Sandefjords Blad ba om innsyn i søkerlisten til stillingen som personalsjef i Sandefjord kommune. I forbindelse med innsynsbegjæringen sendte kommunen ut en henvendelse til alle søkerne hvor de ble bedt om å begrunne hvorfor de ønsket å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten. Av 23 søkere var det fire som ikke hadde bemerkninger til offentliggjøringen, 12 ønsket seg unntatt, hvorav tre av disse opplyste at de ville trekke søknaden ved offentliggjøring, to trakk søknaden og fem besvarte ikke henvendelsen.
Kommunen unntok alle søkerne fra den offentlige søkerlisten utenom de fire som godtok offentliggjøring. Sandefjords Blad klaget til fylkesmannen i Vestfold over at de ikke hadde fått innsyn i den komplette søkerlisten.
I klageomgangen opprettholdt fylkesmannen kommunens avgjørelse. Fylkesmannen var enig i kommunens vurdering av at stillingen som personalsjef var av liten særlig offentlig interesse, og fant ikke grunn til å tilbakesende saken til kommunen for vurdering av hver enkelt søker. Det ble også vist til at ansettelsen var foretatt. Fylkesmannen la videre avgjørende vekt på «hensynet til personvernet til den enkelte søker som har bedt om at navnene ikke blir offentliggjort ut fra hensynet til nåværende arbeidsgiver» og at det er viktig å få så «mange gode søkere som mulig».
På vegne av Sandefjords Blad brakte Norsk Presseforbund (NP) saken inn for ombudsmannen. Det ble fremholdt at fylkesmannen hadde foretatt en mangelfull saksbehandling. NP viste særlig til at fylkesmannen ikke hadde innhentet en nærmere begrunnelse for kommunens beslutning om å unnta de aktuelle søkerne fra søkerlisten og at kommunens begrunnelse dermed ikke ble overprøvd av fylkesmannen. Videre mente NP at stillingen som personalsjef i kommunen var av såpass høy offentlig interesse at det måtte stilles ekstra krav til den enkelte søkers begrunnelse for hvorfor de ønsket hemmelighold.
Ombudsmannen besluttet å undersøke saken nærmere og fylkesmannen ble bedt om å redegjøre for hvorfor det ikke ble innhentet en nærmere vurdering fra kommunen av hver enkelt søkers ønske om ikke å få offentliggjort navnet i søkerlisten. Videre ble det bedt opplyst om fylkesmannen foretok en konkret og reell vurdering av søkernes begrunnelser for å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten og hvorvidt det forhold at ansettelsen var gjennomført ble vektlagt i meroffentlighetsvurderingen. Avslutningsvis ble fylkesmannen bedt om å utdype sitt syn på at stillingen som personalsjef ikke ble ansett å være av «særlig stor offentlig interesse».
Fylkesmannen uttalte at det ikke var lagt vekt på at stillingen allerede var besatt da avgjørelsen ble truffet. Videre mente fylkesmannen at det også etter at tilsettingen er gjennomført vil kunne være viktig med offentliggjøring av søkerlisten for å gi allmennheten en mulighet til å føre kontroll med ansettelser i forvaltningen. Det ble vist til at selv om forvaltningen har en plikt til å vurdere meroffentlighet, er denne plikten begrenset når stillingen ikke har særlig stor offentlig interesse. Fylkesmannen hadde ikke foretatt noen «konkret og reell vurdering av de begrunnelser som søkerne hadde oppgitt for å bli unntatt fra søkerlisten», fordi stillingen ikke ble ansett å ha særlig stor offentlig interesse.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«Bestemmelsen i offentlighetsloven § 6 nr. 4 åpner for at det kan unntas opplysninger om en søker fra offentlig søkerliste, dersom søkeren ber om dette. Adgangen er et unntak fra offentlighetslovens hovedregel om at forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Forvaltningen plikter imidlertid, i samsvar med offentlighetsloven § 2 tredje ledd, å vurdere om de hensyn som begrunner unntaksregelen gjør seg tilstrekkelig gjeldende i forhold til de hensyn som taler for offentliggjøring.
