Oppsummering

Saken gjelder politidistriktenes praksis ved behandling av en parts krav om utskrift av dokumenter i en avsluttet straffesak etter straffeprosessloven. Sivilombudet har i flere saker sett at politidistriktene besvarer slike krav ved å be parten om å møte opp på en politistasjon for kontrollert gjennomsyn av dokumentene, i tråd med politiregisterforskriften § 27-2. Dette gjøres uten at det først er foretatt en vurdering av om vilkårene for utskrift i straffeprosessloven § 28 er oppfylt.

Sivilombudet slo fast at når en person krever utskrift av dokumentene i en avsluttet straffesak, har det aktuelle politidistriktet en plikt til å vurdere om vedkommende har rett til dette etter straffeprosessloven § 28. Der politidistriktene kun gir tilbud om kontrollert gjennomsyn etter politiregisterforskriften § 27-2, uten en vurdering av vilkårene i straffeprosessloven § 28, vil dette være i strid med sistnevnte bestemmelse.

Ombudet slo også fast at en manglende begrunnelse for et avslag på krav om utskrift ikke vil være i tråd med god påtaleskikk. Videre er det brudd på politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd siste punktum der det ikke er opplyst om mulighetene for overprøving hos domstolene eller overordnet påtalemyndighet.

Ombudet ba riksadvokaten om å sørge for at politidistriktenes praksis, gjennom retningslinjer, rutiner og opplæring, er i tråd med denne uttalelsen, SOM-2020-4920 og riksadvokatens egne retningslinjer. Sivilombudet ba riksadvokaten om en tilbakemelding om sin oppfølging innen utgangen av 2026.

Ombudet ba også Justis- og beredskapsdepartementet om å vurdere endringer i politiregisterforskriften, slik at forholdet mellom straffeprosessloven § 28 og politiregisterforskriften §§ 27-1 til 27-3 blir tydeligere.

Sakens bakgrunn

Sivilombudet har de senere år mottatt flere klager fra parter i avsluttede straffesaker som har blitt nektet utskrift av straffesaksdokumentene. I stedet har de blitt bedt om å møte opp på en politistasjon for kontrollert gjennomsyn av dokumentene. 

Som eksempel vises det til en klage Sivilombudet mottok 6. juli 2025 (2025/4409), der klageren med henvisning til straffeprosessloven § 28 hadde bedt Sør-Vest politidistrikt om en digital kopi av straffesaksdokumentene. Politidistriktet avslo forespørselen om oversendelse av en kopi med følgende begrunnelse:

«Vi har ikke gitt avslag, men politiet har ikke lov å sende kopi av saksdokumenter til privatpersoner. Men som nevnt dersom du har advokat kan advokaten be om å få oversendt saksdokumenter så kan du få gå gjennom dette sammen med din advokat. Dersom du ikke har advokat, må gjennomgang av dokumentene gjøres på politistasjonen.» 

Vi har sett flere lignende svar fra andre politidistrikter. Svaret som ofte gis er at politidistriktene har en «klar praksis» for å ikke gi utskrift av straffesaksdokumenter til privatpersoner. Begrunnelsen synes å være at det ikke er ønskelig at straffesaksdokumenter er i omløp.

Straffeprosessloven § 28 oppstiller en lovbestemt rett til utskrift av straffesaksdokumentene dersom vilkårene for dette er oppfylt. I begrunnelsene som Sivilombudet har sett, har det imidlertid sjeldent blitt foretatt noen vurderinger av om lovens vilkår er oppfylt. I stedet har det blitt henvist til bestemmelser i politiregisterforskriften. Ved avslag på krav om utskrift har det også ofte blitt gitt mangelfull informasjon om hvilke muligheter man har til å få overprøvd avgjørelsen. 

