Sakens bakgrunn
Høsten 2017 lyste Universitetet i Y ut en 100 % fast stilling som rådgiver ved Komité X. Søknadsfristen var 17. september 2017. Det kom inn 19 søknader til stillingen. I følge utlysningsteksten var komitéens hovedoppgaver å rettlede og gi råd om forskningsetiske spørsmål, bidra til at de forskningsetiske prinsippene blir fulgt og forhåndsvurdere søknader som gjelder igangsettelse av forskningsprosjekter.
Av utlysningsteksten fremgikk det at arbeidsoppgavene blant annet ville være:
- Faglig ansvar for og koordinering av en komité, forberede og ferdigstille saker for komitéen, veilede søkere samt opplæringsfunksjoner.
- Ta stilling til prinsipielle og praktiske spørsmål av vitenskapelig, juridisk og etisk art som behandles i komitéen.
Av kvalifikasjoner ble det krevet:
- Mastergrad eller tilsvarende utdanning. I særskilte tilfeller kunne lang relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning kompensere for manglende formell utdanning.
- Erfaring fra tilsvarende arbeid, med kjennskap til minst ett hovedområde tilknyttet stillingens funksjon, ville bli vektlagt.
- Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner, engasjement og interesse for forskningsetiske spørsmål og god administrativ IT-kompetanse.
- Personlige egenskaper som var nødvendige for stillingen ville bli vektlagt.
A (klager) søkte på stillingen. Han var 56 år, med en mastergrad i rettsvitenskap fra 2012 og en cand.mag.-grad i historie, sosiologi og sosialøkonomi fra 1984. Av hans CV fremgikk det at han, etter endt høyere utdannelse, hadde yrkeserfaring i ca. 30 år (deler av den tiden han studerte rettsvitenskap var han deltidsansatt). Han hadde blant annet erfaring som seksjonsleder ved EDB-seksjonen ved Z fakultet ved Universitetet i Y og seniorkonsulent innen drift, produksjon og utvikling av IT-tjenester i C AS . Etter mastergraden i rettsvitenskap hadde han erfaring som juridisk rådgiver i D AS for spørsmål om EØS-regelverket om statsstøtte, personvernspørsmål ved helseforskning mv. En kortere periode hadde han hatt egen praksis som rettshjelper, før han fikk sin daværende stilling som juridisk rådgiver ved D Helseforetak, Forsknings- og utviklingsavdelingen. Hans oppgaver der var blant annet intern systemrevisjon på grunnlag av forskriftskrav, blant annet om pasientsikkerhet og helseforskning. I tillegg hadde han informasjons- og veiledningsoppgaver overfor de kliniske enhetene om juridiske problemstillinger.
Klager ble innkalt til et såkalt speedintervju, men kom ikke videre til andre gangs intervju.
I november 2017 fattet tilsettingsrådet vedtak om å ansette B i stillingen. Ansettelsen var i tråd med forslaget fra komitéen som hadde vurdert søkerne. Innstillende myndighet var enig i dette forslaget.
I innstillingen var det tatt inn et resymé av de intervjuede søkernes utdanning og yrkeserfaring. Det var ikke tatt inn noen nærmere omtale av søkerne, eller noen vurdering av deres kvalifikasjoner i forhold til utlysningsteksten. Det fremgikk at B, som var 26 år, var nyutdannet med en mastergrad i historie, og et årsstudium i filosofi, spansk og latinamerikastudier. På tidspunktet for komitéens innstilling hadde han i to uker vært ansatt som vikar i den utlyste stillingen gjennom et bemanningsbyrå. Under studiene hadde han ca. ett år vært leder for E studentutvalg (30 % stilling) samt leder i E Arbeidslivsutvalg (5 % stilling).
Som begrunnelse for innstillingen fremgikk det følgende om rangeringen:
«Etter en samlet vurdering av stillingens innhold, søkernes kvalifikasjoner, opplysninger fra referanser og intervju, foreslår komitéen følgende innstilling: Nr. 1, B. Nr. 2, F».
