Oppsummering

Saken gjelder Oslo politidistrikts behandlingstid av en søknad om brukthandelbevilling, jf. brukthandelloven § 2. Politidistriktet anmodet søkeren om ytterligere dokumentasjon i saken, og orienterte om at saksbehandlingsfristen på åtte uker ikke begynte å løpe før all nødvendig dokumentasjon var mottatt. Ytterligere opplysninger ble ikke sendt inn. Etter at fristen for å sende inn dokumentasjonen hadde utløpt, gikk det syv måneder før politidistriktet fattet vedtak i saken.

Sivilombudet kom til at Oslo politidistrikt hadde brutt kravet i forvaltningsloven § 11 a første ledd om at saken skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Sivilombudet forutsatte at politiet fremover vil forberede og avgjøre søknader om brukthandelbevilling i samsvar med fristene i regelverket.

Sakens bakgrunn

Advokat A søkte på vegne av foretaket B om brukthandelbevilling for virksomheten. Søknaden ble sendt til Oslo politidistrikt 12. november 2024. I søknaden opplyste advokaten at kopi av firmaattest ville bli ettersendt så snart den var oppdatert. I e-post januar 2025 oversendte klageren vandelsattest fra Dubai for styreleder i virksomheten.

Den 17. januar 2025 anmodet Oslo politidistrikt om ytterligere opplysninger. Politiet skrev at styreleder hadde flyttet fra Norge til Nederland, og ba om oppdatert politiattest med apostillestempel fra Nederland. I den forbindelse viste politiet også til at vandelsdokumentasjonen fra Dubai ikke kunne godkjennes, og etterspurte ny politiattest med apostillestempel. Det ble også bedt om bostedsattest fra Dubai. I brevet ba Oslo politidistrikt om at dokumentasjonen ble sendt til politiet innen 17. februar 2025. Videre opplyste politiet at saksbehandlingsfristen på åtte uker ikke begynte å løpe før all nødvendig dokumentasjon var mottatt.

Etter en gjennomgang av sakens dokumenter, kan vi ikke se at ytterligere dokumentasjon ble ettersendt etter politiets brev 17. januar 2025.

Politidistriktet fattet avslag på søknad om brukthandelbevilling 19. september 2025 (datert 21. mai 2025 ved en inkurie). Avslaget var begrunnet i flere forhold, herunder at politiet ikke hadde mottatt politiattesten for styrets leder med de oversettelseskravene som politiet krever.

Daglig leder klaget til ombudet over lang saksbehandlingstid. Vi besluttet å undersøke saken nærmere.

Våre undersøkelser

I brev 13. oktober 2025 herfra stilte vi tre konkrete spørsmål om politidistriktets saksbehandlingstid. Vi spurte hva årsaken(e) til saksbehandlingstiden var i denne saken, samt om politiet mente saksbehandlingstiden var i tråd med brukthandelforskriften § 3a, tjenesteloven § 11 første ledd og forvaltningsloven § 11 a. Videre spurte vi om politidistriktet mente at plikten til å sende foreløpig svar og forsinkelsesmelding hadde blitt overholdt.

Politidistriktet viste i svaret til at forespurt dokumentasjon aldri ble oversendt fra klageren, og at det derfor er politiets vurdering at saksbehandlingsfristen på åtte uker ikke er oversittet i saken. Etter politidistriktets syn er saksbehandlingstiden følgelig i tråd med brukthandelforskriften § 3a og tjenesteloven § 11 første ledd.

Videre skrev politiet at en forsinkelse i saksbehandlingen ikke er i strid med forvaltningsloven § 11 a så lenge forvaltningen venter på at søker skal fremlegge opplysninger som er nødvendige for å avgjøre saken. Avslutningsvis bemerket politiet at den aktuelle seksjonen er i en endringsprosess med fokus på saksflyt og utarbeidelse av rutiner som skal sikre effektiv, kvalitetssikret og lovmessige beslutninger.

Klageren fikk anledning til å inngi merknader til politidistriktets svar.

Sivilombudets syn på saken

1. Saksbehandlingstiden

Saksbehandlingsregler for behandling av søknader om brukthandelbevilling er gitt i tjenesteloven § 11 og brukthandelforskriften § 3a. Tjenesteloven gjennomfører Norges forpliktelser etter europaparlaments- og rådsdirektiv 2006/123/EF 12. desember 2006 om tjenester i det indre markedet (tjenestedirektivet), som er inntatt i EØS-avtalen. Tjenestedirektivet bestemmer at det skal fastsettes saksbehandlingsfrister for hver enkelt tillatelsesordning. For søknader om brukthandelbevilling er fristen i norsk rett fastsatt til åtte uker, jf. brukthandelforskriften § 3a.

