Oppsummering

Saken gjaldt Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus’ håndtering av en henvendelse fra en klager som ønsket opplysninger i egen pasientjournal rettet/slettet.

Ombudet kom til at henvendelsen klart skulle vært behandlet som en klage på Volvats håndtering av klagerens krav om retting og sletting. Etter ombudets syn behandlet Statsforvalteren saken i feil spor da den ble vurdert som en tilsynssak.
Saken ble avsluttet hos Sivilombudet ettersom Statsforvalteren nå hadde oversendt saken om retting og sletting til Volvat for forberedende klagebehandling.

Ombudet la til grunn at Statsforvalteren merker seg ombudets synspunkter for fremtidige saker.

Sakens bakgrunn

A (heretter klageren) klaget til Volvat Medisinske Senter AS (heretter Volvat) over innholdet i et journalnotat etter en konsultasjon. Klagen gjaldt blant annet krav om retting og sletting av journalopplysninger.

Klageren var også i kontakt med Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus. Statsforvalteren behandlet saken som en tilsynssak, og avsluttet saken 20. januar 2026 uten videre oppfølging.

Klageren henvendte seg deretter på nytt til Statsforvalteren 6. februar 2026. Hun ba om svar på om Statsforvalteren i forbindelse med avslutningen av tilsynssaken hadde vurdert kravet hennes om retting og sletting, da dette ikke fremkom av brevet. Statsforvalteren oversendte 11. februar 2026 klagerens henvendelse til Volvat for behandling av kravet om retting og sletting, med veiledning om at saken skulle sendes tilbake dersom klageren ikke fikk fullt medhold i kravet.

Volvat besvarte saken 18. mars 2026, ved å tilføye klagerens kommentarer til journalen. Samme dag kontaktet klageren Statsforvalteren på nytt. Hun ga uttrykk for at hun ikke var fornøyd med utfallet. Hun ba blant annet Statsforvalteren vurdere om journalopplysninger var uriktige, og derfor skulle rettes eller slettes.

Statsforvalteren behandlet henvendelsen som en tilsynssak og avsluttet saken 23. april 2026.

Klageren henvendte seg deretter til ombudet. Hun klaget blant annet over at Statsforvalteren ikke hadde behandlet saken som en klage på Volvats avgjørelse om retting og sletting.

Våre undersøkelser

Vi fant grunn til å undersøke om klagerens henvendelse til Statsforvalteren 18. mars 2026 ble håndtert riktig.

Statsforvalteren skrev i sitt svar på undersøkelsen at rettighetsklager skal fremsettes overfor virksomheten. Dersom virksomheten ikke gir pasienten medhold, skal klagen oversendes til Statsforvalteren for behandling. Statsforvalteren viste til at de i denne saken ikke hadde mottatt noen rettighetsklage fra virksomheten.

Statsforvalteren opplyste at klagerens henvendelse 18. mars 2026 nå var oversendt Volvat for vurdering av klagen. I brevet til Volvat ga Statsforvalteren veiledning om at saken skal sendes tilbake til dem dersom klageren ikke får medhold.

Sivilombudets syn på saken

Spørsmålet i saken er om Statsforvalteren skulle ha behandlet klagerens henvendelse 18. mars 2026 som en klage over Volvats avgjørelse om retting og sletting av journalopplysninger, og ikke som en sak om tilsyn.

Reglene om retting og sletting av journalopplysninger står i helsepersonelloven §§ 42 og 43. Etter begge bestemmelsene kan avslag på krav om retting eller sletting påklages til statsforvalteren, se § 42 andre ledd og § 43 tredje ledd.

I henvendelsen 18. mars 2026 viste klageren til Volvats svar samme dato «vedrørende mitt krav om retting og sletting av journalnotat». Hun ba Statsforvalteren om å foreta en selvstendig vurdering av blant annet om nærmere spesifiserte journalopplysninger «er uriktig og skal rettes eller slettes».

Etter ombudets syn gir henvendelsen 18. mars 2026 klart uttrykk for at klageren ikke var fornøyd med utfallet av Volvats behandling og ønsket at Statsforvalteren skulle ta stilling til spørsmålet om retting og sletting. Ombudet mener derfor at Statsforvalteren behandlet saken i feil spor da henvendelsen ble vurdert som en tilsynssak og avsluttet på dette grunnlaget.

Uten at det er tilfellet i saken her, finner ombudet grunn til å presisere at forvaltningen, dersom det er tvil om hvordan en henvendelse skal forstås, må oppklare dette med den som har henvendt seg til dem. Ombudet har uttalt dette i blant annet SOM-2025-1607 avsnitt (25) og SOM-2025-6933 avsnitt (17) og (18). Det samme må gjelde for valget mellom anmodning om tilsyn og klage i saker om retting og sletting.

Statsforvalteren har nå oversendt saken om retting og sletting til Volvat for forberedende klagebehandling. I den forbindelse minner ombudet om at det følger av forvaltningsloven § 11 fjerde ledd at dersom noen henvender seg til urette myndighet, skal det forvaltningsorganet som mottar henvendelse om mulig vise vedkommende til rett organ. I forvaltningslovforskriften § 4 er det presisert at «[s]kriftlig henvendelse som er kommet til urette myndighet, bør i alminnelighet oversendes rett myndighet direkte, samtidig som avsenderen underrettes om oversendingen».

I et tilfelle som dette, hvor Statsforvalteren mente at Volvat var rett mottaker av henvendelsen, skulle Statsforvalteren sendt henvendelsen til Volvat på et langt tidligere tidspunkt, og ikke etter at ombudet fant grunn til å undersøke saken.

Ettersom saken nå er kommet inn i riktig spor, avsluttes saken her. Ombudet legger til grunn at Statsforvalteren har merket seg ombudets synspunkter for fremtidige saker.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at klagerens henvendelse 18. mars 2026 skulle vært behandlet som en klage på Volvats avgjørelse om retting og sletting av journalopplysninger etter helsepersonelloven §§ 42 og 43. Det var feil å behandle saken som en tilsynssak.

Henvendelsen skulle vært oversendt rett mottaker med en gang, jf. forvaltningslovforskriften § 4. Ombudet merker seg at Statsforvalteren nå har oversendt saken til Volvat for videre behandling som klagesak om retting og sletting. Ombudet legger til grunn at Statsforvalteren har merket seg ombudets synspunkter for fremtidige saker. På denne bakgrunn avsluttes saken her.