidsavtaler inngått før ny lov og forskrift trer i kraft, blir ikke berørt av de nye reglene.»

I notat til Kunnskapsdepartementet fra HK-dir oversendt i mai 2024 med tittel Revidert forslag til forskrift om undervisnings- og forskningsstillinger og rekrutteringsstillinger, er overgangsregler behandlet i kapittel 3.3. I det opprinnelige forslaget var overgangsperioden satt til 1. januar 2025, noe flere høringsinstanser hadde bemerket at var «urealistisk kort». Det ble på den bakgrunn foreslått lengre overgangsperioder:

«HK-dir foreslo overgangsregler som gjør at den enkelte institusjon kan vente med å ta i bruk de nye kvalifikasjonskravene i forskriften kapittel 2 frem til 1. januar 2025. Ansatte som har søkt om opprykk senest 31. desember 2024 får rett til å få søknaden vurdert etter någjeldende forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger. Det ble også foreslått en overgangsregel for ansettelser i utdannings- og rekrutteringsstillinger. Flere høringsinstanser har innspill til bestemmelsen, inkludert 9 av de 10 universitetene. Høringsinstansene opplever overgangsperioden som urealistisk kort, og foreslår ulike alternative justeringer. Det blir foreslått en generell forlenget overgangsordning, og instansene peker på ulike tidspunkt: 01.08.2025, 31.12.2025, 31.07.2026, 01.01.2026, tre år, eller to år for undervisnings- og forskningsstillinger og ett år for rekrutteringsstillinger. Det vises også til behov for at universitets- og høyskolelektorer med påbegynt doktorgradsutdanning kan søke opprykk til førsteamanuensis etter gjeldende regler i tre år, dersom ordningen ikke videreføres.

[…]

Endelig versjon av forskriften blir trolig offentliggjort like før sommerferien. HK-dir er enig i at overgansgperioden er kort. Det har heller ingen store negative konsekvenser om institusjonene får lengre tid til å implementere forskriften, med tanke på at mange bestemmelser er mindre detaljerte enn i dag.

[…]

HK-dir anbefaler at overgangsperiodene forlenges.»

Kunnskapsdepartementet har ikke publisert egne forarbeider til denne delen av forskriften, men i forskriften som ble vedtatt og satt i kraft fra 1. august 2024 ble overgangsperioden satt til 31. juli 2025, jf. § 13-2 andre ledd, i tråd med anbefalingen fra HK-dir.

Etter NTNUs egne retningslinjer ville fristen for å søke opprykk etter overgangsreglene vært 15. september 2024, noe som bare er halvannen måned etter at 2024-forskriften trådte i kraft. Hadde fristen i retningslinjene vært tidligere enn 15. september, men etter ikrafttredelsen, ville overgangsperioden i praksis ikke ha hatt noen reell betydning. En slik forståelse av overgangsregelen som NTNU har lagt til grunn, gir lite sammenheng med behovet for overgangsregler som er fremhevet i høringsnotatene til 2024-forskriften.

Sivilombudet kan heller ikke se at det skulle by på vesentlige praktiske problemer for institusjonene som søknader om opprykk behandles samlet når fristen i § 13-2 utløp, på samme måte som man tidligere behandlet søknader når den egenfastsatte fristen hadde utløpt.

Etter dette mener Sivilombudet at søknader sendt inn før fristen 31. juli 2025, skulle vært vurdert etter kriteriene for opprykk i 2006-forskriften.

At det i arbeidsavtalen er inntatt et språkkrav som den ansatte har godtatt, men som universitetet mener han ikke har oppfylt, er i utgangspunktet ikke relevant for vurderingen av om han hadde rett til å bli vurdert etter 2006-forskriften. Eventuell manglende oppfyllelse av vilkår for ansettelse må løses på annen måte enn gjennom søknadsbehandlingen knyttet til opprykk.

På bakgrunn av dette ber vi om at NTNU foretar en ny vurdering av klagerens søknad, og legger kriteriene for opprykk som følger av forskrift 9. februar 2006 nr. 129 om ansettelse og opprykk i undervisning- og forskerstillingertil grunn ved vurderingen. For ordens skyld tillegges at Sivilombudet ikke har vurdert om klageren oppfyller vilkårene for opprykk.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at NTNU skulle ha behandlet klagerens søknad om opprykk til professor etter kriteriene som følger av forskrift 9. februar 2006 nr. 129 om ansettelse og opprykk i undervisning- og forskerstillinger. Søknaden ble sendt innen fristen som kom frem av overgangsreglene i universitets- og høyskoleforskriften § 13-2. Sivilombudet mener overgangsreglene i det nye regelverket går foran eventuelle interne frister fastsatt etter bestemmelsene i den opphevde forskriften.

Sivilombudet ber NTNU om å foreta en ny vurdering av klagerens søknad, og at kriteriene for opprykk som følger av 2006-forskriften blir lagt til grunn ved vurderingen. Ombudet ber om å bli holdt oppdatert om resultatet av den fornyede vurderingen innen utløpet av september 2026.