Fylkesmannen i Oslo og Akershus stadfestet Oslo kommunes avslag på innsyn i et dokument Bymiljøetaten hadde innhentet fra Kommuneadvokaten i Oslo. Avslaget var hjemlet i offentleglova § 15 første ledd første punktum om dokument innhentet fra et underordnet organ til bruk for den interne saksforberedelsen. Fylkesmannen la til grunn at Kommuneadvokaten var å anse som et underordnet organ til Bymiljøetaten i relasjon til bestemmelsen, og at de øvrige vilkårene i bestemmelsen var oppfylt. Ombudsmannen er kommet til at Kommuneadvokaten må anses underordnet Bymiljøetaten i relasjon til offentleglova § 15 i den aktuelle saken. Uttalelser i forarbeidene som knytter spørsmålet om unntak for råd innhentet fra offentlige advokater opp til en vurdering etter offentleglova § 15 andre ledd, utelukker ikke at § 15 første ledd første punktum også kan komme til anvendelse. Fylkesmannen har ikke foretatt en tilstrekkelig konkret meroffentlighetsvurdering. Etter ombudsmannens syn er det uklart om behovet for unntak gjør seg gjeldende for de faktiske opplysningene i dokumentet. I tillegg synes noen av opplysningene å være offentlig tilgjengelige.

Saken gjelder kriminalomsorgens oppfølging av en person som ble prøveløslatt fra dom på tvunget psykisk helsevern med overføring til anstalt under kriminalomsorgen. Etter at tingretten hadde avsagt dom om prøveløslatelse på vilkår, fastsatte kriminalomsorgen nærmere vilkår for prøveløslatelsen. Ombudsmannen har kommet til at Kriminalomsorgsdirektoratet i denne saken har lagt til grunn en uriktig forståelse av de rammene som tingrettens dom setter for kriminalomsorgens oppfølging av den prøveløslatte. Flere av vilkårene fastsatt gjennom kriminalomsorgens vedtak ligger utenfor rammene retten har fastsatt i dommen. Kriminalomsorgsdirektoratet bes om å behandle saken på nytt.

Som begrunnelse for ikke å innkalle en av søkerne til førstekonsulentstillinger til intervju, hadde X blant annet lagt vekt på sin kjennskap til hans personlige egenskaper fra et intervju tre år tidligere. De negative erfaringene var dessuten bekreftet ytterligere av søkerens telefoniske kontakt med X i etterkant av søknadsfristens utløp. X kontaktet hans daværende leder og fikk bekreftet sitt negative inntrykk. Opplysningene ble ikke gjort kjent for søkeren. Y direktorat erkjente på vegne av X blant annet at intervjuet i 2014 ikke var tilstrekkelig som grunnlag for å konkludere med at søkeren ikke var kvalifisert til de aktuelle stillingene. Ombudsmannen var enig med direktoratet, og kritiserte X for ikke å ha sørget for tilstrekkelig opplysning av ansettelsessaken, for å ha handlet i strid med personalreglementet og for brudd på kontradiksjonsprinsippet.

A klaget over at Finansdepartementet hadde avvist å behandle selskapets klage på et omgjøringsvedtak som det mente var gjort av Toll- og avgiftsdirektoratet i første instans. Tollregion Vest-Norge ila A et administrativt tillegg for brudd på tollovens regler om selvdeklarering av varer. Etter klage 15. august 2014 fra A gjorde tollregionen 12. november 2014 delvis om sitt eget vedtak, og satte ned tillegget før klagen «for øvrig» samme dag ble oversendt Toll- og avgiftsdirektoratet (TAD) som klageinstans. TAD satte i vedtak 30. januar 2015 det ilagte tillegget opp igjen til opprinnelig beløp, og presiserte samtidig at den omgjøringen kunne påklages til Finansdepartementet. Det gjorde A. Finansdepartementet avviste klagen med den begrunnelse at saken alt var behandlet i to instanser, og at vedtak i klagesak ikke kan påklages. På bakgrunn av As klage har ombudsmannen av eget tiltak undersøkt om startdato for klageinstansens tre måneders frist etter forvaltningsloven § 34 for endring av et vedtak til skade for parten kunne avvike fra datoen da «underinstansen mottok klagen». Ombudsmannen kom til at endringsfristen startet å løpe den datoen da «underinstansen mottok klagen». TADs endringsvedtak 30. januar 2015 var følgelig fattet etter at endringsfristen var utløpt, og kunne derfor ikke være bindende for A. Departementet ble derfor bedt om å påse at saken ble fulgt videre opp av TAD. 

