Saken gjelder krav om innsyn i korrespondanse mellom Steigen kommune og Bodø kommune i forbindelse med en anskaffelsessak og senere sak for Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Steigen kommune avslo kravet med henvisning til offentleglova § 15 om interne dokumenter. Fylkesmannen i Nordland omgjorde vedtaket delvis ved å gi innsyn i enkelte dokumenter. Tre e-poster ble unntatt offentlighet med henvisning til offentleglova § 15 annet ledd, § 18 om rettssaksdokument og § 23 om hensynet til kommunens forhandlingsposisjon. Ombudsmannen er kommet til at Fylkesmannens begrunnelse etterlater «begrunnet tvil», jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd, til om vilkårene for unntak etter offentleglova § 15 annet ledd og § 23 første ledd er oppfylt. Videre er ombudsmannen kommet til at vilkårene for unntak etter offentleglova § 18 ikke er oppfylt. Fylkesmannens meroffentlighetsvurdering er også mangelfull. Ombudsmannen ber Fylkesmannen vurdere innsynskravet på nytt.

NTNU brukte elleve uker på å behandle et krav om partsinnsyn i en ansettelsessak. Årsaken til behandlingstiden ble opplyst å være lav feriebemanning. Ombudsmannen viste til at innsynssaker som hovedregel bør avgjøres samme dag, og senest innen tre dager. Feriefravær er ikke i seg selv saklig grunn til å fravike utgangspunktet om at innsynssaker skal avgjøres uten «ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Videre utgjør det brudd på forvaltningsloven § 11 a annet ledd og god forvaltningsskikk at klageren ikke mottok forsinkelsesmelding underveis. Ombudsmannen bemerket at fakultetets rutine, slik den ble beskrevet av NTNU selv i svaret til ombudsmannen, ikke oppfyller kravet om hurtig behandling. Ombudsmannen ber om at NTNU innen 1. april 2020 gir en redegjørelse for hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt for å sikre at fremtidige begjæringer om partsinnsyn behandles på en tilfredsstillende måte.

Saken gjelder krav om innsyn i Oslo politidistrikts operasjonslogg 10. august 2019 fra kl. 12.00 til 22.00 og lydfilen fra telefonsamtalen samme dag der politiet fikk melding om angrepet mot moskeen Al-Noor Islamic Centre i Bærum. Politidirektoratet avslo kravet om innsyn under henvisning til taushetsplikt for operasjonsloggen og organinterne dokumenter for lydfilen. Direktoratet hadde ikke tilgang til de to dokumentene det var bedt om innsyn i. Ombudsmannen har ikke funnet grunn til å kritisere direktoratets konklusjon om at det på det nåværende tidspunktet ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn i lydfilen. Ombudsmannen kan vanskelig se at operasjonsloggen er taushetspliktig i sin helhet. Taushetspliktvurderingen er dessuten noe mangelfull. Direktoratet har ikke vurdert konkret hvilke opplysninger som er taushetspliktige, og dermed unntatt offentlighet. Ombudsmannen ber direktoratet behandle denne delen av saken på nytt. Det gir grunnlag for kritikk at direktoratet ikke hadde tilgang til lydfilen og operasjonsloggen ved behandlingen av klagesaken. Ved ikke å innhente dokumentene har direktoratet ikke oppfylt plikten til å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Ombudsmannen har ikke innvendinger til direktoratets standpunkt om at å nekte innsyn i denne saken ikke innebærer et brudd på EMK art. 10 nr. 1.

Saken gjelder en kommunes behandling av sak om parkeringstillatelse for forflytningshemmede. Spørsmålet er om den kommunale klagenemnda overholdt forvaltningslovens krav til begrunnelse og plikt til å vurdere klagers anførsler da den behandlet klagesaken. Klagenemnda begrunnet ikke sitt vedtak da den avslo søknaden. Det foreligger således brudd på plikten til å begrunne vedtak samtidig med at vedtak treffes, jf. forvaltningsloven § 24 første ledd. Da ombudsmannen undersøkte saken ba vi om en redegjørelse for hva som hadde vært klagenemndas begrunnelse for vedtaket, og hvor denne fremgikk. I sitt svar til oss viste klagenemnda til sakens dokumenter. Det er etter ombudsmannens vurdering fremdeles uklart hva som var klagenemndas begrunnelse for avslaget. Ombudsmannen mener det knytter seg begrunnet tvil til om klagenemnda oppfylte sin plikt til å foreta en vurdering av klagers anførsel om at han hadde et «særlig behov» for parkeringstillatelse, jf. forvaltningsloven § 34 annet ledd annet punktum. På ovennevnte bakgrunn ber ombudsmannen kommunens klagenemnd om å behandle saken på nytt.

En intern søker til en stilling i Y i X kommune klaget til ombudsmannen fordi hun mente seg forbigått. Hun mente seg best formelt kvalifisert, og fryktet at det var lagt vekt på utenforliggende hensyn. Vurderingen av kandidatenes kvalifikasjoner var ikke nedtegnet skriftlig. Ombudsmannen er kommet til at ansettelsesprosessen ikke har vært i tråd med de ulovfestede kravene til skriftlighet som gjelder ved ansettelser. Vurderingen av de aktuelle søkernes formelle kvalifikasjoner er utilstrekkelig. Vurderingen av klagerens personlige egenskaper fremstår imidlertid som saklig og relevant, og det er derfor ikke grunnlag for å hevde at hun ble forbigått ved ansettelsen.

