• Forside
  • Uttalelser
  • Ansettelse av økoetterforsker ved X politidistrikt – kvalifikasjonsvurderingen og ivaretakelse av kontradiksjonsprinsippet

Ansettelse av økoetterforsker ved X politidistrikt – kvalifikasjonsvurderingen og ivaretakelse av kontradiksjonsprinsippet

X politidistrikt ansatte to økoetterforskere i ansettelsesvedtak 12. juli 2017. En av søkerne mente seg forbigått av kandidaten som ble innstilt som nummer to og ansatt i en av stillingene.

Avgjørende for at klageren ikke ble ansett kvalifisert for stillingene, fremsto å være at ansettelsesmyndigheten mente hun ikke var personlig egnet. Denne vurderingen ble gjort på bakgrunn av intervju, referanseinnhenting og politidistriktets kjennskap til henne fra tidligere arbeidsforhold.

Ombudsmannen kom til at det knyttet seg begrunnet tvil til om politidistriktets vurdering av klagerens personlige egnethet bygget på fullt ut saklige hensyn. I tillegg mente ombudsmannen det var tvil om klagerens rett til kontradiksjon var tilstrekkelig ivaretatt i ansettelsesprosessen.

Sakens bakgrunn

A klaget til ombudsmannen 25. september 2017 over X politidistrikts ansettelse 12. juli 2017 av to økoetterforskere. A mente seg forbigått av kandidaten som ble innstilt som nummer to til de utlyste stillingene, blant annet under henvisning til at den ansatte ikke oppfylte utlysningstekstens krav til real- og formalkompetanse.

Innstillende myndighet utarbeidet først en innstilling der A ble vurdert som kvalifisert for stillingene og innstilt som nummer tre. Ansettelsesrådet mente imidlertid at saken ikke var tilstrekkelig opplyst. Innstillende myndighet innhentet derfor referanse fra As nåværende arbeidsgiver, og utformet en korrigert innstilling med en mer utførlig begrunnelse for rangeringen mellom de innstilte. A ble «under sterk tvil» ansett kvalifisert for stillingene. Den korrigerte innstillingen ble imidlertid ikke sendt til ansettelsesrådet. Deretter utformet innstillende myndighet en tredje innstilling, som ble vedtatt av ansettelsesrådet 12. juli 2017. I den siste innstillingen ble A ikke innstilt, da hun ikke ble ansett kvalifisert for stillingene.

Undersøkelsene herfra

I brev 30. oktober 2017 tok ombudsmannen opp deler av saken med X politidistrikt. Politidistriktet ble bedt om å redegjøre nærmere for hvorfor innstillende myndighet gikk fra å vurdere A som kvalifisert for stillingene til at hun ikke var kvalifisert, og hva som var avgjørende for den endrede vurderingen. Hadde det fremkommet nye opplysninger i perioden fra den første innstillingen til den siste, som ble tillagt vekt i kvalifikasjonsvurderingen? Dersom det fremkom nye avgjørende opplysninger, ble politidistriktet bedt om å gi sitt syn på om opplysningene skulle vært fremlagt for A av hensyn til kontradiksjon.

Under henvisning til at utlysningsteksten stilte krav om å ha bestått Politihøgskolens økostudie eller å forplikte seg til å ta utdanningen, ble politidistriktet spurt om den ansatte var formelt kvalifisert til å ta økostudiet. I tillegg ble politidistriktet bedt om å redegjøre for sitt syn på As anførsel om at den ansatte ikke oppfylte utlysningstekstens krav til formal- og realkompetanse.

Videre ble det bedt opplyst hvilke personlige egenskaper som ble tillagt avgjørende vekt i kvalifikasjonsvurderingen, og hva som var grunnlaget for ansettelsesmyndighetens vurdering av As motivasjon for å søke på stillingen.

Ansettelsesmyndigheten så ut til å ha vektlagt As vennskap med en person ansatt i økoteamet, som var involvert i en pågående konflikt på arbeidsplassen. I innstillingen antok innstillende myndighet at A ville støtte sin venn i den pågående konflikten dersom hun ble ansatt. Politidistriktet ble bedt om å redegjøre for hva som var grunnlaget for denne antakelsen, og om å begrunne hvorfor det var saklig og relevant å vektlegge en slik antakelse.

