Oppsummering

Sivilombudet har av eget tiltak på nytt undersøkt Politidirektoratets saksbehandlingstid ved behandlingen av klager på egne innsynsavgjørelser og klager på underinstansenes innsynsavgjørelser. Ombudet har tidligere kritisert direktoratets saksbehandlingstid i SOM-2018-210 og SOM-2021-4778.

Ombudet har kommet til at direktoratets saksbehandlingstid for innsynsklager i lengre perioder har vært for lang og ikke i samsvar med kravet i offentleglova § 32 tredje ledd om at klager skal forberedes og avgjøres «utan ugrunna opphald».

Ombudet vurderte at reduksjonen i behandlingstiden i stor grad hang sammen med lavere sakstilfang og ulik sakskompleksitet. De tiltakene direktoratet hadde iverksatt, fremsto ikke som tilstrekkelige til å få behandlingstiden ned på et lovlig nivå. Direktoratet ble bedt om å iverksette ytterligere tiltak.

Sakens bakgrunn

Sivilombudet har tidligere undersøkt og kritisert Politidirektoratets saksbehandlingstid i innsynssaker, se ombudets uttalelser 17. august 2018 (SOM-2018-210) og 14. desember 2021 (SOM-2021-4778, videreført til sak 2022/1698). Ombudet ba i flere runder direktoratet om oppdateringer om den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden i innsynssakene. Ved avslutningen av sak 2022/1698 skrev ombudet 15. juni 2023 at saksbehandlingstiden for innsynsklager fortsatt var for lang. I lys av at ombudet ikke fant grunn til å be direktoratet om ytterligere oppdateringer om saksbehandlingstiden i innsynssaker på generelt grunnlag, avsluttet ombudet saken og opplyste at vi ville følge med på enkeltsakene som kom inn. Ombudet forutsatte at direktoratet fremover ville påse at klagebehandlingen skjedde i tråd med offentleglovas krav.

I oktober 2023 mottok ombudet igjen klager om direktoratets saksbehandlingstid. I forbindelse med behandlingen av en av klagesakene ble ombudet kjent med at åtte innsynsklager hadde ligget klare til behandling hos direktoratet i mellom syv og ti uker. Det var betydelig lengre enn den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden på 26 dager som direktoratet oppga i januar 2023, og som ombudet den gang konstaterte at var for lang.

I lys av de nye klagene besluttet ombudet på nytt å undersøke Politidirektoratets saksbehandlingstid for klager på egne og underinstansenes innsynsavgjørelser, jf. sivilombudsloven § 15.

Våre undersøkelser

I undersøkelsesbrevet 26. oktober 2023 spurte vi direktoratet hvor mange klager om innsynsavgjørelser fra underinstansene og hvor mange klager på egne innsynsavgjørelser direktoratet hadde til behandling. Direktoratet oppga å ha 20 uavsluttede klagesaker, hvorav 18 var mer enn to uker gamle. 

Vi spurte også om den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for innsynsklager behandlet mellom forrige oppdatering ultimo januar 2023 og 1. november 2023. Direktoratet svarte at for klager på underinstansenes innsynsavgjørelser var den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden 42 virkedager. For klager på egne innsynsavgjørelser var gjennomsnittet 22 virkedager.

Direktoratet erkjente at de ikke hadde klart å få ned saksbehandlingstiden for innsynsklagene og at saksbehandlingstiden ikke var i tråd med offentleglovas krav. Direktoratet viste til at økningen i gjennomsnittlig saksbehandlingstid for underinstansenes innsynsavgjørelser fra 36 virkedager i 2022 til 42 virkedager i 2023, måtte ses i sammenheng med at antall behandlede saker hadde økt fra 41 til 64. Videre viste direktoratet til at Politiet har en rekke andre lovpålagte oppgaver som krever oppfølging og utvikling i Politidirektoratet, samt en knappere ressurssituasjon.

Når det gjaldt saksbehandlingstiden i de konkrete klagesakene fra klageren som ombudet viste til i undersøkelsesbrevet, svarte direktoratet at saksbehandlingstiden i disse sakene ikke var representativ. Direktoratet viste blant annet til at sakskomplekset var uoversiktlig og at saksbehandleren som kjente komplekset, hadde sluttet. Den lange saksbehandlingstiden kunne videre delvis tilskrives direktoratets ressurssituasjon.

Til sist svarte direktoratet at de ikke hadde skriftlige rutiner om å orientere klagerne om forventet saksbehandlingstid. I instruks 7. april 2011 for behandling av innsynskrav og klager på avslag om innsyn i politiet er det kun oppstilt krav til at førsteinstansen varsler klageren om saksbehandlingstid ut over fem dager. Det ble opplyst at direktoratet ved en revisjon av instruksen vil innta krav om orientering til klagere. I påvente av en slik revisjon fant imidlertid direktoratet grunn til å iverksette tiltak med en gang. 

