Sivilombudet har undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i Skatteetaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Skatteetaten må vurdere om inndelingen av arkivet er i tråd med arkivlova § 6 om at hvert forvaltningsorgan skal ha sitt eget arkiv. Ombudet har kommet til at det er uklart om journalene til Skatteetaten tilfredsstiller de kravene som er oppstilt i forskrift om offentlege arkiv § 10 første ledd bokstav c om at postjournalen skal synliggjøre avsender/mottaker.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Tolletatens organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har rettet tilsvarende undersøkelser mot Fiskeridirektoratet, Arbeidstilsynet, Statens vegvesen, Mattilsynet og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Etter en konkret vurdering av Tolletatens redegjørelse og informasjon som ellers finnes om etaten, har ombudet kommet til at det fremstår som usikkert hvordan organinndelingen i Tolletaten faktisk er per i dag. Ombudet har videre kommet til at selv om Juridisk stab er et selvstendig organ, så er det neppe grunnlag for å anse enheten som et overordnet forvaltningsorgan, og dermed klageinstans etter offentleglova § 32, i innsynssaker som øvrige staber og divisjoner i etaten har behandlet. Juridisk stab kan heller ikke gjennom delegering gjøres til klageinstans for avgjørelser truffet av enheter som inngår i samme organ som tolldirektøren. Ombudet ber derfor Tolletaten i samråd med Finansdepartementet om å vurdere klageordningen, herunder vurdere om det bør lov- eller forskriftsfestes hvilket forvaltningsorgan som er klageinstans i innsynssaker behandlet av de enkelte enhetene i Tolletaten, jf. offentleglova § 32 første ledd fjerde punktum. Ombudet har knyttet enkelte merknader til Tolletatens arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Saken gjelder avslag på innsyn i en bekymringsmelding om arbeidsmiljøet i et privat hjem der det ytes helsehjelp. Dokumentet var sendt fra hovedverneombudet i kommunen til oppvekstdirektøren og kommunalsjefen for barne- og familietjenesten i kommunen. Statsforvalterens opprinnelige avslag var begrunnet med at dokumentet inneholdt mange taushetsbelagte opplysninger om kommunens ansatte, jf. offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13, og at resten av dokumentet kunne unntas etter offentleglova § 12 bokstav c. I forbindelse med redegjørelsen til ombudet, la Statsforvalteren til grunn at dokumentet også var organinternt etter offentleglova § 14. Sivilombudet hadde ikke innvendinger til Statsforvalterens konklusjon om at dokumentet var organinternt og at det derfor kunne unntas innsyn etter offentleglova § 14. Statsforvalteren ble likevel bedt om å foreta en ny merinnsynvurdering i de opplysningene i dokumentet som ikke er unntatt offentlighet på grunn av taushetsplikt. Ombudet påpekte i den forbindelse at det hefter tvil ved om Statsforvalteren hadde lagt til grunn en riktig forståelse av rekkevidden for taushetsplikten om «personlige forhold» etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1, samt at ombudet ikke var enig i at det ikke var sterke hensyn som kunne tale for merinnsyn i dokumentet. Ombudet fant også grunn til å kommentere Statsforvalterens forståelse av offentleglova § 12 bokstav c. Statsforvalteren så ut til å ha lagt til grunn en for lav terskel for når resten av et dokument kan unntas etter offentleglova § 12 bokstav c. Ombudet ba Statsforvalteren merke seg dette til behandlingen av fremtidige saker.

Saken gjaldt innsyn i en dokumentliste med oversikt over alle dokumenter registrert på en konkret sak i Finansdepartementet. Finansdepartementet ga innsyn i to dokumentlister, for to ulike saksnumre. Etter spørsmål fra journalisten, opplyste departementet at opplysninger om organinterne dokumenter var utelatt, og at listene kun inneholdt informasjon om inn- og utgående dokumenter. Sivilombudet kom til at Finansdepartementet ikke hadde behandlet innsynskravet i tråd med offentleglovas regler. Det var unntatt opplysninger uten at dette var hjemlet i lov eller forskrift gitt i medhold av lov. Verken avgjørelsen eller den nærmere begrunnelsen var i tråd med lovens krav. Ombudet ba Finansdepartementet snarest om å behandle saken på nytt, og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen innen 12. mai 2023.

