Oppsummering

Sivilombudet har av eget tiltak undersøkt Ullensaker kommunes praksis for intern klagebehandling etter forvaltningsloven § 28 andre ledd. Bakgrunnen for undersøkelsen var at gjennomgangen av innkomne klager om kommunal bolig etterlot tvil om kommunen overholdt reglene i forvaltningsloven og kravene til god forvaltningsskikk ved klagebehandlingen.

Ombudet kom til at kommunens særskilte klagenemnd rutinemessig unnlot å begrunne enkeltvedtak i tråd med forvaltningsloven § 25, jf. § 33 første ledd. Underretting av vedtak inneholdt heller ikke opplysninger om hvem som hadde forberedt og avgjort saken i klagenemnda. Dette er i strid med kravene til god forvaltningsskikk og forutsetningsvis habilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven. Til slutt hadde kommunen unnlat å «så snart som mulig» underrette parten om klagenemndas vedtak etter forvaltningsloven § 27 første ledd.

Forut for undersøkelsen herfra hadde kommunen allerede endret praksis for begrunnelse, og iverksatt tiltak for å redusere tiden det tok å underrette om vedtak. Sivilombudet uttrykte at det er positivt at Ullensaker kommune allerede har endret praksis og iverksatt tiltak for å forbedre den interne klagebehandlingen. Ombudet ba kommunen sikre at klagebehandlingen fremover følger det som går frem av denne uttalelsen.

Sakens bakgrunn

Tildeling av kommunale boliger i Ullensaker kommune (heretter kommunen) er regulert i forskrift om tildeling av kommunale boliger i Ullensaker kommune, Akershus 9. april 2019 nr. 2220. Etter § 6 første ledd andre punktum i forskriften, gjelder forvaltningslovens regler om saksbehandling av enkeltvedtak. I § 7 går det frem at enkeltvedtak kan påklages til kommunens særskilte klagenemnd (heretter klagenemnda). Klagenemnda er oppnevnt av kommunestyret.

Sivilombudet mottok i 2025 og 2026 flere klager over avslag på søknad om kommunal bolig stadfestet av kommunens klagenemnd. De enkelte klagene ga ikke grunn til å foreta undersøkelser etter sivilombudsloven § 10. Etter sivilombudsloven § 15 fant vi imidlertid grunn til å stille kommunen generelle spørsmål om saksbehandlingen i saker der kommunen selv er klageinstans, det vil si ved såkalt intern klagebehandling etter forvaltningsloven § 28 andre ledd. Bakgrunnen var at gjennomgangen av saksdokumentene i de mottatte klagene, etterlot tvil om forvaltningsloven og kravene til god forvaltningsskikk var overholdt.

Våre undersøkelser

I brev 24. mars 2026 stilte vi flere spørsmål om kommunens interne klagebehandling. Vi spurte om klagebehandlingen av ulike sakstyper skilte seg fra hverandre, slik som saker om kommunal bolig og parkeringstillatelse for forflytningshemmede. Vi spurte videre om underrettingen av vedtaket som parten mottar, følger kravene til begrunnelse etter forvaltningsloven §§ 24 og 25, hvorvidt parten får kjennskap til hvem som har forberedt og avgjort saken i klagenemnda og om parten blir underretten om vedtaket i tråd med forvaltningsloven § 27.

Kommunen svarte ombudet i brev 22. april 2026. Kommunen viste til at de nylig hadde revidert sin prosedyre for klagebehandlingen. Kommunen bekreftet at vi hadde lagt til grunn en riktig forståelse for dagjeldende praksis, og at klagebehandlingen var lik for alle sakstyper.

Kommunens øvrige svar på vår undersøkelse gjengis i de relevante punktene under Sivilombudets syn på saken.

Sivilombudets syn på saken

1. Innledning

Hovedregelen etter forvaltningsloven § 28 andre ledd er at kommunestyret, formannskapet eller en særskilt klagenemnd er klageinstans for enkeltvedtak som er fattet av kommunen. For behandlingen av slike klagesaker gjelder de alminnelige reglene i forvaltningsloven, samt særlige regler om habilitet i kommuneloven.

Spørsmålet er om kommunen ved den interne klagebehandlingen overholder reglene om begrunnelse, gir tilstrekkelige opplysninger om saksbehandlers og beslutningstakers navn og rettidig underretter parten om vedtaket.