Saksbehandlingsfristen for tillatelsesordninger regnes fra den dagen da «nødvendig dokumentasjon» har kommet inn til ansvarlig myndighet, jf. tjenesteloven § 11 første ledd. Videre følger det av tjenesteloven § 11 tredje ledd at dersom det mangler nødvendig dokumentasjon fra søkeren, skal denne så snart som mulig oppfordres til å gi fullstendig dokumentasjon og opplyses om at saksbehandlingsfristen først løper fra det er gjort.

Forarbeidene til tjenesteloven, Ot.prp. nr. 70 (2008–2009) side 144, angir at «nødvendig dokumentasjon» omfatter dokumentasjon som hjemmelsgrunnlaget for tillatelsesordningen eksplisitt krever at søker skal innsende, samt dokumentasjon som klart forutsettes av lov- eller forskriftsteksten.

Søknad om brukthandelbevilling kan bli nektet dersom måten virksomheten drives på eller andre forhold gir «grunn til å frykte misbruk», jf. brukthandleloven § 2 andre ledd. I brukthandelforskriften § 3 andre ledd første punktum fremheves det at tidligere domfellelser eller bøteleggelser er av betydning i vurderingen av om brukthandelbevilling skal gis. Domfellelse eller bøteleggelse for ran, tyveri, heleri e.l. de siste to årene, vil under alle omstendigheter føre til avslag på søknad om bevilling, jf. andre punktum. 

Søkerens innsendte dokumentasjon var ifølge politidistriktet mangelfull og ikke i tråd med politiets formkrav. Politidistriktet kunne derfor ikke foreta en tilstrekkelig vurdering av vandelen til styreleder, som ifølge politiet hadde vesentlig innflytelse i virksomheten. Ettersom ombudet ikke kan se at fullstendig dokumentasjon ble sendt inn av klageren etter at politiet anmodet om ytterligere opplysninger, deler vi politidistriktets syn om at saksbehandlingsfristen i brukthandelforskriften § 3a ikke er oversittet i saken og at det derfor heller ikke var grunnlag for å gi en fristforlengelse.

Etter forvaltningsloven § 11 a første ledd er det et krav om at en sak skal forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold». Dette kravet gjelder også for behandling av søknader om brukthandelbevilling, jf. Ot.prp. nr. 70 (2008–2009) side 144. Politidistriktet har vist til at de i begynnelsen av sakens løp ventet på at søker skulle oversende forespurt dokumentasjon, og at saksbehandlingstiden derfor strakk seg ut i tid.

Etter at fristen til å sende inn utfyllende dokumentasjon utløp 17. februar 2025, tok det imidlertid syv måneder før politiet fattet vedtak i saken 19. september 2025. Politidistriktet har oppgitt at søker fikk beskjed over telefon at det var lang saksbehandlingstid på grunn av stor sakspågang, samt at dokumentasjon manglet. En saksbehandlingstid på syv måneder etter at fristen for å ettersende dokumentasjon var utløpt, er likevel lang. Slik saken er opplyst hit, innebærer tidsbruken at saken ikke er forberedt og avgjort uten ugrunnet opphold, jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd.

Ombudet legger til grunn at Oslo politidistrikt fremover vil forberede og avgjøre søknader om brukthandelbevilling i samsvar med fristene i regelverket. Vi viser til at politiet har opplyst at de arbeider med å utforme rutiner som skal sikre effektive og lovmessige beslutninger.

2. Foreløpig svar og forsinkelsesmelding

Forvaltningsloven § 11 a andre og tredje ledd om foreløpig svar gjelder ikke ved søknad om tillatelser, jf. tjenesteloven § 12 tredje ledd. Det følger likevel av tjenesteloven § 11 tredje ledd første punktum at ansvarlig myndighet skal gi søkeren et foreløpig svar så raskt som mulig etter at «nødvendig dokumentasjon» er mottatt.

Videre har Sivilombudet lagt til grunn at god forvaltningsskikk tilsier at det ved forsinkelser sendes forsinkelsesmelding med ny forventet behandlingstid der det også oppgis hvorfor saken er forsinket, se eksempelvis SOM-2025-998 og SOM-2018-1458. Et foreløpig svar skal følgelig følges opp med nye orienteringer hvis den varslede behandlingstiden overskrides.

Ettersom ombudet ikke kan se at «nødvendig dokumentasjon» var innsendt i saken, forelå det ikke en plikt til å sende foreløpig svar etter tjenesteloven § 11 tredje ledd. Plikten til å sende forsinkelsesmelding aktualiseres derfor heller ikke. 

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at saksbehandlingstiden var for lang. Politidistriktet har opplyst at de arbeider med å utforme rutiner som skal sikre effektive og lovmessige beslutninger. På denne bakgrunn finner vi ikke grunn til ytterligere oppfølging i saken.

Ombudet understreker at behandlingen av saken retter seg mot politidistriktets saksbehandlingstid, og at vi ikke har tatt stilling til politidistriktets avslag 19. september 2025 på søknad om brukthandelbevilling.