Hjemmetjenesten i Bydel X ga A en skriftlig irettesettelse som den mente lå innenfor arbeidsgivers styringsrett. A oppfattet irettesettelsen som et enkeltvedtak, og klaget. Klagen ble avvist av X, og i januar 2017 oversendt til overordnet organ Y for behandling i Klagenemnda. Y sendte saken i retur, med veiledning om hvordan bydelen burde behandle saken. Etter ny vurdering kom bydelen til at irettesettelsen kunne anses som et enkeltvedtak. Irettesettelsen ble igjen påklaget, og i juni 2017 oversendt Y med ny anmodning om behandling i Klagenemnda. Etter en telefon til bydelen der det ble opplyst at det ikke var klagerett på irettesettelsen, sendte Y saken i retur til bydelen på nytt. Da saken ble bragt inn for ombudsmannen, ble Y spurt om hvorfor de var uenig med bydelen i at irettesettelsen kunne anses som et enkeltvedtak med klagerett. I svarbrevet ble forklart at Y i januar/februar 2017 oppfattet at bydelen mente advarselen som var gitt til A, lå innenfor arbeidsgivers styringsrett. Hvorfor Y angivelig oppfattet saken på samme måte i juni 2017, ga svarbrevet ingen forklaring på. Svaret hit ga derfor inntrykk av at Y knapt hadde gjort seg kjent med utviklingen i saken etter at den i februar 2017 var sendt i retur til bydelen. Ombudsmannen uttalte at om det inntrykket var riktig, så hadde Ys saksbehandling sviktet grovt på det punkt. I tillegg var det i strid med forsvarlig saksbehandling og god forvaltningsskikk at Y ikke hadde gitt en skriftlig og utførlig rettslig begrunnelse for hvorfor den ikke delte bydelens syn om at irettesettelsen kunne anses som et enkeltvedtak. Y ble følgelig bedt om å behandle saken på nytt.

Saken gjelder spørsmål om en fylling er å anse som et «lignende mindre tiltak» som kan plasseres nærmere nabogrensen enn fire meter, jf. plan- og bygningsloven (pbl.) § 29-4 tredje ledd bokstav b, jf. § 30-4. I både Fylkesmannen i Møre og Romsdal og Haram kommunens begrunnelser for å anse den omsøkte fyllingen som et «mindre tiltak» etter pbl. § 29-4 tredje ledd bokstav b, jf. § 30-4, er henvisningen til fyllingens maksimale høyde på 2 meter fremtredende. Vedtakene forstås slik at det er lagt avgjørende vekt på avviket mellom fyllingens høyde og maksimal tillatt høyde for tiltak som er unntatt krav om søknad og tillatelse etter pbl. § 20-5 jf. byggesaksforskriften (SAK10) § 4-1. Etter ombudsmannens syn er begrunnelsen i Fylkesmannens vedtak egnet til å reise tvil om Fylkesmannen hadde lagt til grunn et riktig rettslig utgangspunkt og gjort de nødvendige vurderinger av fyllingens omfang og utforming. Fylkesmannen bes om å vurdere saken på nytt.