2. Kravene til begrunnelse

2.1 Rettslig utgangspunkt

Forvaltningsloven oppstiller en plikt til å begrunne både vedtaket som fattes av underinstansen og klageinstansen, jf. henholdsvis §§ 24 første ledd og 33 første ledd. Det følger av forvaltningsloven § 25 første ledd, jf. § 33 første ledd, at det i begrunnelsen skal vises til de reglene vedtaket bygger på. Begrunnelsen skal dessuten inneholde «de faktiske forhold som vedtaket bygger på», jf. andre ledd. Etter tredje ledd bør de hovedhensynene som har vært avgjørende ved det forvaltningsmessige skjønnet, nevnes. Ytterligere krav til begrunnelsen kan også følge av god forvaltningsskikk.

Begrunnelsesplikten er relativ til sakens art og spørsmål, jf. HR-2017-2376 avsnitt 48 og Rt-2011-111 avsnitt 51 til 52. Formålet bak begrunnelsesplikten er at det skal være mulig å etterprøve vedtaket, herunder om saksbehandlingen og skjønnsutøvelsen er forsvarlig, jf. Rt-2008-96 avsnitt 58. Begrunnelsesplikt i intern kommunal klagebehandling har vært drøftet i blant annet uttalelsene SOM-2026-347 og SOM-2023-2357. Det vises til disse. Kravene til begrunnelser er nærmere omtalt i Sivilombudets veiledningshefte «Begrunnelser».

Kravene til begrunnelse videreføres og tydeliggjøres i ny forvaltningslov (vedtatt 16. juni 2025, ennå ikke i kraft) § 57, se også departementets omtale av bestemmelsen i Prop. 79 L (2024–2025) side 247 til 248.

2.2 Klagenemndas begrunnelse

Kommunens praksis, forut for undersøkelsen herfra, var at parten ble underrettet om klagenemndas vedtak i eget brev. I saker om kommunal bolig var begrunnelsen ofte utformet slik:

«Avslag på bytte av kommunal bolig opprettholdes. Vedtaket begrunnes i at klageren ikke oppfyller vilkårene i forskrift om tildeling av kommunale boliger i Ullensaker kommune.»

Forut for klagenemndas behandling og avstemming, utarbeidet kommunedirektøren et saksframlegg som ledd i klageinstansens behandling av klagesaken. Denne inneholdt en innstilling til klagenemnda og begrunnelse for denne. Parten ble imidlertid ikke oversendt saksframlegget eller orientert om dets eksistens.

I svarbrevet på undersøkelsen herfra vedgikk kommunen at parten ikke ble gitt tilstrekkelig informasjon om begrunnelsen for vedtaket. Ombudet er enig i denne vurderingen. Kommunen forklarte at praksisen nå er endret, og at parten nå vil motta saksframlegget samtidig som saken oversendes klagenemnda til endelig vurdering. Parten vil samtidig ha mulighet til å uttale seg skriftlig.

Det er positivt at kommunen nå endrer praksis. Ombudet vil likevel understreke at det må gå frem av vedtaket, eller av underrettingen til parten, at klagenemnda slutter seg til kommunedirektørens saksframlegg som sin begrunnelse, jf. SOM-2023-2357 avsnitt 35 til 36. Hvis saksframlegget er tilstrekkelig begrunnet, holder det å vise til dette. Dersom klagenemnda derimot er uenig i kommunedirektørens vurdering og begrunnelse, må det utarbeides en ny begrunnelse der dette kommer frem. Hvis parten har kommet med nye sentrale synspunkter, som ikke er drøftet i saksframlegget, må klagenemndas begrunnelse vise at hovedtrekkene i disse er vurdert etter forvaltningsloven § 34 andre ledd andre punktum, jf. SOM-2020-292 med videre henvisninger.

3. Opplysning om navn til saksbehandler og beslutningstaker

3.1 Rettslig utgangspunkt

Gjeldende forvaltningslov oppstiller ingen særskilt bestemmelse om at vedtak skal være undertegnet eller at det skal fremgå hvem som har behandlet og avgjort saken. Det er likevel alminnelig praksis i forvaltningen at saksbehandler og beslutningstakers navn går frem av vedtaket, tidligere gjennom håndskrevet og nå maskinskrevet underskrift.

Sivilombudet har i tidligere uttalelser slått fast at god forvaltningsskikk og inhabilitetsreglene i forvaltningsloven, og her kommuneloven, forutsetter at parten får kjennskap til hvem om har behandlet og avgjort saken. Det vises her til SOM-2022-5490, hvor spørsmålet er nøye behandlet.