Våre undersøkelser

Vi fant grunn til å undersøke politidistriktenes praksis av eget tiltak, jf. sivilombudsloven § 15.  Undersøkelsen ble rettet mot riksadvokaten, som har den overordnede ledelse av påtalemyndigheten, jf. straffeprosessloven § 56 andre ledd. Det ble i hovedtrekk stilt spørsmål om tre problemstillinger:

  • Forholdet mellom straffeprosessloven § 28 og politiregisterforskriften kapittel 27
  • Mulighetene for overprøving
  • Tiltak for å endre gjeldende praksis

Forholdet mellom straffeprosessloven § 28 og politiregisterforskriften kapittel 27

Retten til utskrift av straffesaksdokumenter er både regulert i straffeprosessloven § 28 og i tre bestemmelser i politiregisterforskriften kapittel 27. Vi ba riksadvokaten redegjøre for sitt syn på forholdet mellom de to regelsettene, og da særlig forholdet mellom straffeprosessloven § 28 og politiregisterforskriften § 27-1 (om rett til utskrift av dokumenter) og politiregisterforskriften § 27-2 (om utlån og kontrollert gjennomsyn). Mer spesifikt ble det spurt om politidistriktenes praksis med å kun tilby kontrollert gjennomsyn etter politiregisterforskriften § 27-2 tredje ledd siste punktum er i tråd med retten til utskrift etter straffeprosessloven § 28.

Riksadvokaten svarte at det rettslige utgangspunktet er at innsyn for partene i avsluttede straffesaker skal vurderes etter straffeprosessloven § 28. Riksadvokaten viste i denne sammenheng til sin egen innsynsveileder (RA-2017-3-S) punkt 8.1.

Riksadvokaten viste videre til at regelen om utlån og gjennomsyn etter politiregisterforskriften § 27-2 tredje ledd gjelder for andre enn de som har rettslig interesse i saken (jf. § 27-1 og straffeprosessloven § 28), offentlige organer (jf. § 27-2 første og andre ledd) og forskere (jf. § 27-2 fjerde ledd, politiregisterloven § 33 og forvaltningsforskriften § 9). Andre enn advokater og forsikringsselskaper bør videre normalt bare underlegges kontrollert gjennomsyn, jf. § 27-2 tredje ledd siste punktum. Riksadvokaten påpekte at partenes innsynsrett etter omstendighetene kan vurderes etter politiregisterforskriften § 27-2 tredje ledd.

På spørsmål om hvorfor politidistriktenes praksis tilsynelatende ikke er i tråd med gjeldende rett, henviste riksadvokaten i det alt vesentlige til samme svar som ble gitt i forbindelse med Sivilombudets uttalelse SOM-2020-4920: Tilbud om kontrollert gjennomsyn blir valgt som en pragmatisk løsning for å imøtekomme aktørenes behov for innsyn, samtidig som man unngår at begrensningene i retten til utskrift kommer på spissen. I mange tilfeller er det heller ikke fremsatt noe spesifikt krav om utskrift – men kun bedt om innsyn i dokumentene. Innsynskravet redegjør heller ikke for hvilke dokumenter som det ønskes innsyn i eller hvilken rettslig interesse vedkommende har i saken.

Riksadvokaten antok at en pragmatisk løsning med tilbud om kontrollert innsyn også kunne skyldes utformingen av straffeprosessloven § 28. Unntakene i bestemmelsen er ifølge riksadvokaten «… så vidtrekkende at det kan stilles spørsmål ved om utgangspunktet [om rett til utskrift] – og det som dermed fremstår som hovedregelen – egentlig er dekkende for realiteten». Endelig antok riksadvokaten at politidistriktenes praksis kan skyldes et noe vanskelig tilgjengelig grensesnitt mellom politiregisterforskriften §§ 27-1 og 27-2.

Riksadvokaten presiserte likevel at «[e]t avslag kan selvsagt ikke begrunnes med henvisning til en praksis som i det konkrete tilfellet strider mot [straffeprosessloven § 28]», og at den pragmatiske løsningen som politidistriktene velger ikke alltid er korrekt. Ifølge riksadvokaten skulle muligens «krav om utskrift eller innsyn oftere ha vært fulgt opp med anmodninger om en nærmere redegjørelse for hvilken form for innsyn som kreves, hvilke dokumenter det kreves innsyn i, og hvilken rettslig interesse vedkommende mener å ha i det enkelte dokument – og med opplysning om at avgjørelsen av kravet utstår inntil slik nærmere redegjørelse er gitt».

