Sivilombudet har av eget tiltak undersøkt politidistriktenes ventetider for å få intervju hos politiet i saker om familieinnvandring. Bakgrunnen var at Utlendingsdirektoratets (UDIs) behandlingstider for mange søknader om familieinnvandring har vært svært lange over tid, og at direktoratet har pekt på lange ventetider for å få intervjuet de involverte hos politiet som en av årsakene til dette. Etter ombudets syn er ventetiden for å få time til intervju alt for lang hos de fleste politidistriktene. Nesten halvparten av politidistriktene har ventetider på 8 måneder eller mer. De lengste ventetidene finnes i Oslo politidistrikt med 19 måneder, og i distriktene Øst og Vest med 16-17 måneder. Ventetidene hos politiet fører til at behandlingstidene i et stort antall familieinnvandringssaker hos UDI blir alt for lange, og ikke oppfyller de lovbestemte kravene til behandlingstid i forvaltningsloven § 11 a. I saker der søkerne er adskilt i påvente av behandlingen av familieinnvandringssaken vil lange behandlingstider også innebære en risiko for brudd på retten til familieliv etter Den Europeiske Menneskerettighetskonvensjonen artikkel 8. Sivilombudet vil følge med på utviklingen i ventetiden for intervju. Politidirektoratet bes om å i januar 2023 oversende en oppdatert oversikt over behandlingstidene og en redegjørelse for hva som er gjort for å forbedre dem. Sivilombudet ber også Justis- og beredskapsdepartementet om å orientere om hva de vil foreta seg for å forbedre situasjonen.

Saken gjaldt innsyn i meldingsutvekslingen mellom en ansatt i Utenriksdepartementet og Rolls-Royce om det varslede salget av Bergen Engines. Meldingsutvekslingen hadde skjedd via Facebook Messenger og på e-post. Utenriksdepartementet hadde gitt innsyn i en versjon av Messenger-meldingene som var oversendt Stortinget, der enkelte opplysninger var utelatt. For Sivilombudet reiste saken spørsmål om departementet hadde de originale meldingene, om arkiv- og journalføringsplikten var overholdt, og om det forelå en plikt til å forsøke å gjenopprette de opprinnelige meldingene. Sivilombudet har undersøkt det rettslige grunnlaget for å utelate navn på saksbehandlere ved innsynskrav. Saken omfattet også oppføringen av en konkret sak knyttet til Bergen Engines-saken på departementets elektroniske postjournal på eInnsyn, og generelle spørsmål om journalføring av E-lisenssaker som gjelder eksportkontroll. Til sist ble det reist spørsmål om saksbehandlingstiden. Sivilombudet kom til at Messenger-meldingene var saksdokumenter som var gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, og dermed var journalføringspliktig, jf. forskrift om offentlege arkiv § 9. Ombudet minnet også om at arkivplikten – i motsetning til journalføringsplikten – inntrer dersom dokumentet enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Departementet ble bedt om å vurdere om den beskrivelsen av rekkevidden av arkivplikten av særlig e-post som kom til uttrykk i svarene til ombudet, er korrekt og dekkende for departementets praksis. Sivilombudet uttalte at dokumenter som ellers oppfyller vilkårene for journalføringsplikten, men som både inneholder saksopplysninger og private opplysninger, skal journalføres med sitt opprinnelige innhold. Det er bare dokumenter som «utelukkande» er av privat karakter som ikke er omfattet av sakdokumentbegrepet i offentleglova § 4. Det er etter offentleglova ikke hjemmel til å utelate eller sladde navnet på saksbehandlere med den begrunnelse at saken er «eksepsjonell». Sivilombudet uttalte at det er uheldig at departementet ikke tidligere oppdaget at det finnes arkivert ytterligere en versjon av Messenger-meldingene. Departementet ble også bedt vurdere om de beskrevne rutinene for behandling av innsynskrav er gode nok og om det kan være behov for å innføre rutiner for å avklare med saksbehandler om det finnes saksdokumenter ut over det som er arkivert, før innsynskravet besvares. Departementet har gitt uttrykk for at dersom det er gjort feil i forhold til arkivplikten, er det god forvaltningsskikk å forsøke å rette feilen. Sivilombudet var enig i dette og mente at departementet i tråd med god forvaltningsskikk bør forsøke å gjenopprette Messenger-meldingene med sitt originale innhold. Sivilombudet ba departementet behandle innsynskravet på nytt. Sivilombudet mente det er uheldig at det ikke går tydelig frem av departementets nettsted at departementet har andre journaler i tillegg til den offentlige elektroniske postjournalen. Videre ba sivilombudet om at departementet innen utgangen av 2022 orienterer om status og konklusjoner i arbeidet med leveransen til eInnsyn for E-Lisenssakene. Under henvisning til oppføringen av en konkret sak på eInnsyn, minnet sivilombudet om kravene til opplysningene i journalen som er oppstilt i forskrift om offentlege arkiv § 10. Saksbehandlingstiden var for lang både ved behandlingen av kravet og for den utvidede begrunnelsen. Sivilombudet ba om å bli holdt orientert om utfallet av den fornyede behandlingen av innsynskravet innen 1. juli 2022.

