Saken gjelder Helse- og omsorgsdepartementets saksbehandlingstid i sak om innsyn i korrespondanse mellom departementet og Koronakommisjonen. Departementet brukte flere måneder på å behandle innsynskravene, og gi en nærmere begrunnelse for avslag på innsyn. Innsynskravene gjaldt flere hundre dokumenter. Den lange saksbehandlingstiden var begrunnet i den store arbeidsmengden som følge av covid-19-pandemien, samt at innsynskravet var omfattende. Ombudsmannen har forståelse for at den ekstraordinære arbeidsbelastningen i departementet som følge av pandemien også kan føre til forsinkelser ved behandling av innsynssaker. Ombudsmannen er likevel kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. Krav om innsyn og klager i innsynssaker skal etter offentleglova avgjøres uten ugrunnet opphold. Forvaltningsorganer skal også på forespørsel gi en nærmere begrunnelse for et avslag så raskt som mulig og senest innen ti dager. Det er ikke gjort endringer i offentleglova som følge av pandemien.

Saken gjelder Fylkesmannens behandling av en sak om å endre et barns fornavn etter søknad fra barnets mor. Skatteetaten avslo søknaden fordi far ikke samtykket til navneendringen. Etter klage fra moren omgjorde Fylkesmannen vedtaket fordi det ville være barnets beste å endre navnet og at det derfor forelå en «særlig grunn» til å godta søknaden. Moren hadde sendt flere dokumenter til forvaltningen som hun mente støttet søknaden, men som ikke ble forelagt faren til uttalelse før Fylkesmannen fattet vedtak i saken. Ombudsmannen mener det utgjorde et brudd på forvaltningsloven § 17 annet ledd at opplysninger forvaltningen hadde mottatt om klageren ikke ble forelagt ham til uttalelse før Fylkesmannen fattet vedtak i saken. Videre mener ombudsmannen at Fylkesmannens vedtak om at det forelå en «særlig grunn» til å godta navneendring uten klagerens samtykke ikke var tilstrekkelig utredet, jf. forvaltningsloven § 33 femte ledd, jf. § 17 første ledd. Manglene ved saksbehandlingen gjør at ombudsmannen mener det er begrunnet tvil om Fylkesmannens avgjørelse i navnesaken er riktig. Ombudsmannen ber Fylkesmannen vurdere saken på nytt.

Saken gjelder Helseklages behandlingstid i en enkeltsak om utmåling av erstatning for pasientskade og Helseklages vurdering av spørsmålet om prioritering av saken. Ombudsmannen mener behandlingstiden i utmålingssaken på nesten 29 måneder var for lang. Saken burde ha blitt prioritert fra den kom inn til Helseklage, fordi pasientskadesaken allerede hadde versert lenge for forvaltningen og domstolene, uten at klageren var skyld i dette. Med lang forventet saksbehandlingstid i Helseklage, er det særlig viktig med gode rutiner for å identifisere saker som av ulike grunner bør prioriteres. Ombudsmannen har derfor bedt Helseklage om å gjennomgå rutinene for prioritering mellom saker. Videre forventer ombudsmannen at Helseklage i fremtiden sørger for å gi hensiktsmessig informasjon i orienteringer om forventet saksbehandlingstid.

Saken gjelder innsyn etter offentleglova i et referat fra møte i Beredskapsutvalget mot biologiske hendelser. I sin endelige avgjørelse i saken unntok Helse- og omsorgsdepartementet dokumentet fra innsyn med hjemmel i offentleglova § 14 første ledd om organinterne dokumenter. Det ble ikke funnet grunn til å gi merinnsyn. Ombudsmannen har kommet til at Beredskapsutvalget er et eget organ, men slik at utvalgets rådgivere ikke er del av organet. Når referatet er sendt fra utvalget til rådgiverne og i tillegg til Helse- og omsorgsdepartementet og Justisdepartementet, har det mistet sin organinterne karakter, og kan ikke unntas etter § 14 første ledd. Ettersom referatet er sendt til Helse- og omsorgsdepartementet og Justisdepartementet, mener ombudsmannen at det heller ikke er grunnlag for å unnta det etter § 15 tredje ledd, som departementet har anført som et alternativt grunnlag. Ombudsmannen ber Helse- og omsorgsdepartementet om å foreta en ny vurdering av saken.

Etter at et innsynskrav var fremsatt hos Folkehelseinstituttet (FHI), men før det var behandlet, ble datafilene det var begjært innsyn i, slettet. Det ble av denne grunn ikke vurdert om det kunne gis innsyn i filene. Klagen på innsynsavslaget ble avvist av Helse- og omsorgsdepartementet med den begrunnelse at det ikke var en klage etter offentleglova. Departementet viste til at loven gir rett til innsyn i dokumenter, at dokumentene i dette tilfellet ikke eksisterte, og at departementet derfor ikke kunne vurdere om det skulle ha vært gitt innsyn i dem. Ombudsmannen mener at saken skulle ha vært behandlet som en klage etter offentleglova. God forvaltningsskikk tilsier at saksdokumenter det er begjært innsyn i, ikke slettes før innsynskravet er vurdert, selv om det etter arkivregelverket er adgang til å slette. Når sletting likevel har skjedd, vil det være god forvaltningsskikk å forsøke å bøte på feilen ved å undersøke om gjenoppretting er mulig med en rimelig tids- og ressursbruk. Departementet burde derfor ha vurdert om datafilene var saksdokumenter som var omfattet av offentleglova. I så fall burde FHI blitt bedt om å vurdere muligheten for å gjenopprette filene, for eksempel ved å innhente dem på nytt. Dersom dette lot seg gjøre med rimelig tids- og ressursbruk, burde filene ha blitt gjenopprettet, slik at klager fikk oppfylt sin rett etter offentleglova til å få vurdert innsyn i dem.

