Får ikke innsyn i digital politikerportal

Politikerportalen er en nettløsning der alle saker som skal til behandling i kommunestyret gjøres tilgjengelige for medlemmene. Verken Sivilombudet eller Statsforvalteren har hatt tilgang til denne nettløsningen i forbindelse med behandlingen av denne saken. Sivilombudet konkluderer likevel med at mye tyder på at det foregår saksbehandling i portalen som det urettmessig ikke gis innsyn i. Dette kan gjelde mange kommuner i landet.

Mulig brudd på kommuneloven, forvaltningsloven og offentleglova

Mange kommuner bruker digitale løsninger i forbindelse med forberedelse av de folkevalgtes møter. Larvik kommune benytter en nettløsning kalt «politikerportalen» til forberedelse av møter i folkevalgte organer.  Denne løsningen har en funksjon, «bobla», der det i forkant av møter sendes inn skriftlige forslag til vedtak.

Østlands-Posten krevde innsyn i «bobla» i politikerportalen, men fikk avslag. Statsforvalteren i Vestfold og Telemark opprettholdt kommunens vedtak om å nekte klageren innsyn i «bobla», og Sivilombudet har undersøkt Statsforvalterens behandling av klagen.

Sivilombudet mener mye tyder på at det foregår saksbehandling i politikerportalen som skal skje i offentlige møter.

– Vi har forståelse for at det kan være ønskelig å benytte digitale verktøy i forberedelsen av møtene, og at portalen kan være til stor hjelp. Dersom portalen brukes slik at det også utveksles informasjon mellom medlemmene i organet om behandlingen av saken, vil det være saksbehandling. Behandling av saker i folkevalgte organer skal etter kommuneloven være offentlig og skje i møter, sier sivilombud Hanne Harlem.

– Når forvaltningen tar i bruk digitale verktøy må den også sørge for at bruken skjer innenfor de rettslige rammene som gjelder – slik som reglene i forvaltningsloven, offentleglova og kommuneloven. I Larvik kommune kan det se ut som om dette ikke er tilfellet, sier Harlem.

Sivilombudet konkluderte med at klageren måtte gis innsyn i politikerportalen dersom det i realiteten foregår saksbehandling som etter loven skal skje i offentlige møter.

Statsforvalteren i Vestfold og Telemark oppfyller ikke rollen som klageinstans

Sivilombudet har i saken vurdert Statsforvalterens behandling av spørsmålet om innsyn. Statsforvalteren fikk ikke innsyn i «bobla», og traff derfor avgjørelse uten å ha sett innholdet i portalen.

– Slik vi ser det, har Statsforvalteren ikke oppfylt kravene om at klageinstansen skal sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst og foreta en reell og selvstendig prøving av saken, sier Hanne Harlem.

Kan gjelde mange kommuner

– Vi er kjent med at flere kommuner bruker liknende verktøy i forbindelse med folkevalgte organers forberedelser til møter og har derfor bedt Statsforvalteren i Vestfold og Telemark om å være oppmerksom på at dette kan forekomme også i andre kommuner, avslutter sivilombud Hanne Harlem.

Sivilombudet ber Statsforvalteren behandle saken på nytt innen 20. januar.

Les uttalelsen fra Sivilombudet: Innsyn i møteportal for folkevalgte i kommune («politikerportalen»)