A ble fast ansatt i stilling som 80 % sykepleier og 20 % avdelingssykepleier ved et sykehjem. Om lag tre år senere søkte og fikk hun stilling i en annen kommune, og sa dermed opp stillingen i kommunen. Senere fikk hun råd fra fagforbundet om å trekke tilbake oppsigelsen, i lys av saksbehandling og medieoppmerksomhet knyttet til anmeldelse og tilsynssak i kjølvannet av at en pasient ved sykehjemmet hadde omkommet. Arbeidsgiver ble gjort oppmerksom på dette muntlig, og deretter skriftlig. Kommunen etterkom ikke hennes ønske, og viste til at stillingen allerede var lyst ut og tilsettingsprosessen satt i gang.
A var én av åtte søkere til stillingen, og hun ble innkalt til intervju som en av to søkere. Det var uenighet i intervjugruppen. I et brev fremgikk det at hovedtillitsvalgt fra Norsk Sykepleierforbund mente det ville være i strid med god forvaltningsskikk å tilsette andre enn A, ettersom hun som eneste søker hadde relevant praksis og formell videreutdanning. Flertallet i intervjugruppen ga likevel kommunen tilråding om å ansette den andre søkeren, til tross for at han ikke hadde videreutdanning eller tidligere erfaring som leder. Kommunen tilsatte B i stillingen under forutsetning av at han tok lederutdanning innen to år.
A ba ombudsmannen vurdere saksbehandlingen og «de faktisk formelle forhold som skjedde fram til ansettelsen av en mindre egnet søker». A fremholdt at hun hadde fungert i stillingen i flere år, og at hun var godt innarbeidet i sykehjemmets rutiner og ansvarsforhold. Hun opplyste at hun selv, en av hennes medarbeidere og kommunen ble anmeldt av de pårørende til en pasient som døde ved sykehjemmet. Saken fikk bred dekning i media, og det ble reist tilsynssak ved helsetilsynet. A antok at saken hadde hatt betydning i tilsettingsprosessen og fryktet at forbigåelsen var uttrykk for kommunens forhåndsdømming.
I brev herfra ble kommunen bedt om å redegjøre nærmere for den sammenlignende kvalifikasjonsvurderingen som ble foretatt mellom den tilsatte og A, herunder om hun ble ansett kvalifisert for stillingen. I den anledning ble det vist til at bare én søker var innstilt, og at det i tilrådingen fremgår at stillingen skulle lyses ut på nytt dersom B takket nei. Kommunen ble også bedt om å kommentere brevet fra den hovedtillitsvalgte, der det fremgikk at A var den eneste søkeren som oppfylte kompetansekravene i stillingsinstruksen. Endelig ble kommunen bedt om å oversende eventuelle skriftlige opplysninger om de vurderinger som var gjort, spesielt skriftlige nedtegninger om kvalifikasjonsvurderingen av A.
Kommunen opplyste at A ikke ble ansett som kvalifisert for stillingen «grunnet manglende personlige egenskaper». Det ble i denne sammenheng blant annet vist til «store problem med kommunikasjon og samarbeid mellom avdelingssykepleier og de andre ansatte», og til at hennes «intervju gav preg av at hun ikke var interessert og ikke hadde noen visjoner om hvordan hun skulle lede avdelingen». Kommunen opplyste videre at den var uenig med hovedtillitsvalgtes vurdering av kvalifikasjonskravene, og at den ikke var kjent med at A hadde fullført videreutdanning. Kommunen opplyste at det ikke forelå skriftlige notater fra intervjuene. Referanser ble innhentet på begge søkerne, men ble ikke nedtegnet.
A kom med merknader til kommunens svar, der hun tilbakeviste påstandene om at det hadde vært problemer med kommunikasjonen mellom henne og de andre ansatte på avdelingen, og påstandene om at hun ikke skulle ha vært personlig egnet for stillingen. Hun viste til og ga sin versjon av en del situasjoner og forhold ved sykehjemmet som hun antok at kommunen hadde lagt vekt på i vurderingen. Hun fremholdt også at hun forut for intervjuet hadde vært gjennom en vanskelig periode som på tidspunktet for intervjuet ennå ikke var over, og at hun derfor kanskje ikke fikk klart nok frem sine visjoner for driften av avdelingen.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«1. Saksbehandlingen – kravet til en skriftlig prosess
Kommunen har opplyst at vurderingen av As kvalifikasjoner ikke foreligger skriftlig. Det er heller ikke nedtegnet noe fra intervjuene eller fra innhenting av referanser.