Avslag på innsyn i søkerliste kan påklages etter reglene i offentlighetsloven 19. juni 1970 nr. 69 § 9. Reglene om klage i forvaltningsloven kapittel VI gjelder så langt de passer, jf. offentlighetsloven § 9 siste ledd. Etter forvaltningsloven § 34 annet ledd kan klageinstansen «prøve alle sider av saken». Fylkesmannen har i vedtaket opplyst at det ble lagt avgjørende vekt på hensynet til de enkelte søkernes ønske om at arbeidsgiver ikke skulle bli kjent med søknaden. Imidlertid har fylkesmannen opplyst hit at det ikke ble foretatt noen konkret og reell vurdering av søkernes begrunnelse, fordi stillingen ble ansett å ha liten offentlig interesse. Jeg må etter dette legge til grunn at fylkesmannen ikke har vurdert hver enkelt søkers begrunnelse for å bli unntatt fra søkerlisten opp mot de hensyn som talte for å offentliggjøre navnet på søkeren. Jeg nevner i denne sammenheng at det ikke ble mottatt noen tilbakemelding eller begrunnelse fra fem av søkerne, slik at det fremstår som uklart hvorvidt disse søkerne overhodet har ønsket å bli unntatt fra søkerlisten.
Offentlige søkerlister er, selv etter at bestemmelsen i offentlighetsloven § 6 nr. 4 kom inn, et grunnleggende prinsipp i norsk rett. Hovedregelen er at søkerlisten er offentlig. Det kreves en særskilt begrunnelse for å gjøre unntak, i tillegg til at vedkommende søker må ha anmodet om og begrunnet at navnet ikke skal fremgå av den offentlige søkerlisten. Det betyr at en søkers anmodning og begrunnelse for å bli unntatt fra søkerlisten er en nødvendig, men ingen tilstrekkelig grunn for å gjøre unntak. Videre skal det vurderes om søkerens begrunnelse anses tilstrekkelig tungtveiende sett opp mot hensynet til allmennhetens behov for innsyn og kontroll med tilsettinger i forvaltningen (meroffentlighetsvurderingen). At stillingen er av særlig stor offentlig interesse er ett av flere momenter i vurderingen av om en søkers ønske om ikke å stå på den offentlige søkerlisten skal imøtekommes, idet terskelen for å unnta navn fra søkerlisten antas å være høyere ved tilsetting i slike stillinger.
At stillingen anses å ha liten offentlig interesse har derfor ikke betydning for fylkesmannens plikt som klageorgan til å vurdere de enkelte søkernes begrunnelser, men vil måtte inngå i den konkrete helhetsvurderingen som fylkesmannen er forpliktet til å foreta. Jeg kan ikke se at fylkesmannen har foretatt en slik vurdering for de av søkerne som uttrykkelig ba om og begrunnet at deres navn ble unntatt fra søkerlisten.
Jeg må etter dette be om at fylkesmannen foretar en ny behandling av klagen fra Sandefjords Blad, og om nødvendig selv innhenter begrunnelser fra søkerne. Med det resultat jeg har kommet til, har det ikke vært grunn for meg å ta stilling til om det skulle vært gitt innsyn i, helt eller delvis, navnene på søkerne. Det har heller ikke vært nødvendig for meg å ta stilling til om stillingen som personalsjef i Sandefjord kommune er av «særlig stor offentlig interesse».
Fylkesmannen bes holde meg orientert om utfallet av den fornyede behandlingen.»
Fylkesmannen i Vestfold opplyste i brev 7. juli 2008 at fylkesmannen fant det riktig å oppheve sitt vedtak og sende saken tilbake til kommunen til ny vurdering. Ombudsmannen mottok senere også kopi av fylkesmannens nye vedtak. Av vedtaket gikk det frem at fylkesmannen hadde vurdert innsynsspørsmålet konkret for hver enkelt av søkerne. Fylkesmannen kom likevel til at det ikke skulle gis innsyn i noen av søkernavnene klagen til ombudsmannen gjaldt. Det nye vedtaket ble senere klaget inn for ombudsmannen (sak 2008/2664).