Les uttalelsen på nordsamisk/ Loga cealkámuša davvisámegillii
Sakens bakgrunn
A og B søkte 22. mai 2021 på vegne av deres barn, C, om overføring av et reinmerke. Klageren skrev at siidaandelsinnehaverne, med samtykke fra den som reinmerket er registrert på, ønsket å overføre merket til deres sønn, C. Søknaden ble behandlet av Merkenemnda i Øst-Finnmark (Nuorta-Finnmárkku mearkalávdegoddi) i et møte 22. november 2023. Merkenemnda avslo den omsøkte merkeoverføringen, da merket ikke var utledet fra merket til barnets far
Klageren påklaget merkenemndas vedtak i brev 22. januar 2024. I et foreløpig svar 24. april 2024 skrev Statsforvalteren at de forventet å kunne gi svar på klagen innen desember 2024. Statsforvalteren sendte et nytt foreløpig svar 14. oktober 2024, der det ble opplyst at klageren tidligst kunne forvente svar innen juni 2025. I brev 31. januar 2025 ba Statsforvalteren om ytterligere opplysninger fra klageren i forbindelse med saken. Videre skrev Statsforvalteren at saken skulle sendes til merkenemnda så raskt som mulig når Statsforvalteren hadde mottatt redegjørelsen. Statsforvalteren opplyste at merkenemnda hadde neste møte 19. november 2025, der videre møteplan skulle vedtas. Klageren sendte 15. februar 2025 en redegjørelse til Statsforvalteren. I redegjørelsen viste klageren til Sivilombudets uttalelse 24. januar 2025 (SOM-2024-4690) om saksbehandlingstiden til reindriftsavdelingen hos Statsforvalteren, og til at Statsforvalteren hadde opplyst at neste møte var 19. november 2025
Klageren sendte en klage over Statsforvalterens saksbehandlingstid hit 4. mars 2025. Klageren anførte at det i utgangspunktet var en enkel sak å behandle fordi det gjelder en bekreftet overførsel fra nåværende eier av reinmerket til deres sønn, innenfor nær familie i samme reinbeitedistrikt.
Våre undersøkelser
Vi fant grunn til å undersøke saken nærmere med Statsforvalteren.
I undersøkelsesbrevet viste vi til uttalelse 24. januar 2025 (SOM-2024-4690), der Sivilombudet kom til at kravet til saksbehandlingstid i flere reindriftssaker klart er brutt, jf. forvaltningsloven § 11 a. I svaret 14. oktober 2024 på ombudets undersøkelse i denne saken opplyste Statsforvalteren at for klager over avgjørelser av merkesøknader, skulle de fleste klagesakene forberedes og fremmes for merkenemndene innen utgangen av 2024. Statsforvalteren skrev at samtlige klagesaker ville være ferdigbehandlet av Statsforvalteren innen juni 2025.
Videre viste vi i undersøkelsesbrevet til SOM-2024-4690 avsnitt 73, der det fremgår:
«Ett av de opplyste tiltakene er at antall møter i merkenemndene er økt fra to til fire møter i året på grunn av restansesituasjonen. Ombudet ber Statsforvalteren vurdere om den nåværende møtehyppigheten forlenger saksbehandlingstiden i merkesakene. Dersom det er tilfellet, ber ombudet Statsforvalteren om å vurdere om møtehyppigheten bør økes ytterligere, og eventuelt om ytterligere digitale nemndsmøter kan være et alternativ for å redusere saksbehandlingstiden.»
I den nevnte uttalelsen ba ombudet om å bli holdt orientert om utviklingen i saksbehandlingstidene, og om å få en ny redegjørelse fra Statsforvalteren innen 15. mai 2025. I lys av klagen hit fant vi likevel grunn til å stille enkelte spørsmål knyttet til den konkrete klagen vi hadde mottatt
Vi ba Statsforvalteren om å bekrefte om merkenemndas neste møte var 19. november 2025, og om å opplyse hvor mange møter det var lagt opp til at den aktuelle merkenemnda skulle ha i 2025. Dersom det var slik at antall planlagte møter i merkenemnda for 2025 er færre enn fire, ba vi Statsforvalteren om å redegjøre nærmere for hvorfor møtehyppigheten var redusert. Videre spurte vi når klagen på merkenemndas vedtak var forventet behandlet av merkenemnda.
Statsforvalteren svarte at klagen ble behandlet av merkenemnda i møtet 20. mars 2025, og at klageren hadde blitt orientert om merkenemndas vedtak i brev 1. april 2025. Klagen ble ikke tatt til følge av merkenemnda, og ble derfor sendt videre til klagebehandling hos Klagenemnda for merkesaker.
Statsforvalteren forklarte at klageren ved en feil hadde blitt informert om at saken skulle behandles i et møte i november 2025. Årsaken til feilen var at feil tekst hadde fulgt med fra en tidligere mal. Statsforvalteren orienterte om at planen hele tiden hadde vært å behandle saken før sommeren 2025. Statsforvalteren beklaget at feilen ikke hadde blitt rettet opp da klageren gjorde dem oppmerksom på det.
Videre orienterte Statsforvalteren om møteplanen for 2025 for Merkenemnda i Øst-Finnmark. Statsforvalteren skrev at møtehyppigheten er økt, i tillegg til at det er lagt opp til møter over to dager ved behov. I den vedtatte møteplanen er det lagt opp til seks møter i 2025.