Saken gjelder avslag på økonomisk stønad til livsopphold. Ombudsmannen er kommet til at saksbehandlingen sett under ett ikke er i samsvar med det som etter forvaltningsloven kreves for en forsvarlig saksbehandling. Begrunnelsene i saken har vært mangelfulle, noe som gjør at ombudsmannen mener det foreligger begrunnet tvil, jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd, om det er foretatt en tilstrekkelig individuell vurdering av klagerens helhetlige situasjon. På denne bakgrunn bes Fylkesmannen om å behandle klagen på nytt, og å merke seg ombudsmannens påpekninger til fremtidige saker.

Saken gjelder krav om dekning av sakskostnader i forbindelse med oppheving av statlig reguleringsplan for nasjonalt minnested på Sørbråten. Kommunal- og moderniseringsdepartementet avslo Utstranda Velforenings krav uten nærmere begrunnelse. Etter ombudsmannens undersøkelse begrunnet departementet avslaget med at utgiftene ikke hadde vært «nødvendige» for å få opphevet vedtaket. Departementet stilte også spørsmål ved om andre vilkår for å få dekket sakskostnader var oppfylt, men uten å ta stilling til dette. Ombudsmannen er kommet til at departementet i sitt avslag på krav om sakskostnader ikke har oppfylt lovens krav til begrunnelse. For nødvendighetsvilkåret mener ombudsmannen det var forståelig at velforeningen pådro seg utgifter for å klage den statlige reguleringsplanen inn for ombudsmannen, samt at opphevelsen av den statlige reguleringsplanen ikke «kun» skyldes andre forhold enn velforeningens innsats. Velforeningens vesentlige utgifter til å klage til ombudsmannen var nødvendige for å få opphevet planvedtaket. Ombudsmannen har ikke tatt stilling til hvilke deler av det fremsatte kravet dette omfatter. Ombudsmannen har ikke tatt endelig stilling til om partsvilkåret er oppfylt, men peker på noen forhold som tilsier at partsvilkåret i fvl. § 36 er oppfylt. Ombudsmannen ber departementet om å vurdere sakskostnadskravet på nytt.

Saken gjelder spørsmålet om hvilke krav som kan stilles til en søknad om økonomisk sosialhjelp. Klager sendte et brev til Nav der han blant annet skrev at han trengte penger til livsopphold. Brevet ble ikke behandlet av Nav som en søknad om økonomisk sosialhjelp. Fylkesmannen var enig i Navs vurdering av at brevet ikke var å anse som en søknad. Fylkesmannen begrunnet sin vurdering overfor ombudsmannen med at klagers brev var gitt tittelen «Kjære Nav…» og at det ikke konkretiserte hva han trengte sosialhjelp til og fra hvilket tidspunkt. I tillegg hadde klager tidligere fått veiledning om hvordan en skulle gå frem for å søke om økonomisk sosialhjelp. Ombudsmannen er kommet til at klagers brev burde blitt fulgt opp som en søknad. Det kan ikke stilles for strenge krav til innholdet i en henvendelse før det anses som en søknad. Klager hadde gitt uttrykk for et hjelpebehov. Navs skjerpede veiledningsplikt i sosialtjenestesaker innebærer at det i dette tilfellet ikke var tilstrekkelig å sende et generelt veiledningsbrev. Fylkesmannen bes behandle saken om søknadsdato på nytt. Fylkesmannen bes merke seg ombudsmannens syn og ta dette i betraktning i fremtidige saker om økonomisk sosialhjelp.

Saken gjelder Stavanger kommunes manglende behandling av en innsynsbegjæring. Klageren hadde purret skriftlig gjentatte ganger og bedt om klagebehandling av saken. Kommunen mente at det kommunale foretaket, Stavanger Parkeringsselskap KF, skulle behandle innsynssaken. Ombudsmannen er kommet til at kommunens håndtering av innsynskravet ikke er i overensstemmelse med offentleglova § 29. Kommunen må omgående ta stilling til innsynskravet, samt vurdere om det er nødvendig å veilede klageren i saken. Ombudsmannen ber om å få kopi av kommunens avgjørelse i innsynssaken. Ombudsmannen forutsetter at kommunen gjennomgår gjeldende rutiner for behandling av innsynskrav, slik at også innsynskrav som etter kommunens vurdering skulle vært rettet til et annet organ, behandles etter samme rutiner og innen samme frister som øvrige innsynskrav. Til tross for gjentatte muntlige og skriftlige påminnelser herfra, og gjentatte muntlige forsikringer fra kommunen om at saken vil bli fulgt opp, har kommunen i en periode på ti måneder ikke besvart ombudsmannens henvendelser. Ombudsmannen forutsetter videre at eventuelle fremtidige henvendelser herfra behandles og besvares innen de frister ombudsmannen setter.

Saken gjelder ansettelse av rektor ved Y skole i X kommune. Ombudsmannen har kommet til at X kommune har dokumentert, gjennom sine svar på spørsmålene herfra, at kvalifikasjonsprinsippet ble ivaretatt ved ansettelse av rektor ved Y skole. Kommunen hadde foretatt en ny vurdering av klagers kandidatur, og så da bort fra fraværet som i første runde førte til at klager ikke ble innstilt til stillingen. Det er dokumentert at fraværet, som det ikke var adgang til å legge vekt på, ikke var det som avgjorde vurderingen av hvem som var best kvalifisert. Kommunen anmodes samtidig om å etablere en rutine i ansettelsessaker, der den sammenlignende kvalifikasjonsvurderingen av kvalifiserte kandidater nedfelles skriftlig.