I et møte i Farsund kommunestyre ble det vedtatt å tilsette ny rådmann. Tilsettingen skjedde uten forutgående utlysing. Spørsmålet om tilsettingen av ny rådmann, herunder spørsmålet om stillingen skulle lyses ut eller ikke, ble behandlet av kommunestyret bak lukkede dører under henvisning til at det dreide seg om en personalsak og at det dermed fulgte av kommuneloven at dørene måtte lukkes.
Farsunds avis klaget til ombudsmannen over at dørene ble lukket under behandlingen av saken i kommunestyret. Det ble vist til at spørsmålet om rådmannsstillingen skulle lyses ut eller ikke var et generelt spørsmål som ikke kunne karakteriseres som en personalsak. Avisen pekte også på at det ikke var opplyst i innkallingen at det var tale om en personalsak, at det ikke ble votert over spørsmålet om lukking av dørene og at møtet etter vedtaket var truffet ikke ble åpnet for kunngjøring og protokollering.
Etter at dokumentene i saken var innhentet fra Farsund kommune, ble det besluttet å undersøke saken nærmere. Kommunen ble bedt om å redegjøre for hvilke konkrete spørsmål som ble diskutert under kommunestyrets behandling av saken, og det ble bedt om en nærmere begrunnelse for beslutningen om å lukke dørene. Kommunen ble bedt om å oppgi hvilken hjemmel kommunestyret hadde for å lukke dørene under behandlingen av spørsmålet om utlysing av rådmannsstillingen, og det ble spurt om kommunestyret vurderte å behandle spørsmålet om utlysing og selve tilsettingen i to ulike saker. Det ble videre bedt om en begrunnelse for hvorfor det ikke fremgikk av møteinnkallingen at spørsmålet om ekstern utlysing ville bli diskutert, og spurt om det ble votert over forslaget om å lukke dørene under kommunestyrets behandling av saken.
I svaret presiserte Farsund kommune at administrasjonsutvalgets forslag som ble lagt frem for kommunestyret kun omhandlet tilsetting og forslaget til organisasjonsendringer, ikke spørsmålet om ekstern utlysing. Spørsmålet om utlysing av stillingen ble imidlertid debattert i møtet, og var også drøftet i saksfremstillingen. Det var tilsettingen og utlysingsspørsmålet som var møtets sentrale temaer, herunder rådmannens kvalifikasjoner og egnethet. Kommunen mente at saken måtte defineres som en personalsak, og at møtet derfor kunne lukkes i medhold av kommuneloven § 31 nr. 3. Det ble i denne sammenheng vist til Overå/Bernt, Kommuneloven med kommentarer, (2006), og lagt vekt på at «personalsaker erfaringsmessig vil medføre debatt om en persons personlige egenskaper og bakgrunn» og «organets behov for å få frem i full bredde de vurderingene som lå bak de innstillende organers anbefaling». Det ble ikke vurdert å behandle tilsettingen og spørsmålet om utlysing i to ulike saker. Debatten i kommunestyret var blandet og sammensatt, og det ble i praksis «uhåndterlig i forhold til å vurdere om man burde hatt en kombinasjon av åpne og lukkede dører i samme sak».
Kommunen mente videre at kravene til møteinnkalling i kommuneloven var oppfylt ved at det var sendt ut saksfremstilling og forslag til vedtak. Det ble ikke votert over spørsmålet om å lukke dørene, men ordføreren hadde gjort oppmerksom på bestemmelsen i kommuneloven § 31 nr. 3 og det innkom ingen innsigelser fra representantene mot at møtet ble lukket, verken da eller i etterkant av møtet.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«Folkevalgte organer treffer sine vedtak i møter, jf. kommuneloven 25. september 1992 nr. 107 § 30 nr. 1, og det følger av § 31 nr. 1 at slike møter som hovedregel skal være åpne for publikum. Det såkalte møteoffentlighetsprinsippet er utslag av et grunnleggende demokratisk prinsipp, og skal bidra til å sikre innbyggerne mulighet til å øve innflytelse på de politiske beslutningsprosesser. I tillegg vil prinsippet om åpne møter gi allmennheten en mulighet til å føre kontroll med de vedtak som treffes, og derigjennom bidra til å styrke tilliten til de politiske beslutninger som tas.
Det kreves særskilt hjemmel, særskilt avgjørelse og særskilt begrunnelse for å gjøre unntak fra hovedregelen om møteoffentlighet.
Da Farsund kommunestyre behandlet spørsmålet om tilsetting av ny rådmann ble møtet lukket. Farsunds avis har fremholdt at det neppe var adgang til å lukke dørene under hele behandlingen, mens kommunen har lagt til grunn at det var tale om en personalsak der det er plikt til å lukke dørene. Videre har kommunen vist til at debatten var sammensatt, og at det av denne grunn var vanskelig å åpne dørene for publikum under deler av møtet.
