Uttalelse
Sakens bakgrunn
Det var 16 søkere til en stilling i X-seksjonen i Y. Av disse ble åtte innkalt til intervju. På bakgrunn av Y sin erfaring med A fra et jobbintervju i september 2012, ble han ikke innkalt til intervju. En av de åtte som var inne til intervju ble innstilt, men takket nei til stillingen. Stillingen ble ikke besatt.
A har klaget til Sivilombudsmannen. På bakgrunn av hans kompetanse mener han at han burde vært innkalt til intervju, og at det burde vært innhentet referanser. Han har blant annet vist til at intervjuet i 2012 var det første intervjuet han gjennomførte etter endt utdanning, og at dette ikke burde kunne vektlegges så lang tid etter.
Undersøkelsene herfra
Saksdokumentene fra tilsettingen i 2012 og i 2015 ble innhentet fra forvaltningen. I utlysningen i 2015 ble det stilt følgende kvalifikasjonskrav (må-krav):
«
- Ha utdanning på høgskule/universitetsnivå, gjerne innanfor økonomi/administrasjon eller revisjon
- Vere analytisk; forstå og vurdere komplekse spørsmål og problemstillingar innan fagfeltet
- Kunne jobbe både sjølvstendig og i team, ta initiativ og ansvar
- Ha gode samarbeidsevner og dele kunnskap, bidra til fagleg utvikling
»
I tillegg ble det oppstilt ønske om følgende kvalifikasjoner (bør-krav):
«
- Har kjennskap til statens økonomiregleverk og statlege rekneskapsstandardar
- Har evne og vilje til fagleg og personleg utvikling, til å utvikle fagområdet og drive prosessar
- Evnar å formidle komplekse problemstillingar på ein forståeleg måte
- Er ein omgjengeleg og engasjert nettverksbyggar
- Er fleksibel, endringsvillig og ein positiv bidragsytar til arbeidsmiljøet
»
Av de tilsendte saksdokumentene fremgår det at A er utdannet bachelor i økonomi og administrasjon fra juli 2012. I tillegg har han tatt finansregnskap som videreføringsemne. Han har jobbet ett år og tre måneder med økonomi/regnskap i fylkeskommunen. Flere med tilsvarende utdanning og erfaring som A ble innkalt til intervju. Enkelte hadde også tilsvarende utdanning, men syntes ikke å ha relevant erfaring.
Ombudsmannen ba Y om å redegjøre for hvilke vurderinger som lå til grunn for utvelgelsen av kandidater til intervju. Det ble stilt spørsmål om As kvalifikasjoner, herunder hans personlige egnethet, ble ansett tilstrekkelig belyst ved tilsettingsprosessen i 2015. Videre ble det stilt spørsmål om det ble vurdert å innkalle flere kandidater til intervju da det ble klart at den som var innstilt takket nei, og om det senere var blitt tilsatt noen i stillingen.
Om vurderingen av As kvalifikasjoner og utredningen av dette, svarte Y blant annet at «[d]et er avgjørende for resultatoppnåelsen og kulturen i seksjonen og i Y at vi rekrutterer personer med riktige evner og holdninger», og at evner og holdninger kan være krevende å påvirke. Personlige egenskaper ble derfor tillagt stor vekt ved utvelgelsen av kandidater til intervju.
Om vurderingen av As personlige egenskaper heter det:
«Som sivilombudsmannen trekker fram har A siden rekrutteringsprosessen i 2012 tatt videreføringsemne og opparbeidet seg arbeidserfaring. Det var ikke manglende faglige kvalifikasjoner som var grunnlag for at han ikke ble innkalt til intervju, og det var ikke i kunngjøringsteksten krav til arbeidserfaring. Årsaken til at A ikke ble vurdert som aktuell for stillingen i 2015 var derimot basert på innstillende leders vurdering av hans personlige egenskaper, og inntrykket han etterlot i forbindelse med rekrutteringsprosessen i 2012. Dette basert på svarene A gav på spørsmålene som ble stilt under intervjuet og måten han besvarte spørsmålene på.»
Og videre:
«At A har fått ytterligere arbeidserfaring og tatt videreføringsemne i perioden frem til tilsettingsprosessen i 2015 mener vi ikke kan kompensere for det inntrykk og den vurdering som ble gjort av hans personlige egenskaper i 2012 – gitt det vi har beskrevet ovenfor når det gjelder vektingen av de ulike elementene/kravene i kunngjøringen. Dette ble også vurdert særskilt da A søkte stillingen i 2015. Det vektlegges i denne forbindelse at det var samme leder som gjennomførte de to prosessene.»
Y mente at As kvalifikasjoner var tilstrekkelig belyst for tilsettingsprosessen i februar 2015.
Kun én kandidat ble innstilt til stillingen, og vedkommende takket nei. Y har opplyst at flere kandidater ville blitt innstilt dersom flere hadde blitt ansett kvalifisert. Ettersom det kun var én kandidat som ble ansett kvalifisert, ble det ikke vurdert å innkalle flere kandidater til intervju. Videre opplyste Y at det på grunn av usikkerhet knyttet til bemannings- og budsjettsituasjonen, er besluttet å avvente eventuell ny utlysning av stillingen til 2016.
