Oppsummering

Saken gjelder en klage på en kommunal ansettelsesprosess. Klager søkte på en stilling med samme arbeidssted som sin mor. Det fremgikk av kommunens etiske reglement at nære relasjoner på tjenestestedet skal unngås.

Klager ble ikke kalt inn til intervju, og mente kommunen uriktig hadde vektlagt det etiske reglementet. Klager mente at kommunen uansett ikke hadde dokumentert at det var gjort en konkret og individuell vurdering av hvorfor klager ikke ble kalt inn til intervju, i tråd med kvalifikasjonsprinsippet for offentlige ansettelser.

Sivilombudet har kommet til at kommunen ikke overholdt de ulovfestede kravene til skriftlighet som gjelder ved ansettelser. Manglende skriftlighet medførte videre at det knyttet seg berettiget tvil til om saken kunne anses tilstrekkelig opplyst uten at klager ble kalt inn til intervju.

Sakens bakgrunn

A  (heretter klager) søkte 13. mai 2025 på fast stilling som fagutvikler ved X kulturskole (heretter kulturskolen). Klager hadde siden 2023 hatt en viss tilknytning til kulturskolen, blant annet som Y i kulturskolens lokaler. Klagers mor er ansatt som sekretær i kulturskolens administrasjon.

Det følger av X kommune (heretter kommunen) sitt etiske reglement punkt 2.3 at nære relasjoner på tjenestestedet skal unngås. Den 3. juni 2025 orienterte rektor klager muntlig om at klager ikke kom til å bli kalt inn til intervju på grunn av det etiske reglementet. Klager sendte samme dag formell klage på ansettelsesprosessen til kommunens HR-avdeling, og orienterte rektor om dette per e-post. Klagen gjaldt kommunens vektlegging av det etiske reglementet i ansettelsesprosessen.  

Kommunens HR-avdeling svarte på klagen i brev 6. juni 2025. Kommunen gikk ikke inn på klagers formelle kvalifikasjoner, men begrunnet sin vurdering om ikke å kalle inn klager til intervju utelukkende i det etiske reglementet:   

«Stillingen du søkte er på samme tjenestested som din mor arbeider, og etisk reglement kommer til anvendelse for å forhindre eventuell fremtidig usikkerhet om habilitet. Punktet er ikke en anbefaling, men en tydelig retningslinje om at nære relasjoner skal unngås […]»

[…]

«Kommunen kan ikke ansette en person hvor ansettelsen direkte bryter med etisk reglement.»

[…]

«I dette tilfellet har ansettelsesrådet gjort en konkret og individuell vurdering av

slektskapet, og funnet at relasjonen kommer inn under det reglementet definerer som nær relasjon – familiemedlemmer (foreldre/barn).

Ansettelsesrådet konkluderte med at du på bakgrunn av ovennevnte ikke kan tilsettes ved X kulturskole. Organisasjon og HR sjef vurdere saken likt.»

Rektor sendte 9. juni 2025 en e-post til klager med formelt avslag på søknaden, der det ble vist til at klager ikke var aktuell for stillingen på grunn av det etiske reglementet om nære relasjoner. Rektor skrev i sitt vurderingsnotat samme dag at ansettelsesrådet i sin foreløpige kvalifikasjonsvurdering, i tillegg til det etiske reglementet, viste til at klager ikke hadde riktig fagsammensetning. Denne foreløpige kvalifikasjonsvurderingen fremgår av et udatert skjema. Ansettelsesrådets formulering om klager som «ikke aktuell» ble kun ble benyttet om klager og en annen kandidat som også hadde nærstående på samme arbeidssted.

Kommunens HR-avdeling svarte på ny henvendelse fra klager i brev 17. juni 2025. Kommunen viste til at dersom det etter en konkret vurdering foreligger nære relasjoner som utgjør en mulig habilitetsutfordring, vil søkeren ikke være aktuell for stillingen. Det ble videre vist til at HR-avdelingen først involveres når leder ber om råd. Dersom rektor hadde rådført seg med HR-avdelingen på et tidligere tidspunkt, ville rådet vært å avslutte klagers engasjement som slagverkslærer.  

