Sakens bakgrunn
Utdanningsdirektoratet avslo As krav om innsyn i internkontrollskjemaer. A påklaget avslaget. Direktoratet opprettholdt avslaget og oversendte saken 22. januar 2019 til Kunnskapsdepartementet for klagebehandling. I e-poster 6. og 20. februar 2019 minnet A departementet om saken. Departementet behandlet klagen 8. mars 2019.
A klaget til ombudsmannen over lang saksbehandlingstid.
Våre undersøkelser
Vi besluttet å undersøke saken nærmere. Departementet fikk spørsmål om tidsbruken var representativ for departementets behandling av innsynskrav, og om det var særskilte forhold ved saken som gjorde at behandlingen hadde trukket ut i tid.
I svaret skrev departementet at saksbehandlingstiden ikke var representativ. Tidsbruken skyldtes at saken reiste prinsipielle spørsmål som departementet ikke hadde behandlet tidligere, og at vurderingen i denne konkrete saken ville få betydning for behandlingen av tilsvarende saker senere.
Departementet erkjente i svaret hit at det skulle ha orientert klageren om saksbehandlingstiden og årsakene til denne, og beklaget at dette ikke ble gjort.
Ombudsmannens syn på saken
Etter offentleglova § 32 tredje ledd første punktum skal innsynsklager forberedes og avgjøres «utan ugrunna opphald». I Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 153 presiseres at bestemmelsen er tilpasset formuleringen i forvaltningsloven § 11 a for å få frem at også saksforberedelsen skal gjøres raskt. Behandling av innsynsklager må følgelig prioriteres også i perioder med stor arbeidsbelastning.
Dersom forvaltningens saksbehandling tar for lang tid, vil innsynsbegjæringen lett miste sin aktualitet og betydning. Lang saksbehandlingstid vil undergrave formålet med lovens hovedprinsipp, nemlig at forvaltningens saksdokumenter skal være offentlige for dem som begjærer innsyn. Rask saksbehandlingstid er også viktig av hensyn til allmennhetens tillit til forvaltningen, og vil kunne motvirke at det oppstår mistanke om at forvaltningen legger vekt på utenforliggende hensyn ved å trenere eller vanskeliggjøre behandlingen av innsynsbegjæringer som kan avdekke kritikkverdige forhold eller forhold offentligheten bør ha kjennskap til.
Dersom behandlingen trekker ut i tid, får det betydning for når kravet blir endelig avgjort. Dette kan igjen føre til at saken mister aktualitet og relevans, i strid med hovedhensynene bak offentlighetsprinsippet. I tillegg vil det kunne svekke tilliten til forvaltningen. Det er derfor viktig at lovens krav til saksbehandlingstid overholdes.
Ombudsmannen har i flere saker uttalt at det beror på en konkret vurdering om klagesaken er avgjort «utan ugrunna opphald». Det skal imidlertid mye til for å akseptere en saksbehandlingstid i klagesaker på over to uker, se for eksempel ombudsmannens uttalelse 16. september 2018 (SOM-2018-1323) med henvisning til ombudsmannens årsmelding for 2008 side 59 (SOMB-2008-7). Sentrale momenter i vurderingen vil være sakens omfang og karakter, men også forvaltningsorganets arbeidsmengde. Ved stor arbeidsbelastning må forvaltningen prioritere oppgavene på en forsvarlig måte.
Departementets saksbehandlingstid var ca. seks uker. Tidsbruken skyldtes etter det opplyste at saken reiste prinsipielle spørsmål som departementet ikke hadde behandlet tidligere, og at vurderingene ville få betydning for behandlingen av tilsvarende saker senere.
Sakens karakter og kompleksitet vil kunne være relevant i vurderingen av om en klage er behandlet «utan ugrunna opphald». Som nevnt skal det likevel mye til for å akseptere en saksbehandlingstid på mer enn to uker. Dokumentene klageren ba om innsyn i hadde imidlertid et begrenset omfang. Etter ombudsmannens syn er de juridiske problemstillingene saken reiser heller ikke av en slik art at de kan begrunne en saksbehandlingstid på ca. seks uker. Slik ombudsmannen ser det, kan det videre ikke være avgjørende at saken reiser spørsmål departementet ikke har behandlet tidligere. I lys av departementets svar, sakens karakter og dokumentenes omfang, er det vanskelig å se at departementet har behandlet saken «utan ugrunna opphald», slik offentleglova § 32 krever.
Ombudsmannen er etter dette kommet til at saksbehandlingstiden var for lang og i strid med lovens krav.
Departementet har opplyst at behandlingstiden ikke er representativ for departementets behandling av innsynskrav. Departementet har også erkjent at det skulle ha orientert klageren om lang saksbehandlingstid og årsaken til tidsbruken, og beklaget at dette ikke ble gjort. Ombudsmannen legger opplysningene til grunn, og forutsetter at departementet etterlever lovens krav til saksbehandlingstid i fremtidige saker.
Konklusjon
Ombudsmannen er kommet til at klagesaksbehandlingstiden var for lang og i strid med lovens krav. Departementet har opplyst at saksbehandlingstiden ikke er representativ for innsynssaker generelt, og har videre beklaget at det ikke orienterte klageren om tidsbruken. Ombudsmannen legger opplysningene til grunn, og forutsetter at departementet i fremtidige saker overholder lovens frist.