Sakens bakgrunn
Ombudet behandlet en klagesak om lang saksbehandlingstid i en innsynssak hvor det blant annet var anført at Statsforvalteren i Trøndelag hadde generelt lang saksbehandlingstid for denne typen klager. Det ble anført at gjennomsnittlig saksbehandlingstid hos Statsforvalteren var på over 60 dager, og over 80 dager totalt for klagebehandling medregnet tid til forberedende klagebehandling i førsteinstansen.
På bakgrunn av informasjonen som kom frem i saken fant ombudet grunn til å undersøke på generelt grunnlag og av eget tiltak Statsforvalterens saksbehandlingstid for innsynsklager. Det følger av sivilombudsloven § 15 at ombudet kan ta opp saker av eget tiltak.
Våre undersøkelser
Vi tok opp saken med Statsforvalteren i Trøndelag i brev 28. september 2021. Statsforvalteren ble bedt om å redegjøre for hvor store restanser det er på innsynsområdet, hvor mange ubehandlede innsynsklager som ligger til behandling, hva gjennomsnittlig saksbehandlingstid i klagebehandlingen er, og hvor gammel den eldste innsynsklagen som ligger til behandling er. Vi ba også Statsforvalteren svare på om offentleglovas saksbehandlingsfrister overholdes i klagesakene.
Statsforvalteren svarte i brev 12. oktober 2021 at det per 12. oktober 2021 ligger fire ubehandlede klager til behandling og at samtlige er mottatt etter 1. september 2021. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid ble oppgitt å være en til to måneder. Statsforvalteren forklarte saksbehandlingstiden med at klagesakene ofte er tidkrevende og kompliserte med et stort antall dokumenter. Av og til må det også ettersendes dokumenter og uttalelser fra førsteinstansen etter saken er mottatt til klagebehandling.
Sist ble det opplyst at Statsforvalteren ville sette i verk tiltak for å korte ned saksbehandlingstiden.
Sivilombudets syn på saken
Etter offentleglova § 29 første ledd annet punktum skal et innsynskrav avgjøres «utan ugrunna opphald». I Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) side 151 står det at «[d]ette vil seie så snart som praktisk mogeleg». Sivilombudet har i en rekke tidligere uttalelser lagt til grunn at de fleste innsynskrav bør kunne behandles innen én til tre arbeidsdager, men at det i enkelte tilfeller kan ta lengre tid. Av NOU 2003: 30 side 219-220 fremgår det at en saksbehandlingstid som overstiger åtte virkedager, normalt vil måtte regnes som uakseptabel lang.
Også klager på innsynsavslag skal forberedes og «avgjerast utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 tredje ledd. Behandlingen av en klagesak vil ofte ta noe lengre tid enn behandling i førsteinstansen, blant annet fordi det stilles strengere krav til klageinstansens begrunnelse. Ombudet har i flere saker uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. I uttalelse inntatt i ombudets årsmelding for 2008 (SOMB-2008-7), la ombudet til grunn at en saksbehandlingstid på mellom to og tre uker etter mottakelse vanskelig kan aksepteres, også når det tas høyde for en eventuell tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling. De strenge kravene til saksbehandlingstid i innsynssaker innebærer at klageinstansen må prioritere behandling av innsynsklager. Siden saksforberedelsen allerede har funnet sted i førsteinstansen, skal det mye til å akseptere en saksbehandlingstid i klagesaker på over to uker, jf. bl.a. ombudets uttalelse 25. august 2015 (SOM-2015-949).
Hva som vil utgjøre et «grunnet» opphold i saksbehandlingen må vurderes konkret og vil variere fra sak til sak. Vurderingen vil langt på vei være sammenfallende med vurderingen som gjøres etter offentleglova § 29 første ledd. Sentrale momenter er først og fremst egenskaper ved den enkelte innsynssak, for eksempel sakens karakter og omfang eller at saken reiser prinsipielle eller vanskelige spørsmål.
Undersøkelsen herfra viser at den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden er beklagelig lang. Statsforvalteren har ikke gitt noen redegjørelse for om det er enkeltsaker som trekker opp den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden eller om dette er normal saksbehandlingstid for de fleste klagene. Det ble heller ikke gitt noe svar på vårt spørsmål om offentleglovas saksbehandlingsfrister overholdes. På bakgrunn av den redegjørelsen som er gitt om en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på en til to måneder legger ombudet likevel til grunn at fristene i mange saker ikke overholdes. Dette gjelder også når en tar høyde for tid medgått til innhenting av dokumenter og uttalelser fra førsteinstansen.
I en sak som ombudet nylig undersøkte overfor Trondheim kommune, viste det seg at kommunens gjennomsnittlige saksbehandlingstid i innsynssaker var på ca. to måneder og at ingen innsynskrav ble behandlet innenfor offentleglovas frister, se ombudets uttalelse 18. august 2021 (SOM-2021-2823). At Statsforvalteren i Trøndelag, som klageinstans for disse sakene, også har en beklagelig lang saksbehandlingstid i flere saker, gjør situasjonen bekymringsfull. For den som har søkt om innsyn hos Trondheim kommune og fått avslag, vil det etter det opplyste kunne ta fire måneder fra innsynskravet er fremsatt til saken er endelig avgjort. Saken vil da ofte ha mistet aktualitet og relevans. Dette er uheldig og må anses som et demokratisk problem for innbyggere og offentligheten i Trondheim kommune.
Ombudet ser positivt på at Statsforvalteren vil iverksette tiltak for å redusere saksbehandlingstiden av innsynsklagene. Ettersom Statsforvalteren ikke har gitt noen beskrivelse av hva disse tiltakene går ut på, er det ikke mulig for ombudet å foreta en vurdering av tiltakenes sannsynlige effekt eller nytte.
Konklusjon
Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden hos Statsforvalteren i Trøndelag for lang og ikke i tråd med kravet til at klager skal avgjøres «utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 tredje ledd.
Ombudet ber om tilbakemelding på utvikling i saken, herunder oppdaterte tall for restanser og gjennomsnittlig saksbehandlingstid innen 17. februar 2022. Det bes samtidig om at det redegjøres for tiltakene Statsforvalteren har iverksatt for å redusere saksbehandlingstiden.