Klager har i klagen hit 28. juli 2025 fastholdt sine innvendinger mot kommunens håndtering av ansettelsesprosessen og mangelfull habilitetsvurdering.

Våre undersøkelser

Vi tok opp saken med kommunen. I vårt undersøkelsesbrev 18. september 2025 ble kommunen blant annet bedt om å svare på spørsmål om hvilken vekt kommunens etiske reglement tillegges opp mot reglene som ellers regulerer ansettelsesprosesser, som kvalifikasjonsprinsippet, når kommunen vurderer betydningen av nære relasjoner i ansettelsessaker.

Kommunen svarte 8. oktober 2025. Til våre spørsmål om den konkrete saken, viste kommunen til at klagers kandidatur ble vurdert etter kvalifikasjonsprinsippet. Kommunen viste blant annet til at klager ikke fullt ut oppfylte utlysningstekstens krav til undervisning innen piano, sang/og eller barnegrupper. På grunn av at det var andre kandidater som var bedre kvalifiserte, og at det forelå nære relasjoner, ble ikke klager kalt inn til intervju. Kommunen erkjente at den i stedet for å angi det etiske reglementet som årsak til avslaget, burde opplyst om at det var gjort en helhetlig vurdering i samsvar med kvalifikasjonsprinsippet.

Kommunen viste videre til at klagers mor har en sentral rolle i administrasjonen, der stillingen som fagutvikler har sin kontorplass. Nære relasjoner i et lite fagmiljø med få ansatte kan gi flere utfordringer. Kommunen viste til at vurderingen i denne saken er dokumentert i rektors vurderingsnotat 9. juni 2025. Det er vesentlig forskjell på timebasert undervisning av enkeltelever på øvingsrom ettermiddagstid, som klager hittil har gjort, og en fast stilling med kontorarbeidsplass i administrasjonen.

På våre generelle spørsmål, svarte kommunen at det gjøres en individuell vurdering av søkere som har nærstående som arbeider ved samme tjenestested. Kommunen legger ikke større vekt på det etiske reglementet enn på annet regelverk for offentlige ansettelsesprosesser. Kommunen har etter dialog med KS nå begynt å presisere i utlysningstekster at det kan være saklig grunnlag for å vektlegge nære relasjoner ved vurdering av personlig egnethet.

Klager fikk anledning til å kommentere svaret fra kommunen. I brev 17. oktober 2025 viste klager til at kommunen først i ettertid har begrunnet avslaget med henvisning til klagers kvalifikasjoner, og at søkere med mindre aktuell erfaring og utdanning ble innkalt til intervju. Klager viste videre til at kommunen overdriver betydningen av morens sekretærstilling og hvilke habilitetsutfordringer som i praksis vil kunne oppstå. Det er uansett ikke dokumentert at det er foretatt en konkret og individuell vurdering.

I en avsluttende kommentar 28. oktober 2025 fastholdt kommunen at det ble foretatt en konkret og individuell vurdering av klager, og at ansettelsesrådet gikk videre med søkere med bedre kvalifikasjoner i henhold til utlysningsteksten.

Sivilombudets syn på saken

Spørsmålet i saken er om kommunens beslutning om ikke å kalle inn klager til intervju var i samsvar med kvalifikasjonsprinsippet for offentlige ansettelser, og om kommunen ved sin behandling av klagers søknad har overholdt kravene til forsvarlig saksbehandling.

1. Rettslige utgangspunkter

I offentlige ansettelsesprosesser skal den best kvalifiserte søkeren ansettes. For kommunale stillinger gjelder kvalifikasjonsprinsippet på ulovfestet grunnlag. Det rettslige innholdet tilsvarer det lovfestede kvalifikasjonsprinsippet i statsansatteloven § 3.

Det følger av statsansatteloven § 3 (2) at det «ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert skal legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningen». Vurderingen av kandidater skal skje med utgangspunkt i utlysningstekstens krav. Vurderingen vil likevel i stor grad avhenge av ansettelsesmyndighetens skjønn, som ikke må bygge på utenforliggende eller usaklige hensyn.

