De ansatte ved et interkommunalt krisesenter hadde i et brev til styret tatt opp flere forhold ved daglig leders disposisjoner som de ønsket at styret skulle se nærmere på. I brevet het det bl.a.:
«På bakgrunn av de opplysninger som er kommet frem har ikke personalet lenger tillit til det arbeidet som daglig leder gjør. De ansatte anser det som vanskelig å fortsette i sine stillinger dersom daglig leder fortsetter i sin stilling.»
Alle de ni ansatte, deriblant de to ansattes representanter i styret, hadde underskrevet brevet. Da styret i det første styremøtet skulle ta stilling til om brevet fra de ansatte skulle behandles, ble de ansattes representanter bedt om å forlate møtet med den begrunnelse at de var inhabile. De to representantene forlot møtet, men stilte i senere brev til styret spørsmål om hjemmelen for inhabiliteten og styreleders håndtering av deres møterett. På det neste styremøtet, der brevet fra de ansatte skulle behandles, ble de ansattes representanter på nytt bedt om å forlate møtet.
Fellesorganisasjonen (FO) klaget til ombudsmannen over at de ansattes representanter var blitt utestengt fra styremøtene.
Saken ble herfra tatt opp med krisesenteret. Det ble vist til at de ansattes representanter var ansett som inhabile til å behandle saken fordi de var parter i saken, jf. forvaltningsloven § 6 første ledd bokstav a. Det ble spurt om det var avgjørende for styrets vurdering av habiliteten til de ansattes representanter at disse hadde signert brevet sammen med de andre ansatte, og om styret ville ha vurdert saken annerledes hvis de ikke hadde gjort dette.
Det ble også bedt om en kommentar til opplysningen i brevet fra de ansattes representanter til styret om at det bare var tre styremedlemmer til stede på det første styremøtet og at styret derfor ikke var beslutningsdyktig ved behandlingen av saken.
Videre ble det bedt om en kommentar til FOs henvisning i klagen om at representantene i styret er valgt inn i «kraft av gruppeinteresser som arbeidsmiljø, ledelse og forsvarlig drift» og at «[s]like interesser ikke er ansett for å medføre inhabilitet etter forvaltningsloven». I denne sammenheng ble det også bedt om krisesenterets syn på hvilken funksjon de ansattes representanter har i styret.
Krisesenteret viste til at samtaler med de ansattes representanter og innholdet av brevet, hadde gitt styret klar innsikt i at styremedlemmene opplevde seg som parter i saken om daglig leders disposisjoner. Krisesenteret viste videre til at de ansattes representanter under det første styremøtet tok styreleders orientering om habilitetsreglene til etterretning og forlot styremøtet. Det samme gjorde daglig leder, som var til stede som styrets sekretær. Krisesenteret opplyste at fem styremedlemmer var til stede på møtet og at det ikke ble votert, samt at møtereferatet ble godkjent på det neste styremøtet med de ansattes representanters stemmer.
Krisesenteret opplyste videre at et brev fra styrets leder, der daglig leder ble gitt frist til å kommentere de ansattes brev, også ble lagt frem i det første møtet. Ellers var det spørsmål om hvordan styret skulle behandle saken videre, og ikke innholdet i saken, som ble behandlet i dette møtet. Selve saken ble behandlet i det neste styremøtet, der et beslutningsdyktig styre fattet vedtak om [in]habilitet mot de ansattes stemmer.
Det ble videre vist til at vedtektene og praksis ikke skiller mellom de syv styremedlemmenes rolle i styret, og at medlemmene ikke er valgt inn for å representere særinteresser.
Ved avslutning av saken uttalte jeg:
«1. Habilitetsspørsmålet
Hovedspørsmålet i saken er om de ansattes representanter i styret i krisesenteret var inhabile da styret i de to møtene skulle ta stilling til henholdsvis om styret skulle foreta seg noe som følge av innholdet i brevet fra de ansatte og hva som i så fall skulle gjøres.
Saken dreier seg om behandlingen av forhold knyttet til en ansatt i et interkommunalt tiltak, og det er således tale om tilrettelegging av grunnlaget for «avgjørelse i en forvaltningssak», jf. forvaltningsloven § 6 første ledd. Det er derfor ikke tvilsomt at forvaltningslovens alminnelige habilitetsregler kommer til anvendelse. Videre følger det av forvaltningsloven § 10 at habilitetsreglene også gjelder for medlemmer av styrer og råd, og dermed får anvendelse for de ansattes representanter i styret.
I referatet fra styresaken er det opplyst at de to styremedlemmene ble ansett inhabile til å behandle saken fordi de ble vurdert som «parter», jf. forvaltningsloven § 6 første ledd bokstav a. Hvem som regnes som part, er i forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav e definert som «person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder». Brevet som styret skulle behandle i den aktuelle styresaken gjaldt ikke de to ansatterepresentantene som enkeltpersoner eller arbeidstakere. I brevet, som samtlige ansatte hadde underskrevet, tok derimot personalet som gruppe opp flere kritikkverdige forhold ved daglig leders disposisjoner. De ansattes representanter kunne derfor neppe anses som «parter» i saken, og kunne således heller ikke anses inhabile etter forvaltningsloven § 6 første ledd bokstav a.
Spørsmålet er om de ansattes representanter i styret var inhabile etter forvaltningsloven § 6 annet ledd, der det fremgår at en offentlig tjenestemann er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse når «andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet». Krisesenteret synes å ha lagt avgjørende vekt på at de to styremedlemmene hadde underskrevet på brevet til styret sammen med de øvrige ansatte. Spørsmålet er om dette er et slikt særegent forhold som var egnet til å svekke tilliten til de to styremedlemmenes upartiskhet ved styrets behandling av saken.