I den endelige innstillingen står det at intervjupanelet var kjent med at A tidligere hadde søkt på stillinger ved Y politistasjon som hun ikke hadde fått. Ombudsmannen ba om politidistriktets begrunnelse for at det var saklig og relevant å vektlegge utfallet av tidligere ansettelsessaker i kvalifikasjonsvurderingen.

X politidistrikt svarte i brev 30. november 2017. Deler av svarbrevet ble unntatt fra klagers innsyn under henvisning til forvaltningslovforskriften § 16 bokstav a og b.  Ombudsmannens gjengivelse og omtale av svaret begrenser seg derfor til de delene av politidistriktets redegjørelse som ikke er sladdet og til en mer generell omtale av de sladdede opplysningene.

Politidistriktet viste til at det ikke hadde fremkommet vesentlig nye opplysninger ved innhenting av referanse fra As nåværende arbeidsgiver, og at det derfor ikke ble funnet grunn til å innkalle A til nye samtaler etter at ansettelsesrådet sendte saken tilbake til innstillende myndighet. At innstillende myndighet skrev tre innstillinger i saken, ga uttrykk for den tvil som hadde vært knyttet til As kandidatur. Tvilen kom til uttrykk både fra innstillende myndighet og fra ansettelsesrådet.

Ett av opptakskravene for å ta videreutdanning i etterforskning av økonomisk kriminalitet ble opplyst å være gjennomført K.R.E.A.T.I.V avhørskurs eller tilsvarende fra bachelorutdanningen ved Politihøgskolen. For ansatte som gikk på Politihøgskolen før kurset ble en del av bachelorutdanningen, har arbeidsgiver ansvar for å tilby dette kurset. Når det i utlysningsteksten er stilt krav om at søkere eventuelt må forplikte seg til å ta økostudiet, er det underforstått at dette også innebærer gjennomføring av K.R.E.A.T.I.V avhørskurs for de som ikke måtte ha det. For øvrig opplyste politidistriktet at kandidaten som ble ansatt var tatt opp til økostudiet ved Politihøgskolen, hvilket viste at hun var vurdert som kvalifisert for studiet.

Politidistriktet tilbakeviste As anførsel om at den ansatte ikke oppfylte utlysningstekstens krav til real- og formalkompetanse. Utlysningsteksten stilte ikke noe absolutt krav om å ha gjennomført Politihøgskolens økostudie, da det ble åpnet for søkere som forpliktet seg til å gjennomføre studiet. Videre ble det ikke stilt spesifikke krav til erfaring i utlysningsteksten. Den ansatte hadde arbeidet i politiet i 26 år, først som lensmannsbetjent i 10 år hvor hun arbeidet med etterforskning av blant annet økosaker. Etter et par kortvarige stillinger som lensmannsfullmektig og politiavdelingssjef hadde hun de siste 15 årene arbeidet som kommunikasjonsrådgiver i politidistriktet. Selv om det var 15 år siden hun hadde arbeidet med etterforskning, viste politidistriktet til at hun hadde arbeidet i politiet hele tiden og dermed hadde god kunnskap om politiets arbeid i distriktet.

Når det gjaldt vektleggingen av personlige egenskaper i kvalifikasjonsvurderingen, viste politidistriktet til at det var presisert i utlysningsteksten at personlig egnethet ville bli vektlagt. Innstillende myndighet kjente til A fra tidligere, og vurderingen av personlig egnethet bygget derfor både på personlig kjennskap til kandidaten og uttalelser fra referanser. Både innstillende myndighet og referansene fremhevet at A scoret positivt på en rekke områder, men beskrev samtidig andre sider ved As personlighet som trakk i retning av at hun ikke hadde de personlige egenskapene det ble stilt krav om i utlysningsteksten. Vurderingen av As motivasjon for stillingen ble opplyst å bygge på opplysninger A selv kom med i intervjuet og dels på uttalelser fra referansene. I intervjuet opplyste A selv at hun søkte på stillingen på grunn av en omorganisering på hennes nåværende arbeidsplass.

