Regelverket stiller krav til når og hvordan forvaltningen kommuniserer digitalt med borgerne. Blant annet kan forvaltningen som hovedregel ikke bestemme at borgerne kommuniserer digitalt når de henvender seg til forvaltningen.
Digital forvaltning
Det er viktig å sørge for at forvaltningsretten overholdes når man utvikler eller anskaffer et offentlig it-system. På denne siden kan du lese om sentrale forvaltningsrettslige krav som det er viktig å huske på når virksomheten digitaliseres, og se eksempler på saker som Sivilombudet har behandlet.
Forvaltningsrettslige krav
Forvaltningsrettens regler gjelder fullt ut når det offentlige digitaliserer og automatiserer saksbehandlingen. Dette gjelder uavhengig av om systemet treffer avgjørelser, brukes som beslutningsstøtte, gir veiledning eller utfører andre oppgaver.
Saksbehandlingsreglene i forvaltningsretten er viktige rettssikkerhetsmekanismer som motvirker at det offentlige gjør urett mot borgerne. Det er derfor viktig å sørge for at forvaltningsretten overholdes når man utvikler eller anskaffer et offentlig it-system.
Eksempler på sentrale forvaltningsrettslige krav
-
-
Før det fattes enkeltvedtak, må saken være godt nok opplyst. Alle relevante opplysninger må foreligge før saken avgjøres. Systemer som fatter enkeltvedtak. må lages slik at de oppfyller utredningsplikten.
-
Vedtak skal begrunnes. Begrunnelsen skal vise til de aktuelle reglene, de faktiske forholdene og eventuelt skjønnet som vedtaket bygger på. Automatiske vedtak må oppfylle de samme kravene til begrunnelse som manuelle vedtak.
-
Forvaltningen har veiledningsplikt innenfor sine saksområder. Veiledningsplikten gjelder fullt ut også ved digitalisering av tjenester.
-
Systemene må ha tilgangskontroll som sørger for at bare ansatte med et saklig behov får tilgang til taushetsbelagt informasjon.
-
Før det treffes enkeltvedtak, skal parten som hovedregel varsles. Systemer som fatter vedtak, må lages slik at sørger for forhåndsvarsling.
Utvalgte uttalelser fra Sivilombudet om digital forvaltning
- Manglende digital tilgang til Nav for foreldre
- Varsling om digitale brev
- Tilgang til BankID
- Automatisering av sykepenger
- Manglende svar på henvendelse i papirform
- Avslag på bruk av fremtidsfullmakt på helsenorge.no
- Forvaltningens plikt til å gi riktig informasjon
- Forhåndsvarsling ved automatiserte vedtak om reduksjon i uføretrygd
- Underskrift og navn i vedtak fra sosialtjenesten i Oslo kommune
- Tilsynssak – brudd på taushetsplikten etter helsepersonelloven § 21 og 21 a
- Politikerportalen 1: Innsyn i møteportal for folkevalgte i kommune («politikerportalen»)
- Krav om digital innsendelse av søknad om mesterbrev
- Begrunnelser i vedtak fra Nav – rapport fra undersøkelse av eget tiltak
- Manglende svar på henvendelse i papirform