Sakens bakgrunn
Helse Nord RHF gjennomførte et styremøte 24. mars 2022, der blant annet en sak om organiseringen av tarmkreftkirurgien ble behandlet. Deler av møtet ble vedtatt lukket av styret uten nærmere diskusjon, for å vurdere habiliteten til ett av styrets medlemmer i forbindelse med behandling av saken om tarmkreftkirurgien. Helseforetaket kom til at styremedlemmet var habil til å behandle den aktuelle saken. Journalist A i Helgelands blad sendte i etterkant av møtet en klage til Helse Nord RHF og ba helseforetaket om å vurdere om det ble gjort en riktig beslutning da styremedlemmets habilitet ble diskutert bak lukkede dører.
I brev 31. mars 2022 svarte Helse Nord RHF til klageren at det ved en vurdering av om det foreligger særegne forhold som kan tilsi inhabilitet etter forvaltningsloven § 6 annet ledd, må styret gjennomgående trekke inn sider ved medlemmets person, så som posisjon og funksjon i helseforetaket, eventuelle særinteresser, eventuelle tidligere uttrykte sterke engasjement, om medlemmet personlig eller noen som står medlemmet nært ville ha personlige eller yrkesmessige fordeler av å stemme i den ene eller andre retningen etc. Denne delen av møtet ble derfor lukket av personvernhensyn. Som rettslig grunnlag for lukkingen av møtet, viste Helse Nord RHF til helseforetaksloven § 26a annet ledd nr. 1 første punktum.
Journalisten brakte deretter saken inn for ombudet.
Våre undersøkelser
Vi spurte Helse Nord RHF om hvordan det ble besluttet at deler av møtet skulle lukkes, og om diskusjonen om hvorvidt dørene skulle lukkes også ble holdt for lukkede dører. Til disse spørsmålene svarte Helse Nord RHF «Ja». Videre spurte vi om hvilke reelle og saklige behov som ble vektlagt i beslutningen om å lukke dørene, og om Helse Nord RHF foretok en vurdering hvor de personvernmessige ulempene ble veid opp mot hensynet bak at styremøter i utgangspunktet skal være åpne. Også til disse spørsmålene svarte Helse Nord RHF «Ja». På vår anmodning om å redegjøre nærmere for denne avveiingen, svarte Helse Nord RHF at de personvernmessige hensynene veide tyngre enn hensynet til allmennhetens interesse i å kunne følge diskusjonen og vurderingene.
Sist spurte vi Helse Nord RHF om vedtaket om lukking og vurderingene som lå bak beslutningen ble nedfelt skriftlig, samt om Helse Nord RHF mener at styremøter alltid må lukkes av personvernhensyn når habiliteten til et styremedlem skal vurderes. Til det første svarte Helse Nord RHF at det i protokollen kun er vist til forvaltningsloven § 6 om habilitet, og til det siste svarte Helse Nord RHF «Nei».
Helse Nord RHF opplyste også om at styremedlemmet selv ønsket å gi opplysninger i lukket møte, og at vedkommende fratrådte da styret behandlet habilitetsspørsmålet. Det skal ha blitt gitt opplysninger om forhold ved vedkommendes «arbeidsposisjon og private sfære». Helse Nord RHF har også påpekt at den aktuelle saken var en del av en konfliktfylt kontekst. Det var derfor viktig for styremedlemmet med bo- og arbeidssted i Mo i Rana – som det var foreslått å legge tarmkreftkirurgien til – å ha trygghet for egen habilitet og stå støtt overfor sine kollegaer som har tilhørighet eller arbeidssted ved Sandnessjøen.
Både klageren og Helse Nord RHF kom deretter med merknader til saken.
Sivilombudets syn på saken
Det følger av helseforetaksloven § 26a første ledd at styremøter i helseforetak skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller av vedtak etter annet ledd. Etter bestemmelsens annet ledd nr. 1 «kan» styret vedta å behandle en sak for lukkede dører «[a]v hensyn til personvernet» dersom det foreligger et «reelt og saklig behov». Det foreligger med andre ord en rett, men ingen plikt til å lukke møtet om vilkårene for øvrig er oppfylt. Vurderingen av om møtet eller deler av møtet skal foregå for lukkede dører, skal gjøres på møtetidspunktet, jf. tredje ledd.
