Sakens bakgrunn
A søkte høsten 2017 på en stilling ved en norsk utenriksstasjon. Han ble innkalt til intervju sammen med én annen søker, men han ble ikke innstilt til stillingen.
I klagen til ombudsmannen anførte A at det var begått saksbehandlingsfeil knyttet til gjennomføringen og vektleggingen av en språktest som ble utført av et annet forvaltningsorgan. Han mente seg også bedre kvalifisert enn søkeren som ble ansatt, og anførte at vektleggingen av den mangelfulle språktesten hadde ført til at han ble forbigått.
Våre undersøkelser
Etter en gjennomgang av klagen og innhentede saksdokumenter tok ombudsmannen opp saken med Utenriksdepartementet. Vi spurte om hvordan språktestene ble gjennomført for de to kandidatene, og om Utenriksdepartementet og det andre forvaltningsorganets roller i vurderingene av testresultatene.
Departementet svarte at både klager og den ansatte hadde søkt på en tilsvarende stilling med et annet tjenestested i oktober 2016, og i den forbindelse gjennomført en muntlig og skriftlig språktest. Testene ble ansett å være gyldige da de begge søkte på stillingen igjen ett år senere. Klager ba imidlertid om å bli testet på nytt, og han fikk anledning til å gjennomføre en ny muntlig test. En ny skriftlig test ble ikke gjennomført. Dette fordi muntlige språkferdigheter ble ansett å være klart viktigst for stillingen, og fordi det vil være mulig å få assistanse med det skriftlige arbeidet. Den andre søkeren som ble innkalt til intervju, og som senere ble innstilt, hadde også gjennomført språktestene i 2016. Hun valgte ikke å ta testene på nytt.
Videre forklarte departementet at det er det andre forvaltningsorganet som foretar språktestene, og at vurderingene av språktestene meddeles departementet i innstillingen. Det gjøres skriftlige nedtegninger av søkernes prestasjoner under testene.
I sine merknader til departementets svar skrev klager at han ikke var kjent med at språktesten fra 2016 ble ansett å være gyldig i denne søknadsprosessen. Han var ikke enig i at det var han som hadde bedt om å få gjennomføre språktesten høsten 2017. Klagers merknader er sendt departementet til orientering.
Ombudsmannens syn på saken
1. Behandlingen av ombudsmannens henvendelser
Innledningsvis finner ombudsmannen grunn til å påpeke at departementets behandling av ombudsmannens henvendelser ikke har vært tilfredsstillende. Saksdokumentene ble oversendt tre måneder etter at ombudsmannen først ba om å få dem tilsendt, og oversendelsen inneholdt ikke alle dokumentene. Heller ikke svaret på ombudsmannens undersøkelse ble sendt innen fristen som var satt herfra.
Ombudsmannen er avhengig av forvaltningens samarbeid for å kunne utøve sitt virke. Dette har stor betydning for borgernes tillit, både til forvaltningen og til ombudsmannen. Dersom fristene i ombudsmannens henvendelser er for knappe, er det mulig å be ombudsmannen om fristutsettelse.
2. Rettslig utgangspunkt i ansettelsessaker
Målet med en ansettelse er å finne frem til den søkeren som etter en samlet vurdering anses best kvalifisert for stillingen. Vurderingen tar utgangspunkt i de kvalifikasjonskravene som er angitt i utlysningsteksten, samt eventuelle lov- og avtalefestede krav. Andre viktige momenter er utdanning, praksis og personlig egnethet. Det sentrale hensynet bak kvalifikasjonsprinsippet er å sikre at forvaltningen rekrutterer personer med best mulig kompetanse til å utføre de oppgavene som hører til stillingen.
3. Gjennomføringen av språktestene og kvalifikasjonsvurderingen
Departementet har opplyst at klager og hun som ble ansatt i stillingen gjennomførte muntlige og skriftlige språktester på lik måte i forbindelse med en tilsvarende søknadsprosess i 2016, og at klager, etter å ha bedt om det, fikk gjennomføre en ny muntlig test i forbindelse med denne ansettelsesprosessen.