Ombudet har etter undersøkelsen høsten 2023 i flere runder bedt direktoratet om statusoppdateringer om restanser og saksbehandlingstid for innsynsklager, se tabellene og gjennomgangen under for en oversikt over direktoratets oppdateringer.

Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for klager på underinstansenes innsynsavgjørelser:

I løpet av ombudets oppfølging av direktoratet har direktoratet rapportert om varierende saksbehandlingstid, med gjennomgående høyere tidsbruk i 2023 enn i 2024 og 2025, se tabellen under. Tallene viser en nedgang i gjennomsnittlig saksbehandlingstid i flere av de senere periodene, i tillegg til at antall mottatte klager er betydelig redusert. 

PeriodeGjennomsnittlig saksbehandlingstid (virkedager)Antall behandlede klager
1. januar til 1. november 20234264
Saker innkommet i 2023 som ble behandlet etter 1. november 202344Ikke oppgitt
1. november til 31. desember 20232213
1. januar til 30. april 20242610
Oktober 2024279
1. mai til 31. oktober 20242527
Februar 2025292
1. november 2024 til 28. februar 20251911
August 202511Ikke oppgitt
1. mars til 31. august 202518Ikke oppgitt

Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for klager på egne innsynsavgjørelser:

Direktoratets rapportering viser markante svingninger i gjennomsnittlig saksbehandlingstid for egne innsynsavgjørelser, samt en betydelig nedgang i antall behandlede klager i de senere periodene.

PeriodeGjennomsnittlig saksbehandlingstid (virkedager)Antall behandlede klager
1. januar til 1. november 20232228
1. november til 31. desember 2023832
1. januar til 30. april 20241726
1. mai til 31. oktober 2024247
Oktober 202491
1. november 2024 til 28. februar 2025291
August 202551
1. mars til 31. august 202514Ikke oppgitt

Direktoratets redegjørelser for tiltak for å redusere saksbehandlingstiden gjengis under «Sivilombudets syn på saken».

Sivilombudets syn på saken

Rettslige utgangspunkter – krav til saksbehandlingstid

Det følger av offentleglova § 32 tredje ledd at klager i innsynssaker «skal førebuast og avgjerast utan ugrunna opphald». Reglene i § 32 tredje ledd gjelder både klager på organets egne avgjørelser og for behandlingen av klager på underinstansenes avgjørelser.

I merknadene til bestemmelsen i forarbeidene, Ot.prp. nr. 102 (2004–2005) side 153, er det vist til at «[b]ehandlinga av ei klagesak vil ta noko lengre tid enn behandlinga i førsteinstansen». Det er i forarbeidene vist til at grunnen til at det tar noe lenger tid å behandle klagesaken er blant annet at:

«førsteinstansen må vurdere saka på nytt, og at ein stiller strengare krav til grunngiving av avgjerda i klagesaker. Ofte vil òg klagesakene vere noko meir kompliserte enn den typiske førsteinstanssaka».

Sivilombudet har i flere saker uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet tilsier hurtighet på alle trinn ved behandling av innsynssaker, se eksempelvis uttalelse 11. november 2025 (SOM-2025-5689), men som også er gjentatt i flere tidligere uttalelser.

De strenge kravene til saksbehandlingstiden innebærer at klageinstansen må prioritere behandling av innsynsklager. Sivilombudet har lagt til grunn at siden saksforberedelsen allerede har funnet sted i førsteinstansen, skal det mye til å akseptere en saksbehandlingstid i klagesaker på over to uker, jf. blant annet ombudets uttalelser 25. august 2015 (SOM-2015-949 og SOM-2015-1458), 16. september 2018 (SOM-2018-1323) og 28. november 2023 (SOM-2023-3995).

Ved klager på organets egne innsynsavgjørelser tilsier de strenge kravene til saksbehandlingstid at den forberedende klagebehandlingen bør gå raskt, ettersom organet allerede har tatt stilling til saken ved behandlingen av innsynskravet, se blant annet ombudets uttalelse 28. august 2025 (SOM-2025-949).

Hva som er «grunnet» opphold i saksbehandlingen må vurderes konkret og vil variere fra sak til sak. I Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova (G-2009-419) kapittel 9.3 fremgår det at sentrale momenter først og fremst er egenskaper ved den enkelte innsynssaken, som for eksempel sakens karakter eller omfang eller at den reiser prinsipielle eller vanskelige spørsmål. Ressursproblemer som skyldes variasjoner i antall ansatte eller økt saksantall, kan ikke generelt gi grunnlag for å godta lengre saksbehandlingstid enn lovens krav, jf. ombudets uttalelse inntatt i årsmelding for 2008 (SOMB-2008-7). Dette gjelder i alle fall der det ikke er snakk om uforutsette og helt kortvarige perioder, jf. ombudets uttalelse 6. november 2020 (SOM-2020-2098) og Lovavdelingens uttalelse 18. september 2017 (JDLOV-2017-5307).