Av forarbeidene, Prop. 120 L (2011-2012), kapittel 19.1, merknad til ny § 26 a, på side 51, går det frem at det alltid skal foretas en konkret vurdering av om det foreligger et reelt og saklig behov for å lukke hele eller deler av møtet.
Det går videre frem av forarbeidene at hensynet til personvernet går lengre enn reglene om lovbestemt taushetsplikt. Som eksempel er det nevnt at det kan være behov for å lukke dørene i saker hvor det er nærliggende å anta at det vil bli ført en nærgående debatt om enkeltpersoners egenskaper og bakgrunn, for eksempel når styret i regionalt helseforetak vurderer kandidaters personlige egnethet i forbindelse med styreutnevnelser til underliggende helseforetak.
I brev 31. mars 2022 fra Helse Nord RHF til klageren er det redegjort for bakgrunnen for lukkingen av dørene under møtet. Helseforetaket har blant annet vist til at i en habilitetsvurdering «må styret gjennomgående trekke inn andre sider ved medlemmets person, så som posisjon og funksjon i helseforetaket, eventuelle særinteresser, eventuelle tidligere uttrykte sterke engasjement, om medlemmet personlig eller noen som står medlemmet ville ha personlige eller yrkesmessige fordeler av å stemme i den ene eller andre retningen etc. …». I svarbrevet hit ble det videre vist til at styremedlemmet informerte styret om forhold ved sin «arbeidsposisjon og private sfære».
Etter ombudets syn har ikke Helse Nord RHF kommet med en tilstrekkelig begrunnelse for hvorfor det var et reelt og saklig behov for å lukke dørene til styremøtet under diskusjonen av det ene styremedlemmets habilitet. Det er heller ikke vist til hvilke konkrete personvernmessige hensyn som gjorde seg gjeldende. Hensynene helseforetaket har vist til er generelle og vil kunne gjøre seg gjeldende i enhver habilitetsvurdering. Helseforetaket har svart «Nei» på spørsmålet om dørene alltid må lukkes under habilitetsvurderinger som foretas etter forvaltningsloven § 6 annet ledd, men har ikke vist til konkrete omstendigheter eller opplysninger som gjorde det nødvendig i dette tilfellet.
På generelt grunnlag vil habilitetsvurderinger som hovedregel ha offentlig interesse og dette bør veie tungt i avveiningen mellom de personvernmessige hensynene og utgangspunktet om at møtet skal holdes for åpne dører.
På bakgrunn av Helse Nord RHFs manglende begrunnelse for lukkingen av deler av møtet 24. mars 2022, er det etter ombudets syn begrunnet tvil om vilkårene for lukking var oppfylt.
Ombudet finner også grunn til å nevne at det i protokollen fra det aktuelle styremøtet ikke kommer frem at møtet ble lukket og hva som var hjemmelen for lukkingen. Selv om det ikke fremgår eksplisitt av helseforetaksloven § 26 fjerde ledd at protokollen skal inneholde styrets beslutninger, bør slike opplysninger etter ombudets syn fremgå av protokollen av hensyn til notoriteten og etterprøvbarheten av de beslutningene styret fatter.
Avslutningsvis finner ombudet også grunn til å påpeke at svarene på spørsmålene herfra er svært kortfattede og at det ikke er gitt informasjon som kan kaste lys over beslutningen som ble fattet 24. mars 2022. For at ombudet, som Stortingets tillitsperson, skal kunne utøve sin virksomhet på en tilfredsstillende måte, er det en forutsetning at forvaltningen samarbeider ved å besvare de spørsmålene som blir stilt. Dette har også stor betydning for borgernes tillit, både til forvaltningen og til ombudet.
Konklusjon
Sivilombudet er kommet til at det er begrunnet tvil om vilkårene for å lukke dørene til deler av styremøtet i Helse Nord RHF 24. mars 2022 er oppfylt. Slik saken er opplyst har helseforetaket etter ombudets syn, lagt til grunn en for lav terskel ved vurderingen av om det forelå et reelt og saklig behov for lukking.
Ombudet ber Helse Nord RHF merke seg ombudets synspunkter for fremtidige vurderinger knyttet til lukking av hele eller deler av styremøter i helseforetaket.