Når det gjelder ansettelsesmyndighetens adgang til å vektlegge nære relasjoner i en ansettelsesprosess, vil dette avhenge av en konkret vurdering. For eksempel vil det kunne være saklig å legge vekt på ekteskap/samboerforhold med en ansatt i samme avdeling, dersom det er sannsynliggjort at relasjonen kan skape utfordringer eller medføre negative konsekvenser for virksomheten, se SOM-2019-4200 og SOM-2021-498. I førstnevnte sak hadde kommunen ikke begrunnet nærmere hvorfor relasjonen kunne få negative konsekvenser, og det var da usikkert om det var saklig grunn til å vektlegge relasjonen negativt. Det kan tenkes tilfeller der det uten videre, ut fra relasjonens og stillingens art, er klart at den nære relasjonen vil skape problemer i virksomheten.  

For å sikre at den best kvalifiserte søkeren blir ansatt, skal ansettelsesmyndigheten påse at saken er tilstrekkelig opplyst før det treffes vedtak om ansettelse, jf. forvaltningsloven § 17. Normalt vil det første steget være å gjennomgå søknader med vedlegg for å plukke ut kandidater til den videre prosessen.

Ansettelsesmyndigheten har ikke plikt til å kalle inn alle kvalifiserte søkere til intervju. Det er tilstrekkelig å gjøre en foreløpig kvalifikasjonsvurdering, og på denne bakgrunn kalle inn dem som fremstår som best kvalifiserte. Det kreves likevel klare holdepunkter for å konkludere med at en formelt kvalifisert søker likevel ikke anses som kvalifisert på bakgrunn av personlig egnethet. Slike søkere må derfor som hovedregel innkalles til intervju og referanser kontaktes før saken kan anses tilstrekkelig opplyst, se SOM-2015-1355 med videre henvisninger. Dersom en ellers kvalifisert søker ikke blir kalt inn til intervju utelukkende på grunn av en nær relasjon til en annen ansatt, kan dette medføre tvil om forbigåelse ved ansettelsen, se SOM-2021-498. Det er likevel ikke nødvendig med intervju der den nære relasjonen åpenbart er til hinder for ansettelse.

Videre gjelder det for offentlige ansettelsesprosesser et ulovfestet krav om at hovedpunktene bør nedtegnes skriftlig, se blant annet SOM-2023-532 med videre henvisninger. Skriftlig dokumentasjon bidrar både til å sikre og bekrefte at kommunen har overholdt grunnleggende krav til saklig og forsvarlig saksbehandling i ansettelsesprosessen. Det reduserer også mistanken om utenforliggende eller usaklige hensyn.

2. Kommunens foreløpige kvalifikasjonsvurdering   

Klager ble 3. juni 2025 orientert muntlig om det klager oppfattet som et avslag på sin søknad på grunn av kommunens etiske reglement. Det er ikke dokumentert at ansettelsesrådet på dette tidspunktet hadde foretatt en kvalifikasjonsvurdering av klager. Det foreligger kun et udatert skjema med foreløpige vurderinger av kandidatene, som er gjengitt i rektors vurderingsnotat 9. juni 2025. Rektors notat ble skrevet etter at HR-avdelingen i sitt brev 6. juni 2025 kun viste til det etiske reglementet.

Dersom en søker ikke er formelt kvalifisert til en stilling, skal søkeren i tråd med kvalifikasjonsprinsippet ikke kalles inn til intervju. Det er på bakgrunn av den udaterte kvalifikasjonsvurderingen uklart om kommunen på tidspunktet for den muntlige tilbakemeldingen 3. juni 2025 mente at klager oppfylte stillingens formelle kvalifikasjonskrav. Det ble uansett ikke nevnt for klager at klager ikke ble ansett å oppfylle kravene i annonsen, men kun vist til det etiske reglementet.

Klager i saken har lang erfaring som musiker og musikkpedagog, med høyere utdanning innen musikkfeltet. På bakgrunn av utlysningsteksten og klagers søknad fremstår det som om klager oppfyller de formelle kvalifikasjonskravene for stillingen. Det er uklart hva kommunen i ettertid mener med at klager ikke oppfyller stillingens «undervisningskrav» til undervisning innen piano, sang/og eller barnegrupper. I utlysningsteksten er dette angitt som en arbeidsoppgave og ikke som et kvalifikasjonskrav. Dersom kommunen mot formodning mente at klager ikke var formelt kvalifisert, burde dette klart ha fremgått både av den foreløpige kvalifikasjonsvurderingen, den muntlige tilbakemeldingen 3. juni 2025 og HR-avdelingens første svar på klagen 6. juni 2025.