Vurdering av direktoratets saksbehandlingstid og iverksatte tiltak

Direktoratets gjennomsnittlige saksbehandlingstid for klager på underinstansenes innsynsavgjørelser var fortsatt ulovlig lang i perioden 1. mars 2025 til 31. august 2025, med 18 virkedager – over tre og en halv uke. Fra oktober 2023 til august 2025 har den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden i de oppgitte periodene ligget på over to uker for slike klager. Direktoratet har i oppfølgingsrundene i begrenset grad redegjort for årsakene til den lange behandlingstiden, men har i enkelte tilfeller vist til andre prioriterte oppgaver, ressurssituasjonen og at enkelte klager av forskjellige årsaker, slik som sakenes kompleksitet, har fått lengre saksbehandlingstid. Videre har direktoratet vist til at innsynssakene gjelder spesifikke saksområder som fordrer innhenting av vurderinger der de som kjenner sakene er involvert i andre saker med løpende frister. Ombudet mener at disse forholdene ikke kan begrunne en saksbehandlingstid som gjennomsnittlig ligger på over to uker.

Ombudet ser positivt på at de oppgitte tallene fra direktoratet viser en nedgang i gjennomsnittlig saksbehandlingstid på klager over underinstansenes innsynsavgjørelser – fra 42 virkedager i perioden 1. januar–1. november 2023 til 18 virkedager i perioden 1. mars–31. august 2025. Samtidig har gjennomsnittlig antall behandlede klager per måned falt betydelig, fra om lag 6,4 saker per måned i 2023 til om lag 2,8 i november 2024–februar 2025. Dersom antallet klager øker igjen, vurderer ombudet at det er en klar risiko for at saksbehandlingstiden igjen vil øke.

Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for klager på egne avgjørelser er i flere perioder svært lang, tatt i betraktning at direktoratet allerede har tatt stilling til saken ved behandlingen av innsynskravet, se avsnitt 17. Behandlingstiden for klager på egne avgjørelser i perioden 1. november 2024 til 28. februar 2025 var vesentlig lengre enn for klager på underinstansenes innsynsavgjørelser (29 mot 19 virkedager). Den forberedende klagebehandlingen bør normalt ta kortere tid enn den opprinnelige behandlingen av innsynskravet, ettersom innsynsspørsmålet allerede er vurdert. Ombudet har vanskelig for å se at en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på nær tre uker (14 virkedager), som direktoratet oppga for perioden 1. mars til 31. august 2025, er i tråd med offentleglova § 32 tredje ledd.

For klager på direktoratets egne innsynsavgjørelser, viser tallene betydelige svingninger både i gjennomsnittlig saksbehandlingstid og antall behandlede innsynsklager. Gitt disse stadige svingningene er det, slik ombudet vurderer det, ikke grunnlag for å si at direktoratet har oppnådd en jevn eller stabil nedgang i behandlingstiden.

I flere av oppfølgingsrundene har vi spurt hvilke tiltak direktoratet har iverksatt eller har vurdert å iverksette for å få ned saksbehandlingstiden. Direktoratet opplyste i brev 2. januar 2024 at direktoratet ville lyse ut vakante stillinger knyttet til direktoratets behandling av klagesaker etter offentleglova og at grunnbemanningen skulle styrkes noe. Direktoratet ville vurdere omprioritering av ressurser og eventuelt nedprioritere enkelte andre saksområder. I brev 17. november 2024 opplyste direktoratet imidlertid at det på grunn av ressurssituasjonen likevel ikke hadde latt seg gjøre å styrke grunnbemanningen. Direktoratet regnet likevel med at effekten av den gjennomførte besettingen av ledige stillinger samt bevisstgjøringstiltak ville bli en merkbart lavere gjennomsnittlig saksbehandlingstid, forutsatt at tilfanget av klagesaker holdt seg på det daværende nivået. I brev 15. september 2025 vurderte direktoratet det slik at de har opprettholdt et nivå med merkbart lavere gjennomsnittlig saksbehandlingstid, også til tross for at direktoratet ikke lengre nedprioriterer andre saker.

Som nærmere omtalt i avsnitt 20 og 22 viser utviklingen for innsynsklagene betydelige variasjoner i både gjennomsnittlig saksbehandlingstid og antall behandlede saker. Disse variasjonene gir etter ombudets syn ikke grunnlag for å konstatere en jevn eller styrt forbedring. Etter ombudets vurdering synes reduksjonen i behandlingstiden i stor grad å henge sammen med lavere sakstilfang og forskjeller i sakenes kompleksitet, snarere enn å være et resultat av direktoratets iverksatte tiltak.