I sitt svar på ombudets undersøkelse i foreliggende sak ga riksadvokaten uttrykk for at påtalemyndigheten også må kunne opplyse om at utskrift av samtlige straffesaksdokumenter ikke nødvendigvis kan påregnes, og at politiregisterforskriften § 27-2 tredje ledd etter forholdene kan gi en mer vidtrekkende rett til innsyn. Forutsatt at påtalemyndigheten orienterer om regelverket på en nøktern og dekkende måte, slik at parten kan ta et informert valg, kan riksadvokaten vanskelig se at det er lovstridig å etterkomme et eventuelt ønske om kontrollert gjennomsyn uten at innsynskravet først er behandlet etter straffeprosessloven § 28. En praksis der ethvert innsynskrav fra en part i en avsluttet straffesak møtes med et tilbud om kontrollert gjennomsyn, uten å gi noen form for veiledning om retten til utskrift, står imidlertid ifølge riksadvokaten i et tvilsomt forhold til både loven og riksadvokatens egne retningslinjer i brevet til statsadvokatene fra desember 2021.

Mulighetene for overprøving

Vi spurte også om riksadvokatens oppfatning av forholdet mellom de to klagesporene i henholdsvis straffeprosessloven § 28 sjuende ledd, jf. politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd første punktum (adgang til å bringe et avslag på innsyn inn for retten) og politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd tredje punktum (adgang til å klage over et avslag på innsyn til overordnet påtalemyndighet).

Til dette viste riksadvokaten igjen til sin innsynsveileder (RA-2017-3-S), hvor klageadgangen er omtalt i punkt 7.6.1. Der står det blant annet at:

«[D]en klageberettigede både kan klage og kreve rettslig prøving eller en av delene, slik at rettslig prøving ikke er avhengig av at det er klaget over avslaget».

Riksadvokaten viste også til at den som får avslag på et innsynskrav skal underrettes om adgangen til å klage og kreve rettslig prøving, jf. politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd siste punktum.

Tiltak for å endre gjeldende praksis

Avslutningsvis spurte vi om riksadvokatens syn på behovet for tiltak for å endre gjeldende praksis i politidistriktene, samt om det kunne være ønskelig med endringer i straffeprosessloven § 28 eller i politiregisterforskriften kapittel 27.

Riksadvokaten viste innledningsvis til nevnte uttalelse SOM-2020-4920, som ga uttrykk for at det burde utarbeides retningslinjer og rutiner for påtalemyndighetens behandling av krav om utskrift.

Riksadvokaten fulgte opp denne uttalelsen i brev 20. desember 2021, der alle landets statsadvokater ble pålagt å sørge for at underliggende politidistrikter hadde lokale rutiner for behandling av innsyns- og utskriftskrav i avsluttede straffesaker. I brevet ga riksadvokaten blant annet uttrykk for at påtalemyndigheten må etterspørre en nærmere begrunnelse der innsynskravet ikke er tilstrekkelig spesifisert. I brevet ble det også minnet om at det i underretningen om avslag må opplyses om mulighetene for overprøving.

Riksadvokaten svarte videre at de ikke kan utelukke at innsynsreglene bør justeres, slik at de blir klarere og mer tilgjengelige. Samtidig kan den eventuelle usikkerheten som hersker i politidistriktene omkring innsynsreglene vel så mye skyldes en presset arbeidshverdag og manglende erfaring med å håndtere innsynskrav. Mange påtalejurister er nok ikke særlig fortrolige med innsynsregelverket og riksadvokatens retningslinjer.