Saken gjelder søknad om fritak fra renovasjonsordningen og gebyrplikten i Solund kommune. Nordhordland og Gulen Interkommunale Renovasjonsselskap (NGIR) avslo søknaden. Vedtaket ble senere stadfestet av NGIRs styre som klagenemnd. Ombudsmannen er kommet til at styret i et interkommunalt selskap ikke kan opptre som klagenemnd for vedtak om fritak fra renovasjonsordningen truffet av selskapets administrasjon i første instans. NGIRs styre var derfor i denne saken ikke rett klageinstans. Ombudsmannen kan for øvrig ikke se at NGIRs klagenemnds (styrets) vedtak viser at det er foretatt en konkret vurdering av de objektive forholdene ved den omsøkte eiendommen, slik forurensningsloven krever. Dette innebærer at avslaget ikke er tilstrekkelig begrunnet. Ombudsmannen ber NGIRs styre i samråd med Solund kommune om å foreta en ny vurdering av hva som er rett klageinstans for vedtak vedrørende fritak fra renovasjonsordningen. Ombudsmannen ber også om at rett klageinstans vurderer klagesaken på nytt.

Saken gjelder krav om innsyn i korrespondanse mellom de tidligere tollregionene og Tolldirektoratet om bruk av teknisk utstyr. Kravet ble fremmet overfor hver av de seks regiondirektørene. Tolldirektoratet behandlet saken i første instans, og kom til at kravene ikke var tilstrekkelig spesifiserte. Saken ble tatt opp med Finansdepartementet, som avviste at det var en feil at kravene var behandlet av direktoratet, og ikke regionene, i første instans. Kravet i offentleglova § 29 første ledd om at det organet som mottar et innsynskrav skal vurdere dette «konkret og sjølvstendig», innebærer klare begrensninger for overordnet organs adgang til å behandle et innsynskrav i første instans. Ombudsmannen mener at innsynskravene skulle vært behandlet av de respektive tollregionene, og ikke av direktoratet i første instans. Det er ikke grunnlag for å konkludere med at Tolldirektoratets feilaktige behandling av kravene i første instans, ikke har virket inn på sakens utfall. Direktoratets avgjørelse må anses ugyldig. Ombudsmannen ber om at de seks innsynskravene behandles på nytt. Departementet må avklare hva som er riktig(e) organ(er) for den nye behandlingen.

I to klagesaker på ansettelser i Stavanger kommune ble ombudsmannen gjort kjent med at kommunen ikke opererer med innstillinger i ansettelsessaker. På den bakgrunn har ombudsmannen undersøkt kommunens rutiner om skriftlighet ved ansettelser. Ombudsmannen tar kommunens redegjørelse til etterretning, men understreker samtidig viktigheten av at hovedpunktene i ansettelsesprosessen nedtegnes skriftlig. Kommunen er bedt om at den i det pågående arbeidet med å revidere ansettelsesreglementet og retningslinjene sørger for at praksis er i samsvar med de synspunktene som fremgår her.

Ombudsmannen har av eget tiltak undersøkt saksbehandlingstid og rutiner ved byggesaksavdelingen i Frogn kommune. Ombudsmannen har særlig sett på saksbehandlingstid for byggesøknader og klager i byggesaker, samt kommunens rutiner for informasjon til søkerne under sakens gang. Kommunen har opplyst at de har iverksatt flere tiltak på byggesaksavdelingen. Ombudsmannen påpeker likevel at den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for byggesøknader og behandling av byggesaksklager, er for lang. I mange saker er ikke saksbehandlingsfristene i forvaltningsloven, plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften overholdt. I flere saker er det heller ikke sendt tilfredsstillende foreløpige svar, forsinkelsesmeldinger eller svar på henvendelser fra søkere. Kommunen har opplyst at saksbehandlingsreglene nå følges for nye saker. Ombudsmannen forutsetter at kommunen bemanner byggesaksavdelingen og organiserer arbeidet slik at den kan oppfylle lovpålagte plikter for saksbehandlingstid, informasjon til borgerne og til å forfølge ulovlige forhold.

Saken gjelder vurderingen av hvem som skal være «nærmeste pårørende» til en pasient som selv ikke er i stand til å utpeke hvem som skal ha denne rollen. Fylkesmannen mente det var adgang til å velge en annen enn den loven gir anvisning på i tilfeller der det vil føre til at valget faller på en pårørende som vurderes å ikke være egnet for oppgaven. Ombudsmannen mener at det ikke er holdepunkter i pasient- og brukerrettighetsloven eller forarbeidene til loven for at det kan gjøres unntak fra lovens definisjon av nærmeste pårørende. Bestemmelsen inneholder en klar definisjon, og lovens system er at den som er definert som nærmeste pårørende får denne rollen uavhengig av personens egenskaper eller om relasjonen sett utenfra fremstår som god. Ombudsmannen ber Fylkesmannen om å behandle den konkrete saken på nytt og om å ta hensyn til merknadene som her er gitt i fremtidige avgjørelser. Videre gjør ombudsmannen Helse- og omsorgsdepartementet oppmerksom på mangler i administrativ praksis.