Sakens bakgrunn
Journalist X i Dagbladet, heretter klageren, ba 25. februar 2023 om innsyn i en risikovurdering foretatt av Politidirektoratet. Direktoratet avslo kravet. Klageren påklaget avslaget 16. mars 2023 og saken ble oversendt til Justis- og beredskapsdepartementet 21. april 2023. Klageren etterlyste svar fra departementet 5., 15. og 26. juni 2023. I brev 27. juni 2023 klaget hun på den lange saksbehandlingstiden til Sivilombudet. Ombudet forutsatte i brev 5. juli 2023 til departementet at klageren ville motta svar så raskt som mulig, og senest innen 12. juli 2023. I brev til ombudet samme dag begrunnet departementet saksbehandlingstiden med sykdom og at klagen ikke var ukomplisert. Departementet opplyste at det ville behandle klagen så snart som mulig, som på grunn av ferieavvikling ville være i august. Klageren etterlyste svar fra departementet 28. august 2023. Hun klaget på ny saken inn til ombudet 1. september 2023. Vi fant grunn til å undersøke saken nærmere.
Våre undersøkelser
I undersøkelsesbrev herfra 8. september 2023 ba vi departementet svare på spørsmål om saksbehandlingstiden, både i denne konkrete saken og i saker om klagebehandling av innsynsaker generelt. Vi ba om svar så snart som mulig, og senest innen 29. september 2023. Vi ringte departementet 2. oktober 2023 og etterlyste svar. Departementet opplyste at det ville gi en rask tilbakemelding. I brev 4. oktober 2023 orienterte departementet om at klagesaken var ferdigbehandlet, og at det tok sikte på å svare på ombudets spørsmål innen 2 uker.
Vi mottok departementets svar 20. oktober 2023. Generelt viste departementet til at saken var en del av et sakskompleks som hadde medført et ekstraordinært antall innsynsbegjæringer og klager til Politidirektoratet og departementet. Når det gjaldt den konkrete saken viste departementet til at det var «ulike grunner» til den lange saksbehandlingstiden. Departementet beklaget forholdet.
I undersøkelsesbrevet spurte vi om behandlingstiden for denne innsynsklagen var representativ for departementets behandling av innsynsklager. Departementet svarte ikke direkte på spørsmålet. Departementet opplyste at det har rutiner der det fremgår at innsynssaker skal behandles uten ugrunnet opphold, og at det jevnlig gjøres oppmerksom på dette, blant annet gjennom publisering på departementets intranett og i opplæringssammenheng. Departementet skrev også at de fleste enklere klagesakene så ut til å bli behandlet «uten ugrunnet opphold». Behandlingstiden i enkelte saker var likevel lenger enn den burde, bl.a. fordi sakene medførte krevende vurderinger eller ble sendt tilbake til Politidirektoratet for nærmere begrunnelse.
På spørsmål om hvor mange innsynsklager departementet hadde til behandling, svarte departementet at det etter en manuell gjennomgang hadde funnet at det per 17. oktober 2023 anslagsvis hadde 10 til 15 ubehandlede innsynsklager. Noen av sakene var innkommet i 2022. Departementet ville avklare situasjonen for disse sakene så raskt som mulig. Departementet svarte ikke på spørsmål om hva som var gjennomsnittlig saksbehandlingstid for innsynsklager som var avgjort hittil i 2023, fordi dette ville innebære en manuell gjennomgang av alle saker som kunne være en innsynsklage.
Klageren fikk mulighet til å kommentere departementets svar, men hadde ikke merknader.