A klaget 16. januar 2018 til ombudsmannen over ansettelsen. Han mente den innebar et brudd på kvalifikasjonsprinsippet, jf. statsansattloven § 3. Den som ble ansatt var nyutdannet og manglet relevant yrkeserfaring. Klager fremhevet at både han selv og flere andre søkere hadde relevant utdanning og langvarig praksis. Som vedlegg til klagen fulgte blant annet utvidet søkerliste med CV og søknadstekst for klager, den ansatte og vedkommende som ble innstilt som nr. 2, samt innstillingen til Tilsettingsrådet.
Ombudsmannens undersøkelser
I brev 22. januar 2018 tok ombudsmannen saken opp med Universitetet i Y. Det ble vist til § 3 i lov om statens ansatte som fastslår at den best kvalifiserte søkeren skal ansettes i den ledige stillingen. Selv om det ikke foreligger begrunnelsesplikt overfor partene ved vedtak om ansettelser, gjelder det et krav om forsvarlig saksbehandling og likebehandling. Det følger også en utredningsplikt av forvaltningsloven § 17. For å kunne dokumentere at kravene til saksbehandlingen er oppfylt, kreves det skriftlighet i saksbehandlingen. For å sikre likebehandling og reell behandling av søknadene, må vesentlige forhold knyttet til vurderingen av personlige egenskaper beskrives i innstillingen. På denne bakgrunn ble universitetet bedt om å gi en sammenlignende kvalifikasjonsvurdering av den ansatte og klageren.
I brev 22. februar 2018 besvarte Universitetet iY ombudsmannens henvendelse. De skrev blant annet at innstillingskomitéen hadde listet opp den utdanningen og yrkeserfaringen som de mente var relevant for stillingen. I tillegg hadde de beskrevet sitt inntrykk fra intervjuet/intervjuene med søkerne, og gjengitt omtalen fra referansene. Denne omtalen fremgikk ikke av den innstillingen som klager hadde sendt til ombudsmannen. Ombudsmannen legger derfor til grunn at disse vurderingene var inntatt i et underliggende dokument, og at tilsettingsrådet hadde dokumentet tilgjengelig ved sin vurdering.
I komitéens omtale av intervjuet med B fremgikk det at han hadde vært to uker i et vikariat ved Komité Xt. Han gjorde et svært godt inntrykk under begge intervjuene. Han fremsto som svært motivert for stillingen, og forsto godt hva stillingen innebar. Han viste interesse og engasjement innen det forskningsetiske perspektivet, og viste mange gode eksempler på hvorfor dette var en stilling for ham. B likte å motivere og inspirere andre, likte å holde foredrag og hadde erfaring med dette som leder i E studentutvalg. Han kunne tydelig si ifra ved behov, og var ikke redd for å gå i diskusjoner, men var vanligvis en rolig person. Komitéen kjente ham (på grunn av vikariatet) som en rolig person, men han forklarte under intervjuet at han vanligvis ikke var så rolig. Ofte var han stille og beskjeden i nye «settinger», men han fikk mer selvtillit når han var kommet inn i oppgavene. Under intervjuet fremsto han som ekte, flink til å snakke for seg, og som en behagelig person som hadde fungert godt i teamet.
Det var innhentet uttalelser fra to referanser som blant annet beskrev B som omgjengelig, flink til å delegere, diplomatisk, arbeidsom, ansvarsfull og som en som ikke var redd for å uttrykke sine meninger, men samtidig voktet sine ord.
Om intervjuet med klager skrev komitéen at han fremsto som en rolig, trygg og positiv person, med mange års erfaring. Det var tydelig for komitéen at han først og fremst ønsket å jobbe som rettshjelper, men det var vanskelig å få nok kunder til at dette lønte seg økonomisk. I jobben han nå hadde, arbeidet han med internkontroll og intern systemrevisjon. Klagers motivasjon for å søke stillingen var at han ønsket nye utfordringer og ønsket å jobbe med juridiske spørsmål. Komitéen skrev at klager var tydelig på at han likte å jobbe selvstendig og alene når han skrev og gjorde vurderinger. Klager forsto hva Komité X’s oppgaver var, men komitéen fikk ikke inntrykk av at det var en slik stilling han ønsket og som passet for ham. Han ble ikke vurdert som aktuell for stillingen.