Det første spørsmålet er om den saken som ble behandlet var en «personalsak», slik at kommunen hadde hjemmel i kommuneloven § 31 nr. 3 siste punktum for å lukke møtet. I forarbeidene til bestemmelsen er saker om ansettelse, oppsigelse og permisjon nevnt som eksempler på «personalsaker», jf. Ot.prp. nr. 42 (1991-92) side 283. Enhver slik sak vil imidlertid ikke være en «personalsak» i lovens forstand. Bestemmelsen tar i første rekke sikte på saker som direkte gjelder en eller flere personers tilsettingsforhold eller tjenestemessige forhold ellers. Mer generelle saker om for eksempel omorganisering i en etat i kommunen eller spørsmål om nedbemanning kan i utgangspunktet ikke karakteriseres som «personalsaker», se for eksempel ombudsmannens uttalelse gjengitt i årsmeldingen for 2006 side 70 (Somb-2006-9). På den annen side vil også slike saker etter omstendighetene kunne behandles helt eller delvis bak lukkede dører dersom saken berører enkeltpersoners forhold på en slik måte at det er hjemmel for å lukke dørene ut fra de andre hensynene som er nevnt i kommuneloven § 31 nr. 3.
Dersom en sak anses som en personalsak i lovens forstand, er det ikke rom for en individuell og konkret vurdering av om dørene skal lukkes. I slike tilfeller foreligger det en plikt til å behandle saken for lukkede dører. Hensynet bak hovedregelen om møteoffentlighet tilsier imidlertid at begrepet «personalsak» må tolkes relativt snevert, jf. også Bernt/Overå/Hove, Kommunalrett (4. utg. 2002), s. 281. Videre vil det ikke være adgang til å lukke et møte i større utstrekning enn det er rettslig grunnlag for. Dette innebærer at det bare vil være adgang til å lukke dørene ved behandlingen av de sider av saken som berører tjenestemannens forhold på en slik måte at det er tale om en personalsak. I enkelte tilfeller vil det folkevalgte organet derfor måtte foreta en oppdeling av en sak, slik at de delene av saken som anses som personalsak behandles for lukkede dører, mens andre, mer generelle sider av saken må behandles med publikum til stede.
I denne saken skulle Farsund kommunestyre behandle «[a]nsettelse av ny rådmann i Farsund kommune». Det er ikke tvilsomt at tilsettingssaker som klar hovedregel er personalsaker i lovens forstand, og kommunen hadde derfor hjemmel i kommuneloven § 31 nr. 3 siste punktum for å lukke dørene under kommunestyrets behandling av om A skulle tilsettes som ny rådmann. Av ordførerens saksfremstilling fremgikk det imidlertid at det var flere spørsmål som måtte diskuteres før kommunestyret tok stilling til selve tilsettingsspørsmålet. For det første ble det fremmet et konkret forslag til endringer i organisasjonen, og for det andre skulle kommunestyret ta stilling til om rådmannsstillingen skulle lyses ut. Kommunestyret behandlet alle disse tre spørsmålene samlet for lukkede dører.
Jeg finner det klart at verken spørsmålet om organisasjonsendringer eller spørsmålet om hvorvidt rådmannsstillingen skulle lyses ut kunne anses som personalsaker etter kommuneloven § 31 nr. 3 siste punktum. Denne bestemmelsen ga derfor etter mitt syn ikke hjemmel for å diskutere disse delene av saken for lukkede dører. Ut fra det som er opplyst om innholdet i debatten kan jeg heller ikke se at disse delene av saken berørte enkeltpersoners tjenestemessige forhold på en slik måte at personvernhensyn for øvrig tilsa lukkede dører, jf. § 31 nr. 3 første punktum.
Kommunen synes å være enig i at flere av de spørsmålene som ble behandlet av kommunestyret under denne saken ikke kunne karakteriseres som «personalsak». Det er imidlertid fremholdt at det var behov for en åpen debatt for lukkede dører for å få frem flest mulige synspunkter, og at debatten var så sammensatt at det ikke ville være praktisk å dele behandlingen slik at noen sider av saken ble behandlet for lukkede dører og andre spørsmål med publikum til stede.
En lojal oppfølging av møteoffentlighetsprinsippet tilsier at et folkevalgt organ må tilstrebe seg på å dele opp en sammensatt sak slik at spørsmål som det ikke er grunn til å skjerme fra offentligheten blir diskutert åpent. Dette gjelder selv om en slik oppdeling vil kunne være praktisk vanskelig å gjennomføre, se Bernt/Overå/Hove, Kommunalrett (4. utgave 2002), s. 287. Det er vedkommende folkevalgte organs oppgave, med bistand fra administrasjonen, å planlegge et møte slik at reglene om møteoffentlighet ivaretas. Spørsmål om en rådmannsstilling skal lyses ut eller ikke er dertil et spørsmål av så stor prinsipiell betydning at det burde vært full åpenhet om de synspunkter og posisjoner som de ulike representantene fremla under behandlingen av saken. Jeg kan heller ikke se at det var en slik nødvendig sammenheng mellom de tre spørsmålene som ble diskutert at det skulle være for store praktiske vanskeligheter med å dele opp behandlingen av saken, særlig sett hen til hensynene som taler for møteoffentlighet. Etter mitt syn, og slik saken er opplyst her, var det derfor neppe adgang til å lukke dørene under hele behandlingen av den aktuelle saken i kommunestyret.
Det ble verken votert over spørsmålet om å lukke dørene eller truffet beslutning om dette, slik loven krever, jf. for så vidt den nye bestemmelsen i kommuneloven § 30 nr 4. Selv om ordføreren forsto forsamlingen slik at det var enighet om å lukke dørene, ville en korrekt saksbehandling av spørsmålet om å lukke dørene ha kunnet bidra til å bevisstgjøre den enkelte representant, og dermed sikret at beslutningen om å lukke dørene bygget på et forsvarlig grunnlag.
Jeg ber Farsund kommune ta hensyn til mine synspunkter for fremtiden.»