Saken gjelder innsyn i statsministerens elektroniske kalender. Innsynskravet gjaldt kalenderoppføringer i Outlook i perioden 1. januar til 1. august 2017. Statsministerens kontor la til grunn at kalenderoppføringene ikke er saksdokumenter i offentleglovas forstand, og dermed ikke er gjenstand for innsyn. Ombudsmannen er kommet til at en lagret kalenderoppføring i Outlook utgjør et «dokument» etter offentleglova. Spørsmålet om en slik kalenderoppføring er å anse som et «saksdokument for organet», og dermed omfattet av hovedregelen om innsynsrett, må vurderes konkret for hver enkelt kalenderoppføring. Den tidsmessige avgrensningen innebærer at kalenderoppføringer som er sendt til eller ut av forvaltningsorganet, i utgangspunktet må anses som saksdokumenter. For øvrige kalenderoppføringer som forvaltningsorganet selv har opprettet, er det avgjørende når de er «ferdigstilt». Ettersom det neppe vil være aktuelt å gjøre endringer eller tilføyelser i kalenderoppføringer for aktiviteter tilbake i tid, må kalenderoppføringer som regel anses som ferdigstilt senest når tidspunktet for den aktuelle aktiviteten har passert. Videre innebærer den innholdsmessige avgrensningen at det kun er arbeidsrelaterte kalenderoppføringer som kan anses som saksdokumenter, idet disse må anses å gjelde forvaltningsorganets ansvarsområde eller virksomhet. Kalenderoppføringer som gjelder private avtaler og møter, vil dermed falle utenfor det som må regnes som saksdokumenter for organet. Saksdokumentbegrepets nedre grense innebærer likevel at kalenderoppføringer som må anses som løse, uformelle kladder som kun er til hjelp for den enkelte saksbehandler, eller som kun inneholder praktiske opplysninger eller avklaringer, faller utenfor innsynsretten. Den nedre grensen gir likevel kun et snevert rom for å anse skriftlig materiale for å falle utenfor innsynsretten.

Folkeregisterets registreringer berører et stort antall personer og kan få stor betydning for dem det gjelder. På generelt grunnlag har ombudsmannen tatt opp med Skattedirektoratet om det kan være klageadgang på folkeregisterets avgjørelser om registrering, i større grad enn det som tidligere har vært lagt til grunn. Ombudsmannen konstaterer at det for en del registreringer er på det rene at det er klageadgang og at det for noen registreringer er på det rene at det ikke er det. Det gjenstår noen typer registreringer hvor spørsmålet er mer usikkert, og Skattedirektoratet bes om å foreta en vurdering av disse.

I asylsakene til søkere som ankom Norge fra Russland over Storskog grensestasjon vinteren 2015/2016, «Storskogporteføljen», hadde Politiets utlendingsenhet (PU) ansvaret for å underrette søkerne om Utlendingsdirektoratets (UDIs) avvisningsvedtak etter utlendingsloven § 32 første ledd. Ved ikke å underrette, eller i noen tilfeller underrette lang tid etter at UDI har fattet vedtak, har PU brutt forvaltningslovens regler om underretning, jf. forvaltningsloven § 27 første ledd. PU har heller ikke oppfylt søkernes rett til opplysninger om blant annet klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåten ved klage, jf. § 27 tredje ledd. De aktuelle søknadene var avvist i samsvar med Justis- og beredskapsdepartementets instruks GI-13/2015, som forutsatte at søkerne skulle returneres til Russland så raskt som mulig. PU mente at de flest avviste sakene uansett burde realitetsbehandles fordi det ikke var mulig å returnere søkerne til Russland, og hadde informerte UDI, politidirektoratet og departementet om sitt syn. At PU mente den praksis departementet hadde pålagt UDI, burde endres, ga imidlertid ikke tilstrekkelig grunn til å fravike plikten til å underrette om vedtak så snart som mulig.

Saken gjelder Lånekassens håndtering av en students anmodning om omgjøring av Lånekassens klagenemnds endelige vedtak. Lånekassen behandlet anmodningen selv, uten å oversende den til klagenemnda. Anmodninger om at klagevedtak blir omgjort, skal normalt forelegges klageinstansen. Ombudsmannen ber Lånekassen fremlegge anmodningen for klagenemnda som rette instans, og om å bli holdt orientert om resultatet av behandlingen.