Klager har på sin side gitt uttrykk for at han ikke var klar over at språktestene fra 2016 ble brukt. Av saksdokumentene ombudsmannen har fått tilsendt, fremgår det ikke om klager ble opplyst om at resultatet av de tidligere språktestene ville bli brukt ved denne ansettelsen. Klager har lagt frem en e-post fra det andre forvaltningsorganet hvor han ble innkalt til intervju. I e-posten står det at det ville bli avholdt muntlig og skriftlig språktest i etterkant av intervjuet. Det er derfor uklart om hva som opprinnelig var tiltenkt. Det ser imidlertid ikke ut til å ha vært avgjørende for utfallet av saken.
Det andre forvaltningsorganets vurdering av klagers resultat på den muntlige testen han gjennomførte høsten 2017, var at han viste «(v)esentlig fremgang siden sist i uforpliktende samtale». Dette illustrerer at det er mulig å forbedre sine språkkunnskaper på ett år, og at det fremstår som riktig at klager fikk gjennomføre en ny muntlig test. Ombudsmannen tar til etterretning departementets forklaring på hvorfor det ikke ble funnet nødvendig å avholde en ny skriftlig test for den aktuelle stillingen. På denne bakgrunn har ikke ombudsmannen innvendinger mot hvordan språktestene ble gjennomført.
I utlysningsteksten var det stilt krav til god skriftlig og muntlig fremstillingsevne i to bestemte språk. Klager ble etter den nye testen fortsatt rangert som «svak» i det ene språket. Den ansatte hadde fra testene året før allerede fått resultatet «god» både muntlig og skriftlig i det samme språket. Ombudsmannen har fått tilsendt vurderingsskjemaet som ble utarbeidet av kandidatenes språkkunnskaper, og klager har også fått se dette. Ombudsmannen er med sin skriftlige saksbehandling ikke egnet til å overprøve den konkrete vurderingen av kandidatenes språkkunnskaper.
Klager har fremhevet at departementet unnlot å innhente skriftlig dokumentasjon på testene fra det andre forvaltningsorganet, og derfor ikke fikk avdekket den mangelfulle språktestingen. Ombudsmannen kan ikke se at det har hatt betydning for saken. Heller ikke det faktum at det var et annet forvaltningsorgan, og ikke departementet som sto for språktesten, har ombudsmannen innvendinger til. Det vises til at stillingen i hovedsak synes å være en fagstilling, men at den er administrativt underlagt utenriksstasjonen. Ansettelsen har derfor skjedd som et samarbeid, hvor representanter fra begge forvaltningsorganer har vært involvert i prosessen.
Klager anførte i klagen til ombudsmannen at han var bedre kvalifisert enn den ansatte, fordi han har bedre formell og reell kompetanse enn henne. Denne anførselen har ikke vært en del av ombudsmannens undersøkelse overfor departementet. Gjennomgangen av saksdokumentene viste at den ansatte ser ut til å oppfylle de formelle kvalifikasjonskravene. Klager fikk ikke et godt nok resultat på språktestene, og han ble derfor, i tråd med utlysningsteksten, ikke funnet formelt kvalifisert for stillingen.
Den gjennomgangen ombudsmannen har foretatt av saksdokumentene, gir ikke grunnlag for rettslige innvendinger mot departementets og det andre forvaltningsorganets vurdering av kandidatenes kvalifikasjoner. Klager kan følgelig heller ikke sies å ha blitt urettmessig forbigått ved ansettelsen.
Konklusjon
Ombudsmannen har ikke rettslige innvendinger mot hvordan språktestene har blitt gjennomført eller vurderingen av kandidatenes kvalifikasjoner. Klager kan ikke sies å ha blitt urettmessig forbigått ved ansettelsen.