Uttalelse
En journalist i Ságat – Samisk avis AS ba 17. oktober 2014 om innsyn i Forsvarsdepartementets dokument 2012/02113-20, som er Forsvarsbyggs rapport «Utredning renhold – Fordeler, ulemper og konsekvenser av å åpne for at brukerne kan kjøpe renholdstjenester hos andre leverandører enn Forsvarsbygg». Departementet avslo innsynskravet samme dag, under henvisning til offentleglova § 15 første ledd. Etter at journalisten klaget på avslaget, opprettholdt departementet avgjørelsen i brev 31. oktober 2014. Det ble samtidig gitt en nærmere begrunnelse for avslaget, der det blant annet het:
«Etter FDs syn kan dokumentet unntas offentlighet med hjemmel i offentleglova § 15 første ledd. Dokument 20 i sak 2012/02113 er innhentet fra Forsvarsbygg i sakens anledning, og inneholder ikke endelig avgjørelse i saken. Dokumentet er innhentet som en del av departementets beslutningsgrunnlag. For å sikre en forsvarlig intern saksbehandlingsprosess er dokumentet funnet unntatt offentlighet. Merinnsyn etter offentleglova § 11 har blitt vurdert, men hensynet til offentlig innsyn er ikke funnet så tungtveiende i denne saken, at det foreligger behov for å allikevel gi innsyn.
Det foreligger endelig avgjørelse i saken som er offentlig. Kopi av endelig avgjørelse finnes vedlagt.»
Videre viste departementet til merknadene til den aktuelle bestemmelsen i lovens forarbeider, der det fremgår at det ved vurderingen av om dokumentet kan unntas, blant annet er relevant å se hen til om innsyn kan skade fremtidige interne avgjørelsesprosesser.
Klagen til ombudsmannen og undersøkelsene herfra
Journalisten klaget saken inn for ombudsmannen 7. november 2014. Blant annet viste han til at beslutningen om å privatisere renholdstjenestene i Forsvaret er av stor økonomisk betydning, og at medias hovedoppgave er «å gå beslutningstagerne i sømmene». Han stilte også spørsmål ved hvordan innsyn i det aktuelle dokumentet kan skade den interne saksbehandlingsprosessen, ettersom beslutningen i denne saken allerede var tatt.
Etter å ha innhentet og gjennomgått sakens dokumenter, herunder en usladdet versjon av det dokumentet det var begjært innsyn i, ble det besluttet å undersøke saken nærmere. I brev 27. november 2014 ble Forsvarsdepartementet bedt om å redegjøre nærmere for hvorfor det ble ansett nødvendig å nekte innsyn i det aktuelle dokumentet «for å sikre forsvarlege interne avgjerdsprosesser», jf. offentleglova § 15 første ledd. Det ble også bedt om departementets syn på hvorvidt brevet 31. oktober 2014 oppfylte kravet til nærmere begrunnelse i offentleglova § 31 annet ledd.
Departementet svarte i brev 11. desember 2014 at det likevel var gitt delvis innsyn i dokumentet etter en ny merinnsynsvurdering etter offentleglova § 11. Om dette skrev departementet:
«Innledningsvis kan det opplyses om at Forsvarsdepartementet ser at denne saken om utsetting av renholdstjenester er av stor betydning og berører mange parter, så vel arbeidstakere som organisasjoner. Det er et behov for media å undersøke og belyse sakens ulike sider. Tatt disse forholdene i betraktning har Forsvarsdepartementet derfor nå valgt å gi innsyn i en sladdet versjon av dokumentet i samsvar med offentleglova § 11 om merinnsyn. Informasjonen som vil bli sladdet er av prissensitiv karakter som det av konkurransemessige grunner vil være naturlig å unnta i medhold av offentleglova § 23 første ledd, fordi det skal gjennomføres anbudskonkurranser i markedet i nær fremtid.»
På spørsmålet om begrunnelse viste departementet til at en begrunnelse etter offentleglova § 31 annet ledd skal inneholde hovedhensynene som ligger bak vurderingen om hvorfor det ikke gis innsyn, og at begrunnelsen således ikke skal være uttømmende eller omfattende. Ombudsmannen mottok kopi av den sladdede versjonen av dokumentet.