Klager ble ikke kalt inn til andre gangs intervju, og det ble ikke innhentet noen uttalelser fra referanser.
I sin oppsummering/konklusjon, som ikke var del av selv innstillingen, hadde komitéen begrunnet rangeringen med at B gjorde et svært godt inntrykk på intervjuet der han fremsto som svært motivert for stillingen. Han viste interesse og engasjement når det gjaldt forskningsetiske spørsmål, og viste god forståelse for hva stillingen innebar. Han var flink til å snakke for seg, og fremsto som rolig og behagelig. Videre fikk B sterke tilbakemeldinger fra referansene som la vekt på at han hadde stor ansvarsfølelse, var initiativrik, grundig og behagelig å arbeide med. Han hadde også vist stor arbeidskapasitet og interesse for arbeidsoppgavene i sin daværende vikariatstilling ved Komité X.
Innstillende myndighet var enig i komitéens vurderinger og innstilte B som nr. 1.
I svarbrevet til ombudsmannen skrev universitetet at alle som ble intervjuet var kvalifisert til stillingen i henhold til kravene i utlysningen. Sekretariatet for Komité X utgjorde et lite arbeidsmiljø som var avhengig av at den som ble ansatt, i tillegg til å være faglig kvalifisert, hadde personlige egenskaper som passet inn i arbeidsmiljøet. Intervjuene viste at det var betydelige forskjeller i de to kandidatenes personlige egenskaper i forhold til den aktuelle stillingen. Det samme gjaldt den interesse de to kandidatene viste for arbeidsoppgavene.
Avslutningsvis skrev universitetet at komitéen hadde merket seg at B hadde gjennomført Masterkurs i Forskningsetikk, og at han under intervjuet viste innsikt i forskerens samfunnsansvar, forskerrollen og forskningsformidling. Dette var kunnskap som var nyttig i stillingen.
I brev 15. mars 2018 ga klager sine merknader til svaret fra universitetet. Han påpekte at den ansattes utdanning var gjengitt i sin helhet i innstillingen, mens for ham var bare mastergraden i rettsvitenskap tatt med. Hans cand.mag.-grad (4,5 år) var utelatt. Videre var den ansattes yrkeserfaring i to studentforeninger med på listen, med henholdsvis 5 % stilling i to år og 30 % stilling i ett år. Han selv hadde yrkeserfaring fra 1982, men bare erfaringen fra 2013 var tatt med. For eksempel var stillingen som seksjonsleder ved Z fakultet ved Universitetet i Y (1993-1999) utelatt. Det samme gjaldt hans verv som meddommer i tingretten og medlem av fylkesnemnda. Den utdanningen som ikke inngikk i hans mastergrad, var sett bort fra, mens årsstudiet til den ansatte søkeren var tatt med. Deltidsarbeid i studentforeninger var relevant, mens mange års fulltidsarbeid innen saksbehandling, administrasjon og it-tjenester, i tillegg til viktige verv, ikke var ansett relevant. Den ansattes utdanning og praksis var beskrevet uttømmende, mens hans var forkortet. Relevansvurderingen var systematisk i hans disfavør, slik at deres komparative kompetanse fremsto som ganske lik. Dette var svært misvisende, og ga uttrykk for vilkårlig saksbehandling i strid med kravet til likebehandling.