I merknad til Ys redegjørelse anførte A at vurderingen av hans personlige egenskaper kunne ha sammenheng med en uoverensstemmelse mellom hans politiske engasjement og innstillende leders engasjement utenom jobb. Dette ble avvist av Y. A har ikke kommet med ytterligere merknader til saken.
Ombudsmannens syn på saken
Ved tilsettinger i det offentlige gjelder et prinsipp om at det er den best kvalifiserte søkeren til en stilling som skal tilsettes – det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet. Utgangspunktet for kvalifikasjonsvurderingen er kravene i utlysningsteksten, samt eventuelle lov- og avtalefestede krav. Videre vil sentrale momenter være utdanning, praksis og personlig egnethet for stillingen.
Forvaltningens vurdering av søkernes kvalifikasjoner må skje på en måte som sikrer likebehandling og som hindrer at det tas usaklige hensyn. Forsvarlig saksbehandling er en forutsetning for at et tilsettingsvedtak blir riktig. En ryddig saksbehandling er også viktig for borgernes tillit til at det ikke er tatt utenforliggende hensyn ved tilsettingen.
Forvaltningen har plikt til å sørge for at «saken er så godt opplyst som mulig» før tilsettingsvedtaket treffes, jf. forvaltningsloven § 17. I tilsettingssaker vil egnede virkemidler for å opplyse saken, utover gjennomgang av søknaden og CV-en, være å innkalle aktuelle søkere til intervju og innhente referanser. Vurderingen av om intervju bør finne sted og om referanser skal innhentes, beror på om den foreliggende dokumentasjon er tilstrekkelig til å vurdere søkernes kvalifikasjoner opp mot hverandre.
Y har ikke bestridt at A var formelt kvalifisert til stillingen i X-seksjonen. Årsaken til at han ikke ble vurdert som kvalifisert, var at han ikke ble ansett å oppfylle kravene til personlig egnethet.
I saker der personlig egnethet er avgjørende for vurderingen av søkernes kvalifikasjoner, må hovedregelen være at søkeren innkalles til intervju og referanser kontaktes før saken kan anses tilstrekkelig opplyst. Ombudsmannen har tidligere uttalt at det i situasjoner der klageren oppfyller de formelle kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten, kreves klare holdepunkter for å konkludere med at klageren ikke er kvalifisert ut fra en vurdering av klagerens personlige egenskaper, se blant annet SOMB-2008-23 og SOM-2014-1789. I førstnevnte sak hadde søkeren vært til intervju ett år tidligere. Søkeren ble ikke innkalt til nytt intervju og referanser ble ikke kontaktet. Ombudsmannen konkluderte i den saken med at det var begrunnet tvil om saken var tilstrekkelig opplyst med hensyn til søkerens personlige egenskaper. Det ble også lagt til grunn at tilsettingsmyndigheten hadde en særlig oppfordring til å innkalle søkeren til nytt intervju ettersom hun siden forrige intervju hadde innehatt en tilsvarende stilling.
I dette tilfelle er vurderingen av As personlige egenskaper basert på et intervju som ble foretatt om lag 2½ år tidligere. A var på det tidspunktet nyutdannet. Med ytterligere høyskoleutdanning og om lag 1½ års relevant arbeidserfaring, kan det ikke utelukkes at A ville kunne opptre annerledes og svare mer reflektert på spørsmål knyttet til personlig egnethet, herunder belyse evnen til å tenke analytisk, til å jobbe selvstendig og i team, til å ta initiativ og ansvar, til å samarbeide, dele kunnskap, faglig og personlig utvikling, drive prosesser, muntlig formidlingsevne, sosiale egenskaper, fleksibilitet og endringsvillighet. I forbindelse med tilsettingsprosessen i 2012 ble det kun innhentet referanse fra tidligere leder av studentparlamentet der A hadde vært medlem. Det må antas at en samtale med As tidligere arbeidsgiver i fylkeskommunen ville kunne belyse hans personlige egenskaper som arbeidstaker på en langt bedre måte. Samlet sett synes ikke As kvalifikasjoner å ha vært tilstrekkelig opplyst.
Det er noe uklart om det er fattet tilsettingsvedtak i den foreliggende saken. Det kan likevel ikke utelukkes at A ville blitt innstilt, og således kunne blitt tilbudt stillingen, dersom hans kvalifikasjoner hadde blitt tilstrekkelig utredet. Det må derfor sies å ha blitt begått en urett mot A. Ettersom X av budsjettmessige årsaker har besluttet å la stillingen forbli ubesatt, er det ikke grunn til å be om at det foretas en ny vurdering av saken. Det forutsettes imidlertid at X foretar en tilstrekkelig opplysning av saken dersom det besluttes å lyse ut stillingen på nytt i 2016.