Sakens bakgrunn
Saken gjelder manglende svar fra Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) på en henvendelse fra A 7. august 2019. Henvendelsen gjaldt spørsmål om igangsatte arbeider ved Tekse dam i Egersund kommune var i overensstemmelse med gjeldende detaljplan for landskap og miljø. Klager purret på svar 26. november 2019. Da han ikke fikk svar, brakte han saken inn for sivilombudet. Ombudet ba klager selv etterlyse direktoratets svar i første omgang. Da svaret fortsatt uteble, tok klager igjen kontakt med sivilombudet 8. mai 2021.
Direktoratet bekreftet i telefonsamtale 26. mai 2021 at klagers henvendelse samt purringer var mottatt, men ikke besvart.
Vi fant grunn til å undersøke saken nærmere.
Våre undersøkelser
Direktoratet ble bedt om å redegjøre for sin håndtering av klagers henvendelser. Vi spurte hvorfor klager fortsatt ikke hadde fått svar, samt om når direktoratet ville svare ham. Videre spurte vi om saksbehandlingstiden i denne saken var representativ for direktoratets behandling av innkomne henvendelser.
Vi spurte også om hvilke rutiner direktoratet har for utsendelse av foreløpig svar og forsinkelsesmelding i saker som denne, og om hvordan rutinene fungerer i praksis.
Direktoratet svarte blant annet at stor saksmengde var årsaken til at klager ikke hadde fått svar, og at saksbehandlingstiden hadde vært lenger enn det som er normalt for slike henvendelser. Direktoratet opplyste videre at klager 21. juni 2021 fikk svar.
Når det gjaldt rutiner for foreløpig svar og forsinkelsesmelding svarte direktoratet at de har maler for foreløpig svar og forsinkelsesbrev som benyttes i slike saker, men at det dessverre ikke er alle henvendelser som blir besvart med et slikt brev.
Klager kom med sine kommentarer til direktoratets svar. Klagers kommentarer ble oversendt direktoratet for eventuelle merknader.
Sivilombudets syn på saken
Saksbehandlingstid
Etter forvaltningsloven § 11 a første ledd og alminnelige prinsipper for forsvarlig saksbehandling, skal forvaltningen forberede og avgjøre saker «uten ugrunnet opphold». Hvorvidt fremdriften og saksbehandlingstiden i den enkelte sak oppfyller dette kravet, avhenger blant annet av sakens omfang og art, samt arbeidsbelastningen og de ressurser som står til disposisjon i vedkommende forvaltningsorgan.
I denne saken tok det over 1 år og 10 måneder før klager fikk svar. Henvendelsen ble heller ikke besvart før etter at sivilombudet tok kontakt med direktoratet. Direktoratet har opplyst at saksbehandlingstiden skyldes stor saksmengde.
Sivilombudet har forståelse for at stor saksmengde kan gjøre det vanskelig å besvare alle henvendelser så raskt som ønskelig. Det er også forståelig at det må gjøres prioriteringer, der noen oppgaver vil haste mer enn andre. Ombudet vil likevel minne om at administrativ ledelse har et ansvar for å organisere saksbehandlingen slik at den er i samsvar med forvaltningsloven, se ombudsmannens uttalelser 28. juni 2017 (SOM-2016-2957) og 6.februar 2017 (SOM-2016- 419). Vurderinger av hvilke oppgaver som skal prioriteres må skje etter saklige kriterier, og forsinkelser i saker må ikke må bli lengre enn strengt nødvendig.
Utover en generell henvisning til stor saksmengde har ikke direktoratet redegjort nærmere for årsaken til at klagers henvendelse ikke ble besvart tidligere. Det er heller ikke redegjort nærmere for hvilke kriterier direktoratet har lagt til grunn for sine prioriteringer. Sett hen til saksbehandlingstiden på 1 år og 10 måneder, finner ombudet det ikke godgjort at klagers henvendelse ble besvart uten ugrunnet opphold slik forvaltningsloven krever.
Sivilombudet ber direktoratet sørge for at henvendelser til direktoratet blir besvart innenfor forvaltningslovens krav om saksbehandlingstid. Sivilombudet forutsetter også at prioritering av henvendelser og oppgaver skjer etter saklige kriterier.
Foreløpig svar og informasjon under sakens gang
Etter forvaltningsloven § 11 a andre ledd skal forvaltningsorganet snarest mulig gi et foreløpig svar dersom det må ventes at det vil ta «uforholdsmessig lang tid» før en mottatt henvendelse kan besvares. I tillegg følger det av god forvaltningsskikk at skriftlige henvendelser besvares innen rimelig tid, jf. blant annet ombudsmannens uttalelser 6. februar 2017 (SOM-2016-419) og 14. januar 2020 (SOM-2019-4150). Det foreløpige svaret skal redegjøre for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angi når svar kan ventes.
Ombudsmannen har ved flere anledninger uttalt at forvaltningen etter kravet til god forvaltningsskikk skal sende forsinkelsesmelding dersom fristen som ble angitt i det foreløpige svaret ikke kan overholdes, se blant annet ombudsmannens uttalelser 28. juni 2017 (SOM-2016-2957) og 6. februar 2017 (SOM-2016-419). I forsinkelsesmeldingen skal forvaltningen angi årsaken til forsinkelsen og når saken kan antas ferdigbehandlet, se blant annet ombudsmannens uttalelse 14. januar 2020 (SOM-2019-4150).
Slik saken er opplyst har klager ikke mottatt noe foreløpig svar på sin henvendelse, og heller ikke mottatt annen skriftlig informasjon under sakens gang om når svar kan ventes og hva som er grunnen til at svar uteblir. Direktoratet har ikke redegjort for hvorfor klager ikke ble holdt orientert, utover å opplyse om at det dessverre ikke er alle henvendelser som har fått et foreløpig svar.
Sivilombudet kan ikke se at stor saksmengde kan unnskylde at slike orienteringer ikke er sendt. Det er særlig i tilfeller der forvaltningsorganet har stor saksmengde at det er sentralt for den som henvender seg til forvaltningen å bli holdt orientert om sakens gang. Det vil ofte være lettere å akseptere lang saksbehandlingstid dersom forvaltningsorganet informerer om årsaken og gir en konkret tilbakemelding om når svar kan ventes. Det synes klart at direktoratet her har brutt sin plikt til å informere klager under sakens gang.
Sivilombudet forutsetter at direktoratet sørger for at forvaltningslovens bestemmelse om foreløpig svar der det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares følges i alle saker, og at direktoratet informerer om eventuelle forsinkelser under sakens gang.
Konklusjon
Sivilombudet er kommet til direktoratet ikke behandlet klagers henvendelse «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a, og at forvaltningslovens krav om å orientere klager ikke er oppfylt. Sivilombudet forutsetter at direktoratet i fremtiden besvarer henvendelser i henhold til forvaltningslovens krav, og ber direktoratet skjerpe rutinene for utsending av foreløpig svar og forsinkelsesbrev for å sikre borgerne informasjon under sakens gang.