A søkte 1. september 2006 om ett døgns soningspermisjon i forbindelse med julen 2006. I mars 2007 hadde han fortsatt ikke fått svar på søknaden og han klaget hit. Han anførte at saksbehandlingstiden var totalt uakseptabel, og opplyste også at han ikke hadde fått noen skriftlige tilbakemeldinger i saken etter at han mottok kopi av brev 20. desember 2006 fra Kriminalomsorgen region sør til fengselet. Det fremgikk der at fengselets innstilling i saken ble sendt til regionen 22. november 2006. I brevet til fengselet ba regionen om en ny vurdering fra fengselet, eventuelt i samarbeid med politiet, av de sikkerhetsmessige forholdene knyttet til en eventuell permisjon. Det ble bedt om tilbakemelding innen 15. januar 2007.
På bakgrunn av klagen ble det herfra i første omgang tatt kontakt med Kriminalomsorgen region sør per telefon. Regionen opplyste at As permisjonssøknad fortsatt var under behandling. Det var ikke mulig å få opplyst når søknaden ville bli ferdigbehandlet.
Saken ble deretter tatt opp skriftlig med regionen, som ble bedt om å komme med sine merknader til fengselets saksbehandlingstid og redegjøre for tidsbruken frem til det ble sendt brev til fengselet 20. desember 2006. Regionen ble spesielt bedt om å kommentere betydningen av at søknaden gjaldt permisjon i forbindelse med en bestemt høytid. Ettersom fengselet i brevet dit hadde fått frist til 15. januar 2007 med å komme med sin tilbakemelding, måtte det være klart at A ikke ville få innvilget permisjon for det omsøkte permisjonstidspunktet. Regionen ble på bakgrunn av dette bedt om å redegjøre kort for hvordan dette eventuelt ble formidlet til A og om det ble gitt informasjon om hensikten med den videre behandlingen av hans søknad.
I sitt svar viste regionen til en innhentet uttalelse fra fengselet, der det blant annet ble redegjort for en situasjon høsten 2006 som resulterte i at A ble ilagt en disiplinærreaksjon. Fengselet opplyste at A var kjent med mistanken mot ham vedrørende de aktuelle forholdene og at utfallet av saken ville kunne få betydning for vurderingen av permisjonssøknaden, som av denne grunn ble stilt i bero. Videre opplyste fengselet at regionens forespørsel om ytterligere informasjon først ble mottatt av fengselet 27. desember 2006, dvs. i romjulen. Fengselet opplyste også at en forespørsel fra A om fremdriften i saken ble besvart i brev 11. januar 2007. Ut over dette skulle han også ha fått flere muntlige orienteringer. Om saksbehandlingstiden het det videre:
«Vi ser at saksbehandlingstiden har vært svært lang i denne saken og at det er svært uheldig, særlig når det var søkt om permisjon til en spesiell høytid. Håndteringen av saken er uheldig.
—
Innstilling i saken ble sendt Kriminalomsorgen region sør innen fristen for julepermisjoner. Behandlingen av julepermisjoner skal prioriteres slik at innsatt om mulig oppnår reell klagemulighet før julaften. A er tidligere straffedømt, og soner straff for svært alvorlige forhold. I tillegg til ordinær sviktfarevurdering, må man i slike saker foreta en meget nøye vurdering av om og i hvilken grad allmenne hensyn taler imot permisjon.
I tillegg til alvoret i straffesaken, forelå det opplysninger som tilsa at han var mistenkt for uregelmessigheter. De forhold han var mistenkt for var av en slik karakter at de isolert sett kunne ha avgjørende betydning for permisjonsspørsmålet.
Mistanke om uregelmessigheter som antas å ha betydning for om en permisjon bør innvilges eller avslås, skal normalt avslås fremfor at man avventer realitetsavgjørelse i disiplinærsak. Det vises til at terskelen for å ilegge reaksjon i medhold av §40 er høyere enn å avslå permisjon. Innsatte vil dermed også kunne få realitetsbehandlet klagen innen rimelig tid. Etter ledelsens syn er det kun i de tilfellene det er stor sannsynlighet for at saken vil være tilstrekkelig avklart i løpet av kort tid, og saken ellers ikke haster, at man kan avvente evnt. avklaring mht disiplinærsak. Vi har innskjerpet vår praksis, se vedlagte kopi av notat datert 20.04.07.
Det ses at det i dette tilfellet flere ganger er gitt muntlig foreløpig svar i tillegg til skriftlig foreløpig svar. Det vil bli innskjerpet at det skal gis skriftlig foreløpig svar.»
I brevet fra regionen ble det også vist til det alvorlige forholdet A er domfelt for og det behov for informasjonsinnhenting og grundige vurderinger som dermed var nødvendig. Regionen opplyste at den tidligere hadde avslått fire permisjonssøknader fra A på grunn av sikkerhetsmessige forhold og hensynet til den alminnelige rettsoppfatning. Om saksbehandlingen het det videre:
«Den 30.11.06 mottok vi hans klage over fengselets avslag på julepermisjon. På det tidspunktet anså regionalt nivå at både de sikkerhetsmessige forhold knyttet opp mot handlingene han er dømt for og hensynet til den alminnelige rettsoppfatning var i ferd med å svekkes på grunn av tidsforløpet. Av den grunn var regionalt nivås foreløpige konklusjon å ta til følge As klage.
Årsaken til at saken ikke ble realitetsbehandlet med en gang, var at det ikke forelå noen uttalelse fra fengslet om sikkerhetsmessige vurderinger knyttet opp mot en eventuell utgang og de kontakter A har ved en utgang nå. Av den grunn ble saken den 20.12.06 returnert X fengsel for videre saksbehandling.