Vedrørende intervjuene skrev klager at som vedlegg til hans klage til ombudsmannen var et brev fra Komité X 1. desember 2017. I dette brevet ble det opplyst at det ikke forelå noen referater fra intervjuene verken med ham eller den ansatte, utenom vurderingen fra innstillingskomitéen. Denne vurderingen fremkom i universitetets svarbrev til ombudsmannen. Klager bemerket at det ikke var riktig at han først og fremst ønsket å jobbe som rettshjelper, eller at han hadde gitt uttrykk for dette. På direkte spørsmål hadde han sagt at han drev praksis alene, og at det var vanskelig å få god inntjening, men at han likte klientarbeidet. Det var heller ikke korrekt at han ikke ønsket stillingen, eller at den ikke passet for ham. Han hadde gitt tydelig uttrykk for det motsatte. Komitéen hadde inntrykk av han var «rolig, trygg og positiv», at han hadde «mange års erfaring», at han ønsket «nye utfordringer» og at han forsto «hva Komité X sine oppgaver» var. Likevel konkluderte komitéen med at han ikke var aktuell.
Begge innvendingene mot hans personlige egnethet var konstruerte. Uten komitéens feiltolkninger ville både den ansatte søkeren og han selv fremstått som godt egnet for stillingen.
Videre påpekte klager at svarbrevet fra universitetet ikke inneholdt noen sammenlignende kvalifikasjonsvurdering. Universitetet hadde dermed unnlatt å ta stilling til om komitéens vurdering var i samsvar med kvalifikasjonsprinsippet.
Selv om de andre søkernes forhold ikke var tema for klagen, ønsket klager å kommentere komitéens vurdering av de intervjuede søkerne som ikke ble innstilt. Det ble sagt om disse at de hadde «manglende motivasjon», «lite relevant erfaring» eller «mindre relevante referanser». Utvidet søkerliste viste at blant disse var det en samfunnsviter og rådgiver ved Senter for Æ ved Universitetet i Y (siden 2004), en med hovedfag i realfag og master i rettsvitenskap med praksis som overingeniør og laboratorieansvarlig (siden 2003), en søker med master innen biomedisin med praksis blant annet som forskningskoordinator, høgskolelektor og prosjektkoordinator, en cand. philol. og journalist (siden 2000), og en statsviter og rådgiver fra Ø (2009-2016), og deretter rådgiver i Å-direktoratet. Universitet hevdet nå at alle de som var nevnt, manglet motivasjon, relevant erfaring og relevante referanser. Dette sto ifølge klager ikke til troende.
En helhetlig vurdering av formelle og personlige kvalifikasjoner i samsvar med statsansatteloven § 3, ville etter klagers mening åpenbart ført til en annen innstilling.
Avslutningsvis skrev klager at universitetet hadde fremhevet at den ansatte hadde gjennomført «masterkurs i forskningsetikk». Klager antok at man med dette siktet til emnekode AKHR300, som var et obligatorisk todagers kurs som ga null studiepoeng, og som ble bestått med deltakelse. Han antok at alle masterutdanninger hadde kurs i etikk. I hvert fall var JUSETIKK det tilsvarende ved rettsvitenskap. Den ansatte var selvsagt i sin fulle rett til å fremheve dette i søknaden. Det var imidlertid bemerkelsesverdig at Universitetet i Y anså dette som en tungtveiende kvalifikasjon.
Universitetets svarbrev viste at hans og de andre søkernes utdanning, erfaring og personlige egnethet systematisk var blitt nedvurdert i ansettelsesprosessen. På den andre siden ble den ansatte vurdert praktisk talt utelukkende på grunnlag av sin personlige egnethet. Den sammenlignende kvalifikasjonsvurderingen var følgelig svært mangelfull og i strid med kvalifikasjonsprinsippet.
Ombudsmannens syn på saken
Regelen om kvalifikasjonsprinsippet ved ansettelser i staten fremkommer i statsansatteloven § 3. Bestemmelsen har følgende ordlyd:
(1) Den best kvalifiserte søkeren skal ansettes eller utnevnes i ledig stilling eller embete, med mindre det er gjort unntak i lov eller forskrift.
(2) Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningen.
Det sentrale hensynet bak kvalifikasjonsprinsippet er å sikre at forvaltningen rekrutterer personer med best mulig kompetanse med tanke på de oppgavene det offentlige skal utføre. I forarbeidene til statsansatteloven, Prop. 94 L (2016-2017) punkt 9.1, uttaler departementet at plikten til «å ansette den best kvalifisert søkeren er nødvendig for å sikre at hensynet til likebehandling og saklighet blir avgjørende for rekrutteringen».