Etter riksadvokatens oppfatning kan en vel så god løsning som en tidkrevende lovendringsprosess være å ta grep for å sikre at de eksisterende reglene praktiseres korrekt. Det inkluderer:

  • Å vurdere om statsadvokatembetene på nytt bør pålegges å sikre at retningslinjene fra desember 2021 følges opp i praksis.
  • Be Kripos sørge for at riksadvokatens forståelse av innsynsreglene fremkommer tydelig av innsynsveiledere og -maler i den nasjonale digitale fagportalen for politiet (KO:DE).
  • Utarbeide et standardbrev med underretning om rettslig overprøving og klagemuligheter.

Sivilombudets syn på saken

1. Innledning

Saken gjelder en parts rett til utskrift av dokumentene i en avsluttet straffesak, og da særlig forholdet til de mer avgrensede reglene om kontrollert gjennomsyn. Saken berører også spørsmålet om overprøving av et eventuelt avslag på et krav om utskrift.

Ombudet vil under punkt 2 redegjøre for de rettslige utgangspunktene for retten til utskrift og overprøving. Under punkt 3 vil ombudet vurdere hvordan politidistriktenes praksis står seg mot disse reglene. Til slutt, i punkt 4, vil ombudet redegjøre for mulige oppfølgingstiltak.

2. Rettslige utgangspunkter

2.1 Retten til utskrift etter straffeprosessloven § 28

Etter straffeprosessloven § 28 første ledd bokstav a til d kan en siktet, fornærmet, etterlatt eller enhver som har rettslig interesse kreve «[u]tskrift av rettsbøker og andre dokumenter i en avsluttet straffesak». Ordet «utskrift» tilsier at bestemmelsen gir rett til å få de aktuelle dokumentene skrevet ut og oversendt. Denne oppfatningen understøttes av riksadvokaten i RA-2017-3-S punkt 8.1:

«[i]nnsyn for partene og de med rettslig interesse gjennomføres ved at vedkommende gis kopi (‘utskrift’) av dokumentene.»

Samme sted fremgår at:

«[u]tlevering av dokumentene i et brukervennlig digitalt format likestilles med utskrift og kopi.»

Straffeprosessloven § 28 andre til femte ledd oppstiller begrensninger i og unntak fra retten til utskrift. For eksempel kan personer som nevnt i første ledd ikke uten rettslig interesse kreve utskrift av dokumenter med personopplysninger som ikke går frem av dom i saken, jf. andre ledd siste punktum. For slike dokumenter må det foretas en samlet vurdering av hvilken tilknytning til og aktuell interesse den som har bedt om utskrift har i dokumentet, jf. Rt. 2013 s. 1529 avsnitt 24. Som riksadvokaten har fremhevet i sitt svar til ombudet, kan dette utgjøre tilnærmet samtlige dokumenter i henlagte saker. Dette er derfor en praktisk viktig begrensning i retten til utskrift.

Videre stiller straffeprosessloven § 28 fjerde ledd første punktum et absolutt krav om at utskrift skal nektes «når det er grunn til å frykte» at utskriften vil bli brukt på «urettmessig» vis. Ombudet antar at også dette er et praktisk viktig unntak, ikke minst sett hen til det vi har fått opplyst om politidistriktenes frykt for spredning av straffesaksopplysninger. Vi har derfor funnet grunn til å omtale dette unntaket noe nærmere.

I juridisk teori er det antatt at vilkåret i straffeprosessloven § 28 fjerde ledd første punktum vil kunne være oppfylt dersom det er risiko for at personlige eller fortrolige opplysninger i dokumentene blir gjort kjent for uvedkommende, eller ved at opplysningene vil bli brukt for å sjikanere et vitne i saken, jf. Keiserud m.fl., Straffeprosessloven: Kommentarutgave, punkt 16 til § 28, Juridika (bekreftet a jour 1. juli 2025).