Saksbehandlingen ved første gangs innvilgelse er av særlig viktighet og vil av den grunn i enkelte tilfeller ta noe tid, særlig når alle relevante opplysninger ikke foreligger. Sett fra regionalt nivå er det av avgjørende betydning å få vurdert de sikkerhetsmessige forhold knyttet opp mot en permisjon. Hensynet til tidspunktet for permisjonen blir da ikke vektlagt i vesentlig grad, heller ikke når omsøkte permisjon faller på en høytid.
Etter vår vurdering fremgår det av vårt brev av 20.12.06 at A ikke kunne påregne å få innvilget permisjon i julen. Vi anser på det tidspunktet at oversendelsesbrevet som han fikk kopi av, ga tilstrekkelig informasjon om dette.
Vi mottok X fengsels svar den 15.01.07, men etter vår vurdering var fortsatt ikke de sikkerhetsmessige forhold godt nok belyst til at vi kunne realitetsbehandle saken. Av den grunn tok regionalt nivå den 16.02.07 kontakt med Kriminalomsorgens sentrale forvaltning og ba [om] at det ble innhentet opplysninger fra politiet om A via Infoflytsystemet.
Normalt får vi svar på slike henvendelser i løpet av kort tid. Det var også en av årsakene til at vi ikke sendte noe foreløpig svar til A. I denne saken tok vår henvendelse vesentlig lengre tid en forutsatt. Det fordi vi fikk svar, først muntlig den 29.03.07 og skriftlig den 03.04.07.
Dagen etter at vi mottok etterspurt informasjon, den 30.[03].07, tok regionalt nivå As klage til følge.
Regionalt nivå burde senest den 19.02.07 orientert A om saksbehandlingstiden, noe vi i ettertid beklager.»
Ved avslutning av saken uttalte jeg bl.a.:
«Fengselet har gitt uttrykk for at saksbehandlingstiden har vært lang og at det er svært uheldig. Permisjonssøknaden ble fremsatt 1. september 2006, men ble først avgjort av regionen som førsteinstans 30. mars 2007. En samlet saksbehandlingstid på sju måneder før førsteinstansvedtak i en permisjonssak må sies å være i overkant av det som er akseptabelt.
Den lange saksbehandlingstiden skyldes tilsynelatende forhold både hos fengselet og regionen. Saksbehandlingstiden i fengselet synes i hovedsak å ha trukket ut på grunn av behovet for nærmere undersøkelse av de forhold som ledet til at A 28. november 2006 ble ilagt en disiplinærreaksjon.
Fengselet har uttalt at permisjonssøknader normalt bør avslås ved mistanke om uregelmessigheter som kan ha betydning for permisjonsspørsmålet fremfor å avvente en eventuell disiplinærreaksjon. Det er bl.a. vist til de ulike beviskravene for permisjon og ileggelse av disiplinærreaksjon, og den innsattes mulighet til å få realitetsbehandlet en klage innen rimelig tid. Selv om det er viktig å unngå at saker om f.eks. permisjon blir stilt i bero over lengre tid, må det forutsettes at det også tilstrebes å unngå at det fattes permisjonsavslag på grunnlag av mistanke om uregelmessigheter som senere vurderes ikke å ha betydning for permisjonsspørsmålet. Det vises i denne forbindelse til at uregelmessighetene i As tilfelle nettopp ikke ble ansett å ha slik betydning.
Regionen har i sitt svar opplyst at det i forbindelse med første gangs innvilgelse av permisjon er av avgjørende betydning å få vurdert de sikkerhetsmessige forholdene knyttet til en eventuell permisjon. Selv om dette i og for seg er forståelig, er det viktig at det så snart som mulig blir klarlagt hvilke opplysninger som det er nødvendig å innhente og fra hvilke organer. I det foreliggende tilfellet ble det innhentet opplysninger i to omganger fra henholdsvis fengselet og politiet via Infoflyt-systemet, og særlig i forhold til sistnevnte synes det å ha tatt noe tid før anmodningen om opplysninger ble fremsatt overfor Kriminalomsorgens sentrale forvaltning. I tillegg tok det en god stund før opplysningene ble oversendt til regionen. Det har ikke fremkommet noe nærmere om årsaken til dette.
I sitt svar har regionen opplyst at hensynet til omsøkt permisjonstidspunkt ikke blir tillagt vekt i vesentlig grad. Dette forutsettes å knytte seg til førstegangstillatelser der innvilgelse fremstår som en aktuell mulighet. Søknader knyttet til bestemte begivenheter bør naturlig nok tilstrebes endelig avgjort før det aktuelle permisjonstidspunktet. I de tilfellene der dette ikke er mulig, f.eks. på grunn av behov for innhenting av opplysninger, er det forståelig at saksbehandlingen videreføres med sikte på å få en mer generell avklaring av permisjonsspørsmålet for fremtiden. Det kan vanskelig rettes avgjørende innvendinger mot dette. I slike tilfeller må det imidlertid gis tilbakemelding til søkeren om at permisjon ikke vil kunne gis til det omsøkte permisjonstidspunktet og det må redegjøres for hensikten med den videre behandlingen.
Regionen har gitt uttrykk for at A senest 19. februar 2007 burde ha fått nytt «foreløpig svar» da saksbehandlingstiden i regionen trakk ut i tid, og beklaget at dette ikke ble gjort. Beklagelsen anses å være på sin plass.»
Ut over disse merknadene ble saken funnet å kunne bero med de redegjørelser og beklagelser som var gitt fra regionens og fengselets side.