Etter at journalisten i e-post 15. desember 2014 til departementet stilte spørsmål til flere av de opplysningene som var sladdet, ga departementet ytterligere innsyn i e-post 6. januar 2015. De opplysningene som var sladdet, var unntatt med henvisning til at offentliggjøring «vil kunne gi en konkurransefordel om de blir kjent», og at summen av opplysninger også vil «kunne gi et bilde av kapasitetens størrelse, noe som foreløpig ikke er formidlet til potensielle leverandører av sikkerhetshensyn». I e-post 13. januar 2015 til ombudsmannen kommenterte journalisten departementets nye vurdering. Departementet har ikke kommet med ytterligere merknader til saken.
Ombudsmannens syn på saken
Etter offentleglova § 3 er hovedregelen at forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Unntak krever hjemmel i lov. Forsvarsdepartementet avslo i første omgang journalistens begjæring om innsyn under henvisning til offentleglova § 15 først ledd. Etter denne bestemmelsen kan dokumenter som er innhentet fra et underordnet organ, til bruk i den interne saksforberedelsen, unntas offentlighet dersom det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser. Etter at saken ble undersøkt herfra, ga Forsvarsdepartementet delvis innsyn. Ombudsmannens vurdering tar derfor utgangspunkt i de unntakene fra innsyn som nå er gjort.
I følge offentleglova § 23 første ledd kan opplysninger unntas offentlighet «når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltninga til organer». Det fremgår av Ot.prp. nr. 102 (2004–2005) side 144 at adgangen til å gjøre unntak av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiforvaltningen til organet, er ment å verne de privatøkonomiske interessene til organet i forhandlingssituasjoner, i saker om kjøp og salg, og ved avtaleinngåelser generelt.
Forsvarsdepartementet har unntatt opplysninger om priser for regelmessig, periodisk og ekstraordinært renhold og andre renholdsrelaterte oppgaver, herunder opplysninger som kan røpe disse kostnadene. Videre er opplysninger knyttet til renholdskostnader hos de ulike forsvarsgrenene unntatt.
Det er ikke funnet grunn til å kritisere departementets sladding etter offentleglova § 23 første ledd av nevnte priser og opplysninger som kan røpe kostnader.
I den siste oversendelsen av rapporten ved e-post 6. januar 2015 har Forsvarsdepartementet også unntatt opplysninger om hvilke arealer som renholdes, og hvordan arealene fordeler seg mellom de forskjellige markedsområdene. I e-posten ble det gitt følgende begrunnelse for unntaket:
«Summen av opplysninger vil kunne gi et bilde av kapasitetens størrelse, noe som foreløpig ikke er formidlet til potensielle leverandører av sikkerhetshensyn. Vi ser at dokumentet ikke er gradert, men vi har tidligere fått opplysninger fra Forsvarets sikkerhetsavdeling (FSA) om at disse opplysningene er sensitive. På denne bakgrunn sladdes opplysningene.»
Departementet har ikke opplyst hvilken hjemmel som er benyttet for unntaket, slik det er påkrevd i offentleglova § 31 første ledd. Ettersom hjemmelen ikke er oppgitt, er det også vanskelig å se at departementet har foretatt en vurdering av om vilkårene for unntak er oppfylt. Departementet bes derfor foreta en ny vurdering av om det er grunnlag for å unnta opplysninger om areal.
Dersom organet kommer til at det er hjemmel for å unnta opplysninger, skal det vurderes om det likevel skal gis innsyn, jf. offentleglova § 11. En slik merinnsynsvurdering fremgår ikke av departementets e-post 6. januar 2015. Dersom departementet opprettholder avslag om innsyn i arealopplysninger, bes det foretatt en merinnsynsvurdering knyttet til de aktuelle opplysningene. Det må også foretas en merinnsynsvurdering knyttet til unntakene som er hjemlet i offentleglova § 23.
Det bes om at ombudsmannen orienteres om Forsvarsdepartementets oppfølging av saken.
—