• Forside
  • Uttalelser
  • Sak om behandlingstid hos Statens sivilrettsforvaltning – krav om tilbakebetaling av vergehonorar

Sak om behandlingstid hos Statens sivilrettsforvaltning – krav om tilbakebetaling av vergehonorar

Saken gjaldt saksbehandlingstiden hos Statens sivilrettsforvaltning ved behandlingen av et krav om tilbakebetaling av vergehonorar fra vergemålsmyndigheten. Saken ble liggende ubehandlet i lang tid, og parten mottok ikke et foreløpig svar med informasjon om forventet behandlingstid før det var gått nesten åtte måneder. Informasjonen som da ble gitt – om ytterligere to måneders saksbehandlingstid – ble ikke senere fulgt opp med forsinkelsesmelding da denne tiden ble overskredet.

Statens sivilrettsforvaltning beklaget den lange behandlingstiden og uttalte at den ikke var i samsvar med forvaltningsloven. Sivilombudet var enig i det. Statens sivilrettsforvaltning opplyste at de nå ville se nærmere på egne rutiner for å forhindre så lang behandlingstid i tilsvarende saker. Ombudet uttalte at en slik gjennomgang fremsto nødvendig, og ba samtidig om at Statens sivilrettsforvaltning også gjennomgikk egne rutiner for å sende ut foreløpig svar og eventuelle forsinkelsesmeldinger.

Sakens bakgrunn

A fremsatte 18. september 2022 krav til Statsforvalteren i Trøndelag om «tilbakebetaling av for høyt vergehonorar». Statsforvalteren vurderte saken som et erstatningskrav og oversendte 3. november 2022 saken til Statens sivilrettsforvaltning (heretter SRF) for behandling, i tråd med «retningslinjer for oppfølging av rettssaker knyttet til vergemål» nr. 1/2019.

A purret 25. mars 2023 på en tilbakemelding om når SRF ville komme med en beslutning i saken. Da han ikke fikk noe svar, brakte han saken inn for Sivilombudet.

Sivilombudets saksbehandler kontaktet i mai 2023 SRF for å be om informasjon om status i saken. I skriftlig tilbakemelding hit 25. mai 2023 beklaget SRF at A ennå ikke hadde fått et svar, men opplyste at de nå skulle ta tak i saken. Klagen til Sivilombudet over manglende svar ble deretter avsluttet.

A kom tilbake til Sivilombudet med en ny klage 12. september 2023. Han vedla kopi av et foreløpig svar han hadde mottatt fra SRF 29. juni 2023, der det var opplyst at på grunn av «stor saksmengde vil det påløpe ytterligere to måneder saksbehandlingstid». Brevet inneholdt også en beklagelse til A om at han ikke tidligere hadde hørt noe i saken.

På bakgrunn av As klage kontaktet Sivilombudet SRF per telefon på nytt. I telefonsamtale 27. september 2023 fikk vi opplyst at saken fortsatt var under behandling og at SRF ikke kunne opplyse når den ville bli ferdigbehandlet. Årsaken til behandlingstiden ble opplyst å være stor saksmengde og at den aktuelle saken ikke var en prioritert sakstype.

Våre undersøkelser

Vi fant etter dette grunn til å ta opp saken skriftlig med SRF. I brev 4. oktober 2023 ba vi SRF redegjøre for sakens fremdrift fra den ble mottatt fra Statsforvalteren og fram til dagens dato. Vi spurte om SRF mente tidsbruken i saken var forenlig med kravene som følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd, og om A hadde fått informasjon om behandlingstiden – slik som foreløpig svar og eventuelle forsinkelsesmeldinger – i samsvar med forvaltningsloven § 11 a annet ledd og normer for god forvaltningsskikk. Vi spurte videre om hvordan SRF nå ville sørge for at det ble fattet en avgjørelse i saken.

I svarbrev hit 26. oktober 2023 erkjente SRF at saken ikke var behandlet «uten ugrunnet opphold», jf. kravet i forvaltningsloven § 11 a første ledd. SRF beklaget dette, og opplyste at saken nå ville bli prioritert. De tok sikte på å komme med en avgjørelse innen utgangen av november 2023. Når det gjaldt plikten til å sende ut et foreløpig svar, svarte SRF at de hadde sendt ut et foreløpig svar med informasjon om forventet behandlingstid i mai 2023. Brevet var imidlertid ikke blitt fulgt opp med korrigerte opplysninger om saksbehandlingstiden, og det var heller ikke før dette tidspunktet gitt informasjon om behandlingstiden. Dette mente SRF var brudd på forvaltningsloven § 11 a annet ledd. SRF ville nå se nærmere på egne rutiner for å forhindre så lang svartid i tilsvarende saker.

A innga 31. oktober 2023 merknader til SRFs svar til Sivilombudet. Han påpekte blant annet at det foreløpige svaret først var sendt ut 29. juni 2023, etter at A hadde purret på nytt 23. juni 2023. Videre bemerket han at kravet om tilbakebetaling av vergehonorar bygget på konklusjoner i SRFs egen rapport etter tilsyn med Statsforvalteren i Trøndelag om at det var oppnevnt advokatverge i strid med regelverket. Han mente på denne bakgrunn at SRFs passivitet i saken var kritikkverdig. SRF hadde ingen kommentarer til As merknader.