Politidistriktet mente opplysningene om As vennskap med personen som er ansatt i økoteamet, med fordel kunne vært utelatt fra innstillingen, og bemerket at opplysningene ikke hadde vært avgjørende i kvalifikasjonsvurderingen. Når det gjaldt betydningen av utfallet av tidligere ansettelsesprosesser, viste politidistriktet til at enhver stilling skal vurderes spesielt og at kandidatene skal vurderes opp mot kvalifikasjonskravene for den enkelte stillingen. Utfallet av en ansettelsesprosess kan derfor ikke uten videre overføres til en annen ansettelsesprosess. Samtidig mente politidistriktet at det ikke ville være irrelevant å se hen til tidligere vurderinger som var gjort i sammenliknbare stillinger, ettersom politidistriktet ønsket å ha en ensartet praksis. Det ble opplyst at de tidligere vurderingene av A ikke hadde hatt avgjørende betydning i ansettelsessaken.

A kom med flere merknader til politidistriktets redegjørelse i brev 2. januar 2018. Hun mente særlig at politidistriktets fremstilling av hennes motivasjon var feil presentert, og at vurderingen av hennes personlige egnethet var gjort på bakgrunn av udokumenterte påstander. I tillegg påpekte hun at sladdingen av svarbrevet gjorde det vanskelig å imøtegå politidistriktets redegjørelse.

Det ble funnet grunn til å stille politidistriktet ytterligere spørsmål om saken. I brev 16. januar 2018 ble det bedt om en nærmere redegjørelse for innstillende myndighets tidligere kjennskap til A. Det ble bedt opplyst hvilke situasjoner og erfaringer kjennskapen skrev seg fra, hvem som hadde gjort seg de aktuelle erfaringene, og på hvilket tidspunkt.

I tillegg ble det stilt spørsmål om A fikk anledning til å kommentere eller imøtegå innstillende myndighets tidligere erfaringer eller opplevelser av henne som person/arbeidstaker. Hadde dette vært tema under intervjuet? Det ble også bedt opplyst om A hadde fått mulighet til å imøtegå opplysningene som fremkom i referansesamtalen med hennes tidligere leder i politiet, som hun ikke selv hadde oppgitt som referanse. Dersom A ikke hadde fått anledning til å imøtegå opplysningene som ble vektlagt i vurderingen av hennes personlige egnethet, ble politidistriktet bedt om å gi sitt syn på om A burde vært gitt denne muligheten av hensyn til hennes rett til kontradiksjon og av hensyn til sakens opplysning, jf. forvaltningsloven § 17 første ledd.

Politidistriktet ble også bedt om å presisere hvilken videreutdanning den ansatte hadde påbegynt, i lys av en merknad fra A om at det ikke var riktig at hun var tatt opp til økostudiet. I tillegg ble politidistriktet bedt om å opplyse om As helse og tidligere kneoperasjon ble tillagt vekt i kvalifikasjonsvurderingen.

I svarbrev 7. mars 2018 viste Politidistriktet til at innstillende myndighet, B, var sjef for retts- og påtaleenheten i X politidistrikt da A arbeidet der fra 2003 til 2008. Han hadde det overordnede ansvaret for straffesaksbehandlingen, herunder restansekontroll. I perioden A var ansatt ved kriminalseksjonen fra 2006 til 2008 var det restanseutfordringer ved seksjonen. B gikk i liten grad inn i enkeltsaker, men ga pålegg om at sakene måtte ferdigstilles og rutinene forbedres. Politidistriktet redegjorde videre for innstillende myndighets vurdering av As personlige egenskaper på bakgrunn av sin kjennskap til henne fra tidligere arbeidsforhold. De nærmere vurderingene er unntatt fra klagers innsyn, og gjengis derfor ikke her. Det samme gjelder politidistriktets henvisning til hvilke vurderinger som ble gjort av As personlige egenskaper i ansettelsessaken fra 2012, som det ble sett hen til i kvalifikasjonsvurderingen.

På ombudsmannens spørsmål om hensynet til kontradiksjon var ivaretatt i ansettelsesprosessen, viste politidistriktet til at A selv hadde fortalt om ansettelsesforholdet på Z under intervjuet. Videre at hun hadde samtykket til at lederen av økoteamet på Z kunne kontaktes som referanse. Det var ikke vanlig praksis ved politidistriktet å utfordre søkerne på referansenes uttalelser i etterkant av et intervju. Etter forvaltningslovforskriften § 16 har ikke søkerne rett til innsyn i referansenes subjektive vurderinger av en aktuell søker. Politidistriktet mente derfor at det verken var riktig eller nødvendig å gi søkeren mulighet til å belyse saken ytterligere ut fra en referanses vurdering av vedkommende.