Sivilombudets syn på saken
Det følger av offentleglova § 32 tredje ledd at klagesaker skal «førebuast og avgjerast utan ugrunna opphald». Ombudet har i flere saker uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formål bak offentlighetsprinsippet tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. De strenge kravene til saksbehandlingstid i innsynssaker innebærer at klageinstansen må prioritere behandling av innsynsklager. Siden saksforberedelsen allerede har funnet sted i førsteinstansen, skal det mye til å akseptere en saksbehandlingstid i klagesaker på over to uker, jf. bl.a. ombudets uttalelser 25. august 2015 (SOM-2015-949 og SOM-2015-1458). I uttalelse 20. januar 2021 (SOM-2020-4857) kom ombudet til at en saksbehandlingstid på flere måneder var i strid med offentleglovas krav selv om Justis- og beredskapsdepartementet var i en presset situasjonen med en uvanlig stor arbeidsmengde som følge av pandemien.
Hva som utgjør «grunnet» opphold må vurderes konkret og vil variere fra sak til sak. I Justis- og politidepartementets «Rettleiar til offentleglova» (G-2009-419) kapittel 9.3, som også er relevant i klagesaker, fremgår det at sentrale momenter først og fremst er egenskaper ved den enkelte innsynssaken, som for eksempel sakens karakter eller omfang eller at den reiser prinsipielle eller vanskelige spørsmål. Behandlingen av en klagesak vil ofte ta noe lengre tid enn behandlingen i førsteinstansen, blant annet fordi det stilles strengere krav til klageinstansens begrunnelse.
I denne saken tok det ca. 6,5 måned fra klagen ble sendt Politidirektoratet til departementet fattet vedtak i saken. Departementet brukte 4,5 måned på å behandle klagen, til tross for gjentatte påminnelser både fra klageren og ombudet. Selv om arbeidsmengden til organet kan være relevant, er det åpenbart at en samlet saksbehandlingstid på over 6 måneder klart overstiger kravet til «ugrunna opphald». etter offentleglova § 32 tredje ledd. At saksbehandleren som er ansvarlig for saken innsynskravet gjelder er bortreist, syk eller på ferie når kravet kommer inn, gir ikke grunnlag for å utsette behandlingen av innsynskravet. Ifølge departementets veileder må det enkelte organet sørge for rutiner som sikrer at innsynskrav kan behandles uten at en er avhengig av at enkeltpersoner er til stede.
Departementet har erkjent at saksbehandlingstiden var for lang og har beklaget forholdet.
Ut fra departementets svar var det flere innsynskrav fra 2022 som ikke var ferdigbehandlet i oktober 2023. Selv om ombudet ikke kjenner begrunnelsen for den lange saksbehandlingstiden i disse konkrete sakene, er det åpenbart at dette ikke er i samsvar med offentleglova.
Departementet har opplyst at det følger av deres rutiner at innsynssaker skal behandles uten ugrunnet opphold, og at det jevnlig gjøres oppmerksom på dette, blant annet gjennom publisering på intranett og i opplæringssammenheng. Departementets behandling av denne saken gjør at ombudet stiller spørsmål om disse tiltakene er tilstrekkelig for at rutinene følges opp. Departementet har opplyst at det skal avklare situasjonen for klagesaker som innkom før september 2023 så raskt som mulig.
Ombudet forutsetter at departementet behandler eventuelle restanser omgående og at departementet sikrer at det for fremtiden er rigget for å behandle innsynsklager- og krav i tråd med offentleglova §§ 29 og 32 også i perioder med sykdom, ferieavvikling og ekstraordinære arbeidsoppgaver.
Ombudet ber om departementets tilbakemelding på hvilke tiltak som iverksettes og status på innsynsklager innkommet før september 2023. Videre bes departementet opplyse om det har tilstrekkelig verktøy til å holde oversikt over saksbehandlingstiden.
Konklusjon
Ombudet er kommet til at departementets saksbehandlingstid var i strid med offentleglova § 32 tredje ledd. Ombudet ber om departementets tilbakemelding på hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at innsynskrav og – klager behandles innen de lovpålagte fristene, om status på innsynsklager innkommet før september 2023 og om departementet har tilstrekkelig verktøy til å holde oversikt over saksbehandlingstiden.
Ombudet ber om departementets tilbakemelding innen 20. desember 2023.