Sivilombudets syn på saken

1. Rettslig utgangspunkt

Det følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd at forvaltningsorganet skal «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold».

Sivilombudet har i tidligere uttalelser – blant annet i SOM-2016-2884-1 og SOM-2018-3011 – vist til at forvaltningsloven § 11 a stiller krav både til saksbehandlingstiden og hva som er akseptable årsaker til opphold i saksbehandlingen. Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er skjønnsmessig, og det nærmere innholdet vil kunne variere etter blant annet saksområde og sakstype. De øvrige saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, blant annet kravet til en forsvarlig opplysning av saken i forvaltningsloven § 17 første ledd, vil kunne begrunne en lengre saksbehandlingstid i kompliserte og prinsipielle saker enn i enklere saker.

Etter forvaltningsloven § 11 a annet ledd skal forvaltningen gi et foreløpig svar «dersom det vil ta uforholdsmessig lang tid» før en henvendelse kan besvares. I det foreløpige svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og – «såvidt mulig» – angis når svar kan ventes. Dersom behandlingen av saken blir forsinket, tilsier god forvaltningsskikk at det foreløpige svaret følges opp med forsinkelsesmeldinger med korrigerte opplysninger om forventet behandlingstid, se blant annet ombudets uttalelse 8. desember 2022 (SOM-2022-2358) avsnitt 28.

2. Behandlingstiden av erstatningskravet hos SRF

SRF har i svaret til Sivilombudet opplyst at de mener erstatningskravet fra A ikke har blitt avgjort «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. SRF har ikke begrunnet tidsbruken i saken nærmere utover å vise til at saken ikke var en prioritert sakstype. Sivilombudet forstår det slik at den lange behandlingstiden dermed skyldes ren liggetid.

Det er ikke tvilsomt at SRF både kan og må prioritere visse saker eller sakstyper på grunn av sakens hastegrad og betydningen saken har for parten, jf. blant annet SOM-2018-563 avsnitt 1 under ombudsmannens syn på saken. Også for saker som ikke er prioriterte, går det imidlertid en grense for hvor lang saksbehandlingstid som kan aksepteres.

Sivilombudet er enig med SRF at i en sak som dette, er en saksbehandlingstid på over ett år et klart brudd på forvaltningsloven § 11 a første ledd. Dersom saken ennå ikke har blitt avgjort, må SRF nå ferdigbehandle den. Ombudet tar til etterretning at SRF nå vil se nærmere på egne rutiner for å forhindre så lang svartid i tilsvarende saker. I lys av den lange liggetiden denne saken har fått, fremstår en gjennomgang av rutinene som nødvendig.

3. Foreløpig svar og forsinkelsesmeldinger

I svaret til Sivilombudet har SRF opplyst at plikten til å sende A et foreløpig svar i samsvar med forvaltningsloven § 11 a annet ledd, ikke ble overholdt. Sivilombudet er enig i det, og legger da til grunn at det tok nærmere åtte måneder før A mottok et foreløpig svar fra SRF med informasjon om forventet saksbehandlingstid. Dette var først etter at A hadde purret flere ganger skriftlig på svar, og også etter at Sivilombudet hadde tatt kontakt med SRF om saken.

Forvaltningsloven § 11 a annet ledd pålegger forvaltningen å «snarest mulig» gi et foreløpig svar dersom det må ventes at det vil ta «uforholdsmessig lang tid» før en henvendelse kan besvares. I denne saken skulle SRF sendt ut et foreløpig svar så snart det ble klart at behandlingen av saken ville trekke ut i tid. Videre skulle SRF – i tråd med god forvaltningsskikk – sendt ut oppdatert informasjon til A om behandlingstiden da den behandlingstiden som var oppgitt i det foreløpige svaret 29. juni 2023, utløp.

Sivilombudet ber SRF gjennomgå egne rutiner for å sikre at plikten til å sende foreløpig svar og eventuelle forsinkelsesmeldinger overholdes i fremtiden.

Konklusjon

SRF har selv lagt til grunn at As krav om erstatning fra vergemålsmyndigheten ikke ble avgjort «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Sivilombudet er enig i at saksbehandlingstiden i denne saken har blitt ulovlig lang. Dersom saken ennå ikke er avgjort, må SRF nå ferdigbehandle den.

Videre har SRF lagt til grunn at plikten til å sende ut et foreløpig svar, jf. forvaltningsloven § 11 a annet ledd, ikke ble overholdt. Sivilombudet er enig i det. Det tok nærmere åtte måneder før foreløpig svar ble sendt til A – og da først etter gjentatte purringer. SRF har heller ikke sendt ut forsinkelsesmelding med informasjon om korrigert behandlingstid, jf. normer for god forvaltningsskikk.

SRF har opplyst at de nå vil gjennomgå egne rutiner for å forhindre så lang svartid i tilsvarende saker. Ombudet mener dette fremstår nødvendig i lys av den lange liggetiden denne saken har fått. Ombudet ber om at SRF også gjennomgår rutinene for å sikre utsendelse av foreløpig svar og – om nødvendig – eventuelle forsinkelsesmeldinger.