A klaget hit over manglende svar på flere henvendelser han hadde sendt Nav Internasjonalt per e-post. Henvendelsene gjaldt innsyn i en uttalelse fra rådgivende lege og en anke til Trygderetten, i sak om uføreytelse.
I telefonsamtale mellom seksjonssjef i Nav Internasjonalt og saksbehandler her ble det opplyst at anken til Trygderetten ikke var registrert mottatt og at det ikke var registrert noen henvendelser fra A som ikke var besvart. Det ble bedt om at kopier av henvendelser til Nav Internasjonalt som A hadde sendt hit, ble oversendt.
I brev herfra ble de etterspurte kopiene oversendt. Blant disse var anken til Trygderetten og flere e-poster der svar ble etterlyst. Det ble også stilt spørsmål om behandlingen av saken, blant annet om mulige årsaker til at anken til Trygderetten ikke var registrert mottatt og om rutinene for journalføring av og svar på henvendelser sendt per e-post.
Nav Internasjonalt opplyste i svarbrevet hit at anken til Trygderetten nå var registrert, at saken var sendt Nav Klageinstans for behandling og at svarbrev om mottatt anke var sendt A.
Det ble bekreftet at det ikke hadde vært mulig å finne e-post om anken i uførepensjonssaken. Datasystemet Infotrygd var «gjennomgått» i telefonsamtalen med saksbehandler her, og arkivet «hvor vi har mailer fra brukere angående uførepensjon» var «gjennomgått» i ettertid, uten resultat.
Anken ble senere funnet i saksmappen i en annen av As saker. Nav Internasjonalt uttalte at den ikke burde ha ligget der, og at man på et tidligere tidspunkt burde ha oppdaget at den var en anke i uføresaken. Årsaken til feilen ble opplyst å være at A hadde mange saker og flere klager til behandling på samme tid.
Til spørsmålene om rutiner for håndtering av e-posthenvendelser, svarte Nav Internasjonalt at e-postene ved seksjonen ble skrevet ut for arkivering i mappe, samtidig som de ble lagt i mappe for elektronisk lagring, og at alle e-poster fra 15. november 2010 ville bli arkivert i Navs elektroniske arkiv, Gosys.
Nav Internasjonalt opplyste videre at kopi av brevet herfra ville bli sendt til Nav Klageinstans, slik at det kunne bli vurdert der om A ville ha bruk for kopi av uttalelsen fra rådgivende lege.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«Det fremgår av folketrygdloven § 21-10 første ledd at saker om uføreytelser skal forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold».
Etter forvaltningsloven § 11 a annet ledd, jf. folketrygdloven § 21-1, skal foreløpig svar sendes «snarest mulig», dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal foreløpig svar sendes dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt, jf. forvaltningsloven § 11 a tredje ledd.
Forskrift 25. juni 2004 nr. 988 om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften) § 6 første ledd fastsetter at et forvaltningsorgan som mottar henvendelser i elektronisk form skal gi bekreftelse til avsender om at henvendelsen er mottatt. Etter annet ledd bør bekreftelsen gis «straks henvendelsen er mottatt», inneholde «et referansenummer eller lignende» og angi «på hvilket tidspunkt henvendelsen ble mottatt». Forvaltningsorganet kan etter bestemmelsens tredje ledd første punktum unnlate å sende bekreftelse «hvis henvendelsen er av en slik art at den ikke utløser saksbehandling, eller mottaket fremgår på annen betryggende måte, og ved bruk av automatiserte systemer der henvendelsen straks blir besvart».
Ved tidligere anledninger har jeg uttalt at begjæringer om innsyn etter offentlighetsloven i utgangspunktet bør avgjøres samme dag, og i alle fall innen en til tre dager, med mindre det gjør seg gjeldende særlige forhold som tilsier at et noe lengre tidsforløp kan aksepteres. Ut fra sammenhengen mellom offentlighetsloven og forvaltningsloven, er det lagt til grunn at saksparter som ber om å få oversendt saksdokumenter etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn, ikke bør stilles dårligere.
I kommentaren til forvaltningsloven § 20 første ledd første punktum, i Arbeids- og velferdsetatens rundskriv til forvaltningsloven, R36-00-J09, ble det i høst fastsatt at parten skal gis melding, dersom saksdokumenter ikke kan stilles til disposisjon innen to uker etter at innsynskravet ble mottatt.
Det synes å være på det rene at As e-posthenvendelser ikke er blitt fulgt opp slik de skulle. Dette har blant annet ført til forsinkelse i behandlingen av innsynsbegjæringen og anken til Trygderetten, og er kritikkverdig.
Håndteringen av As e-posthenvendelser og Nav Internasjonalts redegjørelse i brevet hit, gir grunn til tvil om arkivrutinene ved kontoret har vært forsvarlige og i henhold til gjeldende regler. Jeg har derfor funnet grunn til å orientere Riksarkivet om saken, ved anonymisert kopi av dette brevet. Riksarkivet kan, etter lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 7, gi veiledning og føre tilsyn med arkivarbeidet i offentlige organer. Også Arbeids- og velferdsdirektoratet orienteres om saken ved oversendelse av kopi av dette brevet.»