Stillingen som rådmann i Sortland kommune var utlyst med søknadsfrist 15. februar 2010, men ble 18. februar 2010 forlenget til 15. mars 2010. Kommunal Rapport ba om innsyn i søkerlisten 24. februar 2010, men fikk avslag fra kommunen under henvisning til at søknadsfristen var forlenget og at det derfor ikke var opprettet en søkerliste. Avslaget ble påklaget til Fylkesmannen i Nordland, som opprettholdt avslaget. Kommunal Rapport fikk senere innsyn i den søkerlisten som ble opprettet da den forlengede søknadsfristen gikk ut.
Fylkesmannens avslag ble brakt inn for ombudsmannen, og Kommunal Rapport anførte at magasinet hadde krav på innsyn i søkerlisten «slik den forelå da den opprinnelige søknadsfristen gikk ut». Det ble videre vist til en avgjørelse fra Fylkesmannen i Hedmark som påla en kommune å opprette og offentliggjøre en søkerliste selv om søknadsfristen ble forlenget.
Fylkesmannen i Nordland ble herfra bedt om å redegjøre for sitt syn på spørsmålet om kommunen hadde plikt til å opprette en offentlig søkerliste da den opprinnelige gikk ut, selv om søknadsfristen senere ble forlenget.
Etter en ny vurdering av spørsmålet fant fylkesmannen at vedtaket i klagesaken var galt, og fremholdt at juridisk praksis og teori tilsa at det skulle settes opp en søkerliste ved den opprinnelige søknadsfristens utløp.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«Spørsmålet i saken er når plikten til å opprette søkerliste oppstår i de tilfellene søknadsfristen utsettes etter fristen – om det er ved utløp av den opprinnelige eller endelige søknadsfristen.
Offentleglova § 25 annet ledd annen setning lyder:
«Organet skal snarast etter at søknadsfristen er gått ut, setje opp ei søkjarliste som skal innehalde namn, alder, stilling eller yrkestittel og bustad- eller arbeidskommune for kvar søkjar.»
Loven knytter plikten til å sette opp søkerliste til søknadsfrister satt i forbindelse med utlysingen. Loven sier ikke noe om hva som i tilfelle gjelder når det skjer ny utlysning eller utsatt søknadsfrist, og gir ikke svar på hva som skal være skjæringstidspunktet i disse tilfellene. Likevel taler ordlyden for at plikten oppstår idet søknadsfristen som er satt i utlysingen går ut. Uttalelser i forarbeidene og i tidligere ombudsmannsuttalelser om at en søker ikke etter søknadsfristen kan trekke søknaden med virkning for søkerlisten, taler for at skjæringstidspunkt settes til den i utlysingen satte søknadsfristen.
I Jan Fridtjof Bernts kommentarer til den tidligere offentlighetsloven (www.rettsdata.no), som hadde en tilsvarende bestemmelse som någjeldende lovs § 25, het det at interesserte hadde krav på å se søkerlisten etter utløpet av den første fristen dersom stillingen skulle kunngjøres på nytt etter den opprinnelige fristen. Han antar også at det samme må gjelde der det settes en ny frist etter at den første fristen har utløpt. Frihagen gir uttrykk for samme oppfatning i Offentlighetsloven Bind II (3. utg. 1994) på side 161 og viser til en ombudsmannsuttalelse inntatt i årsmeldingen for 1975 på side 18 (SOMB-1975-6). Jeg har ikke funnet noe i forarbeidene til den nye loven som tilsier at det har vært meningen å endre rettstilstanden på dette punkt.
Formålet med plikten til å opprette søkerliste er å sikre at det ikke tas utenforliggende eller usaklige hensyn ved ansettelser i det offentlige, og at det ikke treffes uriktige avgjørelser, se for eksempel NOU 2003:30 Ny Offentlighetslov, side 201.
Både Fylkesmannen i Nordland og Fylkesmannen i Hedmark har nå lagt til grunn at plikten til å opprette søkerliste oppstår ved utløp av den opprinnelige søknadsfristen. Denne tolkningen har støtte både i lovens ordlyd og praksis og i juridisk teori. Saken kan da bero med det standpunkt Fylkesmannen i Nordland nå har tatt.»