En helt teoretisk mulighet for urettmessig spredning er likevel ikke tilstrekkelig, jf. ordlyden «grunn til å frykte». Utover dette gir verken ordlyden eller lovens forarbeider nærmere veiledning om terskelen. I Magnussen, Retten til dokumentinnsyn (2006), s. 247–248 er det tatt til orde for at uttrykket ikke kan forstås strengere enn tilsvarende uttrykk i straffeprosessloven § 171 første ledd nr. 1. Denne bestemmelsen stiller som vilkår for en pågripelse at «det er grunn til å frykte for at [den mistenkte] vil unndra seg forfølgingen eller fullbyrdingen av straff eller andre forholdsregler». Ifølge rettspraksis kreves mer enn en mulighet for at unndragelse vil finne sted, men det kreves ikke sannsynlighetsovervekt, jf. HR-2018-1468-U avsnitt 9.

Magnussen mener vilkåret heller ikke kan forstås strengere enn straffeprosessloven § 242 første ledd, som gjelder partenes rett til innsyn i saksdokumentene i verserende straffesaker. Innsyn skal gis, med mindre det er «fare for etterforskningens øyemed eller for tredjemann». Høyesterett har blant annet i Rt. 2004 s. 1308 avsnitt 42 uttalt at dersom det foreligger «konkrete holdepunkter» for at mistenkte vil misbruke dokumentene vil dette «kunne styrke et avslag på dokumentinnsyn».

Ombudet antar etter dette at risikoen for spredningsfare etter straffeprosessloven § 28 fjerde ledd første punktum må vurderes temmelig konkret, og at de beviskrav som rettspraksis har oppstilt for § 171 første ledd nr. 1 og § 242 første ledd vil kunne gi adskillig veiledning. Som nevnte Magnussen har antydet i den juridiske teori, vil det antagelig også kunne ses noe hen til hva slags urettmessig bruk som det kan bli tale om. Der det foreligger konkrete holdepunkter for en urettmessig bruk med stort skadepotensiale, skal det neppe mye til for at vilkåret er oppfylt.

Ifølge straffeprosessloven § 28 sjette ledd skal spørsmålet om retten til utskrift bedømmes for hvert enkelt dokument. Dersom en gruppe dokumenter må bedømmes på samme måte i relasjon til de spørsmål som skal behandles – enten det gjelder rettslig interesse eller frykt for urettmessig bruk – kan det imidlertid gis en felles drøftelse, se for eksempel Rt. 1995 s. 935.

Også politiregisterforskriften § 27-1 inneholder bestemmelser om rett til utskrift av dokumenter i en avsluttet straffesak. Forholdet til straffeprosessloven § 28 er ikke nevnt i bestemmelsen utover to avgrensede henvisninger til unntaket i straffeprosessloven § 28 fjerde ledd. Både Sivilombudet og riksadvokaten har i sin praksis likevel lagt til grunn at det kun er straffeprosessloven § 28 som gir, og regulerer, retten til utskrift av straffesaksdokumenter i avsluttede straffesaker, jf. SOM-2020-4920. Politiregisterforskriften § 27-1 må derfor forstås i overensstemmelse med straffeprosessloven § 28.

2.2 Om kontrollert gjennomsyn

I tillegg til retten til utskrift av straffesaksdokumenter etter straffeprosessloven § 28, gir politiregisterforskriften § 27-2 anvisning på to alternative former for innsyn: Utlån og kontrollert gjennomsyn av dokumenter i avsluttede straffesaker. Straffeprosessloven      § 28 siste ledd første punktum forutsetter at forskriftsbestemmelser om dette kan gis, men gir ellers ingen føringer for den nærmere utformingen av disse.

Mens politiregisterforskriften § 27-2 første og annet ledd gjelder ulike offentlige organers rett til utlån og gjennomsyn, gjelder § 27-2 tredje ledd krav fra «andre» om «utlån eller gjennomsyn av dokumentene i en avsluttet straffesak». Bestemmelsen omfatter etter sin ordlyd dermed privatpersoner. Denne formen for innsyn kan etter tredje ledd første punktum bare innvilges dersom den som ber om det har «saklig grunn» for det. Det er likevel presisert i tredje ledd siste punktum at «andre enn advokater og forsikringsselskaper», altså igjen privatpersoner, normalt bare bør gis adgang til «kontrollert gjennomsyn» av dokumentene.