Sivilombudet har av eget tiltak undersøkt Navs rettsanvendelse i beslutninger etter forvaltningsloven § 35 om ikke å omgjøre vedtak utenfor klagesaker. Undersøkelsen viste at Nav i perioden fra juli 2017 til januar 2022 traff beslutninger bygget på en uriktig og for streng tolkning av forvaltningsloven § 35. Feilen besto i at Nav brukte de strengere vilkårene som tidligere gjaldt for den ulovfestede regelen om gjenopptak. Ombudet er ikke overbevist av Arbeids- og inkluderingsdepartementets forklaring om at saksbehandlere i Nav som har skrevet beslutninger med en for streng tolkning av forvaltningsloven § 35, egentlig hadde en god forståelse av bestemmelsen. En viktig bakenforliggende årsak til feiltolkningen er Arbeids- og velferdsdirektoratets mangelfulle oppfølging av hvordan Navs enheter skulle legge om praksis etter en instruks fra departementet 30. mai 2017. Departementet har ikke kunnet gi et anslag over hvor mange saker som er omfattet av feiltolkningen. Ombudet mener departementet burde gjort en større innsats for å kartlegge omfanget av feilen i Nav og en bedre vurdering av hvilke konsekvenser den kan ha hatt for utfallet av de berørte sakene. Direktoratet har varslet at det nå skal oppdatere Navs rundskriv til forvaltningsloven og lage en ny mal for beslutninger om omgjøring. Ombudet ber departementet vurdere hvordan de personene som er berørt av feiltolkningen på en egnet måte kan informeres om feilen og muligheten de har for å be Nav om en ny vurdering av omgjøringsspørsmålet etter en korrekt og mindre streng lovtolkning, samt om en redegjørelse for fremdriften i direktoratets arbeid med rundskrivet og malen.

Saken gjelder Statsforvalterens oppfølgning av en henvendelse fra en person som ikke fikk levert muntlig søknad om økonomisk stønad (nødhjelp). Han mente også at Navs krav til dokumentasjon for søknaden var for omfattende. Samme dag henvendelsen var sendt hadde han fått avslag på søknad om nødhjelp. Statsforvalteren åpnet tilsynssak på bakgrunn av henvendelsen og fikk tilsendt saksutredning og avslagsvedtaket fra Nav, men undersøkte ikke med klageren om henvendelsen var ment som en klage over avslaget. Sivilombudet er kommet til at Statsforvalteren burde ha undersøkt med klageren om henvendelsen også var ment som en klage over enkeltvedtaket. Den som henvender seg til Statsforvalteren i saker etter sosialtjenesteloven, er ikke nødvendigvis kjent med Statsforvalterens rolle både som klage- og tilsynsorgan, og hvilke konsekvenser de ulike funksjonene har. Statsforvalteren bes om å undersøke med klageren om han mente å klage på enkeltvedtaket.

Sivilombudet undersøkte av eget tiltak om Pensjonstrygden for sjømenn har rettslig grunnlag for å kreve at medlemmene må klage over vedtak før de kan anke til Trygderetten og hvilken frist eller frister som gjelder. Ombudet kom til at Pensjonstrygden ikke kan kreve at medlemmene må klage før de kan anke og at det ikke gjelder noen klagefrist. Fristen for å anke følger av trygderettsloven § 9 og er i utgangspunktet seks uker fra underretning om Pensjonstrygdens vedtak er kommet frem til medlemmet. Pensjonstrygden har gitt medlemmene uriktig informasjon om rettsreglene som gjelder for vedtakene. Praksisen synes over tid å ha bygget på en uriktig forståelse av forvaltningsloven og trygderettsloven. Feilen kan ha medført ulemper for medlemmene og risiko for at enkelte kan ha mistet muligheten til å anke. Ombudet ber Pensjonstrygden korrigere sin praksis og informasjon for fremtidige saker, slik at den samsvarer med trygderettsloven.

Saken gjelder Arbeids- og inkluderingsdepartementets saksbehandlingstid i sak om innsyn i e-poster som gjelder daværende statsråd Hadia Tajiks pendlerboliger. Departementet brukte fire uker på å behandle innsynskravet, og begrunnet saksbehandlingstiden med at departementet på kort tid mottok mange og omfattende innsynskrav om sakskomplekset. Krav om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jf. offentleglova § 29 første ledd andre punktum. Ombudet har kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. I vurderingen er det blant annet lagt vekt på at innsynskravet gjaldt en svært samfunnsaktuell sak, der rask behandling var særlig viktig.

