Uttalelse
Dørene ble lukket under kommunestyrets behandling av en sak om tilleggsavtale til rådmannens arbeidsavtale. I tilknytning til behandlingen av denne saken skal det også ha blitt orientert om kommunens økonomiske situasjon. I møteprotokollen til kommunestyremøtet fremgikk det ikke at dørene ble lukket under behandlingen av den aktuelle saken, og det fremgikk følgelig heller ingen hjemmel for lukkingen.
Klagen til ombudsmannen og undersøkelsene herfra
Nils E. Øy klaget 5. juli 2014 til ombudsmannen over Brønnøy kommunes lukking av det aktuelle møtet. På bakgrunn av klagen ble det besluttet å undersøke saken nærmere. I brev 18. august 2014 ble Brønnøy kommune bedt om å redegjøre for saksbehandlingen ved avgjørelsen om å lukke deler av kommunestyremøtet. Kommunen ble videre bedt om å redegjøre for årsaken til og hjemmelen for lukkingen av møtet. Det ble også stilt spørsmål om bruken av offentleglova § 5 som hjemmel for å unnta saken, slik det fremgikk på Brønnøy kommunes hjemmeside.
I svarbrevet til ombudsmannen 8. september 2014 erkjente Brønnøy kommune at saksbehandlingsreglene i kommuneloven for lukking av møter ikke var etterlevd i den aktuelle saken. Det fremkom videre at kommunen «har iverksatt konkrete tiltak som skal forhindre at dette gjentar seg». Det ble videre opplyst at kommunen likevel var av den oppfatning at sakens faktum, ut fra de opplysningene som fremkom under den lukkede behandlingen, oppfylte lovens krav til lukking av møte. Om årsaken til at deler av møtet ble lukket, opplyste kommunen:
«Konkret omhandlet dette den nytilsatte Rådmannens avtale om hjemreiser, der det var nødvendig å redegjøre for forhold relatert til hans familiære situasjon for å opplyse saken tilstrekkelig.
Dette er opplysninger som kommunestyret, og jeg som Ordfører, mener vi er forpliktet til å unnta fra offentligheten.
Under behandlingen av denne saken ble det gitt muntlig informasjon vedrørende Brønnøy kommunes økonomiske situasjon. Dette omhandlet tallmateriale som ikke var kvalitetssikret. Det ble i diskusjonen gitt signaler om nødvendigheten av å iverksette tiltak for å få kontroll med eventuelt merforbruk. Dette omhandlet konkrete stillinger, og følgelig konkrete medarbeidere. Hensynet til en forsvarlig personalbehandling tilsier etter kommunestyret, og Ordførerens, oppfatning at en slik diskusjon er man forpliktet til å unnta fra offentligheten.»
Ombudsmannens syn på saken
Det følger av kommuneloven 25. september 1992 nr. 107 § 31 nr. 1 at møter i folkevalgte organ som hovedregel skal holdes for åpne dører. Bestemmelsens nr. 2 og 3 fastslår at unntak gjelder der det foreligger lovbestemt taushetsplikt eller saken som skal behandles angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. I disse tilfellene skal møtet lukkes. Videre åpner § 31 nr. 4 og 5 for at møtet kan lukkes av hensyn til personvern eller tungtveiende offentlige interesser. Det fremgår videre av § 30 nr. 4 første punktum at «[d]ersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå».
Avgjørelsen om at et møte skal holdes for lukkede dører, er en avgjørelse som fremstår som selvstendig, og dermed skal protokollføres etter reglene i kommuneloven § 30 nr. 4. Kravet om å henvise til hjemmelen for avgjørelsen, er et viktig begrunnelseskrav som det folkevalgte organet må gi tilfredsstillende opplysning om. Lovens hovedregel er at møter i folkevalgte organer er offentlige, og unntaket fra denne hovedregelen krever at det påvises en særskilt hjemmel. Det må derfor legges til grunn at lovens krav om å vise til «hjemmelen for avgjørelsen», innebærer at det ikke er tilstrekkelig å vise generelt til kommuneloven § 31. Kravet må forstås slik at det kreves en spesifisering av hvilket nummer i kommuneloven § 31, samt eventuelt andre lovbestemmelser, som har begrunnet lukkingen.
Det er kritikkverdig at kommunestyret i møteprotokollen ikke har opplyst at det ble truffet avgjørelse om at behandlingen av den aktuelle saken skulle foregå for lukkede dører og hjemmelen for avgjørelsen om lukking, slik kommuneloven § 30 nr. 4 første punktum krever. Selv etter at ombudsmannen reiste spørsmål om saksbehandlingen, har kommunen ikke gitt opplysninger om hjemmelen for lukking av møtet. Heller ikke ombudsmannens spørsmål om bruken av offentleglova § 5 om utsatt innsyn, som fremgikk som hjemmel for å unnta saken på Brønnøy kommunes hjemmeside, ble besvart av kommunen. Dette tyder på at kommunen har mangelfull kunnskap om og/eller manglende bevissthet rundt saksbehandlingsreglene ved lukking av møter i folkevalgte organer. Reglene som er gitt om føring av møteboken, er ment å sikre at spørsmålene om møteoffentlighet blir behandlet på en forsvarlig måte ved å bidra til en regelorientert saksbehandling. Dette kan også være nyttig av hensyn til klarhet og kontroll, jf. Ot. prp. nr. 17 (2008-2009) s. 33. Av hensyn til demokratiet, åpenheten og tilliten til de folkevalgte organenes avgjørelser er det svært viktig at kommunen overholder saksbehandlingsreglene som gjelder ved avgjørelser av om møter skal holdes for lukkede dører.
Det er positivt at kommunen har iverksatt tiltak for å hindre at slike situasjoner oppstår i fremtiden. Ettersom Brønnøy kommune ikke har opplyst om hjemmelen for lukkingen av det aktuelle møtet, synes det imidlertid hensiktsmessig at kommunen foretar en ny vurdering av spørsmålet. I den nye vurderingen må kommunen ta utgangspunkt i kommunelovens regler om lukking av møter i folkevalgte organer.
Oppsummering
Møter i folkevalgte organer skal som hovedregel holdes for åpne dører. Ved lukking av møter skal avgjørelsen og hjemmelen for avgjørelsen føres i møteboken. Kravet må forstås slik at det kreves en spesifisering av hvilket nummer i kommuneloven § 31, samt eventuelt andre lovbestemmelser, som har begrunnet lukkingen.
Brønnøy kommune fulgte ikke saksbehandlingsreglene ved lukking av møtet i kommunestyret i den aktuelle saken. Kommunen har heller ikke i etterkant opplyst hvilken hjemmel som begrunnet lukkingen. På bakgrunn av dette bes kommunen om å foreta en ny vurdering i saken. Det bes videre om at kommunen gir en tilbakemelding på hvilke tiltak som er iverksatt for å sikre at saksbehandlingsreglene som gjelder ved avgjørelser om lukking av møter i folkevalgte organer, blir fulgt ved behandling av saker i fremtidige møter.
Ombudsmannen ber om å bli holdt orientert om kommunens oppfølging av saken.