Personen som ble ansatt i stillingen var ikke tatt opp til økostudiet, men til et annet kurs/ studie som var relevant for stillingen. Hun ville ta økostudiet når det ble anledning til det ut fra Politihøgskolens studieplan. Politidistriktets opplysning i brevet 30. november 2017 om at hun hadde startet på økostudiet var dermed feil, og ble opplyst å bero på en misforståelse.

Politidistriktet opplyste videre at As helsetilstand og kneoperasjon ikke ble tillagt vekt i kvalifikasjonsvurderingen.

I brev 10. april 2018 kom A med ytterligere merknader til saken.

Ombudsmannens syn på saken

Ombudsmannens undersøkelse av saken har tydeliggjort at A og politidistriktet har ulik oppfatning av flere faktiske forhold som omtales i innstillingen. Dette gjelder blant annet hvilken informasjon A ga om sin motivasjon for å søke på stillingen under intervjuet. A har i tillegg flere innsigelser til hvordan hun er fremstilt i innstillingen. Ombudsmannens skriftlige saksbehandling er generelt lite egnet til å avklare uenigheter om faktiske forhold. Dette gjelder også i denne saken, ettersom ombudsmannen vanskelig kan avklare hvilken informasjon som har fremkommet under intervjuet, eller i referansesamtaler. Ombudsmannens vurdering av saken må sees i lys av denne begrensningen.

1.       Kvalifikasjonsvurderingen

For ansettelser i staten gjelder kvalifikasjonsprinsippet, som fra 1. juli 2017 ble lovfestet i statsansatteloven § 3. Bestemmelsen lyder som følger:

«Den best kvalifiserte søkeren skal ansettes eller utnevnes i ledig stilling eller embete, med mindre det er gjort unntak​ i lov eller forskrift.

Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningen.»

Det sentrale hensynet bak kvalifikasjonsprinsippet er å sikre at forvaltningen rekrutterer personer med best mulig kompetanse med tanke på de oppgavene det offentlige skal utføre. I forarbeidene til statsansatteloven, Prop. 94 L (2016-2017) punkt 9.4.1, uttaler departementet at «det bærende hensynet bak prinsippet er å sikre legitimitet og tillit til beslutningsprosesser i forvaltningen, samt å forhindre at det tas utenforliggende hensyn ved ansettelser». Utgangspunktet for kvalifikasjonsvurderingen er kvalifikasjonskravene som er oppstilt i utlysningsteksten. Som lovteksten gir anvisning på, skal dokumenterbare og objektive forhold som kandidatenes utdanning og erfaring tas med i vurderingen, samt subjektive forhold som gjelder personlige egenskaper hos søkeren, jf. Prop. 94 L (2016-2017) punkt 9.4.1.

Den sammenliknende kvalifikasjonsvurderingen vil i stor grad bygge på ansettelsesmyndighetens skjønn. Ombudsmannen kan kun kritisere slike skjønnsmessige vurderinger dersom ansettelsesvedtaket fremstår som «klart urimelig» eller dersom det hefter feil ved skjønnet, for eksempel ved at det er lagt vekt på utenforliggende eller usaklige hensyn, jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd.

I utlysningsteksten ble det stilt følgende kvalifikasjonskrav:

  • Bestått eksamen fra Politi(høg)skole
  • Bestått Politihøgskolens studie i bekjempelse av økonomisk kriminalitet/økostudiet, (eventuelt forplikte seg til å ta utdanningen), eller ha annen tilsvarende relevant økonomisk utdannelse på høgskole/universitetsnivå
  • God kjennskap til politiets dataverktøy vil være en fordel, da særlig analyseverktøy

I tillegg ble det listet opp flere personlige egenskaper som var ønskelige for stillingen og opplyst at personlig egnethet ville bli vektlagt.

Både A og den ansatte oppfyller utlysningstekstens krav til utdanning. Ingen av kandidatene har bestått Politihøgskolens studie i bekjempelse av økonomisk kriminalitet. A har imidlertid fullført deler av studiet. Ettersom utlysningsteksten åpner for søkere som forplikter seg til å ta studiet, oppfyller begge kandidatene dette kravet. Det er uheldig at politidistriktet ga feil opplysninger om at personen som ble ansatt allerede har påbegynt økostudiet. Ombudsmannen har imidlertid ikke funnet grunn til å kritisere politidistriktets standpunkt om at utlysningstekstens krav om å forplikte seg til å ta økostudiet også vil omfatte eventuelle kvalifiserende kurs. I kvalifikasjonsvurderingen vil det likevel kunne gi positiv uttelling å ha gjennomført studiet eller deler av studiet.

