Oppsummering

Saken gjaldt Øst politidistrikts behandling av et krav om utskrift av dokumenter i en avsluttet straffesak etter straffeprosessloven § 28. Klageren fremsatte innsynskravet i april 2025, men mottok først dokumentene i juni 2026 etter gjentatte purringer og flere henvendelser fra ombudet.

Ombudet kom til at politidistriktets behandlingstid på om lag 14 måneder for klagerens innsynskrav var klart i strid med kravene til god påtaleskikk. Videre hadde politidistriktet ikke gitt foreløpige svar i tråd med kravene til god påtaleskikk eller fulgt opp ombudets gjentatte henvendelser innen fastsatte frister.

Ombudet merket seg at politidistriktet selv hadde erkjent svikt i saksbehandlingen og opplyst at rutinene skal gjennomgås og skjerpes. Ombudet ba politidistriktet orientere om hvilke konkrete tiltak som er gjennomført for å sikre at krav om utskrift av straffesaksdokumenter behandles innen rimelig tid, og at ombudets henvendelser blir fulgt opp.

Sakens bakgrunn

A (heretter klageren) fremsatte 24. april 2025 krav til Øst politidistrikt om innsyn i dokumenter i en avsluttet straffesak der han hadde vært mistenkt. Han purret flere ganger uten å motta svar på innsynskravet.

Etter at klageren brakte mangel på svar inn for Sivilombudet, oversendte vi klagen til Øst politidistrikt for oppfølging ved brev 26. november 2025. I brevet forutsatte vi at klageren skulle få svar så snart som mulig, og senest innen 12. desember 2025, eventuelt at han skulle få et foreløpig svar.

Som følge av at vi mottok en ny klage fra klageren om at han fremdeles ikke hadde fått svar, oversendte vi saken på nytt til Øst politidistrikt ved brev 16. januar 2026. Også i dette brevet forutsatte vi at klageren skulle få svar så snart som mulig, og senest innen 23. januar 2026, eventuelt at han skulle få et foreløpig svar.

I en senere henvendelse til ombudet opplyste klageren at han 30. januar 2026 mottok et brev fra Øst politidistrikt datert 13. oktober 2025. Vi oppfattet det som at klageren selv mente at han ikke hadde mottatt dette tidligere. Politidistriktet har på sin side muntlig opplyst til ombudet at dette brevet tidligere var sendt til klagerens advokat. I brevet ble klageren bedt om å ta kontakt med politistasjonen for å avtale tidspunkt for gjennomgang av saken.

Vi oppfattet brevet fra Øst politidistrikt som et tilbud om kontrollert gjennomsyn av dokumentene, jf. politiregisterforskriften § 27-2 tredje ledd, mens klageren ønsket innsyn i form av utskrift, jf. straffeprosessloven § 28. Vi oversendte derfor saken på nytt til politidistriktet i brev 16. februar 2026, der vi ba politidistriktet om å foreta en ny vurdering av innsynskravet og svare klageren innen 9. mars 2026. Vi ba videre om å bli holdt orientert om behandlingen av saken med en kopi av brevet med svar til klageren.

Vi mottok en ny klage fra klageren om at han fremdeles ikke hadde fått svar. Vi hadde heller ikke mottatt en etterspurt kopi av svaret. I telefonsamtaler 13. og 20. mars 2026 med Øst politidistrikts sentralbord ba vi om å bli oppringt av påtaleansvarlig jurist, uten at vi ble kontaktet.

Våre undersøkelser

På bakgrunn av Øst politidistrikts manglende svar, både på klagerens og våre gjentatte henvendelser, fant vi grunn til å undersøke saken nærmere, jf. sivilombudsloven § 10.

I brev 26. mars 2026 ba vi Øst politidistrikt redegjøre for årsaken til den lange behandlingstiden og om politidistriktet anså behandlingen for å være i samsvar med god forvaltningsskikk/-påtaleskikk. Videre spurte vi om deres rutinebeskrivelser var tilfredsstillende i lys av uttalelse fra ombudet i sak 2024/2607, og om deres praksis med å tilby kontrollert gjennomsyn var i samsvar med retten til utskrift etter straffeprosessloven § 28. Politidistriktets svarfrist ble satt til 20. april 2026.