I likhet med annen offentlig forvaltning har ansettelsesmyndigheten plikt til å sørge for at «saken er så godt opplyst som mulig» før det fattes et vedtak, jf. forvaltningsloven § 17. I ansettelsessaker vil egnede virkemidler for å opplyse saken, ut over gjennomgang av søknad og CV, være intervjuer og innhenting av uttalelser fra referanser. Vurderingen av om intervju bør finne sted, og om referanser skal innhentes etter avsluttet intervju, beror bl.a. på om den foreliggende dokumentasjon ellers er tilstrekkelig til å vurdere søkernes kvalifikasjoner opp mot hverandre.
Utredningsplikten knyttet til personlig egnethet er omtalt i forarbeidene punkt 9.4.1, hvor det fremgår:
«ansettelsesmyndigheten må ha et tilstrekkelig grunnlag for å kunne vurdere søkernes personlige egenskaper. […]. Selv om det ikke foreligger begrunnelsesplikt overfor partene i ansettelsessaker, gjelder kravet om forsvarlig saksbehandling og likebehandling. I en intervjusituasjon må alle kandidatene få mulighet for å besvare samme type spørsmål, og det skal føres referat som inngår i det faktiske grunnlaget for kvalifikasjonsvurderingen. Det skal føres referat fra intervjuet, og vurderingen av søkernes personlige egenskaper skal fremgå av de dokumentene som danner grunnlaget for innstillingen. For å sikre likebehandling og reell behandling av søkerne, må forhold knyttet til vurdering av personlige egenskaper beskrives i innstillingen. En henvisning til at søkeren «ikke innehar de personlige egenskapene» er for generell, og kan bidra til at det reises mistanke om at det er tatt usaklige hensyn. For å sikre at grunnlaget for beslutningen er forsvarlig, må det innhentes referanser fra personer som kjenner søkeren og som kan bekrefte eller avkrefte forhold knyttet til søkerens personlige egenskaper.»
Ombudsmannen har tidligere uttalt (sak 2015/938) at det ofte vil være en del av forvaltningens utredningsplikt å gjennomføre intervjuer med de mest aktuelle søkerne. Særlig gjelder dette for stillinger der personlig egnethet tillegges vekt. Opplysninger som fremkommer under et intervju, og det inntrykk kandidaten gir under samtalen, vil som oftest tillegges stor vekt ved kvalifikasjonsvurderingen. I etterkant kan det likevel oppstå tvil eller uenighet om hva som ble sagt og hvilke spørsmål som ble stilt. Det er derfor viktig at det nedtegnes referat fra intervjuene.
Når det ikke utarbeides skriftlig begrunnelse til partene, blir det desto viktigere å sikre at det i ettertid blir mulig å kontrollere at ansettelsesprosessen har vært saklig og forsvarlig. Ansettelsesorganet må derfor innrette sin virksomhet slik at de grunnleggende kravene til utredning, forsvarlig saksbehandling og likebehandling ivaretas på alle trinn i prosessen. Konsekvensen av dette er at hovedpunktene i ansettelsesprosessen bør nedtegnes skriftlig.
En sammenligning av faglige kvalifikasjoner og personlig egnethet innebærer en utpreget skjønnsmessig avveining. Det skal likevel en del til for at en søkers bedre personlige egnethet veier tyngre enn en annen søkers dokumenterte bedre faglige kvalifikasjoner. I de tilfeller der forvaltningen mener at en faglig sterk søker ikke er egnet eller er dårlig egnet for stillingen, må dette dokumenteres gjennom en grundig saksbehandling. Der personlig egnethet er avgjørende for at en faglig sterk søker ikke anses kvalifisert for stillingen på bakgrunn av et intervju, må hovedregelen være at de momentene som er avgjørende for vurderingen av kandidatens egnethet, også avklares gjennom innhenting av referanser. Det er dessuten viktig at ansettelsesmyndigheten om mulig innhenter samme type opplysninger og uttalelser fra sammenlignbare referanser. Ombudsmannen har tidligere uttalt, blant annet i sak 2016/980, at manglende innhenting av referanser kan gjøre det uklart om forvaltningen har hatt grunnlag for å vurdere faglig kvalifiserte søkeres personlige egnethet opp mot hverandre.