Ansettelsesrådet har i den udaterte kvalifikasjonsvurderingen vist til at klager ikke har riktig fagsammensetning. Det er ikke tvilsomt at en søkers fagsammensetning kan utgjøre saklig grunn for manglende innkalling til intervju, særlig der andre kandidater fremstår som mer kvalifiserte eller har fagsammensetninger som er mer relevant.

På bakgrunn av utlysningsteksten og klagers søknad er det likevel ikke åpenbart at klager ikke hadde riktig fagsammensetning opp mot utlysningstekstens arbeidsoppgaver og kvalifikasjonskrav. Selv om klager er spesialisert innen Y , har klager også kompetanse innen piano og undervisningsutvikling. Kommunen burde derfor skriftlig ha utdypet og dokumentert denne vurderingen nærmere. Dette gjør seg særlig gjeldende ettersom kommunen overfor klager har gitt uttrykk for at det etiske reglementet automatisk og direkte utelukket klager fra videre prosess, noe som ville vært i strid med kvalifikasjonsprinsippets krav til en konkret og individuell vurdering. Det er ikke dokumentert at det er gjort en vurdering av klagers kvalifikasjoner og om klager er ansett formelt kvalifisert. Det skriftlige materialet gir derfor ikke inntrykk av en saklig og forsvarlig saksbehandling, og utelukker ikke at det kan være lagt vekt på usaklige hensyn.

Ansettelsesrådet har i den udaterte kvalifikasjonsvurderingen også vist til kommunens etiske reglement og relasjonen mellom klager og klagers mor. Det kan ikke generelt utelukkes at en søkers nære relasjon til en ansatt på samme arbeidssted etter en konkret vurdering vil kunne utgjøre en saklig grunn for manglende innkalling til intervju. Dette gjelder selv om det ikke er konkret nevnt i utlysningsteksten.

Den klare hovedregelen er likevel at personlig egnethet skal belyses ved intervju og referansesjekk. Kommunen burde derfor ha foretatt en rettslig vurdering av adgangen til å legge vekt på reglementet ved utvelgelse av kandidater til intervju. Dette underbygges av at kommunen i etterkant av vårt undersøkelsesbrev har foretatt en rettslig vurdering av adgangen til å vektlegge det etiske reglementet, og at nye utlysningstekster nå opplyser om at nære relasjoner generelt sett kan få betydning. Dette er likevel noe annet enn den rettslige adgangen til å vektlegge dette allerede ved utvelgelse av kandidater til intervju.

Det eksisterer heller ikke skriftlig dokumentasjon i saken som underbygger at kommunen hadde klare holdepunkter for å fravike hovedregelen om at personlig egnethet bør avklares gjennom intervju og referansesjekk. Ombudet uttalte i SOM-2019-4200 at hvorvidt det var saklig å legge vekt på relasjonen, beror på om det er sannsynliggjort at relasjonen kan få negative konsekvenser for virksomheten.

Rektor har i sitt vurderingsnotat 9. juni 2025 vist til at ansettelsesrådet har gjort en konkret vurdering av relasjonen mellom klager og klagers mor opp mot kommunens etiske reglement. Rektors gjengivelse av vurderingen er imidlertid svært generell, og sier ingenting om hvordan den aktuelle relasjonen konkret vil kunne medføre utfordringer eller negative konsekvenser. Det fremstår heller ikke åpenbart at klagers relasjon til en administrativ sekretær vil medføre særskilte utfordringer. Dette skulle ha blitt grundigere vurdert og dokumentert. Rektors vurderingsnotat er dessuten skrevet etter at klager fikk muntlig orientering og klaget på prosessen 3. juni 2025, noe som svekker verdien av dokumentasjonen. Videre skrev HR-avdelingen i sitt første svar på klagen 6. juni 2025 kun at det var foretatt en vurdering av «slektskapet» som sådan, ikke av konsekvensene av dette.