Selv om utlysningsteksten ikke oppstiller krav til spesifikk erfaring, følger det av statsansatteloven § 3 annet ledd at erfaring skal vektlegges i kvalifikasjonsvurderingen. Det fremgår at A har arbeidet omtrent 20 år i politiet, blant annet som etterforsker i cirka 6 år. I perioden 2013 til 2015 arbeidet hun som økoetterforsker. Hun har i tillegg arbeidet 4 år i Nav, og arbeider nå i et forsikringsselskap med etterforskning av forsikringsbedrageri. Den ansattes erfaring fremgår av politidistriktets redegjørelse gjengitt ovenfor. Både A og den ansatte har relevant erfaring fra politiet, men As erfaring ser ut til å være noe mer spisset inn mot etterforskning av økonomisk kriminalitet. I tillegg er hennes etterforskningserfaring av nyere dato, sammenliknet med den ansatte, som ikke har arbeidet med etterforskning de siste 15 årene. Sistnevnte er synliggjort og vurdert i innstillingen.

A fremstår som godt kvalifisert ut fra de formelle kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten. Avgjørende for at A ikke var kvalifisert for stillingen, ser derfor ut til å være vurderingen av hennes personlige egnethet. Når en søker fremstår som godt formelt kvalifisert, kreves normalt klare holdepunkter for at ansettelsesmyndigheten skal kunne konkludere med at kandidaten ikke er kvalifisert ut fra en vurdering av søkerens personlige egenskaper.

Vurderingen av As personlige egenskaper er gjort på bakgrunn av intervju, referanseinnhenting og innstillende myndighets kjennskap til henne fra tidligere arbeidsforhold.

Opplysningene som fremkom under intervjuet og ved referanseinnhentingen, fremstår som saklige å vektlegge i kvalifikasjonsvurderingen. Videre vil det være relevant å se hen til ansettelsesmyndighetens kjennskap til A fra tidligere ansettelsesforhold. Kjennskapen til A skriver seg fra hennes ansettelsesforhold ved X politidistrikt i perioden fra 2003 til 2008, særlig i perioden fra 2006 til 2008. Når kjennskapen skriver seg fra en periode som ligger såpass langt tilbake i tid, bør ansettelsesmyndigheten være varsom med å tillegge slik tidligere kjennskap avgjørende vekt i kvalifikasjonsvurderingen. I tillegg vil det stilles krav til saksbehandlingen, jf. punkt 2 nedenfor om hensynet til kontradiksjon. Ombudsmannen kan imidlertid ikke se at ansettelsesmyndighetens kjennskap til A alene har vært avgjørende i denne saken.

Politidistriktet har opplyst at omtalen av As vennskap med en person som er ansatt ved økoteamet og antakelsen om at hun vil støtte sin venninne i en pågående konflikt, med fordel kunne vært utelatt fra innstillingen. Antakelsen om at A vil støtte sin venninne i konflikten, og at konfliktnivået derfor vil øke ved å ansette henne, er ikke begrunnet nærmere i innstillingen. Ombudsmannen kan vanskelig se at As relasjon til en nåværende medarbeider ved økoteamet vil være egnet til å si noe om As personlige egenskaper. Etter ombudsmannens syn fremstår det som utenforliggende å vektlegge vennskapet alene og en slik ubegrunnet antakelse i kvalifikasjonsvurderingen. I lys av politidistriktets redegjørelse 30. november 2017 for bakgrunnen for sin antakelse, er ombudsmannen imidlertid noe i tvil om vennskapet alene har vært tillagt vekt i kvalifikasjonsvurderingen.