Politiregisterforskriften § 27-2 viderefører tidligere § 4-2 i påtaleinstruksen, som ble opphevet 1. juli 2014. I forarbeidene til sistnevnte bestemmelse fremheves det at ordningen med innsyn i form av kontrollert gjennomsyn «innebærer et kompromiss mellom partens behov for å vareta sine interesser og behovet for å hindre spredning av dokumenter med ømtålelige opplysninger», jf. NOU 1984:27 punkt 4.4.2.2.

Heller ikke politiregisterforskriften § 27-2 har noen tydelig avgrensning opp mot retten til utskrift i straffeprosessloven § 28. På samme måte som for politiregisterforskriften § 27-1 vil imidlertid reglene i straffeprosessloven § 28 gå foran, jf. prinsippet om at en rettsregel med høyere rang går foran en rettsregel med lavere rang (lex superior-prinsippet). Dersom vilkårene for rett til utskrift etter straffeprosessloven § 28 først er oppfylt, kan retten ikke avskjæres med hjemmel i politiregisterforskriften § 27-2.

2.3 Overprøving av avslag på krav om utskrift

Dersom et krav om utskrift etter straffeprosessloven § 28 avslås, enten helt eller under henvisning til at innsyn kun kan skje ved utlån eller kontrollert gjennomsyn, kan spørsmålet forelegges tingretten. Det er bestemt i straffeprosessloven § 28 sjuende ledd. Den nærmere fremgangsmåten er ikke angitt, men politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd andre punktum slår fast at det påhviler politiet å sørge for at det blir gjort.

Som et alternativ til å forelegge spørsmålet for tingretten, kan et avslag påklages til overordnet påtalemyndighet, jf. politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd tredje punktum. En slik klagerett er også forutsatt i politiregisterloven § 55. Parten gis med andre ord to mulige spor for overprøving av avslag på krav om utskrift. Som også fremhevet av riksadvokaten i svaret til ombudet, løper de to sporene uavhengig av hverandre. Det er altså ikke et vilkår for å bringe saken inn for tingretten, at et avslag først er påklaget til overordnet påtalemyndighet.

Ved helt eller delvis avslag på krav om utskrift skal politiet informere den som har fått avslaget om retten til overprøving, jf. politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd siste punktum. Opplysningsplikten gjelder begge sporene.

Også der det kun er anmodet om utlån eller gjennomsyn etter politiregisterforskriften § 27-2 kan det ved avslag inngis klage til overordnet påtalemyndighet, jf. politiregisterloven § 55. Også her skal parten gjøres kjent med klageretten, jf. politiregisterforskriften § 27-3 fjerde ledd. Slike avslag kan imidlertid ikke bringes inn for domstolene, jf. Rt. 1988 s. 706.

3. Politidistriktenes praksis

Ombudet vil deretter vurdere hvordan politidistriktenes praksis står seg mot de rettslige utgangspunktene nevnt over. Det tas her utgangspunkt i den praksis ombudet har merket seg gjennom flere klagesaker, samt den beskrivelse som riksadvokaten har gitt i sin tilbakemelding til ombudet. 

Når en person krever utskrift av dokumentene i en avsluttet straffesak, har det aktuelle politidistriktet en plikt til å vurdere om vedkommende har rett til dette etter straffeprosessloven § 28. Et eventuelt avslag må i tråd med god påtaleskikk begrunnes konkret og med grunnlag i vilkårene i denne bestemmelsen, jf. SOM-2020-4920. Begrunnelsen bør gi vedkommende mulighet til å forstå hvorfor kravet ikke førte frem. Der politidistriktene kun gir tilbud om kontrollert gjennomsyn etter politiregisterforskriften § 27-2, uten en vurdering av vilkårene i straffeprosessloven § 28, vil dette være i strid med sistnevnte bestemmelse. Et avslag på et krav om utskrift vil etter god påtaleskikk uansett kreve en begrunnelse, jf. Sivilombudets uttalelse nevnt over og riksadvokatens brev til statsadvokatene 20.desember 2021. Det er videre brudd på politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd siste punktum der det ikke er opplyst om mulighetene for overprøving hos domstolene eller overordnet påtalemyndighet, jf. avsnitt 39.

