Bergens Tidende bad om innsyn i 10 dokument hos Fornyings-, administrasjons- og kyrkjedepartementet (FAD). Innsyn blei nekta for tre dokument og avisa mottok seinare ei nærmare grunngjeving for avslaga. Departementet opplyste at dokumenta var utarbeidd som ledd i regjeringa si handsaming av eit representantforslag om å innføre ei registreringsordning for lobbyverksemd i Stortinget, i departementa og på statsministeren sitt kontor. Eit av dokumenta var ein interdepartemental rapport, utarbeidd som saksgrunnlag for regjeringa sitt svar til Stortinget i saka. Departementet viste til offentleglova 19. mai 2006 nr. 16 § 14 om unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing.
Bergens Tidende klaga til ombodsmannen over avslaga. Avisa meinte at regjeringa ikkje er «eitt organ», slik at offentleglova § 14 ikkje gjer grunnlag for å gjere unntak frå dokumentinnsyn. Vidare viste avisa til at det i vurderinga om meirinnsyn ikkje var lagt nok vekt på at rapporten var to år gammal og gjaldt forhold det knyter seg «sterke offentlege interesser til».
Ombodsmannen bad departementet om gi ei meir konkret utgreiing for meirinnsynsvurderinga i høve til den interdepartementale rapporten. Det blei stilt spørsmål om kva for omsyn som talte for å offentleggjere rapporten og kva som talte imot. Vidare kva som hadde vore det avgjerande momentet mot offentleggjering og om delvis innsyn hadde vore vurdert. Det vart vist til avisa sine argument om at det ligg føre sterke offentlege interesser i saka, og at rapporten var over to år gammal. Departementet blei bedt om å opplyse korleis disse forholda vart vektlagt i vurderinga av meirinnsyn.
Departementet svarte at det hadde lagt vekt på at «det nettopp dreier seg om den type dokument som unntaksbestemmelsen [(offl. § 14 fyrste ledd)] i prinsippet er ment å verne», og det vart vist til [r]ettleiar til offentleglova pkt. 7.1, s. 91, der det heiter at;
«[o]msynet til å kunne ha ei intern sfære der informasjon kan haldast fortruleg, det omsynet som grunngir desse unntaka, vil gjennomgåande gjere seg sterkare gjeldande for dei organinterne dokumenta enn for dokument som blir innhenta frå andre til bruk i saksførebuinga».
Departementet viste vidare til at rapporten inneheldt faktiske opplysningar og vurderingar om eit tema av stor offentleg interesse. Ettersom det var eit forhold som gjaldt for svært mange av sakane som handsamas av regjeringa, fann ikkje departementet å kunne tilleggje det avgjerande vekt. Omsynet til at regjeringa skal kunne ha interne fortrulege prosessar, og fritt kunne velje si arbeidsform, talte etter departementet si meining mot å offentleggjere rapporten. Vidare meinte FAD at rapporten si form, dvs. «at rapporten er skrevet med det for øyet å være et grunnlagsdokument for regjeringens behandling av en bestemt sak» talte mot å gi innsyn. Dette argumentet hadde vært det avgjerande for vurderinga. Ettersom heile dokumentet var av ein slik karakter, var delvis innsyn heller ikkje aktuelt, opplyste departementet.
Ved avslutninga av saka uttala eg:
«Etter offentleglova § 14 første ledd kan eit forvaltningsorgan nekte innsyn i dokument som er utarbeidd for organet si eiga interne saksførebuing. Regjeringa må reknast som eitt organ, jf. fråsegna i Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 131, der det og blir lagt til grunn at alle departementa som er involverte i eit felles utkast til dokument for regjeringa må reknast som eitt og same organ. Departementet har derfor heimel til å nekte innsyn i rapporten. Men sjølv om det er høve til å gjere unntak, skal organet likevel vurdere meirinnsyn, heilt eller delvis, etter offentleglova § 11. Lovregelen gir forvaltninga ei plikt til å gjere visse vurderingar. Det avgjerande for vurderinga er om «omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak». For å kunne nekte innsyn må det liggje føre eit reelt og sakleg behov for å nekte innsyn. I Ot.prp. nr 102 (2004-2005) s. 129 er vurderinga omtala på følgjande måte:
«Ved vurderinga av om ein skal gi meirinnsyn, skal ein på den eine sida vurdere om dei omsyna som ligg til grunn for unntaksføresegna gjer seg gjeldande i det aktuelle tilfellet. Dersom dei ikkje gjer det, bør ein gi innsyn. Sjølv om omsyna gjer seg gjeldande, må ein så vurdere kva omsyn som taler for å gi innsyn. I denne vurderinga vil ein kunne sjå på formålsføresegna i § 1, og på dei konkrete omsyn som gjer seg gjeldande i det enkelte tilfellet. Dersom omsyna som taler for innsyn veg tyngre enn behovet for unntak, bør ein gi innsyn.»
Om den nærmare vurderinga av meirinnsyn heiter det i [r]ettleiar til offentleglova punkt 4.9.2 s. 65:
«Ein må òg leggje vekt på innhaldet i dokumentet. Dersom unntaksføresegna er gitt for å verne bestemte prosessar eller sikre fortrulege diskusjonar, vil det vere større grunn til å gi innsyn i dei delane av dokumentet som inneheld faktiske opplysningar enn i skjønsvurderingar.»
FAD har vist til at regjeringa skal kunne ha «interne fortrolige prosesser, og fritt kunne velge sin arbeidsform», og har lagt avgjerande vekt på at rapporten er skreve som eit grunnlagsdokument for regjeringa si handsaming av ei bestemt sak. Det er òg opplyst som årsaka til at det ikkje var aktuelt med delvis meirinnsyn.
Eg finn departementet si grunngjeving noko generell og uklar, særleg den delen som rettar seg mot årsaka til at det ikkje vart funne grunn til å gi delvis innsyn i rapporten. Det er kjent at dokumentet er ein interdepartemental rapport som inneheld faktiske opplysningar om lobbyverksemd, i tillegg til vurderingar av om det bør innførast ei slik registreringsordning i Noreg. Eg har vanskeleg for å sjå at arbeidsgruppa (interdepartemental) og resultatet (ein rapport som utgjør eit grunnlagsdokument for regjeringa) i seg sjølv er relevante moment mot å gi delvis innsyn i til dømes dei faktiske opplysningane i rapporten.
Etter dette har eg kome til at det er grunn til å tvile på om det ligg føre eit reelt og sakleg behov for å nekte innsyn i heile rapporten. Eg må derfor be departementet vurdere spørsmålet om heilt eller delvis innsyn på nytt. Departementet må halde meg orientert om utfallet av den nye vurderinga av saka.»
FAD vurderte saka på nytt og gav innsyn i delar av rapporten.