Saken gjaldt et krav om innsyn i forslag til vedtak som var lagt inn i «bobla» i Larvik kommunes møteportal for folkevalgte organer («politikerportalen»). I uttalelse 21. desember 2022 (SOM-2022-4149) kom ombudet til at mye talte for at det foregikk møtepliktig saksbehandling i «bobla». Ombudet mente at møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5 ga rett til innsyn i den møtepliktige aktiviteten, så langt aktiviteten ikke oppfylte vilkårene i § 11-5 andre eller tredje ledd om møtelukking. Etter ombudets uttalelse vurderte Statsforvalteren innsynskravet på nytt. Statsforvalteren la til grunn at ombudet ikke hadde funnet feil ved deres vurdering om at forslagene i «bobla» ikke var «ferdigstilte», og derfor ikke saksdokumenter, jf. offentleglova § 4 andre ledd. Statsforvalteren opprettholdt derfor sin avvisning av klagerens krav om innsyn i «bobla». Ombudet presiserte at et medlems forslag i «bobla» er et ferdigstilt dokument, og dermed et «saksdokument», idet det blir synlig for de øvrige medlemmene av det folkevalgte organet, jf. offentleglova § 4 andre ledd. Ombudet tok ikke stilling til om dokumentene i «bobla» kunne anses som organinterne etter offentleglova § 14. Det var uansett vanskelig å se saklige grunner for at det her skulle gis mindre merinnsyn etter offentleglova § 11 enn hva som skulle være offentlig i medhold av møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5. Dersom aktiviteten i «bobla» var møtepliktig, var aktiviteten offentlig så langt den ikke oppfyller vilkårene for møtelukking, jf. uttalelse 21. desember 2022 (SOM-2022-4149). Statsforvalteren ble bedt om å vurdere saken på nytt innen 24. mars 2023.

Saken gjelder krav om innsyn i Larvik kommunes digitale «politikerportal». Politikerportalen er en webløsning der alle saker som skal til behandling i folkevalgte organer gjøres tilgjengelige for medlemmene av de folkevalgte organene. Politikerportalen har en funksjon kalt «bobla» der de folkevalgte i forkant av møtene kan sende inn skriftlige forslag til vedtak. Forslagene kan fremsettes, tilbaketrekkes og endres frem til det folkevalgte organet trer sammen i møte og eventuelt voterer over forslaget. Statsforvalteren stadfestet kommunens avvisning av kravet om innsyn i «bobla». Forslagene i «bobla» var etter Statsforvalterens vurdering ikke ferdigstilte dokumenter før de ble lagt frem i det aktuelle folkevalgte organets møte, jf. offentleglova § 4. I forbindelse med Sivilombudets undersøkelser skrev Statsforvalteren at politikernes forslag i «bobla» ikke er omfattet av virkeområdet til offentleglova § 16 første ledd bokstav a om saksframlegg. Sivilombudet kom til at medlemmer av kommunale folkevalgte organer kan utarbeide «saksframlegg med vedlegg», men at offentleglova § 16 første ledd bokstav a ikke omfatter saksbehandling som er møtepliktig etter kommuneloven § 11-2 første ledd. Ombudet mente mye talte for at det foregikk møtepliktig saksbehandling i «bobla», og at kommunen ikke hadde overholdt krav til kunngjøring, saksliste og møteoffentlighet. Dersom medlemmenes aktivitet i «bobla» skulle vært gjort i møte etter kommuneloven § 11-2, mente ombudet at møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5 ga rett til innsyn i den møtepliktige aktiviteten, så langt aktiviteten ikke oppfylte vilkårene i § 11-5 andre eller tredje ledd om møtelukking. Ombudet mente videre at Statsforvalteren ikke hadde oppfylt kravene til klageinstansens utrednings- og prøvingsplikt. Ombudet var også i tvil om politikerportalen, slik bruken av den var beskrevet i denne saken, var forenlig med forvaltningslovens, offentleglovas og kommunelovens rettslige rammer for saksbehandlingen. Ombudet ba Statsforvalteren være oppmerksom på at tilsvarende problemstilling også kunne oppstå i andre kommuner. Ombudet ba Statsforvalteren behandle saken på nytt og om å bli underrettet om utfallet innen 20. januar 2023.

Saken gjelder innsyn i dokumenter om salg/oppkjøp av Bergen Engines AS sendt mellom departementer. Utenriksdepartementet avslo innsynskravene fra en journalist i noen av dokumentene med hjemmel i offentleglova § 14 første ledd fordi de var interne dokumenter for regjeringen som kollegium. Sivilombudet har kommet til at Utenriksdepartementet har lagt en for vid forståelse til grunn for hva som inngår i regjeringen som kollegiums interne dokumenter og som derved kan unntas offentlighet med hjemmel i offentleglova § 14 første ledd. Enkelte av dokumentene knytter seg ikke innholdsmessig i tilstrekkelig grad til felles forarbeid for regjeringsnotater og regjeringskonferanser. Det var også begrunnet tvil om departementet hadde hjemmel til å unnta enkelte andre dokumenter som interne sett hen til det tidspunktet de var sendt til Justisdepartementet. Ombudet har bedt Utenriksdepartementet om å behandle flere innsynskrav på nytt og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen. Ombudet har også hatt merknader til sladdingen i svarbrev til ombudet, saksbehandlingstiden og angivelse av konkret unntaksbestemmelse i avslag på innsyn.