Ombudet har forståelse for at politidistriktene ønsker å unngå urettmessig spredning av straffesaksopplysninger, som i seg selv er et aktverdig formål. Slike opplysninger kan være sensitive og belastende for enkeltpersoner dersom de kommer på avveie. Unntaket i straffeprosessloven § 28 fjerde ledd første punktum skal ivareta nettopp dette formålet. Dersom unntaket kommer til anvendelse, kan kontrollert gjennomsyn etter politiregisterloven § 27-2 være et godt alternativ. Kontrollert gjennomsyn kan likevel ikke erstatte utskrift som innsynsform på et mer generelt grunnlag.

Riksadvokaten har pekt på at det ofte ikke er spesifisert hva slags innsynsform som ønskes, og at dette kan være en av flere forklaringer på politidistriktenes praksis. Der det er uklart ut fra innsynskravet hvilken innsynsform som ønskes, har det etter ombudets syn likevel en klar formodning for seg at det fortrinnsvis er utskrift – i form av digital kopi – som ønskes. Kontrollert gjennomsyn på en politistasjon kan være upraktisk av flere årsaker: Reiseveien kan være lang eller vanskelig for parten. Videre har ombudet sett eksempler på at den som tilbys gjennomsyn må ta seg fri fra jobb fordi politistasjonen har begrenset åpningstid.

Ombudet minner i tillegg om at påtalemyndigheten, i lys av sin veilednings- og utredningsplikt, må foreta en forsvarlig vurdering av om vilkårene for å innvilge eller avslå et krav etter straffeprosessloven § 28 er oppfylt. Dette er også forutsatt i både SOM-2020-4920 og riksadvokatens brev 20. desember 2021 til statsadvokatene. Der innsynskravet – herunder formen – ikke er tilstrekkelig spesifisert, innebærer det at påtalemyndigheten må etterspørre en nærmere begrunnelse. Samtidig må det opplyses om at behandlingen av kravet utstår til de etterspurte opplysningene er mottatt. Der sakens opplysninger gir grunnlag for det, kan påtalemyndigheten i tillegg gjøre oppmerksom på at innsyn ved gjennomsyn kan være et alternativ dersom en slik nærmere spesifikasjon ikke gis.

Ombudet er for øvrig enig med riksadvokaten i at det i utgangspunktet ikke er noe i veien for at påtalemyndigheten veileder om forholdet mellom de to innsynsformene, og at det er lavere terskel for å få innvilget kontrollert gjennomsyn. Dersom det er tydelig at parten, etter et informert valg, vil benytte seg av kontrollert gjennomsyn, vil saksbehandlingstiden antakelig også være kortere.

Ombudet opplever at det i praksis ikke gis riktig eller fullstendig informasjon om mulighetene for overprøving av avslag på krav om utskrift. Der det ikke er opplyst om mulighetene for overprøving hos domstolene eller overordnet påtalemyndighet, utgjør dette et brudd på politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd siste punktum. Politiet må derfor opplyse om muligheten for overprøving i de to sporene der innsynskravet helt eller delvis blir avslått. Dersom det er bedt om utskrift, og dette ikke imøtekommes, vil dette være et avslag som kan påklages eller forelegges domstolen. Dette gjelder selv om det i en slik situasjon tilbys kontrollert gjennomsyn.   

4. Anbefalt oppfølging

Etter Sivilombudets oppfatning er det altså avdekket en innsynspraksis hos flere politidistrikter som ikke er i tråd med straffeprosessloven § 28, sammenholdt med politiregisterforskriften § 27-1 til § 27-3. Klagesakene som ombudet har mottatt representerer naturlig nok ikke det fulle bildet, men ombudet mener å ha tilstrekkelig grunnlag til å kunne fastslå at det er behov for en oppfølging fra både riksadvokaten og Justis- og beredskapsdepartementets side.   