Som følge av at politidistriktet heller ikke svarte på vår undersøkelse innen den angitte fristen, sendte vi flere påminnelser om saken, henholdsvis 28. april, 8. mai og 26. mai 2026. Da vi fortsatt ikke fikk noen form for svar sendte vi deretter en henvendelse til Politidirektoratet 10. juni 2026, hvor vi ba direktoratet kontakte politidistriktet for oppfølging av saken. Politidirektoratet oversendte henvendelsen til Øst statsadvokatembeter som rette adressat 12. juni 2026.

Øst politidistrikt besvarte vår undersøkelse 1. juli 2026. Politidistriktet beklaget manglende svar på klagerens og ombudets henvendelser, og orienterte om at klageren hadde mottatt utskrift av dokumentene 30. juni 2026. Det ble opplyst at innsynskravet og henvendelsene fra Sivilombudet hadde blitt stående ubehandlet som følge av svikt i rutinene for oppfølging av saker i porteføljen til en politiadvokat i permisjon. Slik ombudet forstår politidistriktet, innebærer rutinene at henvendelser i en sak som kommer inn mens den registrerte saksansvarlige er i permisjon, skal vurderes og behandles av andre. I denne saken hadde ikke rutinene blitt fulgt, og ingen plukket opp og behandlet de nye henvendelsene som ble registret på den avsluttede saken.

Politidistriktet erkjente at behandlingen av innsynskravet ikke hadde vært i samsvar med god forvaltningsskikk og god påtaleskikk. Videre opplyste politidistriktet at rutinene ville bli gjennomgått og skjerpet. Til ombudets spørsmål om praksisen knyttet til å tilby kontrollert gjennomsyn av dokumenter, svarte politidistriktet at det må forutsettes at ansvarlig politiadvokat har kjennskap til sentrale bestemmelser som gjelder innsynskrav, og at disse behandles på en forsvarlig måte i samsvar med regelverket.

Klageren fikk anledning til å kommentere Øst politidistrikts svar, og kom med merknader. Han stilte blant annet spørsmål ved om politidistriktets forklaring om at årsaken til deres manglende svar var at en ansatt var i permisjon, var dekkende, og viste til at det hadde vært aktivitet i saken fra andre ansatte i den aktuelle perioden.

Øst politidistrikt ble gitt anledning til å komme med ytterligere merknader til klagerens svar.

Sivilombudets syn på saken

1. Manglende svar på krav om innsyn

Straffeprosessloven fastlegger ikke noen frist for behandling av innsynskrav i straffesaker. Videre kommer ikke forvaltningsloven, herunder dens § 11 a om saksbehandlingstid og foreløpig svar, direkte til anvendelse for påtalemyndighetens behandling av krav om utskrift i medhold av straffeprosessloven § 28, jf. forvaltningsloven § 4 første ledd bokstav b.

Ombudet har likevel i flere uttalelser lagt til grunn at forvaltningslovens regler gir uttrykk for generelle forvaltningsrettslige prinsipper og normer for god forvaltningsskikk. Selv om påtalemyndighetens behandling av krav om utskrift av dokumenter i avsluttede straffesaker ikke reguleres av forvaltningsloven, vil disse prinsippene være relevante ved vurderingen av saksbehandlingen, blant annet ved fastleggelsen av innholdet i kravene til god påtaleskikk, se SOM-2024-1255 og SOM-2024-2607, med videre henvisning til SOM-2020-4920.

Det er i de nevnte uttalelsene lagt til grunn at et innsynskrav skal behandles innen rimelig tid, vurdert konkret ut fra sakens art og omfang. En saksbehandlingstid på én uke kan etter omstendighetene oppfylle fremdriftskravet. Samtidig vil et innsynskrav kunne miste sin aktualitet og betydning dersom saksbehandlingen tar lang tid, og rask saksbehandling kan derfor være viktig av hensyn til partenes tillit til politiets og påtalemyndighetens virksomhet. Det er fremhevet at det er behov for rutiner som sikrer at krav om utskrift behandles innen rimelig tid.

