Sakens bakgrunn
I uttalelse fra Sivilombudsmannen 30. juni 2021 (sak 21/1117) ble Kommunal- og moderniseringsdepartementet bedt om å vurdere krav om sakskostnader fra A (heretter klageren) på nytt. Vi viser til uttalelsen 30. juni 2021 for nærmere beskrivelse av det underliggende saksforholdet. Den opprinnelige klagen hit gjaldt to vedtak, truffet 4. og 17. mars 2021.
I vedtak 30. september 2021 omgjorde departementet de to vedtakene. Vedtaket 17. mars 2021 ble omgjort slik at klageren ble tilkjent hele kostnadskravet på kr 7500 inkl. mva. Vedtaket 4. mars 2021 ble omgjort og departementet tilkjente 16 875 kroner inkl. mva. i sakskostnader. Klagerens opprinnelige krav var 38 750 kroner inkl. mva. Slik Sivilombudet har forstått saken, gjenstår det nå kun 8,25 timer som departementet ikke har tilkjent sakskostnader for.
Klageren har klaget omgjøringsvedtaket 30. september 2021 inn for Sivilombudet. Hun mente at departementet ikke har anvendt nødvendighetsvilkåret korrekt. Sivilombudet fant grunn til å undersøke saken nærmere.
Våre undersøkelser
Selv om departementet omgjorde de tidligere vedtakene og dekker deler av klagerens krav, fant vi likevel grunn til å undersøke hvorfor departementet mente at de resterende kostnadene ikke var «nødvendige». Departementets begrunnelse var knapp på dette punktet. Vi ba derfor departementet om en konkret vurdering av advokatens redegjørelse for medgått tidsbruk og påløpt salær, og en nærmere begrunnelse for hvorfor departementet ikke anså det resterende arbeidet som «nødvendige» sakskostnader, jf. fvl. § 36.
Departementet mente at det fra klagerens ståsted ikke var nødvendig å bruke så mye tid på å gjennomgå sakens dokumenter. Det var allerede tilkjent noe tid til gjennomgang av faktum, og det var etter departementets syn tilstrekkelig. Videre skrev departementet at det for klageren ikke kan ha fremstått som nødvendig å bruke tid på prosessvarsel eller å inngi merknader til Statsforvalteren, da det kun var nødvendig å fremme et enkelt omgjøringskrav når det underliggende faktum om reguleringsplanen var avklart.
Klageren påpekte deretter at det fra hennes ståsted var rimelig at advokaten brukte tid og ressurser på å gjennomgå dokumentene i saken og at alle utgifter i den forbindelse derfor var «nødvendige», jf. fvl. § 36. Klageren pekte også på at kostnadene til utarbeidelse av prosessvarsel ble pådratt før det underliggende faktum om hvilken reguleringsplan som lå til grunn var avklart. Hun mente derfor at departementets vurdering av at disse kostnadene var unødvendige under henvisning til at det hadde vært tilstrekkelig med et enkelt omgjøringskrav, måtte bero på en misforståelse av faktum. Endelig påpekte klageren at det i brev 20. januar 2021 var nødvendig å imøtegå tiltakshaverens merknader i den underliggende dispensasjonssaken, før Statsforvalteren traff vedtak.
Departementet hadde ingen ytterligere kommentarer.
Sivilombudets syn på saken
Sivilombudet viser til tidligere uttalelse 30. juni 2021 som gjelder det samme kravet om sakskostnader. Denne saken gjelder de resterende sakskostnadene som departementet fremdeles mener ikke var «nødvendige», jf. fvl. § 36. De resterende kostnadene knytter seg kun til vedtaket 4. mars 2021. Om dette vedtaket uttalte Sivilombudet i den tidligere uttalelsen:
«Sakskostnadskravet gjelder utgifter klageren har hatt for å få omgjort et vedtak som baserte seg på feil versjon av den aktuelle reguleringsplanen. Sett fra klagerens ståsted må det ha fremstått som nødvendig å benytte advokat for å finne ut av dette. Før omgjøringsvedtaket ble truffet hadde saken vært behandlet tre ganger hos Vestvågøy kommune (7. mai 2018, 21. mars 2019 og 9. desember 2019), to ganger hos Statsforvalteren i Nordland (15. januar 2019 og 27. juli 2019) og én gang hos Statsforvalteren i Vestland 14. desember 2020. Den riktige versjonen av reguleringsplanen ble ikke lagt til grunn i disse vedtakene. For klageren må det i lys av den omfattende saksbehandlingen i saken uten at riktig versjon av reguleringsplanen hadde blitt lagt til grunn ha fremstått som nødvendig å gjøre et forholdsvis grundig arbeid for å finne frem til riktig versjon av reguleringsplanen, et arbeid som også inkluderte en innsynsbegjæring. I lys av dette må det ha fremstått som nødvendig for klageren å bruke tid og ressurser på å få klarhet i de faktiske forholdene. At klager anså det som nødvendig å gjøre egne undersøkelser i tillegg til å be om innsyn fremstår da som naturlig og rimelig gitt tidligere saksgang og vedtak.»