Det er kritikkverdig at Politidirektoratet til tross for flere uttalelser fra ombudet – senest uttalelsen 13. desember 2021 (SOM-2018-210) – og ombudets oppfølging i tiden etter, fortsatt ikke har brakt saksbehandlingstiden ned på et lovlig nivå. Ombudet forutsatte i det avsluttende brevet 15. juni 2023 at direktoratet fremover sørget for at klagebehandlingen skjedde i tråd med offentleglovas krav. De begrensede tiltakene direktoratet har iverksatt, synes ikke å være tilstrekkelige til å få saksbehandlingstiden ned på et lovlig nivå. Direktoratet bes derfor iverksette ytterligere tiltak.

Ombudet minner om at det først og fremst er egenskaper ved den konkrete innsynssaken som kan begrunne en behandlingstid utover lovens utgangspunkt, og at varig økt saksmengde og generelle ressursutfordringer ikke kan begrunne lenger behandlingstid i innsynssaker, se eksempelvis uttalelse inntatt i sivilombudets årsmelding for 2008 (SOMB-2008-7). I SOM-2021-4778 understreket ombudet også at det påligger Politidirektoratet å sørge for å organisere seg på en slik måte, og eventuelt tilføre andre ressurser, slik at innsynssakene blir behandlet i tråd med kravene til saksbehandlingstid. Ombudet ber direktoratet på nytt om å sørge for en organisering som gjør at kravene til saksbehandlingstid overholdes, og slik at eventuelle nye økninger i antallet innsynsklager ikke medfører økt saksbehandlingstid.

I Dokument 4:2 (2024/2025) Særskilt melding til Stortinget om manglende svar og lang saksbehandlingstid side 31 har ombudet vist til at saksbehandlingstiden i innsynssaker regelmessig er så lang at lovgivers intensjon ikke oppfylles. I den særskilte meldingen ble det også påpekt at kritikk av behandlingstiden i innsynssaker ofte ikke fører til noe varig forbedring. Direktoratet har ikke svart på om saksbehandlingstiden i hver behandlet klagesak var begrunnet. Ombudets langvarige oppfølging av direktoratet synes ikke å ha ført til varige eller stabile forbedringer i den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for innsynsklagene. På denne bakgrunn finner ombudet det ikke hensiktsmessig å be direktoratet om ytterligere oppdateringer. Det legges til grunn at direktoratet har systemer som sikrer oppfølging av innsynsklagene og oversikt over antallet. Ombudet vil fremover følge med på direktoratets saksbehandlingstid gjennom klagesakene som mottas.


Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at direktoratets saksbehandlingstid for innsynsklager i flere og lengre perioder har vært for lang og ikke i samsvar med kravet til at klager skal forberedes og avgjøres «utan ugrunna opphald» i offentleglova § 32 tredje ledd. Det er kritikkverdig at direktoratet, selv etter flere uttalelser med påfølgende oppfølgning fra ombudet, fortsatt ikke har brakt saksbehandlingstiden ned på et lovlig nivå. Direktoratets gjennomsnittlige behandlingstid for innsynsklager er fortsatt på over to uker, til tross for at antallet klager har gått betydelig ned.

Etter ombudets vurdering synes reduksjonen i behandlingstiden i stor grad å henge sammen med lavere sakstilfang og forskjeller i sakenes kompleksitet, snarere enn å være et resultat av direktoratets iverksatte tiltak. De begrensede tiltakene direktoratet har iverksatt, synes ikke å være tilstrekkelig til å få saksbehandlingstiden ned på et lovlig nivå. Direktoratet bes derfor iverksette ytterligere tiltak. Som ombudet også påpekte i SOM-2021-4778, påligger det direktoratet å organisere seg slik at innsynssakene blir behandlet i tråd med lovens krav, og ombudet ber direktoratet på nytt om å sørge for en organisering som gjør at kravene til saksbehandlingstid overholdes, også dersom saksmengden skulle øke.

Ombudets langvarige oppfølging av Politidirektoratet synes ikke å ha ført til stabile eller varige forbedringer i saksbehandlingstiden for innsynsklager. Denne utfordringen er også pekt på i Dokument 4:2 (2024/2025) Særskilt melding til Stortinget om manglende svar og lang saksbehandlingstid. På denne bakgrunn finner ombudet det ikke hensiktsmessig å be direktoratet om ytterligere oppdateringer. Ombudet vil fremover følge med på direktoratets saksbehandlingstid gjennom klagesakene som mottas.