Dersom behandlingen likevel skulle trekke ut i tid, må den som har fremsatt kravet få informasjon om årsaken til forsinkelsen og om mulig når svar kan forventes. Et lignende krav uttrykkes også i Riksadvokatens veileder RA-2017-3-S punkt 7.5, hvor det fremgår at «[d]er en antar at saksbehandlingstiden vil kunne ta lenger tid enn innsynsbegjæringen synes å forutsette, bør det gis en orientering om antatt saksbehandlingstid».

I denne saken gikk det om lag 14 måneder fra innsynskravet ble fremsatt til klageren mottok dokumentene, uten at det underveis ble gitt informasjon om fremdrift i saken. Dette til tross for gjentatte henvendelser fra både klageren og ombudet. Ifølge politidistriktet skjedde dette fordi den saksansvarlige var i permisjon og nye henvendelser i den avsluttede straffesaken ble registrert på saken uten å bli fanget opp av andre.

Etter ombudets syn overstiger saksbehandlingstiden med betydelig margin det som kan anses forsvarlig. Dette gjelder særlig fordi saken ikke fremstår som spesielt omfattende, og fordi politidistriktet gjennom hele perioden unnlot å gi informasjon om fremdriften. De gjentatte skriftlige og muntlige henvendelsene burde dessuten ha foranlediget en nærmere gjennomgang av saken og bidratt til at innsynskravet ble fanget opp og behandlet på et langt tidligere tidspunkt.

Ombudet er på denne bakgrunn kommet til at Øst politidistrikts behandling av innsynskravet ikke oppfylte kravene til god påtaleskikk, slik politidistriktet selv har erkjent. Både den samlede saksbehandlingstiden og manglende foreløpige svar er etter ombudets syn klart i strid med disse kravene.

2. Politidistriktets rutiner

I ombudets uttalelse i SOM-2024-2607 ble politidistriktet bedt om å oppdatere rutinebeskrivelsene sine slik at de bedre legger til rette for behandling av krav om utskrift av dokumenter i avsluttede straffesaker i tråd med god påtaleskikk, ombudets uttalelser og øvrig regelverk. De etterspurte endringene gjaldt blant annet beskrivelser av hva som utgjør rimelig tidsbruk i slike saker, samt kravene til når foreløpig svar skal gis og til hvilken informasjon det skal inneholde. Politidistriktet oversendte oppdaterte rutinebeskrivelser til ombudet 30. januar 2025.

Politidistriktet har forklart forsinkelsen i saken som behandles her med svikt i rutinene for oppfølging av saker knyttet til en politiadvokat i permisjon, og har opplyst at rutinene skal gjennomgås og skjerpes. Ombudet ser positivt på at rutinene skal gjennomgås, da saken viser at de rutineendringene som ble foretatt etter uttalelsen i SOM-2024-2607, ikke har vært tilstrekkelige til å forhindre at innsynskravet ble stående ubehandlet over lang tid.

Ombudet ber om en nærmere orientering om hvilke konkrete tiltak som er gjennomført for å forhindre at tilsvarende tilfeller oppstår på nytt.

3. Politidistriktets håndtering av Sivilombudets henvendelser

Sivilombudet er oppnevnt av Stortinget for å føre kontroll med den offentlige forvaltning og alle i dens tjeneste for å hindre at det utøves urett mot den enkelte, jf. Grunnloven § 75 bokstav l og sivilombudsloven §§ 1 og 2.

Etter sivilombudsloven § 20 første ledd første punktum, jf. § 4, kan ombudet pålegge forvaltningen å gi opplysninger som er nødvendige for å utøve sine oppgaver. Etter § 20 første ledd andre punktum, kan ombudet overfor forvaltningen sette en frist for å etterkomme et slikt pålegg. Forvaltningen har plikt til å overholde en slik frist.

