Adgangen til å søke på ledig stilling hos egen arbeidsgiver

En jurist som var ansatt som rådgiver i stillingskode 1434 i en statlig virksomhet søkte på en utlyst stilling som seniorrådgiver i stillingskode 1364 ved samme arbeidssted som hun allerede var tilsatt. Arbeidsgiveren viste til at den utlyste stillingens innhold i all hovedsak sammenfalt med de arbeidsoppgavene søkeren allerede hadde, og at den for øvrig var utlyst i alternative stillingskoder 1434 rådgiver/1364 seniorrådgiver. På denne bakgrunn vurderte ikke arbeidsgiveren søknaden å være reell, men anså den i stedet å være lønnskrav.

Ombudsmannen kom til at søknaden var reell, og at den skulle blitt behandlet deretter. Arbeidstakeren hadde presisert at søknaden kun gjaldt stillingen som seniorrådgiver, altså stilling i en annen kode enn den hun allerede var tilsatt i. Hennes lønn som rådgiver lå innenfor lønnstrinnsalternativene for seniorrådgivere etter den aktuelle Hovedtariffavtalen på søknadstidspunktet, og en endring av kode innebar derfor ikke et automatisk lønnsopprykk. Det stilles også høyere krav til seniorrådgivertittelen enn for tittelen som rådgiver.

Sakens bakgrunn

A (heretter klageren) søkte i november 2010 på stilling utlyst som Seniorrådgiver/rådgiver (jurist) i X (heretter arbeidsgiveren). På søknadstidspunktet var hun allerede tilsatt som rådgiver ved samme arbeidssted, og hennes arbeidsoppgaver sammenfalt i all hovedsak med innholdet i den utlyste stillingen. Av søknaden fremgår det at hun søkte på stilling som seniorrådgiver.

Ved tilsettingen ble klagerens søknad ikke ansett som reell, og hun ble ikke innstilt til stillingen. Hun anså dette som en forbigåelse, og fremmet gjennom en advokat en klage overfor arbeidsgiveren der det blant annet ble anført at det var en saksbehandlingsfeil at klagerens søknad ikke ble ansett som reell. I arbeidsgiverens brev 9. mai 2012 til advokaten, ble det fastholdt at klagerens søknad ikke ble vurdert som reell, og at saken ble ansett som avsluttet fra arbeidsgiverens side.

Klageren brakte saken inn for ombudsmannen ved brev 30. mai 2012. Hun fastholdt at hennes søknad skulle blitt behandlet som reell, og viste blant annet til ombudsmannens uttalelse inntatt i årsmeldingen av 2010 på side 70 (SOM-2010-816) som støtte for sitt syn. Videre mente hun arbeidsgiveren hadde lagt til grunn en feil forståelse av de føringer som fremkommer av Fornyings- og administrasjonsdepartementets brev 1. desember 2009 til Justis- og politidepartementet, der temaet søknad på ledig stilling hos egen arbeidsgiver er tatt opp.

Undersøkelsene herfra

Arbeidsgiveren ble tilskrevet i brev 10. august 2012 herfra. I brevet ble det vist til at arbeidsgiveren i sin saksbehandling hadde vist til Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) sitt brev 1. desember 2009 som grunnlag for å avvise klagerens søknad fordi hun allerede «hadde samme stillingskode som utlysningen». Under henvisning til at det i FADs brev 1. desember 2009 blant annet heter at «[d]ersom søknaden gjelder en stilling med en annen stillingskode, må vedkommende behandles som reell søker», og at titlene rådgiver og seniorrådgiver i staten ikke har samme stillingskode, ble arbeidsgiveren herfra bedt om å utdype sitt syn. Dersom arbeidsgiveren mente at klageren var avskåret fra å søke stilling som seniorrådgiver fordi utlysningen gjaldt både rådgiver og seniorrådgiver, ble det bedt om en nærmere begrunnelse for dette.

På disse spørsmålene svarte arbeidsgiveren i brev 10. september 2012:

«Det er vanlig praksis i staten å lyse ut en stilling i to alternative stillingskoder, kanskje særlig i saker der den som skal erstattes har fått endret stillingskode underveis i sitt ansettelsesforhold fra for eksempel rådgiver (1434) til seniorrådgiver (1364). Stillingskodene 1434 og 1364 har ulikt lønnsspenn og det stilles større krav til erfaring og kompetanse for å få tittelen seniorrådgiver enn rådgiver. Å lyse ut en stilling i alternative stillingskoder anses som viktig for å sikre at vi tiltrekker oss søkere både med og uten erfaring, samt sikre at den som blir ansatt i stillingen, blir tilbudt riktig tittel og lønn. Det fantes ikke utelukkende en stilling som “seniorrådgiver” som A kunne søke på, men en stilling hvor arbeidsgiver kunne tilby jobben som enten rådgiver eller seniorrådgiver. Det sentrale i denne saken var at A allerede hadde arbeidsoppgavene og en av titlene som stod i utlysingen. Endring av stillingskode er ett av virkemidlene under forhandlinger hjemlet i Hovedtariffavtalen punkt 2.3.3 og 2.3.4 og 2.3.5, se HTA 2.3.6 bokstav c. X kan ikke se at A var i en annen posisjon enn det som ville vært tilfelle ved slike forhandlinger. Hun ble derfor ikke ansett som reell søker da hun både hadde tittel og arbeidsoppgaver som fulgte av utlysingen.»

Arbeidsgiverens brev ble forelagt klageren, som fastholdt synspunktene i klagen hit.

Mitt syn på saken

Målet ved en tilsetting er å finne frem til den søkeren som etter en samlet vurdering anses best kvalifisert for stillingen. Sentrale momenter i denne helhetsvurderingen vil være den enkeltes utdanning, praksis og personlige skikkethet. Det sentrale hensynet bak kvalifikasjonsprinsippet er å sikre at forvaltningens rekrutterer personer med best mulig kompetanse i forhold til de oppgavene det offentlige skal utføre.

Ved tilsettinger i offentlig sektor skal interne søkere bli vurdert på lik linje med eksterne søkere. Det styrende hensynet er at den best kvalifiserte skal tilsettes, og dette målet nås best dersom også interne søkere tas med i vurderingen. Kvalifikasjonsprinsippet tilsier at enhver søker skal bli vurdert etter faglige kvalifikasjoner, og det er unntak fra dette utgangspunktet som må begrunnes.

Arbeidsgiveren i denne saken har latt være å ta i betraktning en intern søknad ved en tilsetting under henvisning til at søknaden i realiteten var å anse som et lønnskrav. Spørsmålet er om det var rettslig grunnlag for å gjøre dette.

Det overordnede ansvaret for den statlige arbeidsgiverfunksjonen er tillagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD). Som nevnt over har FAD, etter en henvendelse fra Justis- og politidepartementet, utredet problemstillinger knyttet til søknad om stilling hos egen arbeidsgiver. I svarbrev 1. desember 2009 uttalte FAD:

«Statsansatte har anledning til å søke stillinger i egen virksomhet, selv om den kunngjorte stillingen er i samme stillingskode/og eller avdeling som vedkommende søker arbeider i.

Dersom en søker allerede har en stilling som er tilsvarende den kunngjorte stillingen, bortsett fra lønnen, vil dette i realiteten være en søknad om høyere avlønning, og ikke en søknad om ny stilling. I et slikt tilfelle skal søknaden ikke behandles som en tilsettingssak, jf. siste avsnitt i dette brevet. Arbeidsgiveren må i hver enkelt sak foreta en skjønnsmessig vurdering, basert på om arbeidsgiver, med utgangspunkt i sin styringsrettslige kompetanse, kan omplassere søkeren. Dersom søknaden gjelder en stilling med en annen stillingskode, må vedkommende behandles som en reell søker. Det samme gjelder hvis den kunngjorte stillingens ansvars- og/eller arbeidsoppgaver går ut over grunnpreget til søkerens stilling eller den kunngjorte stillingen er plassert på et annet arbeidssted. Dersom arbeidsgivers vurdering konkluderer med at en søker ikke er reell arbeidssøker eller arbeidsgiver har besluttet å benytte sin styringsrettslige kompetanse til å omplassere søkeren i virksomheten, skal en merknad om dette følge med innstillingen til tilsettingsorganet»

I sak inntatt i ombudsmannens årsmelding 2010 på side 70 (SOM-2010-816) uttalte jeg at det ikke er opplagt at internt ansatt som søker på en stilling som er helt identisk med sin egen skal få sin søknad realitetsbehandlet på lik linje med eksterne søkere. Det var ikke grunn til å ta stilling til spørsmålet i den saken, men jeg noterte meg FADs syn om at det i slike tilfeller ikke er nødvendig å realitetsbehandle søknaden. Sentralt i den foreliggende saken står spørsmålet om klageren hadde søkt på en stilling som var identisk med sin egen, og om det i så fall var anledning til å anse søknaden som et lønnskrav, og ikke en søknad som skulle vært realitetsbehandlet.

Arbeidsgiver synes å bygge sin avgjørelse på at den utlyste stillingen var identisk med den klageren allerede hadde, og har i sin redegjørelse hit skrevet at «det sentrale i denne saken var at A allerede hadde arbeidsoppgavene og en av titlene som stod i utlysingen».