Utredningsplikten
I denne saken fremstår klager klart bedre faglig kvalifisert enn vedkommende som ble ansatt. Han hadde lengre relevant utdannelse enn den ansatte, og han hadde betydelig lengre relevant arbeidserfaring. Den ansatte var nyutdannet uten relevant yrkeserfaring utenom noe deltidsarbeid under studietiden. Ombudsmannen kan for øvrig vanskelig se at et todagers kurs i forskningsetikk, som det antas er en del av mange masterstudier, kan ha særlig vekt ved sammenligningen av de faglige kvalifikasjonene.
Rangeringen av B som nr. 1 var nærmest utelukkende basert på komitéens vurdering av hans personlige egnethet for stillingen. Samtidig ble klager vurdert som uaktuell, utelukkende fordi han ble ansett personlig uegnet. Det eneste grunnlaget for denne vurderingen, var et såkalt speedintervju. Klager ble ikke kalt inn til andre gangs intervju, og det ble ikke innhentet noen uttalelse fra referanser for å bekrefte eller avkrefte komitéens inntrykk. I sin begrunnelse for at klager ikke var aktuell for stillingen, skriver komitéen blant annet at det «er tydelig at han først og fremst ønsker å jobbe som rettshjelper, men det er vanskelig å få nok kunder til at dette lønner seg økonomisk. […]. A forstår hva Komité X sine oppgaver er, men komitéen får ikke inntrykk av at det er en slik stilling A ønsker og som passer for ham. Komitéen vurderer A som ikke aktuell for stillingen». Det er ikke gitt noen nærmere begrunnelse for hvorfor stillingen ikke passer for klager, eller hvilke personlige egenskaper som gjorde klager uegnet for stillingen.
Slik det fremgår av forarbeidene, stilles det særlige krav til utredningen av saken når en ellers godt kvalifisert søkers manglende egnethet for stillingen er begrunnet i personlige egenskaper. For å sikre at grunnlaget for beslutningen er forsvarlig, må det i alminnelighet innhentes referanser fra personer som kjenner søkeren og som kan bekrefte eller avkrefte disse forholdene. Dette gjør seg særlig gjeldende i et tilfelle som dette, der klager var vesentlig bedre faglig kvalifisert enn den man valgte å ansette.
Ombudsmannens saksbehandling er skriftlig, og uenighet om faktiske forhold er lite egnet for behandling her. Det er derfor vanskelig for ombudsmannen å ta stilling til uenigheten mellom universitetet og klager om hva han skal ha uttalt på intervju om sitt eventuelle ønske om å jobbe som rettshjelper og hans motivasjon for stillingen. På bakgrunn av klagers klare faglige kvalifikasjoner for stillingen, burde universitetet uansett ha avklart sitt negative inntrykk av den personlige egnetheten gjennom et grundigere intervju og innhenting av referanser. Å konkludere med at klager ikke passet for stillingen, kun på bakgrunn av et speedintervju, fremstår som utilstrekkelig saksutredning.
Etter ombudsmannens syn har Universitetet i Y ikke oppfylt sin utredningsplikt i denne saken.
Krav til skriftlighet i saksbehandlingen
Som det fremgår av forarbeidene, følger det av kravene til forsvarlig saksbehandling og likebehandling et krav om skriftlighet i saksbehandlingen. Dette innebærer at det skal føres referat fra intervjuene. Videre må ansettelsesmyndighetenes vurderinger dokumenteres skriftlig.