I ny forvaltningslov er det vedtatt at meldingen om enkeltvedtaket skal opplyse «om navnene til saksbehandleren og den ansvarlige for vedtaket, hvis ikke tungtveiende grunner taler mot det», jf. § 59 andre ledd andre punktum. Med «tungtveiende grunner» sikter departementet til tilfeller der det foreligger fare for tjenestepersonens liv eller helse, eller risiko for sjikane eller særlig plagsom atferd, jf. Prop. 79 L (2024–2025) side 455.

3.2 Klagenemndas opplysning om saksbehandler og beslutningstakers navn

På undersøkelsen herfra svarte kommunen at parten ikke tidligere hadde får kjennskap til navnene på dem som hadde forberedt og avgjort saken. Kommunen opplyste at som følge av at de nå vil sende saksframlegget til parten, så ville parten samtidig få kjennskap til saksbehandleren ved kommunedirektørens kontor som forbereder saken på vegne av klagenemnda. Hva gjaldt beslutningstakers navn – nemndsmedlemmene og eventuelle varamedlemmer – forklarte kommunen at disse fortsatt ikke vil fremgå i underrettingen av vedtaket. Kommunen viste til at navnene på medlemmene i klagenemnda er tilgjengelig på kommunens hjemmeside.

I tråd med god forvaltningsskikk, og forutsetningene av habilitetsreglene, må kommunen i underrettingen av vedtaket også opplyse om beslutningstakers navn. Ombudet kan ikke se det foreligger særlige eller tungtveiende grunner til å rutinemessig utelate en slik opplysning. Det kan ikke forventes at parten intuitivt forstår at dette er en opplysning de av eget tiltak bør oppsøke. Det kan heller ikke forventes at alle har de digitale ferdighetene og midlene til å finne fram til disse opplysningene på kommunens nettsider.

4. Rettidig underretting av vedtaket

4.1 Rettslig utgangspunkt

Regler om underretning om vedtak er gitt i forvaltningsloven § 27. Det følger av første ledd første punktum at:

«Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig».

Etter en naturlig språklig forståelse skal underretning skje så raskt det praktisk lar seg gjennomføre, jf. SOM-2008-1980. I praksis innebærer dette at underretning skal skje umiddelbart, ettersom det sjelden vil være noen berettiget grunn til utsettelse etter at vedtaket er truffet, jf. SOM-2016-2249 og Woxholth, Forvaltningsloven med kommentarer (5. utg. 2011) side 472.

Kravet om at vedtaket skal underrettes parten «så snart som mulig» er videreført i ny forvaltningslov § 58 første ledd.

4.2 Klagenemndas underretting av vedtaket

Utfra de klagesakene Sivilombudet hadde mottatt, hadde det gått fem til syv uker før parten ble underrettet om klagenemndas vedtak. 

I svaret hit opplyste kommunen at de i en lengre periode har hatt kapasitetsutfordringer i behandlingen av klagesaker, inkludert underretningen til klager om vedtaket. Kommunen forklarte at det siden høsten 2025 har blitt iverksatt tiltak, og at parten nå blir underrettet om klagenemndas avgjørelse så snart som mulig og senest innen ti dager etter møtet.

Ombudet ser positivt på at kommunen allerede har iverksatt tiltak for å korte ned tiden det tar å underrette parten om vedtaket som er truffet.  Ombudet ber kommunen fortsette arbeidet slik at vedtak kan oversendes parten samme dag eller «så snart som mulig», jf. forvaltningsloven § 27.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at Ullensaker kommunes særskilte klagenemnd rutinemessig har unnlatt å begrunne enkeltvedtak i tråd med forvaltningsloven § 25, jf. § 33 første ledd. Klagenemnda har videre unnlatt å opplyse om saksbehandlers og beslutningstakers navn i underretning om vedtaket, i strid med god forvaltningsskikk og forutsetningsvis av habilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven. Til slutt har ikke partene «så snart som mulig» blitt underrettet om klagenemndas vedtak i tråd med forvaltningsloven § 27 første ledd.

Sivilombudet ser positivt på at Ullensaker kommune allerede har endret praksis og iverksatt tiltak for å forbedre den interne klagebehandlingen. Ombudet ber kommunen sikre at klagebehandlingen fremover følger det som går frem av denne uttalelsen.