Ombudet ber riksadvokaten om å følge opp politidistriktene for å sikre at praksis er i tråd med loven, riksadvokatens egne retningslinjer og ombudets uttalelser. Som riksadvokaten selv foreslår, kan dette for eksempel skje ved at retningslinjene fra 20. desember 2021 følges opp. Riksadvokaten bør vurdere om retningslinjene bør suppleres med en klarere beskrivelse av forholdet mellom straffeprosessloven § 28 og politiregisterforskriften § 27-2 tredje ledd. Riksadvokaten har også pekt på mulig oppfølging i samråd med Kripos, blant annet med oppdaterte innsynsveiledere- og maler i KO:DE. Sivilombudet ber riksadvokaten om en tilbakemelding om sin oppfølging, herunder tiltak i samråd med Kripos, innen utgangen av 2026.

Ombudet gjør samtidig Justis- og beredskapsdepartementet oppmerksom på politidistriktenes praksis, og ber departementet vurdere behovet for å gjennomgå regelverket, med henblikk på å klargjøre forholdet mellom straffeprosessloven § 28 og politiregisterforskriften kapittel 27. Riksadvokaten har i svaret til oss også pekt på et uklart forhold mellom politiregisterforskriften §§ 27-1 og 27-2, herunder betydningen og rekkevidden av § 27-2 tredje ledd siste punktum om at andre enn advokater og forsikringsselskaper normalt bare bør gis tilgang til kontrollert gjennomsyn av dokumentene. Ombudet er enig i dette. Sistnevnte bestemmelse er kun ment å regulere valget mellom innsynsformene utlån og kontrollert gjennomsyn. Slik bestemmelsen er formulert, kan den gi et inntrykk av at den også regulerer forholdet til utskrift etter forskriften § 27-1. 

Reglene i politiregisterforskriften synes å være den primære rettskilden for mange påtalejurister ved behandling av innsynskrav. Det bør vurderes om politiregisterforskriften § 27-1 om rett til utskrift ikke bare gjengir deler av innholdet i straffeprosessloven § 28, men også får fram at det er straffeprosessloven § 28 som angir rammen for retten til innsyn. Forskriften utfyller denne.  Det hadde videre vært ønskelig forskriften § 27-1 gjorde rede for hva som ligger i en rett til «utskrift», slik dette er redegjort i riksadvokatens rundskriv sitert over.

Endelig mener ombudet det kunne vært hensiktsmessig med en presisering i politiregisterforskriften § 27-3 om forholdet mellom de to sporene for overprøving, samt en tydeliggjøring av retten til å klage til overordnet påtalemyndighet i straffeprosessloven § 28 sjuende ledd. 

Konklusjon

Når en person krever utskrift av dokumentene i en avsluttet straffesak, har det aktuelle politidistriktet en plikt til å vurdere om vedkommende har rett til dette etter straffeprosessloven § 28. Der politidistriktene kun gir tilbud om kontrollert gjennomsyn etter politiregisterforskriften § 27-2, uten en vurdering av vilkårene i straffeprosessloven § 28, vil dette være i strid med sistnevnte bestemmelse.

En manglende begrunnelse for et avslag på krav om utskrift vil ikke være i tråd med god påtaleskikk, jf. SOM-2020-4920 og riksadvokatens brev til statsadvokatene 20. desember 2021. Det er videre brudd på politiregisterforskriften § 27-3 tredje ledd siste punktum der det ikke er opplyst om mulighetene for overprøving hos domstolene eller overordnet påtalemyndighet.

Ombudet ber riksadvokaten om å sørge for at politidistriktenes praksis, gjennom retningslinjer, rutiner og opplæring, er i tråd med denne uttalelsen, SOM-2020-4920 og riksadvokatens egne retningslinjer. Sivilombudet ber riksadvokaten om en tilbakemelding om sin oppfølging innen utgangen av 2026.

Ombudet ber også Justis- og beredskapsdepartementet om å vurdere endringer i politiregisterforskriften, slik at forholdet mellom straffeprosessloven § 28 og politiregisterforskriften §§ 27-1 til 27-3 blir tydeligere.