Oppsummering

Saken gjelder Nordland politidistrikts behandling av et krav om partsinnsyn i en ansettelsessak. Klager begjærte partsinnsyn i dokumenter før tilsettingsprosessen var avsluttet. Nordland politidistrikt brukte over tre måneder på å besvare innsynskravet, og svarte at han først ville få svar på innsynsbegjæringen når tilsettingen var ferdig. Klager oppfattet svaret som et avslag på krav om innsyn.

Sivilombudet er kommet til at Nordland politidistrikt skulle ha identifisert kravet om partsinnsyn raskere og behandlet det uten ugrunnet opphold. Det var også en klar feil å stille partsinnsynskravet i bero til etter at ansettelsessaken var avsluttet. Klager fikk dermed i realiteten et avslag på innsynskravet uten at han fikk informasjon om hvilke bestemmelser avslaget bygget på, klagerett eller klagefrist.

Nordland politidistrikt bes merke seg at et innsynskrav også kan fremsettes muntlig og at retten til innsyn kan inntre før tilsettingsvedtak er fattet.

1. Sakens bakgrunn

A (klager) søkte på stilling som politibetjent i Nordland politidistrikt (NPD) 17. desember 2025. Han ba muntlig om partsinnsyn i utvidet søkerliste og intervjureferat 6. januar 2026 uten å få svar. Etter at han ble innkalt til intervju 13. mars 2026, fikk han vite at han ikke ble innstilt til stillingen.

I e-post 20. mars 2026 ba han på nytt om partsinnsyn i utvidet søkerliste. I tillegg ba han om skriftlig begrunnelse for hvorfor han ikke ble innstilt, innsyn i eget intervjureferat og innsyn i nedtegnelser fra samtale med referanse. Deretter purret han skriftlig på innsyn 22. mars 2026 og 7. april 2026. 

NPD svarte 8. april 2026 at saken ikke var ferdigstilt, og at klager ville få formelt svar på innsynskravet etter at ansettelsen var ferdigbehandlet. For å få utvidet søkerliste ble han bedt om å henvende seg til en nærmere bestemt e-postadresse. Klager oppfattet svaret som et avslag på krav om partsinnsyn og klaget til Sivilombudet. Klagen gjaldt både ansettelsesprosessen og innsynskravet.

2. Våre undersøkelser

I brev 23. april 2026 stilte vi NPD spørsmål om saksbehandlingen av partsinnsynskravet. Samtidig informerte vi klager om at undersøkelsen var avgrenset til spørsmålet om partsinnsyn og at resten av ansettelsessaken var avsluttet her.

I undersøkelsen spurte vi om innsynskrav etter NPDs syn måtte inngis på en bestemt måte eller i en bestemt form, ettersom han ble bedt om å sende krav om innsyn i utvidet søkerliste til en bestemt adresse. Videre trakk vi frem at klager fikk beskjed om at innsynskravet først ville bli besvart etter at prosessen var avsluttet. Vi spurte om dette i realiteten var et avslag på innsyn. Hvis svaret ikke var et avslag på innsyn, ba vi NPD kommentere saksbehandlingstiden både i forhold til forvaltningsloven (fvl.) § 11 a og forvaltningslovsforskriften § 14 tredje ledd.

NPD svarte 30. juni 2026 at det ikke var mulig å be om utvidet søkerliste gjennom den digitale søkemodulen i rekrutteringsprosesser. Derfor fikk klager oppgitt en e-post adresse for sin henvendelse, slik at henvendelsen skulle komme frem til riktig saksbehandler. NPD beklaget at de ikke oppfattet at klager ba om utvidet søkerliste. Tilbakemeldingen om at klager ville få svar på innsynskravet når saken var avsluttet var etter deres syn ikke et avslag.

Vi sendte kopi av svarbrevet til klager for kommentarer. Klager mente blant annet at å nekte en part innsyn i utvidet søkerliste og eget intervjureferat mens prosessen pågår, i realiteten var et tidsbegrenset avslag. Vi sendte svaret til NPD for merknader.

3. Sivilombudets syn på saken

Spørsmålet i saken er hvordan et partsinnsynskrav skal behandles i en tilsettingssak. Det følger av sivilombudsloven § 8 at ombudet ikke behandler en sak før den er endelig avgjort hos det organet som saken hører til. Ettersom NPD ikke har avgjort klagers krav om innsyn, tar Sivilombudet ikke stilling til det materielle innholdet i innsynskravet.

Sivilombudet har flere ganger tidligere uttalt seg om behandlingstiden for begjæringer om partsinnsyn, blant annet i uttalelse 6. januar 2011 i sak 2010-1911, der det het:

«Ved tidligere anledninger har jeg uttalt at allmennhetens begjæringer om innsyn etter offentlighetsloven i utgangspunktet bør avgjøres samme dag, og i alle fall innen en til tre dager, med mindre det gjør seg gjeldende særlige forhold som tilsier at et noe lengre tidsforløp kan aksepteres. Ut fra sammenhengen mellom offentlighetsloven og forvaltningsloven er det lagt til grunn at saksparter som ber om å få oversendt saksdokumenter etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn ikke bør stilles dårligere».

Utgangspunktet om at begjæringer om partsinnsyn skal avgjøres samme dag, og i alle fall innen en til tre dager, er gjentatt flere ganger, blant annet i Sivilombudets uttalelser SOM-2025-2359, SOM-2025-2889 og SOM-2024-4613. En part kan fremsette krav om innsyn både muntlig og skriftlig – for eksempel via e-post. Sivilombudet har i SOM-2024-3653 slått fast at forvaltningen har ansvar for å identifisere og behandle innsynskrav uansett form: «Etter Sivilombodet sitt syn gjekk det klart nok fram av dei ulike e-postane frå klagaren at dei gjaldt krav om partsinnsyn».