Saken gjelder Oslo politidistrikts behandling av en søknad om brukthandelbevilling, jf. brukthandellova § 2. På søknadstidspunktet opplyste Oslo politidistrikt at saken ville ha åtte ukers saksbehandlingstid regnet fra tidspunktet all nødvendig dokumentasjon var mottatt. Søknaden ble ikke behandlet innen fristen, og er fortsatt - ett år og fire måneder etter at den ble sendt til politidistriktet - ikke realitetsbehandlet. Oslo politidistrikt har brutt saksbehandlingsfristene i brukthandelforskriften og tjenesteloven. Den samlede behandlingstiden er heller ikke i samsvar med forvaltningsloven. Forsinkelsesmelding ble ikke sendt da åtteukersfristen utløp. Dette var i strid med tjenesteloven. Politidistriktet har heller ikke på et senere tidspunkt sendt skriftlig forsinkelsesmelding, slik det følger av god forvaltningsskikk at forvaltningen plikter å gjøre. Oslo politidistrikt må nå behandle søknaden. Politidistriktet må også gjennomgå sine rutiner for å sikre at alle søknader om brukthandelbevilling som utgangspunkt behandles innen saksbehandlingsfristen på åtte uker.

Saken gjelder krav om dekning av sakskostnader i forbindelse med omgjøring av vedtak om hjelpestønad. Hjelpestønad kan ytes noen som på grunn av varig sykdom, skade eller lyte, har behov for særskilt tilsyn og pleie. I denne saken var det opplyst på et skjema til Nav at klageren hadde en rekke praktiske behov, som matlaging og annet husarbeid, og at klageren var 100 % sengeliggende. I beskrivelsen fra klagerens fastlege sto det at foreldrene «steller henne døgnet rundt», og at hun var «fullstendig avhengig av hjelp». Nav Arbeid og ytelser avslo søknaden og begrunnet dette med at søknaden inneholdt opplysninger om behov for hjelp til praktiske gjøremål og ikke opplysninger om et behov for ekstra tilsyn og pleie. Etter at klagerens foreldre, ved hjelp av advokat, ga en nærmere redegjørelse for klagerens hjelpebehov i klagerunden, ble vedtaket omgjort og klageren fikk innvilget hjelpestønad. Den som får et vedtak endret til gunst for seg, har krav på dekning av nødvendige sakskostnader for å få endret vedtaket, jf. forvaltningsloven § 36. Det er en forutsetning for slik dekning at endringen ikke skyldes forhold utenfor forvaltningens kontroll. Skyldes omgjøringen nye opplysninger som belyser forholdene på vedtakstidspunktet, vil en part normalt ha krav på dekning av sakskostnader dersom forvaltningen ikke har oppfylt sin veiledningsplikt eller utredningsplikt, jf. forvaltningsloven § 11 og § 17. Ombudet er kommet til at klagerens foreldre ikke fikk tilstrekkelig veiledning, og at saken ikke var tilstrekkelig utredet da Nav Arbeid og ytelse traff sitt vedtak. Nav må ved vurderingen av veilednings- og utredningspliktens rekkevidde avveie denne mot effektivitet, ressursbruk og ansvaret for å avgjøre saken uten ugrunnet opphold. I dette tilfellet skulle Nav Arbeid og ytelser ha foretatt nærmere undersøkelser på bakgrunn av opplysningene som kom frem i skjemaet for søknad om hjelpestønad og veiledet klagerens foreldre nærmere om hvilke opplysninger som var relevante for spørsmålet om innvilgelse av stønaden, jf. forvaltningsloven § 11 og § 17. Når dette ikke var gjort, skyldes ikke omgjøringsvedtaket til gunst for klageren forhold utenfor forvaltningens kontroll, jf. forvaltningsloven § 36 første ledd. Sivilombudet ber Arbeids- og velferdsdirektoratet om å vurdere sakskostnadskravet på nytt.

Saken gjelder spørsmålet om en tegnspråklig ungdom hadde krav på opptak til en knutepunktskole i nabofylket. Saken reiser også spørsmål om fylkeskommunen har oppfylt veiledningsplikten knyttet til eget permisjonsregelverk. For skoleåret 2020/2021 fikk eleven plass som prioritert gjesteelev ved knutepunktskolen X videregående skole i Bergen. På grunn av alvorlig sykdom sa klageren fra seg skoleplassen. Klageren ble så bedre, og søkte på samme skole for skoleåret 2021/2022. Vestland fylkeskommune avslo søknaden fordi det ikke var ledige plasser dette året. Sivilombudet kom til at eleven verken hadde krav på opptak til knutepunktskolen i nabofylket etter forskrift til opplæringslova § 6-4 om gjesteelever, eller etter §§ 6-40 jf. 6-43 om knutepunktskoler. Dette fordi plassene allerede var fylt opp av elever fra fylket der skolen ligger. Vestland fylkeskommune hadde ikke oppfylte veiledningsplikt etter forvaltningsloven § 11. Fylkeskommunen skulle veiledet eleven og foreldrene om muligheten til å søke permisjon før eleven sa opp skoleplassen i august 2020. Sivilombudet ba fylkeskommunen om å vurdere tiltak for å avbøte de vidtrekkende negative konsekvensene den mangelfulle veiledningen har hatt for elevens skolegang.

Saken gjelder klage over en kommunes ansettelse av en avdelingsleder. Ombudet har kommet til at kommunens ansettelse var i strid med kvalifikasjonsprinsippet. Vedkommende som ble ansatt oppfylte ikke kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten. Ved fremtidige ansettelser må kommunen være bevisst på utlysningstekstens betydning for hvem som kan ansettes i stillingen.