De resterende kostnadene som ikke er blitt dekket etter departementets fornyede vurdering, består av følgende poster, hentet fra klagerens advokats timelister:
a) 14.12.20 Gjennomgang av statsforvalterens vedtak og sakens dokumenter, samtaler med klient og rettskildesøk (4 timer)
b) 22.12.20 Prosessvarsel KMD (1,5 timer)
c) 12.01.21 E-post KMD med kopi til statsforvalter (0,25 timer)
d) 20.01.21 Merknader i sak (2,5 timer)
Sett hen til den omfattende saksbehandlingen i forvaltningen før Statsforvalteren i Vestlands omgjøringsvedtak 9. februar 2021, fremstår det rimelig og naturlig at klagerens advokat brukte tid på å gjennomgå saksdokumenter og vurdere de rettslige sidene av saken. Departementet har i vedtaket 30. september kun tilkjent sakskostnader for «utgifter til juridisk bistand knyttet til gjennomgang av revisjonshistorikken til reguleringsplanen og undersøkelser opp mot kommunen». Når forvaltningen har behandlet saken i så mange omganger, må det har fremstått som rimelig og naturlig for klageren også å bruke tid på å gjennomgå det seneste vedtaket (før den endelige omgjøringen) og sakens dokumenter.
Dette arbeidet innebar også å skrive prosessvarsel. Prosessvarselet ble sendt før kommunen opplyste at det var benyttet feil reguleringsplan. Dette er derfor en del av advokatens arbeid med å få avklart sakens faktiske og rettslige sider før forvaltningen oppdaget feilen i egne arkiver. Det er etter Sivilombudets syn ikke urimelig at klageren så det som nødvendig å sende prosessvarsel. Arbeidet ble gjennomført før Statsforvalteren varslet mulig omgjøring av eget vedtak, og må ha fremstått som et naturlig arbeid for klageren som ledd i å få gjennomslag overfor forvaltningen. Saken hadde vært til behandling hos ulike forvaltningsorganer seks ganger tidligere uten at klageren hadde fått gjennomslag. På tidspunktet prosessvarselet ble sendt var situasjonen for klageren at Statsforvalteren hadde truffet et endelig vedtak som ikke kunne påklages. Domstolsbehandling var derfor det naturlige neste steget for klageren. Det må derfor ha fremstått som nødvendig å sende prosessvarsel som en siste utvei. At klageren ikke så det som naturlig at forvaltningen ville snu med en enkel omgjøringsbegjæring, synes også naturlig i lys av de mange behandlingene hos forvaltningen der klageren ikke fikk gjennomslag. Når klageren først hadde sett det som nødvendig å sende prosessvarsel var det da også naturlig for klageren å følge opp dette overfor departementet.
I merknadene 20. januar 2021 argumenterer klagerens advokat for at vilkårene for omgjøring er oppfylte og omtaler forhold knyttet til riktig reguleringsplan. Når tiltakshaveren hadde argumentert for at vilkårene for omgjøring ikke var oppfylt må det ha fremstått naturlig for klageren å inngi merknader til dette. Statsforvalteren omgjorde jo også vedtaket, slik klagerens advokat hadde argumentert for i merknadene.
Konklusjon
Sivilombudet er kommet til at det var rimelig at klageren oppfattet det som et naturlig tiltak å gjennomgå vedtak og saksdokumenter, herunder utarbeide prosessvarsel og følge opp dette, før det ble klart at Statsforvalteren vurderte omgjøring. Det var også rimelig for klageren å oppfatte det som et naturlig tiltak å inngi merknader til tiltakshaverens kommentarer knyttet til varselet om omgjøring.
Sivilombudet ber departementet om å vurdere sakskostnadskravet på nytt, og orientere om den fornyede vurderingen innen 14. januar 2022.