At klageren hadde de samme arbeidsoppgavene som beskrevet i utlysningen, kan etter mitt syn ikke være avgjørende, og jeg kan heller ikke se at uttalelsene fra FAD, sitert over, kan tolkes slik. Departementet uttaler derimot at en søknad skal behandles som reell dersom denne gjelder en annen stillingskode, uten å oppstille noe forbehold om at den kunngjorte stillingen også må inneholde andre arbeidsoppgaver eller ansvarsområder.

Spørsmålet er da om «søknaden gjelder en stilling med en annen stillingskode» jf. FADs uttalelse. Det fremgår av klagerens søknad at denne gjaldt stillingen som seniorrådgiver, som var en annen stillingskode enn den hun var tilsatt i. Jeg har da vanskelig for å se at dette ikke er et tilfelle der «søknaden gjelder en stilling med en annen stillingskode». Det kan etter mitt syn ikke være avgjørende at det i utlysningen ble søkt etter rådgivere i tillegg til seniorrådgivere. Jeg har forståelse for at det ofte vil være hensiktsmessig å lyse ut alternative stillingskoder for å få et bredt søkergrunnlag å vurdere ut i fra, slik arbeidsgiver har redegjort for. Videre har jeg forstått at dette også er vanlig praksis i staten. Enhver søker må ha anledning til å begrense sin søknad til å gjelde en av titlene dersom vedkommende ønsker dette, noe klageren også gjorde i sin søknad. At hun var ansatt i den alternativt utlyste stillingskoden, er etter mitt syn ikke tilstrekkelig grunnlag for å betrakte hennes søknad som ikke reell.

I sin redegjørelse hit, har arbeidsgiveren vist til at stillingskodene 1434 rådgiver og 1364 seniorrådgiver «har ulikt lønnsspenn». Det er for så vidt riktig, men er ikke tilstrekkelig til å begrunne at en søknad som innebærer endring av stillingskode utgjør det samme som et lønnskrav. Etter Hovedtariffavtalen (HTA) som gjaldt i staten på søknads- og tilsettingspunktet, var lønnstrinnalternativene for 1434 rådgiver og 1364 seniorrådgiver delvis overlappende, og fastsatt til henholdsvis lønnstrinn 43-72 og 58-93. Av sakens dokumenter fremgår det at klageren på søknadstidspunktet hadde et lønnstrinn innenfor spennet for seniorrådgiver, noe som innebærer at hun ikke nødvendigvis ville gått opp i lønn ved endring av stillingskode. Som arbeidsgiveren også påpeker, «stilles det større krav til erfaring og kompetanse for å få tittelen seniorrådgiver». For søkeren kunne det derfor være av særskilt interesse å få denne tittelen, uavhengig av lønn. Arbeidsgiveren har videre vist til HTA punkt 2.3.3, 2.3.4 og 2.3.5 som virkemiddel for å få ny stillingskode, og har argumentert med at klageren ikke var «i en annen posisjon enn det som ville vært tilfelle ved slike forhandlinger». Det er uklart for meg hva arbeidsgiveren legger i dette. At klageren eventuelt ikke ville blitt ansett som kvalifisert for å oppnå den høyere stillingskoden etter slike forhandlinger, er ikke relevant ved vurderingen av som søknaden skulle betraktes som reell. Dersom arbeidsgiver mente at klageren ikke hadde kvalifikasjonene for å oppnå stilling som seniorrådgiver, ville det riktige ha vært å behandle søknaden hennes, for deretter ikke å innstille henne som seniorrådgiver.

Videre kan jeg ikke se at det er gitt at forhandlingshjemlene som arbeidsgiveren viser til uten videre kan benyttes som et alternativ til søke på en utlyst stilling. Forutsatt at klageren hadde mulighet til å fremme krav med hjemmel i HTA, har jeg uansett vanskelig for å se at en slik mulighet skulle avskjære henne fra å søke på en utlyst stilling.

Jeg har etter dette kommet til at klagerens søknad var reell, og at det dermed var en saksbehandlingsfeil fra X’ side at søknaden ikke ble realitetsbehandlet. Om dette er en feil med betydning for resultatet i tilsettingssaken, altså om klageren skulle blitt tilsatt som seniorrådgiver dersom søknaden hadde blitt behandlet korrekt, gir opplysningene i saken ikke tilstrekkelig grunnlag til å ta stilling til.

Oppsummering

Jeg har kommet til at det forelå feil ved Xs behandling av klagerens søknad i tilsettingssaken og ber X endre sine rutiner i tilsettingssaker i samsvar med uttalelsen. Jeg ber om å bli holdt orientert om hva X foretar seg.