Oppsummering

Sivilombudet undersøkte saksbehandlingstiden i en konkret ulovlighetssak i Grimstad kommune. Det ble i den forbindelse avdekket at kommunen har betydelige restanser på ulovlighetsfeltet, og at saksbehandlingstiden for ulovlighetsvarsler er ulovlig lang. Ombudet ba i februar 2025 kommunen iverksette tiltak for å redusere restansene og saksbehandlingstiden, samt å sørge for fremdrift i den konkrete ulovlighetssaken.

Etter ombudets uttalelse har kommunen igangsatt tiltak for å redusere restansene. Kommunen har blant annet økt bemanningen i byggesaksavdelingen, samt innført nye rutiner for saksavviklingen. På bakgrunn av kommunens siste statusoppdatering i juni 2026 har ombudet ikke funnet grunn til å følge opp kommunens videre restansearbeid nå. Ombudets vurderinger fremgår av det avsluttende brevet publisert nedenfor.

Avsluttende brev

Vi viser til tidligere korrespondanse i saken, herunder ombudets brev 27. februar 2025 og kommunens statusoppdateringer 10. juni og 2. juli 2026.

I brevet 27. februar 2025 konstaterte ombudet blant annet at Grimstad kommune over lengre tid har hatt betydelige restanser på ulovlighetsfeltet, og at kommunen ikke overholder forvaltningslovens krav om at saker skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Kommunens byggesaksavdeling syntes ikke å være dimensjonert for å håndtere både nye saker og eksisterende restanser på ulovlighetsfeltet. Ombudet ba kommunen iverksette tiltak for å få ned restansene og saksbehandlingstiden.

Ombudet kom også til at saksbehandlingstiden i en konkret sak om eiendommen X var ulovlig lang.

I redegjørelsen 10. juni 2026 skriver kommunen at den per 1. mars 2026 hadde 122 ulovlighetssaker til behandling, og at kommunen siden november 2024 hadde avsluttet 185 ulovlighetssaker. Kommunen viser til at reduksjonen i ulovlighetsrestansene skyldes målrettet arbeid, men erkjenner samtidig at det er behov for å redusere restansene ytterligere. Tidligere har kommunen hatt én medarbeider dedikert til tilsyn- og ulovlighetsarbeid. Kommunen har nå lyst ut en juriststilling med særlig ansvar for tilsyn og ulovlighetsoppfølging, og i tillegg skal hele byggesaksenheten bidra i restansearbeidet. Kommunen opplyser også at det er etablert interne rutiner for ulovlighetsoppfølging samt rutine for foreløpige svar og forsinkelsesmeldinger i ulovlighetssaker. Kommunen forventer å bringe restansene ned til et mer forsvarlig nivå innen utgangen av 2026, forutsatt at den utlyste stillingen blir besatt og at tilfanget av nye saker ikke øker vesentlig.  

Kommunen viser til at restanseutfordringene i hovedsak knytter seg til ulovlighetsvarsler og ulovlighetssaker. Kommunen skriver videre at «[f]or byggesøknader følger fristene av plan- og bygningsloven § 21-7, … [f]or klagesaker gjelder de alminnelige kravene til forsvarlig fremdrift etter forvaltningsloven, herunder plikten til å forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold.»

Ombudet finner grunn til å minne om at det er gitt en konkret frist for kommunens forberedende klagebehandling i byggesaksforskriften § 7-1 bokstav c: «klagesaker skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker.» Ombudet ber kommunen merke seg dette.

Kommunen skriver også at «saksbehandlingstiden i enkeltsaker kan påvirkes av forhold som ligger utenfor kommunens kontroll, eksempelvis … politisk behandling der saken ikke kan avgjøres administrativt. I slike tilfeller løper ikke den ordinære saksbehandlingsfristen på samme måte». Ombudet gjør på denne bakgrunn kommunen oppmerksom på at det at en byggesak skal behandles politisk, ikke innebærer at gjeldende saksbehandlingsfrister suspenderes. Ombudet har i flere tidligere uttalelser påpekt at det er kommunens ansvar å organisere sitt arbeid slik at kommunen settes i stand til å overholde gjeldende saksbehandlingsfrister. Se for eksempel ombudets uttalelser 4. januar 2020 i SOM-2019-4150, 14. februar 2020 i SOM-2018-756 og 22. november 2013 i SOM-2013-964.

Når det gjelder den konkrete ulovlighetssaken på eiendommen X, fremgår det av kommunens redegjørelse 2. juli 2026 at tiltakshaverens klage over kommunens avslag 14. mars 2025 på søknaden om godkjenning av bodens plassering ikke er tatt til følge. Saken ble 6. mars 2026 oversendt Statsforvalteren i Agder for endelig avgjørelse. Kommunen avventer Statsforvalterens avgjørelse før saken eventuelt følges opp videre med pålegg om retting eller andre ulovlighetsvirkemidler.  

På bakgrunn av kommunens siste redegjørelser synes kommunen å arbeide aktivt og systematisk med å redusere restansene på ulovlighetsfeltet. Samtidig er det fortsatt et betydelig antall ulovlighetssaker til behandling, og kommunen har selv erkjent at arbeidet med å bringe restansene ned på et forsvarlig nivå ennå ikke er fullført. Kommunen synes å ha en plan og et mål for det videre arbeidet. Ombudet forutsetter at kommunen fortsetter arbeidet med å redusere restansene og overholde gjeldende saksbehandlingsfrister.

I lys av kommunens redegjørelser har ombudet kommet til at det ikke er tilstrekkelig grunn til å følge opp Grimstad kommunens saksbehandlingstid videre på generelt grunnlag. Vi vil fortsette å følge med på saksbehandlingstiden gjennom de klagesakene vi eventuelt mottar. Når det gjelder saken om eiendommen X, avsluttes også videre oppfølgning her nå. Ombudet forutsetter at kommunen sørger for fortsatt fremdrift i saken dersom det fortsatt er behov for ulovlighetsoppfølgning når Statsforvalteren har avgjort klagesaken. 

Saken avsluttes med dette her.