Utfallet av tidligere ansettelsesprosesser er i utgangspunktet irrelevant å se hen til i etterfølgende ansettelsesprosesser. Søkernes kvalifikasjoner må vurderes konkret i hver enkelt ansettelsesprosess opp mot kravene som er stilt i den enkelte utlysningstekst. I tillegg må hver kandidat sammenliknes med de øvrige søkerne til hver enkelt stilling. I innstillingen er det vist til utfallet av tidligere ansettelsesprosesser der A ikke ble ansatt, og det gjøres antakelser om årsaken til at hun ikke fikk stillingene. Ombudsmannen er på denne bakgrunn noe i tvil om ansettelsesmyndigheten har vektlagt utfallet av tidligere ansettelsesprosesser i kvalifikasjonsvurderingen.

X politidistrikt har vist til at det ikke vil være irrelevant å se hen til tidligere vurderinger som er gjort av en søker i søknadsprosesser til sammenliknbare stillinger. Ombudsmannen er enig i at det kan være saklig og relevant å se hen til slike tidligere vurderinger, forutsatt at ansettelsesprosessene gjelder likeartede stillinger der det stilles tilnærmet like krav til søkernes personlige egenskaper. Der de tidligere vurderingene ble gjort en stund tilbake i tid, bør ansettelsesmyndigheten likevel være varsom med å tillegge slike tidligere vurderinger avgjørende vekt alene. I tillegg vil det stilles krav til saksbehandlingen, jf. punkt 2 nedenfor om hensynet til kontradiksjon.

I denne saken har ansettelsesmyndigheten vist til vurderinger som ble gjort av As personlige egenskaper i en ansettelsesprosess i 2012, som gjaldt en stilling som politibetjent. A har i merknadsbrev 1. desember 2017 opplyst at det for denne stillingen var et ønske/krav om operativ godkjenning, og at det ikke stilles samme krav til ansettelse i en ordinær etterforskerstilling som for en stilling som økoetterforsker. Det er uklart for ombudsmannen om det ble stilt tilstrekkelig like krav til personlige egenskaper for de to stillingene. Etter det ombudsmannen kan se, er opplysningene fra ansettelsessaken i 2012 sett hen til som en bekreftelse på de vurderingene som er gjort av As personlige egenskaper i herværende sak, og ikke som et tungtveiende selvstendig moment i kvalifikasjonsvurderingen.

Ombudsmannen har på denne bakgrunn ikke grunnlag for å betegne ansettelsesvedtaket som «klart urimelig», jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd, men har kommet til at det knytter seg «begrunnet tvil» til om ansettelsesmyndigheten har sett hen til utenforliggende hensyn ved vurderingen av As personlige egnethet. Det knytter seg også tvil til om ansettelsesmyndigheten har tillagt søkernes personlige egenskaper uforholdsmessig stor vekt i kvalifikasjonsvurderingen, på bekostning av søkernes formelle kvalifikasjoner.

2.       Saksbehandlingen – hensynet til kontradiksjon

Når en ellers godt kvalifisert søker diskvalifiseres for en stilling på grunn av personlige egenskaper, kreves at egnethetsvurderingen bygger på en forsvarlig utredning, jf. forvaltningsloven § 17. I tillegg må ansettelsesmyndigheten sørge for å ivareta hensynet til kontradiksjon. Kontradiksjonsprinsippet er nært forbundet med kravet til sakens opplysning, og innebærer at søkerne gis mulighet til å bli kjent med premissene for vedtaket og eventuelt ta til motmæle. Politidistriktet har et selvstendig ansvar for at spørsmål og problemstillinger som anses relevante i kvalifikasjonsvurderingen kommer frem i en intervjusituasjon.

Når ansettelsesmyndigheten legger vekt på negativ kjennskap til kandidaten fra tidligere ansettelsesforhold, bør søkeren gis mulighet til å imøtegå de erfaringene ansettelsesmyndigheten har fra tidligere. Dette gjelder særlig der kjennskapen skriver seg fra et ansettelsesforhold som ligger langt tilbake i tid, og der ansettelsesmyndigheten ikke har førstehåndskjennskap til søkeren, som i denne saken.

I merknadsbrev 10. april 2018 har A vist til at flere forhold som omtales i innstillingen ikke var tema under intervjuet, blant annet opplysninger fra hennes tid ved Y politistasjon og Kriminalavdelingen. Videre at hun i liten grad hadde noe med innstillende myndighet å gjøre da hun arbeidet ved Y politistasjon. Politidistriktet har ikke svart på ombudsmannens spørsmål om A ble gitt mulighet til å imøtegå innstillende myndighets vurdering av hennes personlige egenskaper basert på ansettelsesforholdet i perioden 2006 til 2008 under intervjuet. Det knytter seg derfor tvil til om A i tilstrekkelig grad ble gitt mulighet til å imøtegå innstillende myndighets erfaring fra tiden hun var ansatt i X politidistrikt.