Innstillingen i denne saken inneholdt ingen sammenlignende kvalifikasjonsvurdering av de aktuelle søkerne. Den eneste begrunnelsen for rangeringen av søkerne, foruten å liste opp deres relevante utdannelse og erfaring, var:
«Etter en samlet vurdering av stillingens innhold, søkernes kvalifikasjoner, opplysninger fra referanser og intervju, foreslår komitéen følgende innstilling: Nr. 1 B, nr. 2 F.»
I sitt svarbrev til ombudsmannen har Universitetet i Y referert fra komitéens oppsummering/konklusjon. Som tidligere nevnt oppfatter ombudsmannen at denne ikke var del av selve innstillingen, men likevel en del av grunnlaget for ansettelsesvedtaket. Heller ikke i denne oppsummeringen er det dokumentert noen sammenlignende kvalifikasjonsvurdering. Komitéen ga uttrykk for at en del av søkerne manglet motivasjon, hadde lite relevant erfaring eller oppga mindre relevante referanser. De redegjorde dernest for den ansattes personlige egnethet, uten at hans samlede kvalifikasjoner ble sammenlignet med noen av de øvrige søkerne.
Ombudsmannen har ikke holdepunkter for å legge til grunn noe annet enn at ansettelsesmyndighetene faktisk har vurdert klager som dårlig motivert for stillingen og B som meget godt motivert. Videre er det ikke tvil om at inntrykket av motivasjonen for en stilling er av stor betydning i kvalifikasjonsvurderingen. Imidlertid fremstår innstillingen og komitéens oppsummering som svært mangelfull når det gjelder hvilke personlige egenskaper eller manglende sådanne som gjorde at klager ikke var personlig egnet for stillingen. Det er heller ikke ført referat fra intervjuet med ham, eller noen av de andre søkerne. For å sikre likebehandling og reell behandling av søkerne må forhold knyttet til vurderingen av personlige egenskaper beskrives i innstillingen. Som det fremgår av forarbeidene, er en henvisning til at søkeren «ikke innehar de personlige egenskapene» for generell, og kan bidra til at det reises mistanke om at det er tatt usaklige hensyn.
Etter ombudsmannens syn oppfyller ikke universitetets saksbehandling kravene til skriftlig dokumentasjon av kvalifikasjonsvurderingen.
Krav til likebehandling ved utforming av innstillingen
Kravet til likebehandling under saksbehandlingen tilsier at det gis en korrekt og balansert fremstilling av de ulike søkernes kvalifikasjoner i innstillingen til ansettelsesmyndigheten. I dette tilfelle inneholdt innstillingen en «kort omtale av de søkerne som [var] kalt inn til intervju». Oppsummeringen fra komitéen ga ingen utfyllende informasjon på dette punkt.
For klagers vedkommende var det utelatt opplysninger om hans cand. mag.-grad i historie, sosiologi og sosialøkonomi, mens den ansattes mastergrad i historie var tatt med. Videre var det for klagers del utelatt opplysninger om 26 års yrkeserfaring (1986-2013). Kun yrkeserfaring fra 2013 var tatt med. Til sammenligning var det for den ansattes del tatt med opplysninger om erfaring som leder for to studentutvalg under studietiden, i henholdsvis 5 % og 30 % stilling. Selv om utdanning og yrkeserfaring som ligger langt tilbake i tid vektlegges på det grunnlaget, er det vanskelig å se at den mangeårige erfaringen som klager hadde, skulle være mindre relevant enn den erfaringen den ansatte hadde fra studietiden.
Etter ombudsmannens syn ga innstillingen og komitéens oppsummering et ubalansert og uriktig inntrykk av klagers faglige kvalifikasjoner sammenholdt med den ansattes.
Oppsummering
Ombudsmannen er kommet til at det foreligger brudd på utredningsplikten, og at kravene til skriftlighet og likebehandling i saksbehandlingen ikke er oppfylt.
Den som er ansatt i stillingen anses ikke som part i saken, og ombudsmannens uttalelse har ingen virkning for hans ansettelsesforhold. Universitetet i Y bes om å merke seg ombudsmannens synspunkter, og ta disse med i senere ansettelsesprosesser.