For at ombudet effektivt skal kunne utøve sitt verv med å hindre at den enkelte utsettes for urett, er det viktig at forvaltningen prioriterer ombudets henvendelser og gir tilstrekkelige og rettidige svar på de spørsmålene som blir tatt opp herfra. Stortinget har forutsatt at ombudets henvendelser skal prioriteres, jf. for eksempel Innst. S. nr. 59 (2003-2004) punkt 2.2.2 og 2.2.3.

I denne saken ba vi Øst politidistrikt 26. november 2025 og 16. januar 2026 om å svare klageren så snart som mulig, og senest innen en angitt frist, eventuelt gi et foreløpig svar. 16. februar 2026 ba vi politidistriktet om å foreta en ny vurdering av innsynskravet og svare klageren innen en ny angitt frist. Vi ba også om å bli holdt orientert om behandlingen av saken med en kopi av brevet til klageren. Ingen av henvendelsene ble fulgt opp. Påtaleansvarlig jurist tok ikke kontakt, selv om vi i telefonsamtaler 13. og 20. mars 2026 ba om dette. Heller ikke vårt undersøkelsesbrev ble besvart innen fastsatt frist. Det ble sendt påminnelser 28. april, 8. mai og 26. mai 2026, hvor siste påminnelse ble sendt fra ombudet personlig til politimesteren, uten at det ble gitt noen tilbakemelding.

Ombudet ser svært alvorlig på at politidistriktet først fulgte opp ombudets gjentatte henvendelser når det ble purret via Politidirektoratet og statsadvokaten. Stortinget har forutsatt at ombudets henvendelser skal prioriteres for å sikre en effektiv og reell kontroll med forvaltningen. At gjentatte henvendelser ble stående helt ubesvart over lengre tid har vanskeliggjort ombudets behandling av denne saken. 

Politidistriktet må ha rutiner som sikrer at henvendelser som må besvares fanges opp når den saksansvarlige har permisjon. Selv om rutinene i dette tilfellet sviktet, er det vanskelig å se hvorfor ikke de gjentatte skriftlige og muntlige henvendelsene førte til at ombudets forespørsler ble fulgt opp på et langt tidligere tidspunkt.

Ombudet forutsetter at fremtidige henvendelser herfra prioriteres, og at de svarfrister som ombudet setter, blir overholdt.

4. Praksisen knyttet til kontrollert gjennomsyn

I SOM-2025-7648 la ombudet til grunn at når en person krever utskrift av dokumenter i en avsluttet straffesak, har det aktuelle politidistriktet en plikt til å vurdere om vedkommende har rett til dette etter straffeprosessloven § 28. Politidistriktene kan ikke besvare et slikt krav med et tilbud om kontrollert gjennomsyn av dokumentene hos politiet etter politiregisterforskriften § 27-2 tredje ledd, uten en vurdering av vilkårene i straffeprosessloven § 28. At det er straffeprosessloven § 28, og ikke politiregisterforskriften § 27-2 tredje ledd, som regulerer slike krav er også tidligere lagt til grunn av både ombudet og Riksadvokaten, se SOM-2020-4920.

Ettersom klageren i denne saken nå har fått utskrift av dokumentene i henhold til straffeprosessloven § 28, går ikke ombudet nærmere inn på dette her. Ombudet ber likevel Øst politidistrikt merke seg ombudets uttalelser ved behandlingen av fremtidige krav om innsyn i straffesaksdokumenter.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at Øst politidistrikts behandlingstid på om lag 14 måneder for klagerens krav om utskrift av dokumenter i en avsluttet straffesak er klart i strid med kravene til god påtaleskikk. Videre har politidistriktet ikke gitt foreløpige svar i tråd med kravene til god påtaleskikk. Politidistriktet har heller ikke fulgt opp ombudets gjentatte henvendelser innen fastsatte frister, noe ombudet ser alvorlig på.

Ombudet merker seg at politidistriktet selv har erkjent svikt i saksbehandlingen og opplyst at rutinene skal gjennomgås og skjerpes. Ombudet ber politidistriktet om å innen 1. desember 2026 orientere om hvilke konkrete tiltak som er gjennomført for å sikre at krav om utskrift av straffesaksdokumenter behandles innen rimelig tid, og at ombudets henvendelser følges opp og blir besvart innen de frister som er satt.