Ved habilitetsvurderingen etter § 6 annet ledd skal det bl.a. legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære «særlig fordel, tap eller ulempe» for vedkommende tjenestemann eller noen han har nær personlig tilknytning til. Det må imidlertid dreie seg om en særinteresse i sakens utfall, slik at for eksempel alminnelige distriktsinteresser, grendeinteresser eller yrkes- eller næringsinteresser ikke medfører inhabilitet. Det er videre alminnelig antatt i teori og rettspraksis at gruppe- og interesserepresentanter normalt ikke blir inhabile til å ivareta de interessene de representerer eller er satt til å ivareta, jf. Frihagen, Forvaltningsrett bind II, 5 utg. 1992 side 106 og Eckhoff og Smith, Forvaltningsrett, 8. utg. 2006 side 194. For oversiktens skyld nevner jeg at habilitetsreglene retter seg mot visse egenskaper ved og preferanser hos vedkommende tjenestemann som forbereder eller avgjør saken. Hvorvidt ivaretakelse av ansattes interesser i en konkret sak vil være usaklig og dermed en feil ved vedtakets innhold, er en annen sak og uten betydning i forhold til spørsmålet om inhabilitet.
FO har påpekt at de ansattes representanter er valgt inn i styret for nettopp å ivareta gruppeinteresser som arbeidsmiljø, ledelse og forsvarlig drift. Krisesenteret på sin side har fremholdt at det ikke er noen forskjell i de ulike styremedlemmenes funksjon, og at de ansattes representanter i styret ikke er valgt inn for å ivareta gruppeinteresser.
Verken stiftelsesdokumentene eller vedtektene for krisesenteret sier noe uttrykkelig om de ansattes representanters rolle i styret. På den annen side fremgår det at det skal være to representanter fra de ansatte i styret, og at disse velges av de ansatte. Om ikke de ansattes representanter har plikt til å ivareta de ansattes interesser i styret, synes det å være temmelig opplagt at disse representantene i det minste skal bidra med et perspektiv fra de ansatte. Det følger videre av systemet med ansatterepresentasjon i styrer at det må være adgang for disse medlemmene til konsekvent å stemme på den måten som best ivaretar de ansattes interesser, uten at de av den grunn anses inhabile. Jeg antar i det hele at det skal svært mye til for at inhabilitetsreglene kommer til anvendelse for slike representanter, med mindre saksutfallet har en rent personlig økonomisk interesse for vedkommende eller hennes nærmeste.
Til dette kommer at spørsmålet om forsvarlig drift av senteret, herunder forhold knyttet til daglig leders utførelse av sine arbeidsoppgaver, må anses som ett av styrets kjerneoppgaver og hvor de ansattes syn er særlig viktig for å sikre en forsvarlig opplysning av saken. Videre ville de ansattes representanter i kraft av sin forslagsrett kunne ha fremmet forslag direkte til styret om å se nærmere på daglig leders disposisjoner på bakgrunn av opplysninger fra de øvrige ansatte. Hvert enkelt av styremedlemmene ville også ha kunnet fremmet mistillitsforslag mot daglig leder, uten at dette automatisk ville gjøre vedkommende styremedlem inhabil til å delta ved behandlingen av saken. Det at de ansattes representanter gjennom sin underskrift på det aktuelle brevet på forhånd hadde gitt uttrykk for en mening, kunne derfor ikke alene gjøre dem inhabile til å delta ved styrets behandling av brevet fra de ansatte. Det er ikke fremholdt fra krisesenterets side at det forelå andre omstendigheter som skulle gjøre de to styremedlemmene inhabile.
Jeg har etter dette kommet til at det ikke forelå slike særegne forhold som var egnet til å svekke tilliten til de to styremedlemmenes upartiskhet. Styrets avgjørelse om at de ansattes representanter var inhabile til å delta ved styrets behandling av brevet i de to styremøtene må derfor kritiseres på rettslig grunnlag.
2. Saksbehandlingen
2.1 Ifølge vedtektene for krisesenteret, er styret beslutningsdyktig når minst halvparten av styremedlemmene er til stede. I følge vedtektene består styret for krisesenteret av syv medlemmer, inkludert styreleder. I referatet fra det første styremøtet er det navngitt fem styremedlemmer, herunder styreleder, som var til stede. Daglig leder var også til stede, men i egenskap av sekretær for styret. De to ansatterepresentantene forlot møtet etter at de ble ansett inhabile, slik at det derfor bare var tre av syv styremedlemmer til stede under behandlingen av brevet fra de ansatte. Styret var derfor ikke beslutningsdyktig da det i det første styremøtet behandlet spørsmålet om styret skulle foreta seg noe i forhold til brevet fra de ansatte.
2.2 Reglene for fremgangsmåten ved avgjørelsen av habilitetsspørsmål i kollegiale organer følger av forvaltningsloven § 8 annet ledd. Det fremgår at avgjørelsen av habilitetsspørsmålet skal treffes av organet selv. Når det gjelder det første styremøtet, har krisesenteret opplyst at styrets leder ba de ansattes representanter om å forlate møtet, uten at det ble votert over habilitetsspørsmålet. Det var derfor en saksbehandlingsfeil at det ikke ble votert over og truffet en avgjørelse av habilitetsspørsmålet i det første styremøtet.
I referatet fra det andre styremøtet er det opplyst at de ansattes representanter ble ansett inhabile «mot ansattes representanters stemmer». Også denne fremgangsmåten synes å være i strid med saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven § 8 annet ledd, da det følger av bestemmelsen at avgjørelsen i kollegiale organer som hovedregel treffes uten at vedkommende medlem deltar.»