Det er et grunnleggende ulovfestet krav til all offentlig forvaltning at avgjørelsene skal være saklig begrunnet, og at saksbehandlingen skal være forsvarlig. Et utslag av dette prinsippet er forvaltningsloven §§24 og 25, som gir parter rett til begrunnelse. Lovgiver har bestemt at disse bestemmelsene ikke skal gjelde i tilsettingssaker, se forvaltningsloven §3 andre ledd. Dette betyr at søkere ikke har krav på begrunnelse i saker som gjelder tilsetting i stat og kommuner. Det betyr ikke at lovgiver har gjort unntak fra tilsettingsmyndighetens plikt til saklig begrunnelse og forsvarlig saksbehandling.
Tilsettingsorganet må derfor innrette sin saksbehandling slik at disse grunnleggende kravene ivaretas på alle trinn i tilsettingsprosessen. Når forvaltningen benytter seg av adgangen til ikke å utarbeide skriftlig begrunnelse til partene, blir det særlig viktig å se hen til hvilke krav de ulovfestede reglene stiller til skriftlig nedtegning av det faktiske grunnlaget og de vurderingene som ligger til grunn for tilsettingsorganets avgjørelse.
Hensynet til god forvaltningsskikk tilsier at hovedpunktene i tilsettingsprosessen alltid nedtegnes skriftlig. Erfaring tilsier at skriftlighet er egnet til å bevisstgjøre beslutningstakere, og dermed sikre at forvaltningen treffer korrekte avgjørelser med saklig begrunnelse. Dokumentasjon vil også lette andres tilgang til de avgjørende omstendigheter i en sak, som igjen kan sikre likebehandling. Hensynet til bevissikring og sakens opplysning for domstolene og Sivilombudsmannen, tilsier også at avgjørelsens faktiske grunnlag og tilsettingsorganets vurderinger nedtegnes skriftlig. Dette bidrar igjen til å styrke tilliten til at forvaltningens avgjørelser ikke bygger på utenforliggende eller usaklige hensyn. Under enhver omstendighet må tilsettingsorganet innrette sin virksomhet slik at det er mulig å føre kontroll med forvaltningens avgjørelser.
I denne saken fremsto søkeren som kvalifisert ut fra utdanning og praksis. Hun hadde også hatt den utlyste stillingen i mer enn to år. Når tilsettingsmyndigheten i en slik situasjon konkluderer med at søkeren ikke er kvalifisert, er det særlig viktig å nedtegne skriftlig de faktiske opplysninger og vurderinger som ligger til grunn for avgjørelsen. I denne saken mener jeg at mangelen på skriftlige nedtegnelser er et klart brudd på de ulovfestede prinsippene om forsvarlig saksbehandling, som igjen er egnet til å svekke tilliten til tilsettingsmyndighetens avgjørelse.
2. Kvalifikasjonsvurderingen
Til ombudsmannen har kommunen opplyst at A «manglet personlige egenskaper», og at hun av den grunn «ikke [ble]vurdert som kvalifisert til stillingen». Jeg legger til grunn at dette var avgjørende for at hun ikke ble innstilt.
Tilsettingsmyndighetens vurdering av søkernes personlige egnethet for stillingen beror på bevismessige og skjønnsmessige forhold som ombudsmannen i ettertid har begrensede muligheter til å overprøve. Det er ikke mulig for meg å etterprøve kommunens påstander om problemer med kommunikasjon og samarbeidsproblemer, og som etter det jeg forstår hadde betydning for kommunens vurdering av hennes egnethet for stillingen.
Jeg kan imidlertid uttale meg om tilsettingsmyndighetens avgjørelse i tilfeller der det er holdepunkter for at tilsettingsorganet har lagt vekt på usaklige eller utenforliggende hensyn, eller der avgjørelsen fremstår som «klart urimelig», jf. ombudsmannsloven 22. juni 1962 nr. 8 §10 annet ledd. Ettersom avgjørelsen ikke er dokumentert eller nærmere begrunnet overfor meg, kan jeg ikke utelukke at tilsettingsmyndigheten har lagt vekt på utenforliggende eller usaklige hensyn. På den annen side kan jeg heller ikke fastslå om det er, eller ikke er, lagt vekt på slike hensyn. Mangelen på skriftlige opplysninger om faktum og vurderinger er under enhver omstendighet egnet til å svekke tilliten til tilsettingsmyndighetens avgjørelse.
Tilsettingen er nå gjennomført, og den tilsatte har ikke vært part i saken for ombudsmannen. Min undersøkelse av klagen får følgelig ingen konsekvenser for den avgjørelsen tilsettingsmyndigheten her har truffet. I denne saken nøyer jeg meg derfor med å be kommunen om å innrette seg etter mitt syn på saksbehandlingen i fremtidige tilsettingssaker.»