Saken gjelder et krav om innsyn i saker om tilbakebetaling av studiestøtte ved brudd på avtale mellom en arbeidsgiver og arbeidstakere om plikttid. Finansdepartementet mente kravet kunne ha vært avvist under henvisning til identifikasjonskravet, men ga delvis innsyn i tre dokumenter Skattedirektoratet hadde funnet frem. Ombudet var enig med departementet i at innsynskravet, slik det var utformet, kunne avvises. For å imøtekomme innsynskravet, måtte det foretas en manuell gjennomgang av et stort antall personalmapper, og dette ville være urimelig arbeidskrevende. Ombudet kom videre til at ingen av de dokumentene det er vurdert innsyn i, er organinterne. Et av dokumentene er sendt fra Skattedirektoratet til den arbeidstakeren som hadde bedt om beregning av tilbakebetalingskrav, og er av den grunn ikke organinternt. De to andre dokumentene er sendt mellom Skattedirektoratet og henholdsvis Skatt sør og divisjonen Brukerdialog. Ombudet kom til at Skattedirektoratet og hver av de tidligere regionene og de nåværende divisjonene er selvstendige organer, og at disse dokumentene derfor ikke er organinterne.

En journalist i Kommunal Rapport ba om innsyn i en rapport skrevet av advokater fra et eksternt advokatfirma i forbindelse med en varslingssak i Vestfold og Telemark fylkeskommune. Statsforvalteren i Vestfold og Telemark stadfestet fylkeskommunens delvise avslag på krav om innsyn i rapporten under henvisning til at det var et organinternt dokument, jf. offentleglova § 14 første ledd. I begrunnelsen viste Statsforvalteren til at advokatfirmaet måtte anses som en del av fylkeskommunen i forbindelse med utarbeidelsen av rapporten. Statsforvalteren la blant annet vekt på at oppgaven normalt ville blitt utført av fylkeskommunen selv, og at det hadde vært et tett samarbeid mellom fylkeskommunen og advokatfirmaet. I merinnsynsvurderingen viste Statsforvalteren til at prøvingsadgangen var begrenset til å legge stor vekt på hensynet til det kommunale selvstyret. Ombudet har, under tvil, kommet til at det i utgangspunktet er adgang til å unnta dokumentet fra innsyn som organinternt. Videre er ombudet kommet til at merinnsynsvurderingen er mangelfull og basert på en feilaktig lovforståelse. Ombudet ber på denne bakgrunn Statsforvalteren om å vurdere helt eller delvis merinnsyn på nytt.

En forsker ved NTNU i Trondheim ba om innsyn i eldre arkivdokumenter vedrørende nyfødtscreening-programmet i Norge. Statens Helsetilsyn ga innsyn i flere saker, men avslo innsyn i organinterne dokumenter, samt enkelte opplysninger i andre dokumenter under henvisning til lovbestemt taushetsplikt. Helse- og omsorgsdepartementet stadfestet hovedsakelig avslaget, men ga delvis innsyn i ytterligere to dokumenter. Departementet viste til offentleglova § 14 første ledd og offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 som hjemmel for unntakene. Departementet vurderte merinnsyn for de dokumentene og delene som ble unntatt etter offentleglova § 14 første ledd, men viste til at hensynene til offentlighet ikke veide tyngre enn behovet for unntak. Sivilombudet er kommet til at Helse- og omsorgsdepartementets meroffentlighetsvurdering er mangelfull. Vurderingen departementet har foretatt er generell, og ikke knyttet opp mot innholdet i det enkelte dokument eller i de konkrete opplysningene som er unntatt. I den nye vurderingen må behovet for unntak vurderes konkret for hvert dokument og opplysning som er unntatt. Dersom behovet for unntak ikke gjør seg gjeldende, bør departementet gi helt eller delvis innsyn. Ombudet ber på denne bakgrunn departementet om å foreta en fornyet meroffentlighetsvurdering, og orientere ombudet om den nye vurderingen innen 14. januar 2022.