3. Saksbehandlingsfeil

Samlet sett finner Sivilombudet at kommunen ikke har overholdt de ulovfestede kravene til skriftlighet ved offentlige ansettelser. Ansettelsesrådets skriftlige vurdering av klagers kvalifikasjoner er udatert. Det foreligger dermed ikke dokumentasjon som viser at det ble gjort en kvalifikasjonsvurdering av klager før beslutningen om ikke å innkalle klager til intervju. Vurderingsnotatet viser heller ikke at det var foretatt en tilstrekkelig kvalifikasjonsvurdering. Skriftlige vurderinger som ikke er tidsnære og gjøres i ettertid vil videre ilegges mindre vekt. Manglende skriftlighet utgjør derfor i seg selv en saksbehandlingsfeil ved ansettelsesprosessen. 

Sivilombudet er videre i tvil om den manglende innkallingen av klager til intervju var i tråd med grunnleggende krav til saklig og forsvarlig saksbehandling, jf. forvaltningsloven § 17 og kvalifikasjonsprinsippet for offentlige ansettelser.

Det er for det første uklart om kommunen i sin foreløpige kvalifikasjonsvurdering foretok en konkret og individuell vurdering av klager opp mot kravene i utlysningsteksten. Dette gjelder særlig betydningen av at klagers mor var ansatt på samme arbeidssted, men også kommunens henvisning til klagers formelle kvalifikasjoner og fagsammensetning. De skriftlige vurderingene av dette er utarbeidet etter at klager hadde påklaget beslutningen. Det knytter seg derfor «berettiget tvil» til om saken kunne anses for å være tilstrekkelig opplyst uten at klager ble innkalt til intervju, jf. sivilombudsloven § 12. 

4. Kvalifikasjonsprinsippet

Sakens dokumenter etterlater et tydelig inntrykk av at klager automatisk ble utelukket fra ansettelsesprosessen som følge av kommunens etiske reglement om nære relasjoner. Dette ville i så fall vært i strid med kvalifikasjonsprinsippets krav til en konkret og individuell vurdering. Det er en forbedring at kommunen i sine utlysningstekster nå viser til at det etiske regelverket om nære relasjoner kan få betydning for vurderingen av personlig egnethet. Sivilombudet understreker likevel at en generell henvisning ikke er tilstrekkelig til at kvalifikasjonsprinsippet anses overholdt. Kommunen må også foreta konkrete vurderinger av alle søkeres samlede kvalifikasjoner, og disse vurderingene må oppfylle de ulovfestede kravene til skriftlighet.  

Sivilombudet kan imidlertid ikke utelukke at kommunen rent faktisk foretok en konkret vurdering av klager, eller at det var innenfor kommunens skjønn ikke å kalle inn klager til intervju. Det er videre uklart om et eventuelt intervju ville hatt betydning for kommunens vurdering av klagers samlede kvalifikasjoner. Sivilombudet kan derfor ikke ta standpunkt til om klager ble forbigått ved ansettelsen.

Det foreligger heller ingen holdepunkter for at den som ble ansatt i stillingen ikke var best kvalifisert. Det kan derfor ikke konstateres brudd på kvalifikasjonsprinsippet som sådan. Ombudets uttalelse får uansett ingen konsekvenser for den ansattes stilling.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at kommunen ikke har overholdt de ulovfestede kravene til skriftlighet som gjelder ved ansettelser. Det foreligger ingen tidsnær dokumentasjon som viser at kommunen overholdt grunnleggende saksbehandlingskrav og foretok en tilstrekkelig kvalifikasjonsvurdering før beslutningen om ikke å kalle inn klager til intervju.

Det knytter seg videre berettiget tvil til om saken kunne anses tilstrekkelig opplyst uten at klager ble kalt inn til intervju, og uten at det ble gjort en konkret og individuell vurdering av betydningen av relasjonen. Slik saken er opplyst, har ombudet imidlertid ikke grunnlag for å vurdere om klager ble forbigått.  

Sivilombudet ber kommunen merke seg de forholdene som er påpekt i uttalelsen for fremtidige ansettelser.