Etter fvl. § 2 andre ledd anses avgjørelser om tilsettinger som enkeltvedtak. En part i en offentlig ansettelsessak har som utgangspunkt de rettigheter som følger av forvaltningsloven. For ansettelsessaker er det imidlertid gjort unntak fra retten til å få partsinnsyn i alle sakens dokumenter etter fvl. § 18. I ansettelsessaker er retten til partsinnsyn i stedet regulert i forvaltningsforskriften kapittel 5. Formålet med særreglene i forskriften er først og fremst å angi hva søkerne har rett til å gjøre seg kjent med, se Eckhoff/Smith, Forvaltningsrett, 10. utg. på s. 275.

Retten til partsinnsyn gjelder både før og etter at et vedtak om tilsetting er truffet. Dette fremgår forutsetningsvis av forvaltningsforskriften § 14 tredje ledd om at «[r]etten til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter gjelder også etter at det er truffet vedtak om tilsetting i saken». I en tilsettingssak vil det foreligge en rekke dokumenter før tilsettingsvedtaket er fattet, blant annet søknader og søkerlister. Ombudet har dessuten lagt til grunn at hovedpunktene i en ansettelsesprosess må nedtegnes skriftlig, se Sivilombudets uttalelser i sak 2017-646 og 2019-3885 og veilederen «Ansettelser fra A til Å». Det vil derfor normalt også foreligge referat eller notater fra intervju og referansesamtaler før tilsettingsvedtak er fattet.

Et avslag på partsinnsyn kan påklages, jf. fvl. § 21. Når en part får helt eller delvis avslag, skal parten få skriftlig informasjon om grunnlaget for avslaget, hvem parten kan klage til og fristen for å klage, slik at parten kan ivareta sin klagerett, jf. fvl. § 21 første ledd.

4. NPDs behandling av partsinnsynskravet

Forvaltningen skal besvare henvendelser innen rimelig tid jf. fvl. § 11 a. Som nevnt skal krav om partsinnsyn som utgangspunkt avgjøres samme dag, og senest innen en til tre dager.

Klager fremsatte 6. januar 2026 et muntlig krav om partsinnsyn i utvidet søkerliste. Et partsinnsynskrav kan fremsettes muntlig og NPD skulle derfor ha behandlet og besvart innsynskravet samme dag eller innen en til tre dager. NPD har beklaget at det ikke ble fanget opp at klager ba om innsyn. Etter ombudets syn er det kritikkverdig at innsynskravet ikke ble fanget opp og besvart innen fristen på en til tre dager fra den muntlige begjæringen ble fremsatt. 

Klager framsatte deretter skriftlige innsynsbegjæringer 20. mars, 22. mars og 7. april 2026. Han fikk først svar 8. april 2026, over tre måneder etter den første muntlige henvendelsen og om lag to og en halv uke etter første skriftlige begjæring om innsyn.

I svaret som klager fikk 8. april tok imidlertid ikke NPD stilling til innsynsbegjæringen, NPD informerte i stedet om at innsynskravet ville bli behandlet når tilsettingssaken var avsluttet. Ombudet viser til at retten til partsinnsyn gjelder både før og etter at vedtaket om ansettelse er truffet, se forvaltningsforskriften § 14 tredje ledd. NPD skulle derfor tatt stilling til innsynskravet selv om ansettelsessaken ikke var avgjort.

For enkelte dokumenter kan det imidlertid ha betydning for innsynsspørsmålet om saken er avgjort eller ikke. Enkelte dokumenter, for eksempel en innstilling, vil først være endelige når saken er avgjort. Dette fritar imidlertid ikke forvaltningen fra å ta stilling til et innsynskrav som kommer i slike dokumenter før saken er avgjort. NPD skulle derfor ha tatt stilling til om det var grunnlag for kravet om innsyn i dokumentene klager hadde bedt om selv om saken ikke var avgjort. Dersom innsyn ikke kunne gis fordi et dokument ikke var ferdigstilt, skulle det vært gitt avslag på innsyn på dette grunnlaget med opplysninger om hjemmel, klageadgang osv. Klager kunne da ha påklaget avslaget. Ombudet finner det klart at det var feil av NPD å stille partsinnsynskravet i bero til etter at ansettelsessaken var avsluttet.

Ombudet bemerker videre at det som nevnt ikke gjelder særlige formkrav til hvordan et krav om partsinnsyn skal fremsettes. Selv om NPD har beskrevet tekniske utfordringer med å sende klager utvidet søkerliste, og at han derfor måtte henvende seg til en bestemt e-postadresse, vil slike tekniske utfordringer ikke frita forvaltningen fra å besvare innsynskravet gjennom andre kommunikasjonskanaler. 

Oppsummert mener Sivilombudet at NPD gjorde flere feil i behandlingen av klagers krav om partsinnsyn. Det var ikke grunnlag for å stille behandlingen i bero, da en part kan ha krav på innsyn i dokumenter også før ansettelsessaken er avsluttet.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at NPD skulle ha identifisert kravet om partsinnsyn raskere og behandlet det uten ugrunnet opphold. Det var også en klar feil å stille partsinnsynskravet i bero til etter at ansettelsessaken var avsluttet. Klager fikk dermed i realiteten et avslag på innsynskravet uten at han fikk informasjon om hvilke bestemmelser avslaget bygget på, klagerett eller klagefrist. NPD bes merke seg at et innsynskrav også kan fremsettes muntlig og at retten til innsyn kan inntre før tilsettingsvedtak er fattet.