Til sist spurte vi også på generelt grunnlag om Statsforvalteren skiller mellom behandlingen av søknader om nye reinmerker og søknader om overføring av eksisterende merker. Statsforvalteren forklarte at saksbehandlingen av sakene til en viss grad foregår på lik måte, men at det også er enkelte ulikheter ved behandlingen av sakene. Statsforvalteren viste til reindriftsloven § 38 som hjemler et krav om godkjenning av et reinmerke før det tas i bruk. Statsforvalteren har lagt til grunn at bestemmelsen også hjemler krav om godkjenning før et eksisterende merke overføres og tas i bruk av en ny person. Statsforvalteren redegjorde nærmere for hva som må vurderes før en søknad om et reinmerke kan godkjennes, og forklarte hva som må vurderes når et merke overføres fra en person til en annen.
Sivilombudets syn på saken
Om de aktuelle saksbehandlingsreglene
I saker som berører barn er barnets beste et grunnleggende hensyn ved vurderingen av hvor lang saksbehandlingstiden kan være, jf. Grunnloven § 104 andre ledd og Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1. Barn er en særlig sårbar gruppe med en annen tidsoppfatning enn voksne, og lange behandlingstider vil normalt ramme barn hardere enn voksne.
Reglene om saksforberedelse i klagesaker følger av forvaltningsloven § 33. Førsteinstansen skal foreta de undersøkelser klagen gir grunn til, og den kan oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet, jf. § 33 andre ledd. Blir det ikke truffet avgjørelse som nevnt i andre ledd, skal sakens dokumenter sendes klageinstansen «så snart saken er tilrettelagt», jf. § 33 fjerde ledd.
Etter forvaltningsloven § 11 a første ledd skal forvaltningsorganet «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». Kravet gjelder for alle trinnene i en klageprosess, herunder klagesaksforberedelsen. Sivilombudet har i tidligere uttalelser lagt til grunn at forvaltningsloven § 11 a stiller krav både til saksbehandlingstiden og hva som er akseptable årsaker til opphold i saksbehandlingen. Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er skjønnsmessig, og det nærmere innholdet vil kunne variere etter blant annet saksområde og sakstype.
Årsaken til tidsbruken er relevant, herunder hvor komplisert saken er. De øvrige saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, blant annet kravet til en forsvarlig opplysning av saken i forvaltningsloven § 17 første ledd, vil kunne begrunne en lengre behandlingstid i kompliserte og prinsipielle saker enn i enklere saker.
Begrensede ressurser vil være et relevant moment som kan medføre at tidsbruken, i hvert fall i en periode, ikke anses som «ugrunnet». Se nærmere i SOM-2024-4690 punkt 1.5 om betydningen av manglende ressurser ved vurderingen av saksbehandlingstiden, inkludert en redegjørelse av reindriftsavdelingen hos Statsforvalteren i Troms og Finnmarks ressurssituasjon og restanser.
Lange liggetider (der saken ligger ubehandlet eller uten at det foretas noen form for saksbehandlingsskritt) vil derimot lettere anses som et «ugrunnet opphold», som medfører at behandlingstiden i saken er i strid med forvaltningsloven § 11 a.
Rettssikkerhetsgarantien som ligger i retten til toinstansbehandling, forutsetter at klagesaker oversendes klageinstansen uten unødig opphold, se Sivilombudets uttalelse 8. desember 2022 (SOM-2022-2358). Dette kommer blant annet til uttrykk i forvaltningsloven § 33 fjerde ledd, hvor det fremgår at sakens dokumenter skal sendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt. Dersom førsteinstansen bruker lang tid på å oversende klager over egne vedtak til klageinstansen, kan dette undergrave retten til reell og relevant overprøving av forvaltningens vedtak.
Vurdering av saksbehandlingstiden i klagesaken
Statsforvalteren, som sekretariat for Merkenemnda i Øst-Finnmark, har brukt omtrent ett år og to måneder på å forberede og oversende klagen til Klagenemnda for merkesaker. Statsforvalteren ba først i brev 31. januar 2025, over ett år etter at klagen ble mottatt, om ytterligere opplysninger fra klageren i forbindelse med forberedende behandling av klagen. En stor del av saksbehandlingstiden synes derfor å være ren liggetid. Det kommer i tillegg til at Statsforvalteren og merkenemnda brukte to år og seks måneder på å behandle søknaden i første omgang.
Sivilombudet har i SOM-2024-4690 vist til at reinmerkesakene berører en viktig del av kulturutøvelsen til reindriftssamene. Lang saksbehandlingstid utgjør en stor belastning for de reindriftsutøvere, barn og familier dette gjelder. Se nærmere om konsekvensene ved lang saksbehandlingstid i disse sakene i SOM-2024-4690 punkt 1.2.
Etter ombudets syn er denne saken ikke behandlet i tråd med kravene til saksbehandlingstid etter forvaltningsloven § 11 a og § 33 fjerde ledd. Klagen er nå forberedt og oversendt til Klagenemnda for merkesaker. Ombudet finner derfor ikke grunn til videre oppfølging av denne konkrete saken.
Statsforvalteren har forklart at det ble gitt feil informasjon til klageren om når klagesaken skulle behandles, og har beklaget at feilen ikke ble rettet opp da klageren gjorde dem oppmerksom på det i redegjørelsen de mottok. Ombudet ber Statsforvalteren sikre at det er rutiner for at liknende feil som i denne saken ikke gjentas.
Konklusjon
Sivilombudet er kommet til at Statsforvalterens behandlingstid i klagesaken, som sekretariat for Merkenemnda i Øst-Finnmark, er i strid med kravene til saksbehandlingstid etter forvaltningsloven § 11 a og § 33 fjerde ledd.
Ombudet ber Statsforvalteren sikre at det er rutiner for at liknende feil som i denne saken, med feil informasjon i det foreløpige svaret og manglende oppfølging av klagerens henvendelser om dette, ikke gjentas.