Det er i tillegg uklart om A ble gitt mulighet til å uttale seg om de momentene det ble sett hen til fra ansettelsesprosessen i 2012. Ettersom ansettelsesmyndigheten har trukket inn forhold som kom frem i en ansettelsesprosess fra en stund tilbake i tid, burde A vært gitt mulighet til å imøtegå eller uttale seg om forholdene.

På denne bakgrunn knytter det seg «begrunnet tvil» til om kontradiksjonsprinsippet ble tilstrekkelig ivaretatt i ansettelsesprosessen, jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd. Ombudsmannen har ikke grunnlag for å kritisere at A ikke fikk anledning til å imøtegå opplysningene som fremkom i referansesamtalene. Når ansettelsesmyndigheten ber om samtykke til å kontakte en referanse som søkeren ikke selv har oppgitt, vil søkeren ha en oppfordring og mulighet til å omtale forhold som hun eller han antar vil komme opp i referansesamtalen.

3.       Kravet til skriftlighet

I forarbeidene til statsansatteloven, Prop. 94 L (2016-2017) side 78, har departementet blant annet uttalt følgende om hvilke krav som stilles til skriftlighet i ansettelsessaker:

«Det skal føres referat fra intervjuet og vurderingen av søkernes personlige egenskaper skal fremgå av de dokumentene som danner grunnlaget for innstillingen. For å sikre likebehandling og reell behandling av søkerne, må forhold knyttet til vurdering av personlige egenskaper beskrives i innstillingen.»

Ombudsmannen har i flere tidligere saker understreket viktigheten av at hovedpunktene i ansettelsessaker nedtegnes skriftlig, se for eksempel SOM-2017-646. Skriftlighet er en forutsetning for at ansettelsesvedtaket skal kunne etterprøves, og vil redusere faren for mistanke om at avgjørelsen bygger på utenforliggende eller usaklige hensyn.

Ansettelsesmyndigheten har ikke ført noe referat fra intervjuene, slik forarbeidene krever. Innstillingen gir imidlertid en redegjørelse for momentene som fremkom under intervjuene, og en god redegjørelse for opplysningene som fremkom i referansesamtalene. Når det gjelder ansettelsesmyndighetens kjennskap til A, vises det hovedsakelig til mer generelle forhold ved seksjonen hun arbeidet i perioden 2006 til 2008. I tillegg er det kun henvist til innstillingen i ansettelsessaken fra 2012. Etter ombudsmannens syn burde det vært inntatt mer konkrete opplysninger i innstillingen om hvilke opplysninger fra ansettelsessaken i 2012 det ble sett hen til i kvalifikasjonsvurderingen, og hvordan innstillende myndighet vurderte As personlige egenskaper på bakgrunn av ansettelsesforholdet i perioden 2003 til 2008.

4.       Avsluttende bemerkning

Under henvisning til de svakheter som er påpekt over når det gjelder vurderingen av As personlige egnethet for stillingen, etterlater saken tvil om ansettelsesmyndighetens skjønn bygget på et korrekt grunnlag og fullt ut saklige hensyn. I tillegg knytter det seg tvil til om As rett til kontradiksjon ble tilstrekkelig ivaretatt i ansettelsesprosessen. Dette er kritikkverdig.

Det er funnet grunn til å minne politidistriktet om at reglene i forvaltningslovforskriften kapittel 5 ikke oppstiller noe forbud mot å gi søkerne innsyn i de vurderingene ansettelsesmyndigheten har gjort. Så lenge politidistriktets redegjørelse hit for sine vurderinger i ansettelsessaken ikke inneholder opplysninger som er taushetsbelagte overfor A, ville det ikke være noe i veien for å gi A innsyn i disse opplysningene. Dette ville bidratt til å sikre opplysningen av saken for ombudsmannen.

Den som er ansatt i stillingen anses ikke som part i saken, og ombudsmannens uttalelse får ingen virkning for hennes ansettelsesforhold. X politidistrikt bes merke seg ombudsmannens synspunkter og kritikk ved behandlingen av fremtidige ansettelsessaker.